Velkommen til Micali.online

Brugerroller

Alle, der interagerer med Micali.online, tilhører en af disse roller. Rollerne styrer, hvad en person kan se, redigere og godkende.

Hvad hver rolle kan gøre

Konto

En konto repræsenterer en virksomhed eller organisation, der ejer bookingopsætningen — salonen, studiet, klinikken. Hver konto har sit eget offentlige underdomæne (for eksempel yourname.micali.online), hvor besøgende lander for at foretage en booking.

En konto rummer alle de elementer, en besøgende interagerer med: de medlemskaber, de kan købe, de tjenester og ydelser, de kan booke, de begivenheder, de kan tilmelde sig, og de formularer, de udfylder undervejs.

Hvor svar går hen

Angiv en svaradresse på kontoen, så bærer hver besked, som Micali.online sender på dine vegne, den adresse, så en besøgende, der blot trykker svar, når den indbakke, du faktisk læser. Lad den stå tom, og svar går tilbage til den adresse, mailen blev sendt fra. Det er én indstilling for alle dine skabeloner, ikke noget, du skal gentage for hver enkelt.

Farver

Der er 28 farvetemaer. En konto vælger ét til alle, og enhver enkeltperson kan tilsidesætte det for sig selv — dit eget valg vinder over kontoens, og kontoens vinder over standarden. Det ændrer den app, du og dit team arbejder i; det ændrer ikke udseendet af din offentlige bookingside.

Begivenheder

En begivenhed er et tidsrum — eller en række tidsrum — som besøgende kan tilmelde sig. Brug begivenheder til hold, gruppesessioner, workshops, forestillinger og enhver anden reservation, der er knyttet til et fast starttidspunkt.

Skabelonbegivenheder vs. klassiske begivenheder

Begivenheder findes i to varianter:

• Skabelonbegivenhed — en genbrugelig skabelon. Skabeloner vises aldrig for besøgende; de findes, så du kan oprette mange rigtige begivenheder med de samme indstillinger (kapacitet, formular, beskeder osv.) uden at indtaste alt igen.
• Klassisk begivenhed — en rigtig begivenhed, der kan bookes. En klassisk begivenhed kan oprettes fra bunden eller knyttes til en skabelon, hvor den i så fald arver skabelonens konfiguration.

Vigtige indstillinger at kende

• Kapacitet — hvor mange besøgende der kan deltage i ét tidsrum, og om hver besøgende kan tage “venner” (ekstra enheder) med. Angiv minimum og maksimum antal deltagere. Kapaciteten tælles i pladser, ikke i bookinger: en besøgende, der tager to venner med, optager tre af dem.
• Tilmeldingsfrist — det seneste tidspunkt, en besøgende kan booke. Efterlades den tom, forbliver bookinger åbne, indtil begivenheden starter.
• Automatisk bekræftelse — om reservationer accepteres øjeblikkeligt eller venter på godkendelse fra en admin.
• Tilladte medlemskaber — begræns, hvem der kan booke, ved kun at tillade begivenheden for bestemte medlemskaber. Efterlades dette tomt, kan alle booke.
• Venteliste — når begivenheden er fuldt booket, kan nye besøgende sættes på en venteliste og underrettes automatisk, når der bliver en plads ledig.
• Beskeder — vælg hvilke beskedskabeloner der sendes ved bookingbekræftelse, betalingspåmindelser, annulleringer, fremmødepåmindelser og opdateringer om ventelisten. Hver begivenhed har sin egen plads til hvert formål, så du kan kombinere skabeloner frit pr. begivenhed.
• Ansvarlig person — det teammedlem, der ejer begivenheden. Det er den person, Micali.online skriver til, når noget kræver opmærksomhed, det er den, %responsible_person% henviser til i dine beskeder, og vedkommende er forvalgt til at håndtere samtaler om den. En enkelt dato kan angive en anden person, hvilket er den måde, du dækker en kollegas uge på uden at røre selve begivenheden.
• Vedhæftede filer — filer, der følger med begivenheden, op til 8 MB pr. fil. De gemmes præcis, som de blev uploadet: intet ændres i størrelse eller beskæres, så en plantegning eller en scannet formular forbliver læsbar.

Tjenester & ydelser

Tjenester er til en-til-en-bookinger, hvor den besøgende vælger et tidspunkt, der passer dem. Tænk på en frisørsalon, en privatundervisning, en konsultation eller en behandling.

Sådan hænger tjenester og ydelser sammen

• En tjeneste er beholderen — tilbuddet som helhed (for eksempel “Frisørsalon City”). Den har et navn, en beskrivelse, en placering, en adresse og en tidszone.
• En ydelse er én bestemt ting, du kan booke inden for den tjeneste (for eksempel “Klipning — 30 minutter”, “Farvning — 90 minutter”). En tjeneste kan have mange ydelser.
• Tilgængelighed er kalenderen over tidsvinduer, hvor besøgende kan vælge at booke. Du angiver disse pr. tjeneste.
• Bookinginterval afgør, hvor ofte en booking kan starte inden for de tidsvinduer — hvert 5., 10., 15., 20., 30., 60. eller 120. minut, som standard 15. Det er én indstilling for hele tjenesten: det, en besøgende tilbydes, og det, du kan booke dem ind i, følger det samme gitter, så du ikke kan booke noget, den besøgende ikke selv kunne have booket.

På den offentlige side vælger en besøgende først en tjeneste, derefter en ydelse, dernæst et ledigt tidsrum — og udfylder til sidst en eventuel påkrævet formular.

Automatiske beskeder

Hver ydelse kan forbindes til fire beskedskabeloner — én til det øjeblik, en booking oprettes, én til bekræftelse, én til afvisning og en påmindelse før aftalen. Vælg skabelonerne pr. ydelse, så forskellige tjenester kan tale i forskellige toner.

