Willkommen bei Micali.online

Benutzerrollen

Jede Person, die mit Micali.online interagiert, fällt in eine dieser Rollen. Rollen bestimmen, was jemand sehen, bearbeiten und genehmigen kann.

Was jede Rolle tun kann

Konto

Ein Konto repräsentiert ein Unternehmen oder eine Organisation, der das Buchungssetup gehört — das Salon, das Studio, die Klinik. Jedes Konto hat seine eigene öffentliche Subdomain (zum Beispiel yourname.micali.online), auf der Besucher landen, um eine Buchung vorzunehmen.

Ein Konto enthält alle Elemente, mit denen ein Besucher interagiert: die Mitgliedschaften, die er kaufen kann, die Dienste und Prozeduren, die er buchen kann, die Veranstaltungen, für die er sich anmelden kann, und die Formulare, die er unterwegs ausfüllt.

Wohin Antworten gehen

Legen Sie eine Antwortadresse für das Konto fest, und jede Nachricht, die Micali.online in Ihrem Namen sendet, trägt sie, sodass ein Besucher, der einfach auf Antworten klickt, den Posteingang erreicht, den Sie tatsächlich lesen. Lassen Sie sie leer, gehen Antworten an die Adresse zurück, von der die E-Mail gesendet wurde. Es ist eine einzige Einstellung für alle Ihre Vorlagen, nicht etwas, das Sie bei jeder einzelnen wiederholen müssen.

Farben

Es gibt 28 Farbthemen. Ein Konto wählt eines für alle aus, und jede Einzelperson kann es für sich selbst überschreiben — Ihre eigene Wahl setzt sich gegenüber der des Kontos durch, und die des Kontos gegenüber dem Standard. Es verändert die App, in der Sie und Ihr Team arbeiten; es gestaltet Ihre öffentliche Buchungsseite nicht um.

Veranstaltungen

Eine Veranstaltung ist ein Zeitfenster — oder eine Serie von Zeitfenstern — für das sich Besucher anmelden können. Verwenden Sie Veranstaltungen für Kurse, Gruppensitzungen, Workshops, Aufführungen und jede andere Reservierung, die an eine feste Startzeit gebunden ist.

Vorlagenveranstaltungen vs. klassische Veranstaltungen

Veranstaltungen gibt es in zwei Varianten:

• Vorlagenveranstaltung — eine wiederverwendbare Blaupause. Vorlagen werden Besuchern niemals angezeigt; sie existieren, damit Sie viele echte Veranstaltungen mit denselben Einstellungen (Kapazität, Formular, Nachrichten usw.) erstellen können, ohne alles erneut eingeben zu müssen.
• Klassische Veranstaltung — eine echte, buchbare Veranstaltung. Eine klassische Veranstaltung kann von Grund auf erstellt oder mit einer Vorlage verknüpft werden; in diesem Fall erbt sie die Konfiguration der Vorlage.

Wichtige Einstellungen, die Sie kennen sollten

• Kapazität — wie viele Besucher an einem Slot teilnehmen können und ob jeder Besucher „Freunde“ (zusätzliche Entitäten) mitbringen darf. Legen Sie die minimale und maximale Teilnehmerzahl fest. Die Kapazität wird in Plätzen gezählt, nicht in Buchungen: Ein Besucher, der zwei Freunde mitbringt, belegt drei davon.
• Anmeldefrist — der späteste Zeitpunkt, zu dem ein Besucher buchen kann. Wenn leer gelassen, bleiben Buchungen bis zum Beginn der Veranstaltung möglich.
• Automatische Bestätigung — ob Reservierungen sofort akzeptiert werden oder auf die Genehmigung eines Admins warten.
• Erlaubte Mitgliedschaften — Beschränken Sie, wer buchen darf, indem Sie die Veranstaltung auf bestimmte Mitgliedschaften begrenzen. Wenn Sie dies leer lassen, kann jeder buchen.
• Warteliste — wenn die Veranstaltung ausgebucht ist, können neue Besucher auf eine Warteliste gesetzt und automatisch benachrichtigt werden, sobald ein Slot frei wird.
• Nachrichten — wählen Sie aus, welche Nachrichtenvorlagen für Buchungsbestätigung, Zahlungserinnerungen, Stornierungen, Teilnahmeerinnerungen und Wartelisten-Updates gesendet werden. Jede Veranstaltung hat ihren eigenen Slot für jeden Zweck, sodass Sie Vorlagen pro Veranstaltung mischen und anpassen können.
• Verantwortliche Person — das Teammitglied, dem die Veranstaltung gehört. Es ist diejenige Person, an die Micali.online schreibt, wenn etwas Aufmerksamkeit braucht, sie ist es, zu der %responsible_person% in Ihren Nachrichten aufgelöst wird, und sie ist vorausgewählt, um Gespräche darüber zu führen. Ein einzelner Termin kann jemand anderen benennen — so decken Sie die Woche eines Kollegen ab, ohne die Veranstaltung selbst anzufassen.
• Anhänge — Dateien, die mit der Veranstaltung mitgehen, bis zu 8 MB pro Datei. Sie werden genau so gespeichert, wie sie hochgeladen wurden: Nichts wird in der Größe verändert oder zugeschnitten, sodass ein Lageplan oder ein eingescanntes Formular lesbar bleibt.

Dienste & Prozeduren

Dienste sind für 1:1-Buchungen, bei denen der Besucher eine Zeit auswählt, die für ihn passt. Denken Sie an einen Friseursalon, eine Privatstunde, eine Beratung oder eine Behandlung.

Wie Dienste und Prozeduren zusammenhängen

• Ein Dienst ist der Container — das Angebot als Ganzes (zum Beispiel „Friseursalon Innenstadt“). Er hat einen Namen, eine Beschreibung, einen Standort, eine Adresse und eine Zeitzone.
• Eine Prozedur ist eine bestimmte Sache, die Sie innerhalb dieses Dienstes buchen können (zum Beispiel „Haarschnitt — 30 Minuten“, „Färben — 90 Minuten“). Ein Dienst kann viele Prozeduren haben.
• Verfügbarkeit ist der Kalender von Zeitfenstern, in denen Besucher buchen können. Diese legen Sie pro Dienst fest.
• Zeitraster legt fest, wie oft eine Buchung innerhalb dieser Zeitfenster beginnen kann — alle 5, 10, 15, 20, 30, 60 oder 120 Minuten, standardmäßig 15. Es ist eine einzige Einstellung für den gesamten Dienst: Was einem Besucher angeboten wird und wohin Sie ihn buchen können, folgt demselben Raster, sodass Sie nichts buchen können, was der Besucher sich nicht auch selbst hätte buchen können.

Auf der öffentlichen Seite wählt ein Besucher zuerst einen Dienst aus, dann eine Prozedur, dann einen freien Zeitraum — und füllt schließlich alle erforderlichen Formulare aus.

Automatisierte Nachrichten

Jede Prozedur kann mit vier Nachrichtenvorlagen verbunden werden — eine für den Moment, in dem eine Buchung erstellt wird, eine für die Bestätigung, eine für die Ablehnung und eine Erinnerung vor dem Termin. Wählen Sie die Vorlagen pro Prozedur, damit verschiedene Dienste in unterschiedlichem Ton sprechen können.

Räume

Räume sind gemeinsam genutzte Bereiche, die nur von Ihnen freigegebene Personen buchen können — ein Besprechungsraum, ein Studio, ein Arbeitsplatz, ein Proberaum. Anders als bei einem Dienst bucht der Besucher nicht Ihre Zeit für etwas, das Sie anbieten; er reserviert den Raum so lange, wie er ihn braucht, innerhalb der Regeln, die Sie festlegen.

Wer buchen kann: Gruppen

Eine Gruppe ist eine Bezeichnung, die Sie Personen geben — Mitarbeiter, Management, Mitglieder. Eine Person kann mehrere Gruppen haben, und ein Raum listet die Gruppen auf, die ihn buchen dürfen; eine davon genügt. Einen Raum ohne Gruppe kann nur Ihr Team buchen.

