Добре дошли в Micali.online

Потребителски роли

Всеки, който взаимодейства с Micali.online, попада в една от тези роли. Ролите определят какво може да вижда, редактира и одобрява даден потребител.

Какво може да прави всяка роля

Акаунт

Акаунтът представлява компания или организация, която притежава настройката за резервации — салонът, студиото, клиниката. Всеки акаунт има собствен публичен поддомейн (например yourname.micali.online), на който посетителите попадат, за да направят резервация.

Акаунтът съдържа всички елементи, с които взаимодейства посетителят: членствата, които може да купи, услугите и процедурите, които може да резервира, събитията, за които може да се запише, и формулярите, които попълва по пътя.

Къде отиват отговорите

Задайте адрес за отговор на акаунта и всяко съобщение, което Micali.online изпраща от Ваше име, го носи, така че посетител, който просто натисне „отговори“, достига до входящата поща, която действително четете. Ако го оставите празно, отговорите се връщат на адреса, от който е изпратено писмото. Това е една настройка за всичките Ви шаблони, а не нещо, което да повтаряте за всеки поотделно.

Цветове

Налични са 28 цветни теми. Акаунтът избира по една за всички, а всеки поотделно може да я промени за себе си — Вашият личен избор има предимство пред избора на акаунта, а той — пред стандартната. Това променя приложението, в което работите Вие и Вашият екип; не променя визията на публичната Ви страница за резервации.

Събития

Събитието е времеви слот — или поредица от времеви слотове — за който посетителите могат да се запишат. Използвайте събития за занятия, групови сесии, работилници, представления и всякакви други резервации, обвързани с фиксиран начален час.

Шаблонни събития срещу класически събития

Събитията се предлагат в два вида:

• Шаблонно събитие — многократно използваема основа. Шаблоните никога не се показват на посетителите; те съществуват, за да можете да създавате много реални събития с еднакви настройки (капацитет, формуляр, съобщения и т.н.), без да въвеждате всичко отново.
• Класическо събитие — реално събитие, което може да бъде резервирано. Класическото събитие може да бъде създадено от нулата или свързано с шаблон, в който случай наследява конфигурацията на шаблона.

Основни настройки, които трябва да знаете

• Капацитет — колко посетители могат да се присъединят към един слот и дали всеки посетител може да доведе „приятели“ (допълнителни единици). Задайте минимален и максимален брой участници. Капацитетът се брои в места, не в резервации: посетител, който доведе двама приятели, заема три места.
• Краен срок за записване — последният момент, в който посетителят може да резервира. Ако полето е оставено празно, резервациите остават отворени до началото на събитието.
• Автоматично потвърждение — дали резервациите се приемат мигновено, или изчакват одобрение от администратор.
• Разрешени членства — ограничете кой може да резервира, като ограничите събитието до конкретни членства. Ако оставите полето празно, всеки може да резервира.
• Списък на чакащите — когато събитието е запълнено, новите посетители могат да бъдат добавени в списъка на чакащите и да бъдат уведомени автоматично, когато се освободи място.
• Съобщения — изберете кои шаблони за съобщения се изпращат за потвърждение на резервацията, напомняния за плащане, отмени, напомняния за присъствие и актуализации за списъка на чакащите. Всяко събитие има собствен слот за всяко предназначение, така че можете да комбинирате различни шаблони за всяко събитие.
• Отговорно лице — членът на екипа, който отговаря за събитието. То е човекът, до когото пише Micali.online, когато нещо изисква внимание, то е лицето, за което се отнася %responsible_person% във Вашите съобщения, и е предварително избрано да води разговорите по темата. Отделна дата може да посочи друг човек — така покривате седмицата на колега, без да променяте самото събитие.
• Прикачени файлове — файлове, които пътуват заедно със събитието, до 8 MB всеки. Съхраняват се точно както са качени: нищо не се преоразмерява или изрязва, така че план на помещение или сканиран формуляр остават четими.

Услуги и процедури

Услугите са предназначени за индивидуални резервации, при които посетителят избира удобно за него време. Помислете за фризьорски салон, частен урок, консултация или процедура.

Как се свързват услугите и процедурите

• Услугата е контейнерът — предложението като цяло (например „Фризьорски салон в центъра“). Тя има име, описание, местоположение, адрес и часова зона.
• Процедурата е конкретното нещо, което може да бъде резервирано в рамките на тази услуга (например „Подстригване — 30 минути“, „Боядисване — 90 минути“). Една услуга може да има много процедури.
• Наличността е календарът с времеви интервали, в които посетителите могат да избират да резервират. Задавате ги за всяка услуга поотделно.
• Стъпка между слотовете определя колко често може да започне резервация в тези интервали — на всеки 5, 10, 15, 20, 30, 60 или 120 минути, по подразбиране 15. Това е една настройка за цялата услуга: това, което се предлага на посетителя, и това, в което Вие можете да го резервирате, е една и съща мрежа, така че Вие не можете да резервирате нищо, което той не би могъл да резервира сам.