Medlemskaber

Et medlemskab er en forudbetalt plan, som en besøgende køber — et klippekort, et månedsabonnement, et sæsonkort. Brug medlemskaber til at fakturere på forhånd og til at styre, hvem der må booke bestemte begivenheder.

Hvad et medlemskab definerer

• Pris & valuta — hvad den besøgende betaler.
• Brugsgrænser — maksimalt antal anvendelser og/eller maksimal varighed i dage. Lad en grænse stå tom, eller sæt den til 0, så tæller den som ubegrænset.
• Tilgængelighedsperiode — hvornår medlemskabet kan købes (available_from og valgfrit available_to).

Sådan spærrer medlemskaber begivenheder

I sig selv er et medlemskab blot et produkt, besøgende kan købe. For at bruge det som en spærring skal du knytte det til en eller flere begivenheder som et tilladt medlemskab. Herefter kan kun besøgende med det medlemskab booke begivenheden.

Som standard bruges et klip først, når nogen bekræfter, at den besøgende rent faktisk mødte op — pladsen venter på kontakten fremmødt i listen over besøgende. To indstillinger kan ophæve dette på to forskellige niveauer: planen kan sige, at dette medlemskab altid bruger et klip, og en individuel begivenhed kan sige, at denne begivenhed bruger et klip, selv uden fremmøde. Enten den ene eller den anden alene er nok.

Et udeblivelse koster altså den besøgende et klip, når planen eller begivenheden foreskriver det, og koster intet, når ingen af dem gør — i så fald forbliver klippet blot uændret, indtil en administrator markerer den besøgende som fremmødt.

Følg én besøgendes medlemskab

Åbn en besøgendes medlemskab, og du får listen over hver booking, der har brugt et klip fra det, med datoen for hver optælling. Når nogen spørger, hvorfor de har tre besøg tilbage i stedet for fire, er den liste svaret.

Du kan også ændre kvoten for netop den person uden at røre den plan, alle andre er på — giv en erstatningstime efter en aflysning, eller ret en fejltælling. Angiv deres starttal, eller læg til og træk fra undervejs; hver ændring registreres sammen med, hvem der foretog den, så en justeret saldo altid kan forklares senere.

Sådan bliver et medlemskab brugt

Når en besøgende med et gyldigt medlemskab booker noget, medlemskabet dækker, anvendes det for dem som standard — de behøver ikke huske at vælge det, og du behøver ikke knytte det til bagefter. At anvende det er ikke det samme som at bruge det: klippet reserveres i det øjeblik og tælles først, når fremmødet er afklaret, efter de regler, der er beskrevet ovenfor.

Automatiske medlemskabsbeskeder

Medlemskaber kan udløse fire beskedskabeloner:

• Efter hver anvendelse — bekræfter, at et klip er brugt, og hvor mange der er tilbage.
• Før slutdatoen — en påmindelse et konfigurerbart antal dage, før medlemskabet udløber.
• Ved udløb — sendes, når medlemskabet ophører.
• Få tilbageværende anvendelser — sendes, når den besøgendes resterende klip falder under en tærskel, du angiver.

Formularer

En formular er de spørgsmål, en besøgende besvarer under bookingen. Byg den én gang, og tilknyt den overalt, hvor du har brug for svarene — en begivenhed, en tjeneste, et medlemskab eller hver enkelt deltager på en reservation.

Hvad du kan spørge om

Hvert felt har en etiket, en type og et internt navn. De tilgængelige typer er:

Tekst og lang tekst, tal, valg (radioknapper eller en dropdown-liste), samt dato, klokkeslæt eller dato & klokkeslæt.

Formularer for hver deltager

Når en booking kan omfatte ledsagere, kan en begivenhed bede om oplysninger fra hver deltager i stedet for kun den person, der booker. Den formular skal indeholde et felt ved navn name — det er det, der identificerer hver deltager i dine lister.

Tilbagevendende besøgende skal ikke skrive det samme igen

Når nogen, der tidligere har besvaret en formular, booker igen, udfyldes deres seneste svar på den samme formular automatisk for dem. Det matches på formularen, ikke på hvor de svarede — så to begivenheder, der deler én formular, forudfylder hinanden, og det seneste svar vinder altid.

Et gammelt svar genbruges kun, hvis det stadig passer til feltet, som det er defineret i dag. Et felt, der siden er blevet fjernet eller omdøbt, et valg, der ikke længere er på listen, et tal, der nu ligger uden for det tilladte interval — alt dette forbliver i stedet tomt. At overføre en sådan værdi i stilhed ville være værre end et tomt felt: den besøgende ville se intet i feltet, mens det forældede svar stadig blev indsendt.

Beskedskabeloner

En beskedskabelon er en genbrugelig tekst, som platformen sender til besøgende på det rette tidspunkt — bookingbekræftelse, betalingspåmindelse, fremmødepåmindelse, udløbsadvarsel og så videre. Definér en skabelon én gang på kontoniveau, og henvis til den fra hver begivenhed, tjenesteydelse eller medlemskab, der skal bruge den.

Én skabelon, tre kanaler

Hver skabelon har plads til en e-mail-version (emne + indhold), en SMS-version (emne + indhold) og en push-notifikation (titel + indhold). Udfyld én, to eller alle tre — mindst én af dem skal være udfyldt, når du gemmer.

Det, du lader stå tomt, bliver simpelthen ikke brugt:

• Hvis e-mail-indholdet er tomt, sendes der ingen e-mail, når denne skabelon udløses.
• Hvis SMS-indholdet er tomt, sendes der ingen SMS, når denne skabelon udløses.
• Hvis push-indholdet er tomt, sendes der ingen push-notifikation, når denne skabelon udløses.