Personen einladen unter Räume → Zugang: Fügen Sie die E-Mail-Adressen ein, wählen Sie die Gruppen aus und senden Sie die Einladung. Es gibt kein Passwort — sie melden sich mit einem an diese Adresse gesendeten Einmalcode an.

Ein angemeldeter Besucher, der einen sichtbaren Raum öffnet, den er noch nicht buchen kann, kann um Zugang bitten. Die verantwortlichen Personen des Raums genehmigen (was ihm die Gruppen des Raums gibt) oder lehnen ab, und der Besucher erhält in jedem Fall eine E-Mail.

Für einen Coworking-Space oder einen Raum, den jeder nutzen darf, stellen Sie den Raum auf Jeder, der sich anmeldet. Bedenken Sie, dass sich jeder mit einer beliebigen E-Mail-Adresse anmelden kann.

Sichtbar oder verborgen

Ein sichtbarer Raum zeigt seine Fotos, Beschreibung, Kapazität, Zeiten und Regeln jedem mit dem Link, aber zum Buchen sind weiterhin Anmeldung und eine Gruppe nötig. Ein verborgener Raum antwortet allen, die ihn nicht buchen können, mit „Nicht gefunden“, sodass selbst ein durchgesickerter Link nichts preisgibt. Es gibt keine öffentliche Liste aller Räume: Personen gelangen über Ihre Buchungsseite oder den eigenen Link zu einem Raum. Sie können die Sichtbarkeit direkt aus der Raumliste ändern.

Wichtige Einstellungen

• Zeiten — wann der Raum gebucht werden kann, pro Wochentag, bei Bedarf mit mehreren Zeitspannen am Tag. Ihr Team kann auch außerhalb davon buchen.
• Vor- und Nachbereitung — Minuten, die der Raum vor und nach jeder Buchung gesperrt bleibt (0 = keine).
• Zeitraster — wie oft eine Buchung beginnen und enden kann, zum Beispiel alle 15 Minuten.
• Regeln für Besucher — die längste Buchung, die Mindestpause zwischen den eigenen Buchungen einer Person (damit zwei aufeinanderfolgende 2-Stunden-Buchungen ein 2-Stunden-Limit nicht umgehen können) und wie viele Tage im Voraus. Sie gelten nur für das, was Besucher selbst buchen.
• Automatisch bestätigen — ein: Die Buchung wird sofort bestätigt. Aus: Sie wartet, bis eine verantwortliche Person sie bestätigt oder ablehnt.
• Gemeinsamer Kalender — aus, Titel oder Titel mit Namen. Er bestimmt, was die Personen, die den Raum buchen dürfen, bei belegten Zeiten sehen; niemand sonst sieht ihn je.
• Verantwortliche Personen — Teammitglieder, die von neuen Buchungen, Stornierungen und Zugangsanfragen erfahren und darüber entscheiden. Ist niemand ausgewählt, werden Administratoren informiert.

Wie ein Besucher einen Raum bucht

Auf der Raumseite meldet sich der Besucher an, wählt einen Tag im Kalender, dann eine freie Startzeit — belegte Zeiten bleiben im Raster, grau hinterlegt — und schließlich die Dauer, wofür die Buchung ist und eine optionale Notiz. Jeder Schritt hat seine eigene Adresse, sodass ein Neuladen der Seite die Position erhält. Ihre Raumbuchungen erscheinen unter Meine Buchungen, wo sie bis zum Beginn der Buchung storniert werden können.

Mit Raumbuchungen arbeiten

Räume → Kalender zeigt die Woche für einen Raum oder für alle, mit den auf Bestätigung wartenden Buchungen oben. Klicken Sie auf eine freie Zeit, um für jemanden zu buchen (per E-Mail) oder den Raum intern zu blockieren; klicken Sie auf eine Buchung, um sie zu bestätigen, abzulehnen, zu verschieben, umzubenennen oder zu stornieren. Ihre eigenen Buchungen überspringen die Regeln für Besucher und die Zeiten, können sich aber nie mit einer anderen Buchung überschneiden. Eine Buchung kann wiederholen — jeden Werktag, jede Woche oder alle zwei Wochen, für bis zu einem Jahr — bereits belegte Termine werden übersprungen und aufgelistet. Die Seite Besucher hat einen Tab Räume mit den Buchungen jedes Raums, und die Liste Alle Besucher zeigt die Gruppen aller.

Automatisierte Nachrichten

Jeder Raum wählt, welche Nachrichtenvorlage wann ausgeht: wenn die Buchung auf Bestätigung wartet, bestätigt wird (mit angehängter Kalenderdatei), abgelehnt wird, vom Besucher storniert wird, von Ihnen storniert wird, auf eine andere Zeit verschoben wird, und eine Erinnerung eine festgelegte Anzahl Stunden vorher. Ihr erster Raum erhält fertige Vorlagen, die Sie bearbeiten können.

Mitgliedschaften

Eine Mitgliedschaft ist ein vorausbezahlter Plan, den ein Besucher erwirbt — eine Stempelkarte, ein Monatsabonnement, ein Saisonpass. Verwenden Sie Mitgliedschaften, um im Voraus abzurechnen und um zu steuern, wer bestimmte Veranstaltungen buchen darf.

Was eine Mitgliedschaft definiert

• Preis & Währung — was der Besucher zahlt.
• Nutzungsgrenzen — maximale Anzahl an Nutzungen und/oder maximale Dauer in Tagen. Lassen Sie ein Limit leer oder setzen Sie es auf 0, gilt es als unbegrenzt.
• Verfügbarkeitszeitraum — wann die Mitgliedschaft gekauft werden kann (available_from und optional available_to).

Wie Mitgliedschaften Veranstaltungen freischalten

Für sich allein ist eine Mitgliedschaft nur ein Produkt, das Besucher kaufen können. Um sie als Zugangsbeschränkung zu verwenden, verknüpfen Sie sie mit einer oder mehreren Veranstaltungen als erlaubte Mitgliedschaft. Danach können nur Besucher mit dieser Mitgliedschaft die Veranstaltung buchen.

Standardmäßig wird ein Guthaben erst verbraucht, wenn jemand bestätigt, dass der Besucher tatsächlich erschienen ist — der Platz wartet auf den Schalter anwesend in der Besucherliste. Zwei Einstellungen können das auf zwei verschiedenen Ebenen außer Kraft setzen: Der Plan kann festlegen, dass diese Mitgliedschaft immer ein Guthaben verbraucht, und eine einzelne Veranstaltung kann festlegen, dass diese Veranstaltung auch ohne Teilnahme ein Guthaben verbraucht. Schon eine der beiden Einstellungen allein genügt.

Ein Nichterscheinen kostet den Besucher also ein Guthaben, wenn der Plan oder die Veranstaltung dies vorschreibt, und kostet nichts, wenn keiner von beiden dies tut — in diesem Fall bleibt das Guthaben einfach bestehen, bis ein Manager den Besucher als anwesend markiert.

Die Mitgliedschaft eines Besuchers verfolgen

Öffnen Sie die Mitgliedschaft eines Besuchers, erhalten Sie die Liste jeder Buchung, die ein Guthaben davon verbraucht hat, mit dem Datum, an dem jede gezählt wurde. Wenn jemand fragt, warum er noch drei statt vier Besuche übrig hat, ist diese Liste die Antwort.

Sie können außerdem das Guthaben für genau diese eine Person ändern, ohne den Plan anzufassen, auf dem alle anderen sind — geben Sie eine Ersatzstunde nach einer Absage, oder korrigieren Sie eine Fehlzählung. Legen Sie ihre Startzahl fest, oder addieren und subtrahieren Sie im Laufe der Zeit davon; jede Änderung wird zusammen mit der Person erfasst, die sie vorgenommen hat, sodass sich ein angepasster Kontostand später immer erklären lässt.

Wie eine Mitgliedschaft verwendet wird

Wenn ein Besucher mit einer gültigen Mitgliedschaft etwas bucht, das die Mitgliedschaft abdeckt, wird sie standardmäßig für ihn angewendet — er muss nicht daran denken, sie auszuwählen, und Sie müssen sie nicht nachträglich zuordnen. Anwenden ist nicht dasselbe wie Verbrauchen: Das Guthaben wird in diesem Moment reserviert und erst gezählt, sobald die Anwesenheit gemäß den oben beschriebenen Regeln geklärt ist.