На публичната страница посетителят първо избира услуга, после процедура, после свободен времеви слот — и накрая попълва изисквания формуляр, ако има такъв.

Автоматични съобщения

Всяка процедура може да бъде свързана с четири шаблона за съобщения — един за момента на създаване на резервацията, един за потвърждение, един за отказ и напомняне преди срещата. Изберете шаблоните за всяка процедура поотделно, така че различните услуги да могат да „говорят“ в различен тон.

Членства

Членството е предплатен план, който посетителят закупува — карта с посещения, месечен абонамент, сезонна карта. Използвайте членствата, за да таксувате предварително и да контролирате кой има право да резервира определени събития.

Какво определя членството

• Цена & валута — какво плаща посетителят.
• Лимити на използване — максимален брой употреби и/или максимална продължителност в дни. Ако оставите лимит празен или го зададете на 0, той се смята за неограничен.
• Период на наличност — кога членството може да бъде закупено (available_from и незадължителен available_to).

Как членствата ограничават достъпа до събития

Само по себе си членството е просто продукт, който посетителите могат да купят. За да го използвате като ограничение за достъп, свържете го с едно или повече събития като разрешено членство. След това само посетители, притежаващи това членство, могат да резервират събитието.

По подразбиране кредит се изразходва едва след като някой потвърди, че посетителят действително се е явил — мястото чака превключвателя присъствал в списъка с посетители. Две настройки могат да отменят това, на две различни нива: планът може да зададе, че това членство винаги изразходва кредит, а отделно събитие може да зададе, че това събитие изразходва кредит дори без присъствие. Достатъчно е да важи само едната от тях.

Така неявяването струва на посетителя кредит, когато планът или събитието изискват това, и не струва нищо, когато нито едно от двете не го изисква — в такъв случай кредитът просто изчаква, докато мениджър не отбележи посетителя като присъствал.

Проследяване на членството на един посетител

Отворете членството на посетителя и получавате списък с всяка резервация, изразходвала кредит от него, с датата, на която всяка от тях е преброена. Когато някой попита защо има три оставащи посещения вместо четири, този списък е отговорът.

Можете също да промените лимита за този конкретен човек, без да пипате плана, по който са всички останали — дайте замяна за отменено занятие, или коригирайте грешно преброяване. Задайте началния му брой, или го увеличавайте и намалявайте с течение на времето; всяка промяна се записва заедно с това кой я е направил, така че коригираният баланс винаги може да бъде обяснен по-късно.

Как се използва членството

Когато посетител с валидно членство резервира нещо, което членството покрива, то се прилага за него по подразбиране — не е нужно да помни да го избере, а на Вас не Ви се налага да го прикачвате впоследствие. Прилагането не е същото като изразходването: кредитът се резервира в този момент и се преброява едва след като присъствието бъде потвърдено, съгласно описаните по-горе правила.

Автоматични съобщения за членство

Членствата могат да задействат четири шаблона за съобщения:

• След всяко използване — потвърждава, че е изразходван кредит и колко остават.
• Преди крайната дата — предупреждение зададен брой дни преди изтичане на членството.
• При изтичане — изпраща се, когато членството приключи.
• Малко оставащи употреби — изпраща се, когато оставащите кредити на посетителя паднат под зададен от Вас праг.

Формуляри

Формулярът е наборът от въпроси, на които посетителят отговаря при резервирането. Изградете го веднъж и го прикачете навсякъде, където Ви трябват отговорите — към събитие, услуга, членство или всеки отделен участник в резервацията.

Какво можете да питате

Всяко поле има етикет, тип и вътрешно име. Наличните типове са:

Текст и многоредов текст, число, избор (радио бутони или падащо меню), и дата, час или дата и час.

Формуляри за всеки участник

Когато дадена резервация може да включва придружители, събитието може да поиска данни за всеки участник, а не само за лицето, което резервира. Този формуляр трябва да съдържа поле с име name — то е това, което идентифицира всеки участник във Вашите списъци.

Завръщащите се посетители не пишат отново

Когато някой, който вече е отговарял на формуляр, резервира отново, последните му отговори на същия формуляр се попълват автоматично. Съответствието се търси по формуляра, а не по мястото, където е отговорено на него — така две събития, споделящи един формуляр, се предпопълват едно от друго, а винаги печели най-скорошният отговор.

Стар отговор се използва повторно само ако все още отговаря на полето, както е дефинирано днес. Поле, което оттогава е премахнато или преименувано, опция, която вече не е в списъка, число, което сега е извън диапазона — всички те вместо това започват празни. Тихото пренасяне на такава стойност би било по-лошо от празно поле: посетителят не би видял нищо в него, докато остарелият отговор все пак е бил подаден.