Ud over teksten har hver skabelon en kontakt send e-mail og en kontakt send SMS, begge slået til som standard. At slå en af dem fra bevarer ordlyden præcis, som du har skrevet den, men stopper afsendelsen på den kanal — praktisk til at sætte SMS på pause i en måned uden at skulle skrive teksten igen senere. Du kan slå dem til og fra direkte fra skabelonlisten. Push har ingen kontakt: den sendes altid, når skabelonen har push-tekst, fordi det er den eneste kanal, der når en besøgende, som hverken har givet dig en e-mailadresse eller et telefonnummer.

En kanal skal også have et sted at lande. E-mail springes over for en besøgende uden e-mailadresse, og SMS for en besøgende uden telefonnummer, uanset hvordan kontakterne er indstillet.

Pladsholdere, du kan bruge

Skabeloner understøtter simple variabler, der udskiftes med rigtige data på afsendelsestidspunktet. Du kan sætte enhver af disse ind i emnet eller indholdet på begge kanaler:

Pladsholdere, der ikke er relevante for en bestemt besked (for eksempel %event_name% i en tjenestepåmindelse), efterlades blot tomme.

Hvor skabeloner bruges

For det meste hentes en skabelon automatisk fra den enhed, der udløser beskeden. Her er den fulde liste over pladser.

På en begivenhed

• Booking oprettet — sendes i det øjeblik, en besøgende indsender en reservation.
• Bekræftelse — sendes, når reservationen bekræftes (manuelt eller automatisk).
• Førstegangsbekræftelse — sendes i stedet for den sædvanlige bekræftelse, når dette er den besøgendes første booking til begivenheden, så nytilkomne kan få en varmere velkomst end faste deltagere.
• Manglende betaling — betalingspåmindelse, med én eller to konfigurerbare tidsfrister (første og anden påmindelse, i timer før begivenheden).
• Fremmødepåmindelse — sendes et konfigurerbart antal timer før begivenheden.
• Annullering — sendes, når den besøgende annullerer.
• Kontoannullering — sendes, når en admin annullerer den besøgendes reservation.
• Venteliste — tilføjet — sendes, når den besøgende sættes på ventelisten.
• Venteliste — oprykket — sendes, når der bliver en plads ledig, og den besøgende får lov til at booke.

På en tjenesteydelse

• Booking oprettet — sendes, når den besøgende indsender anmodningen.
• Bekræftelse — sendes, når aftalen godkendes.
• Førstegangsbekræftelse — sendes i stedet for den sædvanlige bekræftelse, når dette er den besøgendes første booking til tjenesten.
• Afvisning — sendes, når anmodningen afvises.
• Påmindelse — sendes før aftalen.

På et medlemskab

• Efter hver anvendelse — sendes, hver gang et klip bruges.
• Før slutdato — sendes et konfigurerbart antal dage, før medlemskabet udløber.
• Ved udløb — sendes, når medlemskabet når sin slutdato.
• Få resterende anvendelser — sendes, når antallet af resterende klip falder under den tærskel, du har angivet.

AI

Micali.online kan besvare dine spørgsmål om appen, hjælpe dig med at skrive og generere de beskeder, dine besøgende modtager. Det hele er valgfrit, og intet af det sendes til en besøgende, uden at du har set det først.

Spørg AI

En assistent inde i appen, der både ved, hvordan Micali.online fungerer, og hvad der findes i din egen konto, så du kan spørge “hvordan stopper jeg denne begivenhed i at vise sig offentligt?” eller “hvilke af mine medlemskaber udløber denne måned?” og få et svar om din opsætning. Samtalen er privat for din konto og gemmes i syv dage.

Hvilken AI der udfører arbejdet

En root-admin vælger forbindelsen under AI i kontoindstillingerne. Der er to måder at køre det på:

• Din egen nøgle — indsæt en API-nøgle fra ChatGPT eller Gemini. Du betaler din udbyder direkte, og der er ingen betaling til Micali.online for det.
• Indbygget — brug Micali.online's egen forbindelse uden noget at sætte op.

En nøgle, du indsætter, gemmes kun til skrivning: appen viser dig en maskeret forhåndsvisning og kan vise den til dig igen, men den udleveres aldrig via API'et. Du kan teste forbindelsen, før du gemmer, og se, hvor meget du har brugt.

Skriveassistent

Ved siden af de fleste længere tekstfelter — en beskrivelse af en begivenhed eller tjeneste, din virksomhedsbeskrivelse, et chatsvar til en kunde — sidder der to knapper. Forbedr forbedrer det, du allerede har skrevet; Generér skriver et første udkast ud fra en kort brief. Begge viser resultatet i en dialogboks, som du kan acceptere eller afvise, så intet nogensinde bliver overskrevet i stilhed.

AI-skrevne beskeder til besøgende

En beskedskabelon kan bære en prompt i stedet for en fast ordlyd på hver af sine kanaler. Teksten skrives derefter frisk på afsendelsestidspunktet ud fra prompten plus den bookings detaljer, så hver besøgende får noget specifikt i stedet for én sætning med deres navn sat ind.

Udfyld også den statiske tekst. Den fungerer som reserve: hvis genereringen fejler, eller kontoen ikke har nogen AI-forbindelse, sendes den statiske ordlyd i stedet, og den besøgende bemærker det aldrig.

Offentlig vs. Aktiv — hvad hvert flag betyder

Begivenheder, tjenester og medlemskaber deler to til/fra-kontakter. De ligner hinanden, men besvarer to forskellige spørgsmål.