Automatisierte Mitgliedschaftsnachrichten

Mitgliedschaften können vier Nachrichtenvorlagen auslösen:

• Nach jeder Nutzung — bestätigt, dass ein Guthaben verbraucht wurde, und wie viele übrig sind.
• Vor dem Enddatum — ein Hinweis eine konfigurierbare Anzahl Tage vor Ablauf der Mitgliedschaft.
• Bei Ablauf — gesendet, wenn die Mitgliedschaft endet.
• Wenig verbleibende Nutzungen — gesendet, wenn die verbleibenden Guthaben des Besuchers unter einen von Ihnen festgelegten Schwellenwert fallen.

Formulare

Ein Formular ist die Menge an Fragen, die ein Besucher beim Buchen beantwortet. Erstellen Sie es einmal und hängen Sie es überall an, wo Sie die Antworten benötigen — an eine Veranstaltung, einen Dienst, eine Mitgliedschaft oder jeden einzelnen Teilnehmer einer Reservierung.

Was Sie fragen können

Jedes Feld hat eine Bezeichnung, einen Typ und einen internen Namen. Die verfügbaren Typen sind:

Text und langer Text, Zahl, Auswahl (Optionsfelder oder eine Dropdown-Liste) sowie Datum, Uhrzeit oder Datum & Uhrzeit.

Formulare für jeden Teilnehmer

Wenn eine Buchung Begleitpersonen einschließen kann, kann eine Veranstaltung die Angaben von jedem Teilnehmer verlangen, nicht nur von der buchenden Person. Dieses Formular muss ein Feld mit dem Namen name enthalten — es ist das, was jeden Teilnehmer in Ihren Listen identifiziert.

Wiederkehrende Besucher tippen nichts erneut

Wenn jemand, der ein Formular schon einmal beantwortet hat, erneut bucht, werden seine letzten Antworten zu demselben Formular automatisch eingetragen. Der Abgleich erfolgt anhand des Formulars, nicht danach, wo geantwortet wurde — zwei Veranstaltungen, die sich ein Formular teilen, füllen sich also gegenseitig vor, und die aktuellste Antwort gewinnt immer.

Eine alte Antwort wird nur wiederverwendet, wenn sie noch zum Feld passt, so wie es heute definiert ist. Ein Feld, das inzwischen entfernt oder umbenannt wurde, eine Auswahlmöglichkeit, die nicht mehr auf der Liste steht, eine Zahl, die jetzt außerhalb des zulässigen Bereichs liegt — all das bleibt stattdessen leer. Einen solchen Wert stillschweigend zu übernehmen wäre schlimmer als ein leeres Feld: Der Besucher würde nichts im Feld sehen, während die veraltete Antwort trotzdem übermittelt würde.

Nachrichtenvorlagen

Eine Nachrichtenvorlage ist ein wiederverwendbares Textstück, das die Plattform im richtigen Moment an Besucher sendet — Buchungsbestätigung, Zahlungserinnerung, Teilnahmeerinnerung, Ablaufwarnung usw. Definieren Sie eine Vorlage einmal auf Kontoebene und verweisen Sie auf sie von jeder Veranstaltung, Dienstprozedur oder Mitgliedschaft, die sie verwenden soll.

Eine Vorlage, drei Kanäle

Jede Vorlage hat Slots für eine E-Mail-Version (Betreff + Inhalt), eine SMS-Version (Betreff + Inhalt) und eine Push-Benachrichtigung (Titel + Inhalt). Füllen Sie eine, zwei oder alle drei aus — beim Speichern muss mindestens eine davon vorhanden sein.

Was Sie leer lassen, wird einfach nicht verwendet:

• Wenn der E-Mail-Inhalt leer ist, wird keine E-Mail gesendet, wenn diese Vorlage ausgelöst wird.
• Wenn der SMS-Inhalt leer ist, wird keine SMS gesendet, wenn diese Vorlage ausgelöst wird.
• Wenn der Push-Inhalt leer ist, wird keine Push-Benachrichtigung gesendet, wenn diese Vorlage ausgelöst wird.

Neben dem Text hat jede Vorlage einen Schalter E-Mail senden und einen Schalter SMS senden, beide standardmäßig eingeschaltet. Einen davon auszuschalten, behält den Wortlaut genau so bei, wie Sie ihn geschrieben haben, stoppt aber den Versand auf diesem Kanal — praktisch, um SMS für einen Monat zu pausieren, ohne den Text später erneut eingeben zu müssen. Sie können sie direkt in der Vorlagenliste umschalten. Push hat keinen Schalter: Er wird immer versendet, wenn die Vorlage einen Push-Text hat, da dies der einzige Kanal ist, der einen Besucher erreicht, der Ihnen weder eine E-Mail-Adresse noch eine Telefonnummer angegeben hat.

Ein Kanal braucht außerdem ein Ziel, an dem er landen kann. E-Mail wird bei einem Besucher ohne E-Mail-Adresse übersprungen und SMS bei einem Besucher ohne Telefonnummer, unabhängig davon, wie die Schalter eingestellt sind.

Platzhalter, die Sie verwenden können

Vorlagen unterstützen einfache Variablen, die zum Sendezeitpunkt durch echte Daten ersetzt werden. Sie können diese in Betreff oder Inhalt auf beiden Kanälen einfügen:

Platzhalter, die für eine bestimmte Nachricht nicht gelten (zum Beispiel %event_name% in einer Diensterinnerung), bleiben einfach leer.

Wo Vorlagen verwendet werden

Meistens wird eine Vorlage automatisch von der Entität abgerufen, die die Nachricht auslöst. Hier ist die vollständige Liste der Slots.

Bei einer Veranstaltung

• Buchung erstellt — gesendet in dem Moment, in dem ein Besucher eine Reservierung absendet.
• Bestätigung — gesendet, wenn die Reservierung (manuell oder automatisch) bestätigt wird.
• Erstbestätigung — wird anstelle der üblichen Bestätigung gesendet, wenn dies die erste Buchung des Besuchers für diese Veranstaltung ist, damit Neulinge herzlicher willkommen geheißen werden können als Stammgäste.
• Zahlung fehlt — Zahlungserinnerung, mit einer oder zwei konfigurierbaren Vorlaufzeiten (erste und zweite Erinnerung, in Stunden vor der Veranstaltung).
• Teilnahmeerinnerung — gesendet eine konfigurierbare Anzahl Stunden vor der Veranstaltung.
• Stornierung — gesendet, wenn der Besucher storniert.
• Konto-Stornierung — gesendet, wenn ein Admin die Reservierung des Besuchers storniert.
• Warteliste — hinzugefügt — gesendet, wenn der Besucher auf die Warteliste gesetzt wird.
• Warteliste — befördert — gesendet, wenn ein Slot frei wird und der Besucher buchen darf.

Bei einer Dienstprozedur

• Buchung erstellt — gesendet, wenn der Besucher die Anfrage absendet.
• Bestätigung — gesendet, wenn der Termin genehmigt wird.
• Erstbestätigung — wird anstelle der üblichen Bestätigung gesendet, wenn dies die erste Buchung des Besuchers für diesen Dienst ist.
• Ablehnung — gesendet, wenn die Anfrage abgelehnt wird.
• Erinnerung — gesendet vor dem Termin.

Bei einer Mitgliedschaft

• Nach jeder Nutzung — gesendet jedes Mal, wenn ein Guthaben verbraucht wird.
• Vor Enddatum — gesendet eine konfigurierbare Anzahl Tage vor Ablauf der Mitgliedschaft.
• Bei Ablauf — gesendet, wenn die Mitgliedschaft ihr Enddatum erreicht.
• Wenig verbleibende Nutzungen — gesendet, wenn die Anzahl der verbleibenden Guthaben unter den von Ihnen festgelegten Schwellenwert fällt.