Шаблони за съобщения

Шаблонът за съобщение е многократно използваем текст, който платформата изпраща на посетителите в точния момент — потвърждение на резервация, напомняне за плащане, напомняне за присъствие, предупреждение за изтичане и т.н. Дефинирайте шаблон веднъж на ниво акаунт и го посочете от всяко събитие, процедура на услуга или членство, което трябва да го използва.

Един шаблон, три канала

Всеки шаблон има слотове за версия за имейл (тема + съдържание), версия за SMS (тема + съдържание) и push известие (заглавие + съдържание). Попълнете едно, две или и трите — при запазване трябва да е налично поне едно от тях.

Това, което оставите празно, просто не се използва:

• Ако съдържанието на имейла е празно, при задействане на този шаблон не се изпраща имейл.
• Ако съдържанието на SMS е празно, при задействане на този шаблон не се изпраща SMS.
• Ако съдържанието на push известието е празно, при задействане на този шаблон не се изпраща push известие.

Освен текста, всеки шаблон носи превключвател изпрати имейл и превключвател изпрати SMS, и двата включени по подразбиране. Изключването на единия запазва текста точно както сте го написали, но спира изпращането по този канал — полезно, за да поставите SMS на пауза за месец, без да го въвеждате отново по-късно. Можете да ги превключвате директно от списъка с шаблони. Push известията нямат превключвател: винаги се изпращат, когато шаблонът има push съдържание, защото това е единственият канал, който достига до посетител, който не Ви е предоставил нито имейл адрес, нито телефонен номер.

На даден канал му е нужно и къде да „кацне“. Имейлът се пропуска за посетител без имейл адрес, а SMS — за посетител без телефонен номер, независимо как са зададени превключвателите.

Плейсхолдъри, които можете да използвате

Шаблоните поддържат прости променливи, които се заменят с реални данни в момента на изпращане. Можете да поставите всяка от тях в темата или съдържанието, за всеки от каналите:

Плейсхолдърите, които не се отнасят за конкретно съобщение (например %event_name% в напомняне за услуга), просто остават празни.

Къде се използват шаблоните

През повечето време шаблонът се взема автоматично от обекта, който задейства съобщението. Ето пълния списък със слотове.

При събитие

• Резервацията е създадена — изпраща се в момента, в който посетителят подаде резервация.
• Потвърждение — изпраща се, когато резервацията бъде потвърдена (ръчно или автоматично).
• Първо потвърждение — изпраща се вместо обичайното потвърждение, когато това е първата резервация на посетителя за събитието, така че новодошлите да получат по-топло посрещане от редовните посетители.
• Липсващо плащане — напомняне за плащане, с едно или две зададени изпреварвания (първо и второ напомняне, в часове преди събитието).
• Напомняне за присъствие — изпраща се зададен брой часове преди събитието.
• Отмяна — изпраща се, когато посетителят отмени.
• Отмяна от администратор — изпраща се, когато администратор отмени резервацията на посетителя.
• Списък на чакащите — добавен — изпраща се, когато посетителят бъде добавен в списъка на чакащите.
• Списък на чакащите — разрешена резервация — изпраща се, когато се освободи място и посетителят получи право да резервира.

При процедура на услуга

• Резервацията е създадена — изпраща се, когато посетителят подаде заявката.
• Потвърждение — изпраща се, когато срещата бъде одобрена.
• Първо потвърждение — изпраща се вместо обичайното потвърждение, когато това е първата резервация на посетителя за услугата.
• Отказ — изпраща се, когато заявката бъде отхвърлена.
• Напомняне — изпраща се преди срещата.

При членство

• След всяко използване — изпраща се всеки път, когато бъде изразходван кредит.
• Преди крайната дата — изпраща се зададен брой дни преди изтичане на членството.
• При изтичане — изпраща се, когато членството достигне крайната си дата.
• Малко оставащи употреби — изпраща се, когато броят на оставащите кредити падне под зададения от Вас праг.

AI

Micali.online може да отговаря на въпросите Ви за приложението, да Ви помага при писане и да генерира съобщенията, които получават Вашите посетители. Всичко това е по избор и нищо от него не изпраща каквото и да е до посетител, без да сте го видели първо.

Попитай AI

Асистент вътре в приложението, който познава както начина, по който работи Micali.online, така и съдържанието на собствения Ви акаунт, така че можете да попитате „как да спра това събитие да се показва публично?“ или „кои от моите членства изтичат този месец?“ и да получите отговор за Вашата настройка. Разговорът е поверителен за Вашия акаунт и се пази седем дни.