Kombinationer, og hvad de betyder

Webhooks

Webhooks lader Micali.online underrette dine egne systemer i det øjeblik, der sker noget i en konto — en ny besøgende, en booking, en medlemskabsbetaling. Konfigurér en eller flere lytter-URL’er pr. konto, vælg de begivenheder, du interesserer dig for, og Micali.online sender en JSON-payload til hver URL, når de udløses. Perfekt til at synkronisere bookinger til et CRM-system, udløse downstream-automatiseringer eller bygge dashboards oven på dine reservationsdata.

Hvem kan konfigurere dem

Kun root-admins kan oprette, redigere og slette webhook-lyttere. Administratorer og teammedlemmer kan hverken se eller ændre dem. Webhooks findes sammen med de andre integrationer — åbn Forbindelser → Webhooks for at administrere dem.

Begivenheder, du kan lytte til

Hver lytter er bundet til én enkelt begivenhedstype. Tilføj flere lyttere — også selvom de peger på den samme URL — for at modtage mere end én begivenhedstype. Kataloget over de begivenheder, der aktuelt udsendes, er:

• visitor.created — en ny besøgende tilmeldte sig kontoen.
• visitor.updated — en eksisterende besøgendes profil blev opdateret.
• event_booking.created — en besøgende bookede en plads til en begivenhed.
• event_booking.confirmed — en begivenhedsbooking blev bekræftet (manuelt eller automatisk).
• event_booking.cancelled — en begivenhedsbooking blev annulleret.
• service_booking.created — en besøgende bookede en tid hos en tjeneste.
• service_booking.confirmed — en tjenestebooking blev bekræftet.
• service_booking.cancelled — en tjenestebooking blev annulleret.
• membership.assigned — et medlemskab blev tildelt en besøgende.
• membership.paid — en besøgendes medlemskab blev markeret som betalt.
• membership.ended — en besøgendes medlemskab nåede sin slutdato.

Hvad der sendes

Hver levering er en enkelt HTTP-POST til din URL med en JSON-body. Følgende headers følger altid med anmodningen:

• Content-Type: application/json — indholdet er altid JSON-kodet.
• User-Agent: micali-webhooks/1.0 — identificerer afsenderen.
• X-Micali-Event: <event_type> — gentager begivenhedstypen, så du kan route uden at parse indholdet.
• Authorization — er kun til stede, når du konfigurerer godkendelse på lytteren (se nedenfor).

Payloadets struktur

Alle payloads deler samme kuvert:

• event — begivenhedstypen (samme værdi som X-Micali-Event-headeren).
• occurred_at — ISO-8601-tidsstempel for, hvornår udløseren blev kørt.
• resource — typen af objekt inde i data: event_booking, service_booking eller visitor_membership.
• data — et øjebliksbillede af ressourcen, inklusive dens offentlige ID, aktuelle statusflag og den besøgendes kontaktoplysninger (e-mail, for- og efternavn, telefon). Begivenheds- og tjenestebookinger inkluderer også den tilknyttede begivenheds- eller tjeneste-/ydelsesblok; medlemskabspayloads inkluderer medlemskabets navn og offentlige ID.

Identificér objekter på tværs af leveringer ved hjælp af deres public_id — det er den stabile, menneskeligt delbare identifikator, vi bruger alle andre steder i platformen.

Godkendelse

Vælg en godkendelsesmetode, så din modtager kan bekræfte, at anmodningen stammer fra Micali.online:

• Ingen — der sendes ingen Authorization-header. Brug kun dette, når dit endpoint er beskyttet på anden vis (signeret URL, IP-tilladelsesliste, privat netværk).
• Basic — brugernavn og adgangskode sendes som den almindelige Authorization: Basic ...-header.
• Bearer-token — det token, du angiver, sendes som Authorization: Bearer <token>. Gemmes krypteret, og returneres aldrig af API’et, når det først er gemt.

Levering og gentagelsesforsøg

Levering er asynkron og kører gennem platformens baggrundsjobkø. Hvis modtageren returnerer en status, der ikke er 2xx (eller anmodningen fejler helt), forsøger jobbet igen med eksponentiel backoff — startende ved 60 sekunder, fordoblet hver gang og maksimalt én time mellem forsøg. Efter ti mislykkede forsøg markeres leveringen som mislykket og droppes. Lyttere, der er deaktiveret eller slettet mellem udløsningen og selve leveringen, springes stiltiende over.

Kom godt i gang

Den hurtigste vej fra en tom konto til en bookbar side er at lade opsætningsinterviewet bygge den for dig.

Opsætningsinterviewet

En root-admin for en ny konto får tilbudt et interview, der spørger til virksomheden i almindeligt sprog — hvad du tilbyder, om folk kommer i grupper på et fast tidspunkt eller booker deres eget tidsrum, hvor lang tid tingene tager, hvornår du har åbent, hvem der arbejder sammen med dig — og derefter opretter hele opsætningen på én gang: tjenester og deres ydelser, åbningstider, begivenheder og deres datoer, dit virksomhedsnavn og din kategori, dit offentlige underdomæne, din adresse på kortet, om bookinger skal godkendes, hvilke påmindelser der sendes ud, og invitationer til dit personale.

Du behøver ikke gøre det færdigt i én omgang. Dine svar gemmes undervejs, så hvis du lukker fanen og kommer tilbage senere, fortsætter du, hvor du slap. Du kan også afvise interviewet helt og bygge alt manuelt — det tilbydes én gang, det er ikke obligatorisk.

Hvad du bør tjekke bagefter

Interviewet efterlader alt slået til og klar, men to ting er værd at kigge på, før du sender linket til nogen: åbn dit offentlige underdomæne i et privat browservindue for at se præcis, hvad en besøgende ser, og se hurtigt de beskedskabeloner, det har oprettet, så ordlyden lyder som dig.