KI

Micali.online kann Ihre Fragen zur App beantworten, Ihnen beim Schreiben helfen und die Nachrichten erzeugen, die Ihre Besucher erhalten. All das ist optional, und nichts davon wird an einen Besucher gesendet, ohne dass Sie es vorher gesehen haben.

KI fragen

Ein Assistent in der App, der sowohl weiß, wie Micali.online funktioniert, als auch, was sich in Ihrem eigenen Konto befindet, sodass Sie fragen können „Wie verhindere ich, dass diese Veranstaltung öffentlich erscheint?“ oder „Welche meiner Mitgliedschaften laufen diesen Monat aus?“ und eine Antwort zu Ihrem Setup erhalten. Das Gespräch ist privat für Ihr Konto und wird sieben Tage lang aufbewahrt.

Welche KI die Arbeit übernimmt

Ein Root-Admin wählt die Verbindung unter KI in den Kontoeinstellungen aus. Es gibt zwei Möglichkeiten, sie zu betreiben:

• Ihr eigener Schlüssel — fügen Sie einen API-Schlüssel von ChatGPT oder Gemini ein. Sie bezahlen Ihren Anbieter direkt, und Micali.online berechnet dafür nichts.
• Integriert — nutzen Sie die eigene Verbindung von Micali.online, ohne etwas einrichten zu müssen.

Ein eingefügter Schlüssel wird nur schreibend gespeichert: Die App zeigt Ihnen eine maskierte Vorschau und kann ihn Ihnen wieder anzeigen, aber er wird niemals über die API herausgegeben. Sie können die Verbindung vor dem Speichern testen und sehen, wie viel Sie bereits genutzt haben.

Schreibassistent

Neben den meisten längeren Textfeldern — einer Veranstaltungs- oder Dienstbeschreibung, Ihrer Unternehmensbeschreibung, einer Chat-Antwort an einen Kunden — befinden sich zwei Schaltflächen. Verbessern optimiert, was Sie bereits geschrieben haben; Generieren schreibt aus einer kurzen Vorgabe einen ersten Entwurf. Beide zeigen das Ergebnis in einem Dialog an, den Sie annehmen oder ablehnen können, sodass nie stillschweigend etwas überschrieben wird.

KI-verfasste Besuchernachrichten

Eine Nachrichtenvorlage kann auf jedem ihrer Kanäle statt eines festen Wortlauts einen Prompt enthalten. Der Text wird dann zum Zeitpunkt des Versands aus dem Prompt und den Details dieser Buchung neu geschrieben, sodass jeder Besucher etwas Spezifisches erhält statt eines einzigen Satzes, in den nur sein Name eingesetzt wurde.

Füllen Sie auch den statischen Text aus. Er dient als Rückfalloption: Schlägt die Generierung fehl oder besitzt das Konto keine KI-Verbindung, wird stattdessen der statische Wortlaut gesendet, und der Besucher bemerkt nichts davon.

Claude & ChatGPT (MCP)

Micali.online betreibt einen MCP-Server. Verbinden Sie ihn einmal mit Claude oder ChatGPT, und Sie können in gewöhnlicher Sprache nach Ihren Buchungen fragen — „Wer hat für Samstag noch nicht bezahlt?“ — ohne die App überhaupt zu öffnen. Der Assistent läuft über Ihr eigenes KI-Abo, sieht nur das, was Sie selbst sehen können, und kann jederzeit von Ihrem Profil getrennt werden.

So verbinden Sie sich

Vier Schritte, etwa eine Minute, und danach liegt kein Schlüssel und kein Passwort mehr irgendwo herum.

1. Kopieren Sie die Adresse

   Öffnen Sie in der App Profil → KI-Verbindungen und kopieren Sie die Adresse mit der Schaltfläche Kopieren. Sie lautet https://mcp.micali.online — die ganze Adresse, ohne dass etwas dahinter steht.

2. Fügen Sie ihn als benutzerdefinierten Connector hinzu

   Öffnen Sie in Claude oder ChatGPT die Connector-Einstellungen und fügen Sie einen neuen benutzerdefinierten Connector hinzu, indem Sie diese Adresse als URL einfügen. Mehr ist nicht nötig — kein API-Schlüssel, keine Client-ID, nichts, was Sie vorher bei uns registrieren müssten. Alles andere, was MCP spricht, verbindet sich genauso: Claude Code, Codex, Cursor.

3. Wählen Sie Manager oder Gast, und melden Sie sich an

   Unsere eigene Anmeldeseite öffnet sich. Wählen Sie Manager, um an einem Konto zu arbeiten, das Sie leiten, oder Gast, um Ihre eigenen Reservierungen zu sehen. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie bereits bei Micali.online verwenden, und geben Sie den 6-stelligen Code ein, den Sie per E-Mail erhalten. Es ist dieselbe Anmeldung wie in der App: Der Assistent sieht Ihren Code nie, und Sie geben ihm nie ein Passwort.

4. Fragen Sie etwas

   Der Connector erscheint in der Werkzeugliste des Assistenten und ist einsatzbereit. Eine gute erste Frage ist eine unspektakuläre: „Was steht diese Woche bei mir an, und wer hat noch nicht bezahlt?“

Was Sie als Manager fragen können

Dem Assistenten stehen siebenunddreißig Werkzeuge zur Verfügung, und er wählt selbst zwischen ihnen, sodass es keine Befehle zu lernen gibt. Wissenswert ist der Umriss dessen, was er erreichen kann:

• Veranstaltungen und Termine — die Liste, mit Angabe, wie voll jeder Termin ist, sowie die gesamte Einrichtung einer Veranstaltung: Kapazität, Fristen, Zahlung, Bestätigung.
• Buchungen — wer für einen Termin angemeldet ist, mit Kontaktdaten und dem Status bestätigt / bezahlt / anwesend. Kann auf einen Termin eingegrenzt werden oder auf nur die unbezahlten oder unbestätigten.
• Warteliste — wer auf einen freien Platz wartet, mit der längsten Wartezeit zuerst.
• Gäste — Suche nach Name, E-Mail oder Telefon, und dann das Profil einer Person mit ihren Mitgliedschaften und aktuellen Buchungen.
• Mitgliedschaftspläne — was Sie verkaufen, zu welchem Preis, mit welchem Limit, und wie viele Personen gerade eine davon besitzen.
• Dienste und Termine — was Sie anbieten, und wer in einem bestimmten Zeitraum einen Termin gebucht hat.
• Räume — die Räume und wer sie buchen kann, die Buchungen in einem Zeitraum und die, die auf Bestätigung warten, Zugangsgruppen und die Personen, die sie haben, sowie Zugangsanfragen. Er kann außerdem einen Raum einrichten, ihn für jemanden einmalig oder wiederkehrend buchen, eine Buchung bestätigen, ablehnen, verschieben oder stornieren, Personen per Einladung eine Gruppe geben und eine Anfrage genehmigen.
• Buchungsformulare — die zusätzlichen Fragen, die Gäste Feld für Feld beantworten, sowie das Erstellen oder Umschreiben eines Formulars anhand einer Beschreibung.
• Feedback-Fragebögen und ihre Ergebnisse — die Umfrage, die nach einer Veranstaltung oder einem Termin verschickt wird, die Bewertung je Frage sowie jede einzelne Antwort mit Angabe, wer sie gegeben hat und worum es ging.
• Buchungen, die auf Bestätigung warten — Gäste, die das Formular ausgefüllt, aber nie auf den Link in ihrer E-Mail geklickt haben, sowie eine Buchung im Namen eines Gastes bestätigen.
• Die Personen, die das Konto verwalten — wer sie sind und welche Rolle sie haben, jemanden einladen, eine Rolle ändern, jemanden entfernen.
• Die Kontoeinstellungen selbst — Name, Kontaktdaten, Adresse, Zeitzone, Sprache, Formate, öffentliche Subdomain, Social-Media-Links.
• Den Status einer Buchung ändern — bestätigt, bezahlt, anwesend.
• Eine Buchung stornieren im Namen eines Gastes.
• Erstellen und Ändern dessen, was Sie anbieten — Veranstaltungen und ihre Termine, Dienste, Mitgliedschaftspläne, Formulare, Fragebögen. Nicht nur das Buchungssetup lesen, sondern es auch schreiben: „montags um sechs Uhr einen Anfängerkurs für acht Wochen mit zwölf Plätzen einrichten“ ist eine einzige Anfrage.