Кой AI върши работата

Главен администратор избира връзката в раздел AI в настройките на акаунта. Има два начина да се изпълнява:

• Собствен ключ — поставете API ключ от ChatGPT или Gemini. Плащате директно на своя доставчик, а Micali.online не начислява такса за това.
• Вграден — използвайте собствената връзка на Micali.online, без нищо за настройване.

Ключът, който поставяте, се съхранява само за запис: приложението Ви показва маскиран преглед и може да Ви го покаже отново, но никога не се предоставя през API-то. Можете да тествате връзката, преди да я запазите, и да видите колко сте изразходвали.

Асистент за писане

До повечето по-дълги текстови полета — описание на събитие или услуга, описанието на бизнеса Ви, отговор в чат с клиент — стоят два бутона. Подобри подобрява това, което вече сте написали; Генерирай написва първа чернова от кратко резюме. И двата показват резултата в диалогов прозорец, за да го приемете или отхвърлите, така че нищо никога не се презаписва тихомълком.

Съобщения до посетители, написани от AI

Шаблонът за съобщение може да носи подкана вместо фиксиран текст, на всеки от каналите си. Текстът тогава се написва наново в момента на изпращане от подканата плюс детайлите на тази резервация, така че всеки посетител получава нещо конкретно, а не едно изречение с вмъкнато име.

Запазете попълнен и статичния текст. Той е резервният вариант: ако генерирането се провали или акаунтът няма AI връзка, вместо това се изпраща статичният текст и посетителят изобщо не забелязва.

Публично срещу Активно — какво означава всеки флаг

Събитията, услугите и членствата споделят два превключвателя. Те изглеждат сходни, но отговарят на два различни въпроса.

Комбинации и какво означават

Уебхукове

Уебхуковете позволяват на Micali.online да уведомява собствените Ви системи в момента, в който нещо се случи в акаунта — нов посетител, резервация, плащане за членство. Конфигурирайте един или повече URL адреса за слушатели за акаунт, изберете събитията, които Ви интересуват, и Micali.online изпраща JSON съдържание до всеки URL адрес, когато те се задействат. Идеално за синхронизиране на резервации с CRM система, задействане на автоматизации надолу по веригата или изграждане на табла върху Вашите данни за резервации.

Кой може да ги конфигурира

Само главните администратори могат да създават, редактират и изтриват слушатели на уебхукове. Администраторите и членовете на екипа не могат да ги виждат или променят. Уебхуковете се намират заедно с другите интеграции — отворете Връзки → Уебхукове, за да ги управлявате.

Събития, които можете да следите

Всеки слушател е обвързан с един тип събитие. Добавете няколко слушатели — дори сочещи към един и същ URL адрес — за да получавате повече от един тип събитие. Каталогът на текущо изпращаните събития е:

• visitor.created — нов посетител се е регистрирал в акаунта.
• visitor.updated — профилът на съществуващ посетител е бил актуализиран.
• event_booking.created — посетител е резервирал слот за събитие.
• event_booking.confirmed — резервация за събитие е била потвърдена (ръчно или автоматично).
• event_booking.cancelled — резервация за събитие е била отменена.
• service_booking.created — посетител е резервирал слот за услуга.
• service_booking.confirmed — резервация за услуга е била потвърдена.
• service_booking.cancelled — резервация за услуга е била отменена.
• membership.assigned — членство е било присвоено на посетител.
• membership.paid — членството на посетител е било отбелязано като платено.
• membership.ended — членството на посетител е достигнало крайната си дата.

Какво се изпраща

Всяка доставка е единична HTTP POST заявка към Вашия URL адрес с JSON съдържание. Следните заглавни части винаги придружават заявката:

• Content-Type: application/json — съдържанието винаги е кодирано в JSON.
• User-Agent: micali-webhooks/1.0 — идентифицира подателя.
• X-Micali-Event: <event_type> — повтаря типа на събитието, за да можете да маршрутизирате без да анализирате съдържанието.
• Authorization — присъства само когато конфигурирате удостоверяване на слушателя (вижте по-долу).

Формат на съдържанието

Всички съдържания споделят една и съща обвивка:

• event — типът на събитието (същата стойност като заглавната част X-Micali-Event).
• occurred_at — времеви маркер във формат ISO-8601, показващ кога е задействано събитието.
• resource — видът на обекта в data: event_booking, service_booking или visitor_membership.
• data — моментна снимка на ресурса, включваща неговия публичен идентификатор, текущите статусни флагове и контактните данни на посетителя (имейл, собствено и фамилно име, телефон). Резервациите за събития и услуги включват също свързания блок за събитие или услуга/процедура; съдържанията за членство включват името и публичния идентификатор на членството.

Идентифицирайте обектите между отделните доставки по техния public_id — това е стабилният, лесен за споделяне идентификатор, който използваме навсякъде другаде в платформата.