Hvis du startede i en demo

Den demo, du kan åbne fra hjemmesiden uden at oprette dig, er en rigtig, fungerende konto med kort levetid — den slettes, når den udløber, sammen med alt, du har sat op i den. Bekræft din e-mailadresse, og den bliver i stedet til en almindelig konto, som beholder alt, du allerede har bygget op. Hvis du har brugt en aften på at arrangere din uge i en demo, så gør det, før du lukker fanen.

Log ind

Ingen hos Micali.online har en adgangskode. Alle logger ind med en kode, der sendes til deres e-mail, og administratorer kan tilføje en hurtigere metode oveni.

Managere

Indtast din e-mailadresse, og en kort kode ankommer på e-mail. Tast den ind, og du er logget ind for sessionen. Hvis du var på vej et bestemt sted hen — for eksempel et link fra en notifikation — lander du på den side i stedet for på dashboardet.

Den firecifrede PIN-kode

Når du er logget ind, kan du angive en PIN-kode til den browser, du bruger. Fra da af spørger den browser i 30 dage kun om de fire cifre i stedet for koden på e-mail. Det gælder pr. browser: at angive en PIN-kode på din telefon gør intet for din bærbare computer.

Tre forkerte forsøg, og browseren holder op med at være betroet — den går tilbage til at bede om en kode på e-mail, og PIN-koden alene giver ikke længere adgang. De 30 dage tælles fra det tidspunkt, du opsætter den, og forlænges ikke ved brug.

Føj den til din hjemmeskærm

Både manager-appen og dine besøgendes bookingside kan føjes til en telefons hjemmeskærm, hvor de åbner som en app. Det er også det, der gør push-notifikationer mulige på iPhones — der virker notifikationer først, når siden er blevet føjet til hjemmeskærmen.

Besøgende

Besøgende logger ind på samme måde, med en kode til deres e-mail, på dit eget underdomæne. En besøgende, der aldrig har booket hos dig før, oprettes simpelthen på stedet, første gang de logger ind.

Dashboardet

Den første skærm efter login, i tre visninger. Fanerne husker, hvilken du valgte, så vælg den, der passer til, hvordan du arbejder.

• Kalender — en hel uge lagt ud som et gitter, med hvert begivenheds- og tjenestetidsrum på sin plads og overlappende tidsrum side om side. Du kan bladre gennem ugerne og gøre rækkerne højere eller lavere, så en tæt pakket dag passer.
• Agenda — en enkel liste over, hvad der er på vej, ét tidsrum efter et andet. Det er den, der fungerer bedst på en telefon.
• Oversigt — opsummeringskort: hvad der er næste, hvad der skal bekræftes, seneste formularsvar.

Arbejde direkte fra kalenderen

At klikke på et tidsrum i kalenderen gør mere end blot at åbne det. På et tidsrum med plads kan du booke en besøgende ind på stedet; på et tomt kan du dele det, åbne dets liste over besøgende, eller fjerne det tidspunkt helt, hvis du ikke afholder det.

Håndtering af bookinger

Alt, hvad der sker, efter en besøgende har tilmeldt sig: at tilføje folk selv, godkende dem, flytte dem og registrere, hvem der rent faktisk mødte op.

Tilføj nogen selv

Ikke hver booking kommer ind via den offentlige side — folk ringer, eller fanger dig personligt. Tilføj dem via deres e-mailadresse: hvis den adresse allerede tilhører en af dine besøgende, matches den til dem, og hvis den er ny, oprettes den besøgende. Du kan angive, hvor mange pladser de tager, tilføje deres ledsagere og udfylde formularsvarene på deres vegne.

Godkendelse og afvisning

Hvis begivenheden eller ydelsen ikke bekræfter automatisk, venter nye bookinger på dig. At godkende én sender bekræftelsesbeskeden; at afvise sender afvisningsbeskeden, hvis ydelsen har en sat op. En booking foretaget af nogen uden en tidligere booking kan sende en anden, varmere besked end den, dine faste gæster får.

Flytning af en booking

Planer ændrer sig, og en besøgende bør ikke behøve at annullere og booke igen. En begivenhedsbooking kan flyttes til en anden dato for den samme begivenhed eller til en helt anden begivenhed; en tjenestebooking kan flyttes til et andet tidsrum eller en anden ydelse. Kapaciteten på destinationen tjekkes igen, når flytningen sker, og den plads, det frigør, går til den, der står først på ventelisten.

Markering af, hvem der mødte op

Når en dato er startet, stiller hver bekræftet booking ét spørgsmål: kom personen? At svare på det er ikke kun regnskabsføring. Til stede er det, der bruger et klip fra et medlemskab, medmindre planen eller begivenheden er indstillet til at tælle bookingen uanset fremmøde; Mødte ikke op giver pladsen og klippet tilbage. Indtil du svarer, forbliver klippet reserveret, og den besøgendes resterende antal ændrer sig ikke.

Der er flere steder, du kan svare på det — fra hele holdet i ét tryk til en enkelt booking, eller fra medlemskabssiden:

• Bookinglisten. Åbn Besøgende → Begivenheder, vælg begivenheden, og se de bekræftede bookinger for en overstået dato (påmindelses-e-mailen linker direkte dertil). En Fremmøde-kolonne dukker op, så snart datoen er startet — den er der ikke for fremtidige datoer, fordi der endnu intet er at svare på. Hver række har et grønt flueben for til stede og et rødt kryds for mødte ikke op; tryk på det svar, der lyser, for at fortryde det. Til stede Mødte ikke op
• Alle til stede. Overskriften for hver dato har en knap, der hedder Alle til stede. Den udfylder kun de bookinger, der endnu ikke har et svar, så alle, du allerede har markeret som fraværende, forbliver fraværende. Alle til stede
• Et udvalg. Sæt kryds ved de rækker, du vil have, og brug Markér valgte som til stede eller Markér valgte som fraværende — praktisk, når det meste af holdet kom, og kun nogle få ikke gjorde.
• Fra din telefon. På dashboardet viser Agenda-visningen et lille Fremmøde-mærke på hver begivenhed, der er startet — orange med et antal, mens der mangler svar, og grønt, når alle er besvaret. Tryk på det, og et panel viser de bekræftede bookinger med de samme til stede-/mødte-ikke-op-knapper og en Alle til stede-genvej, så du kan registrere fremmødet, mens folk stadig er i lokalet.
• Én booking. Åbn bookingen fra listen (blyantikonet), og brug kontakten Var til stede på dens detaljeside, lige ved siden af den besøgendes formularsvar og noter.
• Fra medlemskabet. Åbn Medlemskaber, vælg planen og derefter medlemmet — tallet i brugskolonnen åbner deres side Brug af medlemskab. Alle accepterede bookinger, der venter på fremmøde, står der med et par knapper, Bekræft fremmøde / Mødte ikke op, og medlemslisten viser, hvor mange af hvert medlems bookinger der stadig venter. Det er det samme svar som alle andre steder, bare grupperet efter medlem, hvilket er det naturlige sted, når du tjekker, hvor mange klip nogen har tilbage. Bekræft fremmøde Mødte ikke op

Administratorer kan svare for enhver begivenhed. Et teammedlem kan kun svare for de begivenheder, de er ansvarlige for — alle andre steder er knapperne grå og inaktive.

Du behøver ikke huske det. Når en begivenhed er afsluttet, og bookinger stadig venter på fremmøde, sender Micali.online en e-mail til den, der er ansvarlig for den dato, med et link direkte til den rigtige liste — og kun for de bookinger, hvor bekræftelse rent faktisk ændrer noget.

Betaling

Bookinger har et betalt-flag, du selv slår til; Micali.online modtager ikke pengene. Det, den gør, er at rykke for dem: en begivenhed kan sende en betalingspåmindelse én eller to gange før datoen, og kun til besøgende, der er bekræftet, stadig ikke har betalt, og ikke er dækket af et medlemskab.

Tag listen med andre steder hen

Bookinger eksporteres til en CSV-fil, for begivenheder og for tjenester, så du kan give en tilstedeliste til, hvem der end har brug for en, lægge en måned sammen i et regneark, eller beholde din egen kopi. Det er listen, som du har filtreret den, ikke en fast rapport.

Del dine begivenheder & tjenester

Hver begivenhed, tjeneste og forudbetalt plan har sin egen offentlige adresse, og det samme gælder din bookingside som helhed. Del den ud som et link, eller print den som en QR-kode — den, der åbner det, lander direkte på siden, hvor der kan bookes.

Adressen til alt, hvad du tilbyder

Din bookingside ligger på din kontos underdomæne — det navn, du valgte på siden Konto, efterfulgt af .micali.online. Det er den ene adresse, hvor besøgende kan gennemse alt, du har gjort offentligt:

• https://yourname.micali.online — alle kommende begivenheder.
• https://yourname.micali.online/services — alle tjenester og deres ydelser.
• https://yourname.micali.online/memberships — de forudbetalte planer, besøgende kan købe.

Besøgende skifter mellem dem med fanerne øverst på siden, og en fane vises kun, når der reelt er noget offentligt bag den. Det er den adresse, du sætter på din hjemmeside, i din e-mailsignatur eller på skiltet ved døren — alt, du udgiver senere, dukker op der, uden at linket ændrer sig.

Én begivenhed, tjeneste eller forudbetalt plan

Listerne Begivenheder, Tjenester og Forudbetalte planer viser en række små knapper i højre side af hver linje. Deleknappen er den med tre forbundne prikker:

Et klik på den åbner et lille vindue med begge de ting, du kunne få brug for:

• Linket — klik én gang på det for at markere det hele, eller tryk på Kopiér for at lægge det på udklipsholderen. Det ser sådan ud: https://yourname.micali.online/events/AbCdEfGhIj.
• QR-koden til det samme link, med Download QR-kode til at gemme den som et PNG-billede, du kan sætte ind i en plakat, en flyer eller et slide.

Skabelonbegivenheder har ingen deleknap — en skabelon vises aldrig for besøgende. Del i stedet de rigtige begivenheder, du opretter ud fra den.

Hvad den besøgende får

Linket åbner den begivenhed, tjeneste eller plan direkte på din bookingside, med datoerne eller ydelserne klar til at vælge — der er intet at søge efter. Det forbliver tilgængeligt, så længe elementet er både offentligt og aktivt; slår du det ene fra, har linket intet at booke, før du slår det til igen.

Del en dato og et tidspunkt

Nogle gange vil du gerne sende nogen et bestemt tidsrum — “på torsdag klokken seks” — i stedet for hele din tidsplan og et håb om, at de vælger rigtigt.

Overalt hvor du kan dele et enkelt tidsrum, får du både et link og en QR-kode, klar til at printe eller sende:

• På en begivenheds tidsplan, ved siden af enhver kommende dato.
• På skærmen med besøgende, hvor du kan vælge enhver kommende dato for en begivenhed — også en, som ingen har booket endnu.
• På en tjeneste, hvor du vælger ydelsen, dagen og tidspunktet fra den samme tilgængelighed, dine besøgende ser.
• På kalenderen og agendaen, direkte fra selve tidsrummet.

Hvad den besøgende får

Linket åbner din bookingside allerede på præcis det tidsrum, med de andre datoer af vejen, så der er intet at vælge og intet at gøre forkert. Hvis tidsrummet er fyldt, tilbydes de i stedet ventelisten til det.

Dine besøgende

Alle, der nogensinde har booket hos dig, plus alle, du har tilføjet, i én liste, du kan søge i, importere til og sende mails til.