Zweiundzwanzig der siebenunddreißig lesen nur, fünfzehn können etwas ändern. Diese Aufteilung ist wichtig, weil Ihr Assistent Sie fragt, bevor er irgendetwas aus der zweiten Gruppe ausführt, und bei der ersten nie fragt — so bleiben Fragen schnell und Änderungen bewusst.

In der Praxis beantwortet er Fragen wie „Wie viele Plätze sind nächste Woche noch frei?“, „Hat sie noch Besuche auf ihrem Pass übrig?“, „Wer hat den Kurs am letzten Freitag verpasst?“, „Peters Samstag als bezahlt markieren“, „dem Dienstagskurs drei weitere Termine hinzufügen“, „Was haben die Leute im Feedback letzten Monat gesagt?“. Er findet das Konto, die Veranstaltung und die Buchung von selbst — Sie müssen nie eine ID nennen.

Was ein Gast fragen kann

Gäste verbinden sich genau auf dieselbe Weise, indem sie auf der Anmeldeseite Gast wählen, und erhalten fünf eigene Werkzeuge:

• die Organisationen, bei denen sie registriert sind,
• ihre eigenen Reservierungen — Veranstaltungen, Termine und Raumbuchungen, standardmäßig die bevorstehenden,
• ihre Mitgliedschaften, mit genutzten und verbleibenden Besuchen,
• eine Suche nach Terminen, die sie buchen können, einschließlich wie viele Plätze frei sind,
• die Stornierung ihrer eigenen Buchung — bei einer Veranstaltungsbuchung unter Einhaltung der vom Veranstalter festgelegten Frist, bei einer Raumbuchung jederzeit vor ihrem Beginn.

So trennen Sie die Verbindung

Ein Zugriff, den Sie nicht mit einem einzigen Klick widerrufen können, ist kein Zugriff, den es wert ist, gewährt zu werden. Jede Verbindung wird in Ihrem Profil aufgeführt, mit dem Tag, an dem sie hergestellt wurde, und wann sie zuletzt genutzt wurde.

1. Öffnen Sie die Liste

   Profil → KI-Verbindungen, derselbe Ort, an dem auch die Adresse steht. Gäste haben denselben Abschnitt in ihrem eigenen Profil.

2. Drücken Sie auf Trennen

   Die Schaltfläche Trennen neben dem Assistenten, den Sie abschneiden möchten, und anschließend im Dialog bestätigen.

3. Sofort verschwunden

   Dieser eine Connector verliert sofort den Zugriff. Alles andere bleibt unangetastet — die App in Ihrem Browser bleibt angemeldet, ebenso jeder andere Assistent, den Sie verbunden haben. Sie können denselben später wieder hinzufügen; er durchläuft dann einfach erneut die Anmeldung.

Eine Verbindung, die Sie vergessen, endet von selbst. Das Zugriffstoken gilt fünf Stunden, und der Assistent erneuert es im Hintergrund, aber die Erneuerung endet nach 90 Tagen.

Was der Assistent absichtlich nicht kann

Einer KI Zugriff auf Gastdaten zu geben, ist eine Entscheidung, die sichtbare Grenzen verdient. Das sind unsere.

• Er sieht nie mehr als Sie selbst. Jeder einzelne Aufruf prüft erneut, ob Sie dieses Konto tatsächlich verwalten. Es gibt kein „derzeit geöffnetes Konto“, auf das er sich stützen könnte, und daher auch keine Möglichkeit, ihn zu den Daten eines anderen zu überreden.
• Teammitglieder sind vorerst deaktiviert. Ein Teammitglied sieht nur die Veranstaltungen und Dienste, die ihm zugewiesen sind, und diese Einschränkung müsste innerhalb jedes der achtundzwanzig Werkzeuge einzeln nachgebaut werden. Solange das nicht eingebaut ist, lehnt der Connector ihre Anmeldung mit einer klaren Begründung ab, statt eine halb korrekte Ansicht auszuliefern.
• Alles, was sich nicht rückgängig machen lässt, gilt als destruktiv. Das Protokoll erlaubt es jedem Werkzeug, anzugeben, ob es nur liest und ob sich seine Wirkung rückgängig machen lässt, und Claude und ChatGPT fragen vorher nach, bevor sie etwas aus der zweiten Gruppe ausführen. Das Stornieren einer Buchung ist als destruktiv markiert — es löscht die Zeile, benachrichtigt den Gast und bietet den freigewordenen Platz der ersten wartenden Person an —, ebenso wie das Löschen einer Veranstaltung, eines Dienstes, eines Mitgliedschaftsplans, eines Formulars oder eines Fragebogens sowie das Entfernen einer Person aus dem Konto. Diese Werkzeuge weisen den Assistenten außerdem an, Ihnen in Worten vorzulesen, was gleich verloren geht, und auf ein ausdrückliches Ja zu warten.
• Er hält sich an dieselben Regeln wie Sie. Die Werkzeuge, die etwas ändern, haben keine eigene Version der Regeln — sie führen genau denselben Code aus, den auch die App ausführt, wenn Sie auf die Schaltfläche klicken. Ein Admin, der kein Root-Admin ist, kann den Geschäftsnamen also auch über den Assistenten nicht ändern, niemand kann sich selbst den eigenen Zugriff entziehen, das Löschen einer Veranstaltung schreibt weiterhin an alle, die dafür gebucht sind, und ein neuer Manager erhält weiterhin die gewöhnliche Einladungs-E-Mail.
• Wir sehen Ihr Gespräch nie. Der Assistent läuft über Ihr eigenes Abo und spricht direkt mit Ihnen. Auf unserer Seite sehen wir nur die einzelnen Werkzeugaufrufe, die eingehen — dasselbe, was wir sähen, wenn Sie sich durch die App klicken würden. Der Text Ihrer Fragen und seiner Antworten erreicht uns nie.

Öffentlich vs. Aktiv — was jeder Schalter bedeutet

Veranstaltungen, Dienste und Mitgliedschaften teilen sich zwei Ein/Aus-Schalter. Sie sehen ähnlich aus, beantworten aber zwei verschiedene Fragen.

Kombinationen und was sie bedeuten

Webhooks

Mit Webhooks kann Micali.online Ihre eigenen Systeme in dem Moment benachrichtigen, in dem in einem Konto etwas geschieht — ein neuer Besucher, eine Buchung, eine Mitgliedschaftszahlung. Konfigurieren Sie eine oder mehrere Listener-URLs pro Konto, wählen Sie die Ereignisse aus, die Sie interessieren, und Micali.online sendet bei jedem Auslösen eine JSON-Nutzlast an jede URL. Perfekt zum Synchronisieren von Buchungen in ein CRM, zum Auslösen nachgelagerter Automatisierungen oder zum Erstellen von Dashboards auf Basis Ihrer Reservierungsdaten.

Wer kann sie konfigurieren

Nur Root-Admins können Webhook-Listener erstellen, bearbeiten und löschen. Admins und Teammitglieder können sie weder sehen noch ändern. Webhooks befinden sich zusammen mit den anderen Integrationen — öffnen Sie Konnektoren → Webhooks, um sie zu verwalten.

Ereignisse, die Sie abonnieren können

Jeder Listener ist an einen einzigen Ereignistyp gebunden. Fügen Sie mehrere Listener hinzu — auch wenn sie auf dieselbe URL zeigen — um mehr als einen Ereignistyp zu empfangen. Der Katalog der derzeit ausgelösten Ereignisse umfasst:

• visitor.created — ein neuer Besucher hat sich im Konto registriert.
• visitor.updated — ein vorhandenes Besucherprofil wurde aktualisiert.
• event_booking.created — ein Besucher hat einen Veranstaltungstermin gebucht.
• event_booking.confirmed — eine Veranstaltungsbuchung wurde bestätigt (manuell oder automatisch).
• event_booking.cancelled — eine Veranstaltungsbuchung wurde storniert.
• service_booking.created — ein Besucher hat einen Dienst-Termin gebucht.
• service_booking.confirmed — eine Dienstbuchung wurde bestätigt.
• service_booking.cancelled — eine Dienstbuchung wurde storniert.
• membership.assigned — einem Besucher wurde eine Mitgliedschaft zugewiesen.
• membership.paid — eine Besuchermitgliedschaft wurde als bezahlt markiert.
• membership.ended — eine Besuchermitgliedschaft hat ihr Enddatum erreicht.