Удостоверяване

Изберете схема за удостоверяване, така че Вашият приемник да може да провери, че заявката произхожда от Micali.online:

• Без — не се изпраща заглавна част Authorization. Използвайте само когато крайната Ви точка е защитена по друг начин (подписан URL адрес, списък с разрешени IP адреси, частна мрежа).
• Basic — потребителското име и паролата се изпращат като стандартната заглавна част Authorization: Basic ....
• Bearer токен — предоставеният от Вас токен се изпраща като Authorization: Bearer <token>. Съхранява се криптиран и никога не се връща от API-то, след като бъде запазен.

Доставка и повторни опити

Доставката е асинхронна и се извършва през опашката за фонови задачи на платформата. Ако приемникът върне статус, различен от 2xx (или заявката се провали напълно), задачата се повтаря с експоненциално увеличаващо се изчакване — започвайки от 60 секунди, удвоявайки се всеки път, с максимум един час между опитите. След десет неуспешни опита доставката се отбелязва като неуспешна и се изоставя. Слушатели, които са деактивирани или изтрити между задействането и действителната доставка, се пропускат без предупреждение.

Първи стъпки

Най-бързият начин да преминете от празен акаунт до страница, готова за резервации, е да оставите съветника за настройка да я изгради вместо Вас.

Съветникът за настройка

На главния администратор на нов акаунт се предлага съветник, който на прост език пита за бизнеса — какво предлагате, дали хората идват на групи в определен час или резервират собствен час, колко време отнема всяко нещо, кога сте отворени, кой работи с Вас — и след това създава цялата настройка наведнъж: услугите и техните процедури, работното време, събитията и техните дати, името и категорията на бизнеса Ви, публичния Ви поддомейн, адреса Ви на картата, дали резервациите трябва да се одобряват, кои напомняния се изпращат, и покани за персонала Ви.

Не е нужно да приключите наведнъж. Отговорите Ви се запазват в движение, така че затварянето на раздела и връщането по-късно продължава оттам, докъдето сте стигнали. Можете и напълно да откажете съветника и да изградите всичко ръчно — той се предлага веднъж, но не е задължителен.

Какво да проверите след това

Съветникът оставя всичко включено и готово, но си струва да погледнете две неща, преди да изпратите линка на когото и да било: отворете публичния си поддомейн в прозорец на браузъра в режим „инкогнито“, за да видите точно това, което вижда посетителят, и прегледайте шаблоните за съобщения, които е създал, за да звучи текстът като Вас.

Ако сте започнали в демо акаунт

Демо акаунтът, който можете да отворите от сайта без записване, е истински, работещ акаунт с кратък живот — той се изтрива, щом изтече, заедно с всичко, което сте настроили в него. Потвърдете имейл адреса си и вместо това той става обикновен акаунт, запазвайки всичко, което вече сте изградили. Ако сте прекарали една вечер в подреждане на седмицата си в демо акаунт, направете го, преди да затворите раздела.

Вход

Никой в Micali.online няма парола. Всеки влиза с код, изпратен на имейла му, а мениджърите могат да добавят и по-бърз начин.

Мениджъри

Въведете имейл адреса си и кратък код пристига по имейл. Въведете го и сте влезли за тази сесия. Ако сте се насочвали към нещо конкретно — например линк от известие — попадате точно на тази страница, а не на таблото.

Четирицифреният PIN

След като влезете, можете да зададете PIN за браузъра, който използвате. Оттогава нататък този браузър иска само четирите цифри вместо изпратения по имейл код, за 30 дни. Важи за конкретния браузър: задаването на PIN на телефона Ви не прави нищо за лаптопа Ви.

Три грешни опита и браузърът престава да бъде доверен — отново започва да иска код по имейл, а само PIN не е достатъчен за влизане. 30-те дни се броят от момента на задаването и не се удължават с използването.

Добавете го на началния екран

Както приложението за мениджъри, така и страницата за резервации на Вашите посетители могат да се добавят на началния екран на телефон, където се отварят като приложение. Това е и това, което прави push известията възможни на iPhone — там известията работят само след като страницата е добавена на началния екран.

Посетители

Посетителите влизат по същия начин, с код на имейла си, на Вашия собствен поддомейн. Посетител, който никога преди не е резервирал при Вас, просто се създава на място при първото влизане.

Таблото

Първият екран след влизане, в три изгледа. Разделите помнят кой сте избрали, затова изберете този, който отговаря на начина Ви на работа.

• Календар — цяла седмица, подредена като мрежа, с всяко събитие и слот за услуга на мястото си, а припокриващите се — един до друг. Можете да прелиствате седмиците и да правите редовете по-високи или по-ниски, за да се съберат в натоварен ден.
• Дневен ред — обикновен списък на предстоящото, слот след слот. Той работи най-добре на телефон.
• Общ преглед — обобщаващи карти: какво следва, какво чака потвърждение, скорошни отговори във формуляри.