Import af en liste, du allerede har

Upload en CSV, og angiv, hvilken kolonne der er hvad — Micali.online er ligeglad med kolonnernes rækkefølge, eller hvad filen kalder dem. Adresser, der allerede findes i din konto, kobles i stedet for at blive omskrevet, så import af en liste, der overlapper med dine eksisterende besøgende, ikke overskriver nogens oplysninger.

Importen kører i baggrunden og rapporterer, hvad den gjorde, så en stor fil ikke blokerer skærmen. Der er et loft på 500 nyligt tilføjede besøgende om dagen, hvilket er bevidst: det er højt nok til en rigtig kundeliste og lavt nok til, at en fejlagtig upload ikke kan løbe løbsk. Alt over grænsen rapporteres tilbage i stedet for at blive droppet, og genimport af den samme fil den næste dag samler det op.

Maillister

En mailingliste er en gemt gruppe af besøgende, du kan skrive til igen og igen. Fyld den ved at vælge personer manuelt, eller ved at vælge begivenheder og tjenester og en periode — alle, der har booket dem inden for de sidste to uger, det sidste år eller nogensinde.

Skriv til dem

Du kan sende mail til en gemt liste, alle på en begivenhed eller hele din konto. Hver besked sendes individuelt, så én dårlig adresse ikke kan forsinke resten, og alle uden en e-mailadresse springes over — antallet af dem vises, før du begynder at skrive, ikke efter du sender.

Blacklisten

Nogle mennesker vil du hellere kigge på to gange, før du lukker dem ind — dem, der aldrig dukker op, eller dem, der booker seks pladser og kun tager én med. Tilføj deres e-mailadresse til blacklisten, med en note til dig selv om hvorfor.

Listen er knyttet til e-mailadressen, ikke til personens journal — så hvis den besøgende slettes og tilmelder sig igen med samme adresse, ryddes den ikke.

Beskeder med besøgende

En samtale er en tråd mellem dit team og én besøgende. Begge sider kan starte den, og alt, hvad der bliver sagt, forbliver knyttet til den person i stedet for at blive spredt ud over, hvem der nu tilfældigt besvarede deres e-mail.

Sådan starter en tråd

En besøgende kan skrive til dig fra sin egen bookingside — om en reservation, eller om ingenting bestemt. Du kan også selv åbne en tråd fra deres række på listen over besøgende, hvilket er den rigtige måde at stille én person et spørgsmål på uden at gøre det til en e-mail, alle får.

Hvem svarer

Alle i kontoen kan læse og svare, teammedlemmer inklusive. En samtale kan tildeles én bestemt person, og der er et mine-filter, der viser, hvad der er tildelt dig, eller hvad du allerede har svaret på — så det på en travl dag er mindre sandsynligt, at to personer svarer den samme besøgende to gange.

Sådan holdes listen kort

Tråde kan lukkes, når de er håndteret, og genåbnes, hvis den besøgende skriver igen, hvilket holder listen begrænset til det, der stadig kræver en person.

Feedback-spørgeskemaer

Spørg dem, der kom, hvad de synes — automatisk, så snart begivenheden eller aftalen er overstået.

Sådan sætter du et spørgeskema op

Skriv spørgsmålene, knyt spørgeskemaet til en begivenhed eller en tjeneste, og angiv, hvor lang tid efter tidsrummets afslutning det skal sendes ud — med det samme, næste morgen, et par dage senere, hvad der nu passer. Giv det et navn til eget brug; besøgende ser aldrig det, kun spørgsmålene.

Hvad den besøgende får

En e-mail med det første spørgsmål i. At besvare det åbner resten på en side for sig selv — uden login, uden adgangskode, intet at huske. Jo mindre du beder om af nogen i det øjeblik, jo flere svar får du tilbage.

Én gang pr. booking

Hver booking bliver spurgt præcis én gang, og afsendelsen registreres. Nogen, der kommer til dit tirsdagshold hver uge, bliver ikke bedt om at bedømme det hver uge.

Sådan læser du svarene

Svar samles under spørgeskemaet, så du kan læse dem samlet i stedet for én e-mail ad gangen. Du kan også sende dig selv en testkopi først og se det hele præcis, som en besøgende vil se det.

Få hjælp

Til spørgsmål, som denne guide ikke besvarer, eller når noget ser forkert ud i din konto.

Sådan opretter du en sag

Admins og root-admins kan oprette en sag inde fra appen, hvilket er bedre end at sende en e-mail, fordi den ankommer med din konto knyttet til sig — ingen behøver at spørge dig, hvilken virksomhed du er, og vi kan se på den faktiske opsætning, du beskriver.

Sådan går det videre

En sag er en samtale, ikke en formular: svar fra vores side lander i den samme tråd, og du får besked via e-mail, så hele udvekslingen forbliver ét sted i stedet for at blive spredt ud over en mailkæde.

Sådan opretter og offentliggør du en begivenhed

Til root-admins og admins. Målet: en besøgende kan lande på din offentlige side og booke en plads.

1. Åbn siden Begivenheder.

   Log ind i appen, vælg den rette konto i topbjælken, og åbn Begivenheder fra hovedmenuen.

2. (Valgfrit) Opret først en skabelon.

   Hvis du skal afholde samme type begivenhed gentagne gange, kan du oprette den én gang som en skabelon — kapacitet, formular, beskeder og så videre. Nye klassiske begivenheder kan derefter arve fra den.

3. Opret en ny klassisk begivenhed.

   Klik på Ny begivenhed, giv den et navn og en beskrivelse, angiv kapacitet (maks. antal deltagere, om de kan tage venner med), og vælg bookingformularen.

4. Tilføj en eller flere datoer for begivenheden.

   For hver forekomst skal du angive starttidspunktet og, om nødvendigt, tilmeldingsfristen. Uden mindst én kommende dato kan begivenheden ikke bookes.