Was gesendet wird

Jede Zustellung ist ein einzelner HTTP-POST an Ihre URL mit einem JSON-Body. Die folgenden Header begleiten die Anfrage immer:

• Content-Type: application/json — der Body ist immer JSON-kodiert.
• User-Agent: micali-webhooks/1.0 — identifiziert den Absender.
• X-Micali-Event: <event_type> — wiederholt den Ereignistyp, damit Sie ohne Parsen des Bodys weiterleiten können.
• Authorization — nur vorhanden, wenn Sie die Authentifizierung am Listener konfigurieren (siehe unten).

Form der Nutzlast

Alle Nutzlasten verwenden denselben Umschlag:

• event — der Ereignistyp (derselbe Wert wie der X-Micali-Event-Header).
• occurred_at — ISO-8601-Zeitstempel, wann der Trigger ausgeführt wurde.
• resource — die Art des Objekts innerhalb von data: event_booking, service_booking oder visitor_membership.
• data — ein Schnappschuss der Ressource, einschließlich ihrer öffentlichen ID, der aktuellen Statusflags und der Kontaktdaten des Besuchers (E-Mail, Vor- und Nachname, Telefon). Veranstaltungs- und Dienstbuchungen enthalten außerdem den verknüpften Veranstaltungs- oder Dienst-/Verfahrensblock; Mitgliedschafts-Nutzlasten enthalten den Mitgliedschaftsnamen und die öffentliche ID.

Identifizieren Sie Objekte über mehrere Zustellungen hinweg anhand ihrer public_id — das ist der stabile, menschlich teilbare Bezeichner, den wir überall sonst in der Plattform verwenden.

Authentifizierung

Wählen Sie ein Authentifizierungsschema, damit Ihr Empfänger überprüfen kann, dass die Anfrage von Micali.online stammt:

• Keine — es wird kein Authorization-Header gesendet. Verwenden Sie dies nur, wenn Ihr Endpunkt anderweitig geschützt ist (signierte URL, IP-Zulassungsliste, privates Netzwerk).
• Basic — Benutzername und Passwort werden als Standard-Authorization: Basic ...-Header gesendet.
• Bearer-Token — das von Ihnen bereitgestellte Token wird als Authorization: Bearer <token> gesendet. Verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nie wieder von der API zurückgegeben.

Zustellung und Wiederholungen

Die Zustellung erfolgt asynchron und läuft über die Hintergrund-Job-Warteschlange der Plattform. Wenn der Empfänger einen Nicht-2xx-Status zurückgibt (oder die Anfrage komplett fehlschlägt), wiederholt der Job mit exponentiellem Backoff — beginnend bei 60 Sekunden, jedes Mal verdoppelt und auf eine Stunde zwischen den Versuchen begrenzt. Nach zehn fehlgeschlagenen Versuchen wird die Zustellung als fehlgeschlagen markiert und verworfen. Listener, die zwischen dem Auslöser und der tatsächlichen Zustellung deaktiviert oder gelöscht werden, werden stillschweigend übersprungen.

Erste Schritte

Der schnellste Weg von einem leeren Konto zu einer buchbaren Seite ist, das Einrichtungsinterview für Sie erstellen zu lassen.

Das Einrichtungsinterview

Einem Root-Admin eines neuen Kontos wird ein Interview angeboten, das in einfacher Sprache nach dem Geschäft fragt — was Sie anbieten, ob Leute in Gruppen zu einer festen Zeit kommen oder ihren eigenen Termin buchen, wie lange die Dinge dauern, wann Sie geöffnet haben, wer mit Ihnen arbeitet — und daraufhin die gesamte Einrichtung in einem Rutsch erstellt: Dienste und ihre Prozeduren, Öffnungszeiten, Veranstaltungen und ihre Termine, Ihren Geschäftsnamen und Ihre Kategorie, Ihre öffentliche Subdomain, Ihre Adresse auf der Karte, ob Buchungen genehmigt werden müssen, welche Erinnerungen versendet werden, und Einladungen für Ihr Personal.

Sie müssen es nicht in einem Durchgang fertigstellen. Ihre Antworten werden fortlaufend gespeichert, sodass Sie beim Schließen des Tabs und späteren Zurückkehren dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben. Sie können das Interview auch vollständig verwerfen und alles von Hand aufbauen — es wird einmal angeboten, aber nicht erzwungen.

Was Sie danach überprüfen sollten

Das Interview lässt alles eingeschaltet und einsatzbereit zurück, aber zwei Dinge sind einen Blick wert, bevor Sie jemandem den Link senden: Öffnen Sie Ihre öffentliche Subdomain in einem privaten Browserfenster, um genau zu sehen, was ein Besucher sieht, und überfliegen Sie die Nachrichtenvorlagen, die es angelegt hat, damit der Wortlaut nach Ihnen klingt.

Wenn Sie in einer Demo begonnen haben

Die Demo, die Sie ohne Anmeldung von der Website aus öffnen können, ist ein echtes, funktionierendes Konto mit kurzer Lebensdauer — es wird gelöscht, sobald es abläuft, zusammen mit allem, was Sie darin eingerichtet haben. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse, und es wird stattdessen zu einem gewöhnlichen Konto, wobei alles erhalten bleibt, was Sie bereits aufgebaut haben. Wenn Sie einen Abend damit verbracht haben, Ihre Woche in einer Demo einzurichten, tun Sie das, bevor Sie den Tab schließen.

Anmelden

Niemand bei Micali.online hat ein Passwort. Jeder meldet sich mit einem Code an, der an seine E-Mail-Adresse gesendet wird, und Manager können zusätzlich einen schnelleren Weg einrichten.

Manager

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, und ein kurzer Code trifft per E-Mail ein. Geben Sie ihn ein, und Sie sind für die Sitzung angemeldet. Wenn Sie auf dem Weg zu etwas Bestimmtem waren — etwa einem Link aus einer Benachrichtigung —, landen Sie auf dieser Seite statt auf dem Dashboard.

Die vierstellige PIN

Sobald Sie angemeldet sind, können Sie eine PIN für den von Ihnen verwendeten Browser festlegen. Von da an fragt dieser Browser 30 Tage lang nur noch nach den vier Ziffern statt nach dem per E-Mail gesendeten Code. Dies gilt pro Browser: Eine PIN auf Ihrem Smartphone einzurichten, bewirkt nichts für Ihren Laptop.

Drei falsche Versuche, und der Browser gilt nicht mehr als vertrauenswürdig — er fragt wieder nach einem per E-Mail gesendeten Code, und die PIN allein reicht dann nicht mehr aus. Die 30 Tage werden ab der Einrichtung gezählt und verlängern sich nicht durch die Nutzung.

Zum Startbildschirm hinzufügen

Sowohl die Manager-App als auch die Buchungsseite Ihrer Besucher können zum Startbildschirm eines Telefons hinzugefügt werden, wo sie sich wie eine App öffnen. Das ist auch das, was Push-Benachrichtigungen auf iPhones überhaupt möglich macht — dort funktionieren Benachrichtigungen erst, nachdem die Seite zum Startbildschirm hinzugefügt wurde.

Besucher

Besucher melden sich auf die gleiche Weise an, mit einem Code an ihre E-Mail-Adresse, auf Ihrer eigenen Subdomain. Ein Besucher, der noch nie zuvor bei Ihnen gebucht hat, wird beim ersten Anmelden einfach spontan angelegt.

Das Dashboard

Der erste Bildschirm nach der Anmeldung, in drei Ansichten. Die Tabs merken sich, welche Sie gewählt haben, also wählen Sie die, die zu Ihrer Arbeitsweise passt.