Работа направо от календара

Кликването върху слот в календара прави повече от простото му отваряне. При слот с място можете веднага да резервирате посетител в него; при празен слот можете да го споделите, да отворите списъка му с посетители, или изцяло да премахнете това време, ако не го провеждате.

Управление на резервации

Всичко след като посетителят се е записал: самостоятелно добавяне на хора, одобряването им, преместването им и записването кой действително се е явил.

Ръчно добавяне на посетител

Не всяка резервация пристига през публичната страница — хора се обаждат или Ви хващат лично. Добавете ги по имейл адрес: ако този адрес вече принадлежи на някой от посетителите Ви, се свързва с него, а ако е нов, се създава посетител. Можете да зададете колко места заема, да добавите придружителите му и да попълните отговорите във формуляра от негово име.

Одобряване и отказване

Ако събитието или процедурата не потвърждават автоматично, новите резервации чакат Вас. Одобряването изпраща съобщение за потвърждение; отказването изпраща съобщение за отказ, там където процедурата има зададено такова. Резервация, направена от някой без по-ранна резервация, може да получи различно, по-топло съобщение от това, което получават редовните Ви посетители.

Преместване на резервация

Плановете се променят и посетителят не би трябвало да се налага да отменя и да резервира отново. Резервация за събитие може да се премести на друга дата на същото събитие или на съвсем друго събитие; резервация за услуга може да се премести на друг слот или друга процедура. Капацитетът на новото място се проверява отново при преместването, а освободеното място отива при първия в списъка на чакащите.

Отбелязване кой се е явил

След събитието превключете посетителите, които са дошли, на присъствал. Това не е просто водене на отчетност: то е това, което изразходва кредит от членство, освен ако планът или събитието не са зададени да броят резервацията независимо от присъствието. Докато не го направите, кредитът остава запазен и оставащият брой на посетителя не се променя.

Не е нужно сами да помните това. Когато дадено събитие е приключило и резервации все още чакат отбелязване на присъствие, Micali.online изпраща имейл на отговорника за тази дата с линк направо към правилния списък — и то само за резервациите, при които потвърждаването действително променя нещо.

Плащане

Резервациите носят флаг „платено“, който превключвате сами; Micali.online не приема парите. Това, което ще направи, е да ги подгони: събитие може да изпрати напомняне за плащане един или два пъти преди датата, и то само на посетители, които са потвърдени, все още неплатили и не са покрити от членство.

Изнасяне на списъка

Резервациите се изнасят в CSV файл, за събития и за услуги, така че можете да предадете списък на когото има нужда от него, да съберете месец в електронна таблица, или да запазите собствено копие. Това е списъкът такъв, какъвто сте го филтрирали, а не фиксиран отчет.

Споделяне на дата и час

Понякога искате да изпратите на някого конкретен слот — „този четвъртък в шест“ — вместо целия си график и надежда, че ще избере правилно.

Всяко място, откъдето можете да споделите единичен слот, Ви дава както линк, така и QR код, готови за отпечатване или изпращане:

• В графика на дадено събитие, до всяка предстояща дата.
• На екрана с посетители, откъдето можете да изберете всяка предстояща дата на дадено събитие — включително такава, която никой все още не е резервирал.
• На услуга, откъдето избирате процедурата, деня и часа от същата наличност, която виждат посетителите Ви.
• В календара и дневния ред, направо от самия слот.

Какво получава посетителят

Линкът отваря страницата Ви за резервации директно на този точен слот, докато другите дати са скрити, така че няма нищо за избиране и нищо, което да се обърка. Ако слотът е запълнен, вместо това му се предлага списъкът на чакащите за него.

Вашите посетители

Всеки, който някога е резервирал при Вас, плюс всеки, когото сте добавили сами, в един списък, който можете да търсите, да импортирате в него и да изпращате писма до него.

Импортиране на списък, който вече имате

Качете CSV файл и посочете коя колона какво представлява — за Micali.online няма значение редът на колоните или как ги нарича файлът. Адресите, които вече са във Вашия акаунт, се свързват, вместо да се презаписват, така че импортирането на списък, който се припокрива с настоящите Ви посетители, няма да презапише данните на никого.

Импортирането се изпълнява във фонов режим и докладва какво е направило, така че голям файл не блокира екрана. Има таван от 500 нови посетители на ден, което е нарочно: достатъчно високо за реален списък с клиенти и достатъчно ниско, за да не може погрешно качване да излезе извън контрол. Всичко над лимита се докладва обратно, вместо да се изхвърля, а повторното импортиране на същия файл на следващия ден го поема.

Пощенски списъци

Пощенският списък е запазена група посетители, на които можете да пишете отново и отново. Попълнете го, като изберете хора ръчно, или като изберете събития и услуги и период — всички, резервирали ги през последните две седмици, последната година или някога.