5. Begræns til medlemskaber (valgfrit).

   Hvis kun medlemmer må deltage, skal du tilføje de påkrævede medlemskaber under Tilladte medlemskaber. Lad feltet stå tomt, hvis alle besøgende skal kunne booke.

6. Vælg beskederne.

   Vælg skabeloner til betalingspåmindelser, annulleringer og fremmødepåmindelsen. Sørg for, at den tilhørende forbindelse (SMTP, SendGrid eller Twilio) er konfigureret på kontoniveau.

7. Slå Aktiv til.

   Dette gør begivenheden live i kontoen. Den når stadig ikke besøgende, før du har gennemført næste trin.

8. Slå Offentlig til.

   Nu vises begivenheden på dit offentlige underdomæne. Åbn underdomænet i et privat browservindue for at kontrollere, at alt ser rigtigt ud.

Sådan opretter og offentliggør du en tjeneste eller ydelse

Til root-admins og admins. Målet: en besøgende kan vælge en ydelse og booke et ledigt tidsrum.

1. Åbn siden Tjenester.

   Vælg Tjenester i appmenuen. Listen viser alt, hvad der hører til den aktive konto.

2. Opret tjenesten.

   Klik på Ny tjeneste, og angiv navn, beskrivelse, placering, adresse og tidszone. Tidszonen er vigtig — alle tilgængelighedsvinduer fortolkes ud fra den.

3. Tilføj ydelser.

   Opret en ydelse med navn og varighed for hver ting, en besøgende kan booke. Angiv eventuelt forberedelsestid før ydelsen og oprydningstid efter, så kalenderen ikke dobbeltbooker.

4. Angiv tilgængelighed.

   Definér de tilbagevendende tidsvinduer, hvor bookinger er tilladt (for eksempel man.–fre. 9:00–17:00). Kun tidsrum inden for et aktivt tilgængelighedsvindue kan bookes.

5. Vælg bookingformularen (valgfrit).

   Hvis du har brug for oplysninger fra den besøgende ved booking — telefon, allergier, noter — kan du knytte en formular til tjenesten.

6. Slå Aktiv til på tjenesten og på hver ydelse.

   En inaktiv tjeneste skjules overalt; en inaktiv ydelse forbliver i databasen, men vises ikke i bookingflowet.

7. Slå Offentlig til på tjenesten.

   Besøgende ser nu tjenesten på dit offentlige underdomæne, med de tilgængelige ydelser og de næste ledige tidsrum.

Sådan opretter og offentliggør du et medlemskab

Til root-admins og admins. Målet: en besøgende kan købe et medlemskab og bruge det til at booke begivenheder.

1. Åbn siden Medlemskaber.

   Vælg Medlemskaber i appmenuen.

2. Opret medlemskabet.

   Klik på Nyt medlemskab, og giv det et navn og en kort beskrivelse, der forklarer, hvad den besøgende får.

3. Angiv pris, valuta og grænser.

   Angiv prisen (i den mindste valutaenhed), valutaen, det maksimale antal anvendelser og/eller varigheden i dage. Efterlades en grænse tom, betyder det, at den er ubegrænset.

4. Definér, hvornår det kan købes.

   Angiv tilgængelig fra (hvornår det vises på den offentlige side) og eventuelt tilgængelig til (hvornår det forsvinder). Nyttigt til sæsonbestemte eller tidsbegrænsede tilbud.

5. (Valgfrit) Knyt det til begivenheder.

   Hvis medlemskabet skal give adgang til bestemte begivenheder, skal du åbne hver begivenhed og tilføje medlemskabet under Tilladte medlemskaber.

6. Slå Aktiv til.

   Medlemskabet er nu en del af din konto. Eksisterende medlemskaber hos tilbagevendende besøgende fortsætter med at virke, selv når dette er slået fra.

7. Slå Offentlig til.

   Besøgende ser medlemskabet på dit offentlige underdomæne og kan købe det. Bekræft ved at åbne underdomænet i et privat vindue.

Sådan opretter du en beskedskabelon

Til root-admins og admins. Skabeloner findes på kontoniveau — skriv dem én gang, og genbrug dem på enhver begivenhed, tjeneste eller medlemskab.

1. Åbn siden Beskedskabeloner.

   Vælg Beskedskabeloner i appmenuen inde i den aktive konto.

2. (Valgfrit) Udfyld standarderne.

   Hvis dette er en helt ny konto, kan du klikke på Udfyld standarder for at oprette en startskabelon til hver understøttet plads på kontoens sprog. Du kan redigere dem alle bagefter.

3. Opret en ny skabelon.

   Klik på Ny skabelon, og giv den et tydeligt, internt navn — for eksempel “Yogahold — betalingspåmindelse”. Navnet vises kun for dit personale.

4. Skriv e-mail-versionen.

   Udfyld e-mailens emne og indhold. Brug pladsholdere som %visitor_first_name% og %event_start_at%, hvor du ønsker personlige værdier. Angiv eventuelt et afsendernavn.

5. Skriv SMS-versionen (valgfrit).

   Hvis du også planlægger at sende denne som SMS, skal du udfylde SMS-indholdet. Hold det kort — SMS-udbydere opkræver betaling pr. segment.

6. Gem skabelonen.

   Du skal mindst have navnet plus et e-mail-indhold eller SMS-indhold. Skabelonen vises nu i rullelisterne på hver begivenheds-, ydelses- og medlemskabsformular.

7. Tilknyt skabelonen, hvor du har brug for den.

   Åbn den relevante begivenhed, tjenesteydelse eller medlemskab, og vælg den nye skabelon i den relevante plads — for eksempel Fremmødepåmindelse på en begivenhed. Gem, og du er færdig.