• Kalender — eine ganze Woche als Raster dargestellt, mit jedem Veranstaltungs- und Dienst-Slot an seinem Platz und sich überschneidenden Terminen nebeneinander. Sie können durch die Wochen blättern und die Zeilen höher oder niedriger machen, um einen vollen Tag darzustellen.
• Agenda — eine einfache Liste dessen, was ansteht, ein Slot nach dem anderen. Diese Ansicht funktioniert auf einem Smartphone am besten.
• Übersicht — zusammenfassende Karten: was als Nächstes ansteht, was bestätigt werden muss, aktuelle Formularantworten.

Direkt aus dem Kalender arbeiten

Das Klicken auf einen Slot im Kalender bewirkt mehr, als ihn nur zu öffnen. Bei einem Slot mit freiem Platz können Sie sofort einen Besucher hineinbuchen; bei einem leeren können Sie ihn teilen, seine Besucherliste öffnen oder diesen Termin ganz entfernen, wenn Sie ihn nicht durchführen.

Buchungen verwalten

Alles, was nach der Anmeldung eines Besuchers passiert: Personen selbst hinzufügen, sie genehmigen, sie verschieben und festhalten, wer tatsächlich erschienen ist.

Jemanden selbst hinzufügen

Nicht jede Buchung kommt über die öffentliche Seite herein — Leute rufen an oder sprechen Sie persönlich an. Fügen Sie sie über ihre E-Mail-Adresse hinzu: Ist diese Adresse bereits einem Ihrer Besucher zugeordnet, wird sie mit ihm abgeglichen, und ist sie neu, wird der Besucher angelegt. Sie können festlegen, wie viele Plätze sie einnehmen, ihre Begleitpersonen hinzufügen und die Formular-Antworten in ihrem Namen ausfüllen.

Genehmigen und ablehnen

Wenn die Veranstaltung oder Prozedur nicht automatisch bestätigt, warten neue Buchungen auf Sie. Das Genehmigen sendet die Bestätigungsnachricht; das Ablehnen sendet die Ablehnungsnachricht, sofern die Prozedur eine festgelegt hat. Eine Buchung von jemandem ohne frühere Buchung kann eine andere, herzlichere Nachricht senden als die, die Ihre Stammgäste erhalten.

Eine Buchung verschieben

Pläne ändern sich, und ein Besucher sollte nicht stornieren und neu buchen müssen. Eine Veranstaltungsbuchung kann auf einen anderen Termin derselben Veranstaltung oder auf eine ganz andere Veranstaltung verschoben werden; eine Dienstbuchung kann auf einen anderen Slot oder eine andere Prozedur verschoben werden. Die Kapazität am Zielort wird beim Verschieben erneut geprüft, und der dadurch freiwerdende Platz geht an denjenigen, der als Erster auf der Warteliste steht.

Markieren, wer erschienen ist

Sobald ein Termin begonnen hat, stellt jede bestätigte Buchung eine Frage: Ist diese Person gekommen? Sie zu beantworten ist mehr als reine Buchführung. Anwesend ist es, was ein Guthaben aus einer Mitgliedschaft verbraucht, sofern der Plan oder die Veranstaltung nicht so eingestellt ist, dass die Buchung unabhängig von der Teilnahme zählt; Nicht erschienen gibt den Platz und das Guthaben zurück. Bis Sie antworten, bleibt das Guthaben reserviert, und die verbleibende Anzahl des Besuchers ändert sich nicht.

Es gibt mehrere Stellen, an denen Sie das beantworten können — von einem ganzen Kurs mit einem Tipp bis zu einer einzelnen Buchung, oder von der Mitgliedschaft aus:

• Die Buchungsliste. Öffnen Sie Besucher → Veranstaltungen, wählen Sie die Veranstaltung und schauen Sie sich die bestätigten Buchungen eines vergangenen Termins an (die Erinnerungs-E-Mail verlinkt direkt dorthin). Eine Spalte Anwesenheit erscheint, sobald der Termin begonnen hat — bei künftigen Terminen gibt es sie nicht, weil dort noch nichts zu beantworten ist. Jede Zeile hat ein grünes Häkchen für anwesend und ein rotes Kreuz für nicht erschienen; tippen Sie auf die markierte Antwort, um sie zurückzunehmen. Anwesend Nicht erschienen
• Alle anwesend. Die Kopfzeile jedes Termins hat eine Schaltfläche Alle anwesend. Sie füllt nur die Buchungen aus, die noch keine Antwort haben, sodass jeder, den Sie bereits als abwesend markiert haben, abwesend bleibt. Alle anwesend
• Eine Auswahl. Haken Sie die gewünschten Zeilen an und verwenden Sie Ausgewählte als anwesend markieren oder Ausgewählte als abwesend markieren — praktisch, wenn die meisten aus dem Kurs gekommen sind und nur wenige nicht.
• Von Ihrem Smartphone aus. Im Dashboard zeigt die Ansicht Agenda auf jeder begonnenen Veranstaltung eine kleine Anwesenheit-Markierung — bernsteinfarben mit einer Zahl, solange Antworten fehlen, grün, sobald alle beantwortet sind. Tippen Sie darauf, und ein Panel listet die bestätigten Buchungen mit denselben Schaltflächen für anwesend / nicht erschienen sowie der Abkürzung Alle anwesend auf, sodass Sie die Anwesenheitsliste noch führen können, während die Leute im Raum sind.
• Eine einzelne Buchung. Öffnen Sie die Buchung aus der Liste (das Stift-Symbol) und verwenden Sie auf ihrer Detailseite den Schalter War anwesend, direkt neben den Formularantworten und Notizen des Besuchers.
• Von der Mitgliedschaft aus. Öffnen Sie Mitgliedschaften, wählen Sie den Plan und dann das Mitglied — die Zahl in der Nutzungsspalte öffnet dessen Seite Mitgliedschaftsnutzung. Dort ist jede angenommene Buchung aufgelistet, die noch auf die Anwesenheit wartet, mit einem Paar Anwesenheit bestätigen / Nicht erschienen, und die Mitgliederliste zeigt, wie viele Buchungen jedes Mitglieds noch warten. Das ist dieselbe Antwort wie überall sonst, nur nach Mitglied gruppiert — der natürliche Ort, wenn Sie prüfen, wie viele Guthaben jemandem noch übrig sind. Anwesenheit bestätigen Nicht erschienen

Admins können für jede Veranstaltung antworten. Ein Teammitglied kann nur für die Veranstaltungen antworten, für die es verantwortlich ist — überall sonst sind die Schaltflächen ausgegraut.

Sie müssen sich das nicht merken. Wenn eine Veranstaltung beendet ist und Buchungen noch auf die Teilnahmebestätigung warten, sendet Micali.online demjenigen, der für diesen Termin verantwortlich ist, eine E-Mail mit einem Link direkt zur richtigen Liste — und zwar nur für die Buchungen, bei denen eine Bestätigung tatsächlich etwas ändert.

Zahlung

Buchungen haben ein Bezahlt-Kennzeichen, das Sie selbst umschalten; Micali.online nimmt das Geld nicht entgegen. Was es tut, ist, es einzufordern: Eine Veranstaltung kann vor dem Termin ein- oder zweimal eine Zahlungserinnerung senden, und zwar nur an Besucher, die bestätigt, noch unbezahlt und nicht durch eine Mitgliedschaft abgedeckt sind.

Die Liste anderswo nutzen

Buchungen lassen sich als CSV-Datei exportieren, für Veranstaltungen und für Dienste, sodass Sie eine Anwesenheitsliste an jeden weitergeben können, der eine braucht, einen Monat in einer Tabelle zusammenrechnen oder sich eine eigene Kopie behalten können. Es ist die Liste, so wie Sie sie gefiltert haben, kein fester Bericht.