Писане до тях

Можете да пишете до запазен списък, до всички на дадено събитие, или до целия си акаунт. Всяко съобщение се изпраща поотделно, така че един лош адрес не може да задържи останалите, а всеки без имейл адрес се пропуска — броят на тези се показва, преди да започнете да пишете, а не след като изпратите.

Черният списък

Някои хора си струва да погледнете два пъти, преди да ги допуснете — постоянно отсъстващият, или онзи, който резервира шест места, а довежда едно. Добавете имейл адреса им към черния списък, с бележка за себе си защо.

Списъкът е обвързан с имейл адреса, а не със записа на човека — така че изтриването на посетителя и повторното му записване със същия адрес не го изчиства.

Съобщения с посетители

Разговорът е нишка между Вашия екип и един посетител. Всяка от двете страни може да го започне, и всичко казано остава прикрепено към този човек, вместо разпръснато между всеки, който случайно е отговорил на имейла му.

Как започва нишка

Посетителят може да Ви пише от собствената си страница за резервации — за резервация или просто така. Можете и сами да отворите нишка от неговия ред в списъка с посетители, което е правилният начин да зададете въпрос на един човек, без това да се превръща в имейл, който получават всички.

Кой отговаря

Всеки в акаунта може да чете и да отговаря, включително членовете на екипа. Разговор може да се възложи на конкретен човек, а има и филтър моите, който показва какво е възложено на Вас или на какво вече сте отговорили — така в натоварен ден е по-малко вероятно двама души да отговорят на един и същ посетител два пъти.

Списъкът да остане кратък

Нишките могат да се затварят, щом бъдат приключени, и да се отварят отново, ако посетителят пише пак, което поддържа списъка само с това, което все още се нуждае от човек.

Въпросници за обратна връзка

Попитайте дошлите какво са си помислили — автоматично, щом събитието или срещата остане зад тях.

Настройване на въпросник

Напишете въпросите, прикачете въпросника към събитие или услуга и посочете колко време след края на слота да бъде изпратен — веднага, на следващата сутрин, няколко дни по-късно, каквото Ви подхожда. Дайте му име за Ваша собствена употреба; посетителите никога не го виждат, само въпросите.

Какво получава посетителят

Имейл с първия въпрос в него. Отговарянето на него отваря останалите на отделна страница — без вход, без парола, без нищо за запомняне. Колкото по-малко искате от някого в този момент, толкова повече отговори получавате обратно.

Веднъж на резервация

Всяка резервация се пита точно веднъж, а изпращането се записва. Някой, който идва на Вашето вторнично занятие всяка седмица, не бива питан да го оценява всяка седмица.

Четене на отговорите

Отговорите се събират срещу въпросника, така че можете да ги четете заедно, а не по един имейл наведнъж. Можете също първо да си изпратите тестово копие и да видите цялото нещо точно както ще го види посетителят.

Помощ

За въпроси, на които това ръководство не отговаря, или когато нещо във Вашия акаунт не изглежда наред.

Отваряне на тикет

Администраторите и главните администратори могат да отворят тикет директно от приложението, което е по-добре от писане на имейл, защото пристига с прикачен Вашия акаунт — никой не трябва да Ви пита за какъв бизнес става дума, а ние можем да разгледаме реалната настройка, която описвате.

Как продължава

Тикетът е разговор, а не формуляр: отговорите от наша страна попадат в същата нишка и Вие получавате известие по имейл, така че целият обмен остава на едно място, вместо да се разпръсне по имейл кореспонденция.

Как да създадете събитие и да го публикувате

За главни администратори и администратори. Целта: посетителят да може да попадне на Вашата публична страница и да резервира слот.

1. Отворете страницата „Събития“.

   Влезте в приложението, изберете правилния акаунт в горната лента и отворете Събития от главното меню.

2. (По избор) Първо създайте шаблон.

   Ако ще провеждате един и същ вид събитие многократно, създайте го веднъж като шаблон — капацитет, формуляр, съобщения и т.н. Новите класически събития след това могат да го наследяват.

3. Създайте ново класическо събитие.

   Кликнете върху Ново събитие, задайте му име и описание, задайте капацитет (макс. брой участници, дали могат да водят приятели) и изберете формуляра за резервация.

4. Добавете една или повече дати на събитието.

   За всяко провеждане задайте началния час и, ако е необходимо, крайния срок за записване. Без поне една предстояща дата събитието не може да бъде резервирано.

5. Ограничете до членства (по избор).

   Ако само членове могат да присъстват, добавете необходимите членства в раздел Разрешени членства. Оставете празно, за да позволите на всеки посетител да резервира.

6. Изберете съобщенията.

   Изберете шаблони за напомняния за плащане, отмени и напомняне за присъствие. Уверете се, че съответната връзка (SMTP, SendGrid или Twilio) е конфигурирана на ниво акаунт.

7. Включете Активно.

   Това прави събитието активно в акаунта. То все още няма да достигне до посетителите до следващата стъпка.

8. Включете Публично.

   Сега събитието се показва на Вашия публичен поддомейн. Отворете поддомейна в прозорец на браузъра в режим „инкогнито“, за да проверите дали всичко изглежда правилно.

Как да създадете услуга или процедура и да я публикувате

За главни администратори и администратори. Целта: посетителят да може да избере процедура и да резервира свободен времеви слот.

1. Отворете страницата „Услуги“.

   От менюто на приложението изберете Услуги. Списъкът показва всичко, което принадлежи на активния акаунт.

2. Създайте услугата.

   Кликнете върху Нова услуга, въведете име, описание, местоположение, адрес и часова зона. Часовата зона е важна — всички периоди на наличност се тълкуват спрямо нея.

3. Добавете процедури.

   За всяко нещо, което посетителят може да резервира, създайте процедура с име и продължителност. По избор задайте време за подготовка преди процедурата и време за почистване след нея, така че календарът да не допуска двойни резервации.

4. Задайте наличност.

   Дефинирайте повтарящите се времеви интервали, в които се разрешават резервации (например пон.–пет. 9:00–17:00 ч.). Могат да бъдат резервирани само слотове в рамките на активен период на наличност.

5. Изберете формуляра за резервация (по избор).

   Ако Ви е необходима информация от посетителя в момента на резервацията — телефон, алергии, бележки — прикачете формуляр към услугата.

6. Включете Активно за услугата и за всяка процедура.

   Неактивната услуга се скрива навсякъде; неактивната процедура остава в базата данни, но не се показва в процеса на резервация.

7. Включете Публично за услугата.

   Сега посетителите виждат услугата на Вашия публичен поддомейн, заедно с наличните процедури и следващите свободни слотове.

Как да създадете членство и да го публикувате

За главни администратори и администратори. Целта: посетителят да може да закупи членство и да го използва за резервиране на събития.

1. Отворете страницата „Членства“.

   От менюто на приложението изберете Членства.

2. Създайте членството.

   Кликнете върху Ново членство, задайте му име и кратко описание, което обяснява какво получава посетителят.

3. Задайте цена, валута и лимити.

   Въведете цената (в най-малката валутна единица), валутата, максималния брой употреби и/или продължителността в дни. Ако оставите лимит празен, той е неограничен.

4. Определете кога може да бъде закупено.

   Задайте налично от (кога се показва на публичната страница) и по избор налично до (кога изчезва). Полезно за сезонни оферти или оферти с ограничена продължителност.

5. (По избор) Свържете го със събития.

   Ако членството трябва да отключва конкретни събития, отворете всяко събитие и добавете членството в раздел Разрешени членства.

6. Включете Активно.

   Членството вече е част от Вашия акаунт. Съществуващите членства на завръщащи се посетители продължават да работят дори когато това е изключено.

7. Включете Публично.

   Посетителите виждат членството на Вашия публичен поддомейн и могат да го закупят. Проверете, като отворите поддомейна в прозорец в режим „инкогнито“.

Как да създадете шаблон за съобщение

За главни администратори и администратори. Шаблоните съществуват на ниво акаунт — напишете ги веднъж и ги използвайте повторно за всяко събитие, услуга или членство.

1. Отворете страницата „Шаблони за съобщения“.

   От менюто на приложението изберете Шаблони за съобщения в активния акаунт.

2. (По избор) Заредете шаблоните по подразбиране.

   Ако това е нов акаунт, кликнете върху Зареди по подразбиране, за да създадете начален шаблон за всеки поддържан слот на езика на акаунта. Можете да редактирате всеки от тях впоследствие.

3. Създайте нов шаблон.

   Кликнете върху Нов шаблон и му задайте ясно, вътрешно име — например „Йога занятие — напомняне за плащане“. Името се показва само на Вашия персонал.

4. Напишете версията за имейл.

   Попълнете темата и съдържанието на имейла. Използвайте плейсхолдъри като %visitor_first_name% и %event_start_at% навсякъде, където искате персонализирани стойности. По избор задайте име на подателя.

5. Напишете версията за SMS (по избор).

   Ако планирате да изпращате това и като SMS, попълнете съдържанието на SMS-а. Пишете кратко — доставчиците на SMS таксуват на сегмент.

6. Запазете шаблона.

   Необходими са Ви поне името, плюс съдържание на имейл или на SMS. Шаблонът вече се показва в падащите менюта на всеки формуляр за събитие, процедура и членство.

7. Прикачете шаблона там, където Ви е нужен.

   Отворете съответното събитие, процедура на услуга или членство и изберете новия шаблон в подходящия слот — например Напомняне за присъствие при събитие. Запазете и сте готови.