Wartet auf Bestätigung

Buchungen, die ein Besucher auf Ihren öffentlichen Seiten ausgefüllt hat, ohne angemeldet zu sein. Nichts ist reserviert, bis er den Link öffnet, den wir ihm per E-Mail geschickt haben — auf dieser Seite sehen Sie, was noch unterwegs ist, wie viel davon nie ankommt, und wo Sie eingreifen können, wenn der Besucher es selbst nicht kann.

Wie eine Buchung hier landet

Ein nicht angemeldeter Besucher füllt alles aus — den Termin, die Plätze, seine Kontaktdaten, jedes von Ihnen angehängte Formular — ohne zuerst nach einem Code gefragt zu werden. Das Absenden parkt die Buchung und sendet ihm einen einmalig gültigen Bestätigungslink. Bis er diesen Link öffnet, existiert nichts in Ihrem Konto: kein Besucher, keine Buchung, keine Formularantwort, und kein Platz wird gehalten. Das ist Absicht — jemand, der die Adresse eines Fremden eintippt, kann Ihre Veranstaltung niemals füllen.

Der Link ist 24 Stunden lang gültig oder bis der Termin beginnt, je nachdem, was zuerst eintritt. Ihn zu öffnen bestätigt die Adresse, meldet den Besucher an und erstellt die Buchung nach den üblichen Regeln — Kapazität, Warteliste, Anmeldefrist, Ihre Genehmigung —, sodass er dieselbe Antwort erhält, die er auch angemeldet bekommen hätte. Hat er eine Mitgliedschaft, die die Veranstaltung akzeptiert, wird er genau in diesem Moment gefragt, welche er einsetzen möchte.

Ein Besucher, der bereits angemeldet ist, kommt nie hier hindurch. Er bucht direkt, und es bleibt nichts mehr zu bestätigen.

Niemand muss auch auf die E-Mail warten. Die Anmeldung auf Ihrer Buchungsseite zeigt eine Karte Wartet auf Ihre Bestätigung mit allem, was unter dieser Adresse geparkt ist, jeweils mit einer Schaltfläche Bestätigen. Dort zu bestätigen und die E-Mail danach trotzdem zu öffnen, ist unschädlich — der Link meldet dann einfach, dass bereits bestätigt wurde.

Was die Seite zeigt

Öffnen Sie Wartet auf Bestätigung in der Seitenleiste. Oben stehen vier Zahlen, und die ersten drei sind zugleich Filter:

• Wartet auf Bestätigung — der Link ist noch gültig, und der Besucher kann ihn noch nutzen.
• Nie bestätigt — der Link ist ungenutzt abgelaufen. Das ist die Zahl, die es zu beobachten lohnt: Sie zeigt Interesse, das Sie hatten und nicht behalten haben.
• Bestätigt — wurden zu echten Buchungen.
• Bestätigungsquote — der Anteil der genutzten Links. Gezählt werden nur Links, deren Zeit abgelaufen ist, sodass die noch offenen sie nicht den ganzen Tag über nach unten ziehen.

Darunter befindet sich ein Diagramm der Buchungen pro Tag: jede Buchung, die Ihr Konto erhalten hat, mit diesem Trichter darin eingezeichnet. Eine Buchung eines bereits angemeldeten Besuchers oder eine, die Sie selbst hinzugefügt haben, durchläuft diesen Trichter nie, sodass die beiden inneren Linien stets nur ein Ausschnitt der höheren sind. Der Typ-Filter schränkt beide ein; die Textsuche schränkt nur die Tabelle ein, sodass die Suche nach einer Person nicht Ihr gesamtes Volumen so umzeichnet, als gehöre es ihr.

Nur für Admins und Root-Admins — dieselbe Grenze wie bei Ihrer Besucherliste, denn solange der Link nicht geöffnet wurde, ist nicht erwiesen, dass diese Kontaktdaten wirklich der Person gehören, die sie eingegeben hat.

Für einen Besucher bestätigen

Die E-Mail landete im Spam, der Link verfiel ungelesen, oder der Besucher hat stattdessen angerufen. Für den Besucher bestätigen steht bei jeder Zeile, die noch nicht bestätigt ist — abgelaufene eingeschlossen, was größtenteils der Grund ist, warum es diese Schaltfläche überhaupt gibt —, und bucht genau so, wie es der Link getan hätte. Die Regeln entscheiden weiterhin über das Ergebnis: Ist die Veranstaltung voll, kommt der Besucher auf die Warteliste; muss sie genehmigt werden, landet sie bei Ihren Genehmigungen; und ist die Frist bereits verstrichen, wird nichts gebucht, und Ihnen wird mitgeteilt, warum. Für den Besucher bestätigen

Ein Punkt unterscheidet sich vom eigenen Klick des Besuchers: Es wird kein Vorauszahlungsplan verbraucht, weil niemand gefragt wurde, welchen er nutzen möchte. Fügen Sie der Buchung nachträglich einen hinzu, wenn sie auf einen Plan angerechnet werden soll.

Jede so vorgenommene Buchung hält fest, welcher Admin sie bestätigt hat, und die Zeile zeigt dessen Namen.

Wie Sie davon erfahren

Sobald eine Buchung geparkt wird, trifft sofort eine Benachrichtigung in der Glocke ein — auch Teammitglieder sehen sie, obwohl sie diese Seite nicht öffnen können. Sie verlinkt auf die Veranstaltung oder den Dienst, auf die der Besucher abzielte, denn es gibt noch keine Buchung, auf die verlinkt werden könnte.

Ihre Veranstaltungen & Dienstleistungen teilen

Jede Veranstaltung, jede Dienstleistung und jeder vorausbezahlte Plan hat seine eigene öffentliche Adresse, genau wie Ihre Buchungsseite als Ganzes. Geben Sie sie als Link weiter oder drucken Sie sie als QR-Code — wer ihn öffnet, landet direkt auf der Seite, auf der gebucht werden kann.

Die Adresse für alles, was Sie anbieten

Ihre Buchungsseite lebt auf der Subdomain Ihres Kontos — dem Namen, den Sie auf der Seite Konto gewählt haben, gefolgt von .micali.online. Unter dieser einen Adresse können Besucher alles durchstöbern, was Sie öffentlich gemacht haben:

• https://yourname.micali.online — alle bevorstehenden Veranstaltungen.
• https://yourname.micali.online/services — alle Dienstleistungen und deren Prozeduren.
• https://yourname.micali.online/memberships — die vorausbezahlten Pläne, die Besucher kaufen können.

Besucher wechseln mit den Tabs oben auf der Seite zwischen diesen, und ein Tab erscheint nur, wenn dahinter auch etwas Öffentliches steht. Das ist die Adresse für Ihre Website, Ihre E-Mail-Signatur oder das Schild an der Tür — alles, was Sie später veröffentlichen, taucht dort automatisch auf, ohne dass sich der Link ändert.

Eine Veranstaltung, Dienstleistung oder ein vorausbezahlter Plan

Die Listen Veranstaltungen, Dienstleistungen und Vorausbezahlte Pläne zeigen am rechten Rand jeder Zeile eine Reihe kleiner Schaltflächen. Die Teilen-Schaltfläche ist die mit den drei verbundenen Punkten:

Ein Klick darauf öffnet ein kleines Fenster mit beidem, was Sie vielleicht brauchen:

• Der Link — klicken Sie einmal darauf, um ihn vollständig auszuwählen, oder drücken Sie Kopieren, um ihn in die Zwischenablage zu legen. Er sieht so aus: https://yourname.micali.online/events/AbCdEfGhIj.
• Der QR-Code für denselben Link, mit QR-Code herunterladen, um ihn als PNG-Bild zu speichern, das Sie in ein Plakat, einen Flyer oder eine Folie einfügen können.

Vorlagenveranstaltungen haben keine Teilen-Schaltfläche — eine Vorlage wird Besuchern nie angezeigt. Teilen Sie stattdessen die echten Veranstaltungen, die Sie daraus erstellen.

Was der Besucher erhält

Der Link öffnet diese Veranstaltung, Dienstleistung oder diesen Plan direkt auf Ihrer Buchungsseite, mit den Terminen oder Prozeduren bereits zur Auswahl — es gibt nichts zu suchen. Er bleibt erreichbar, solange das Element sowohl öffentlich als auch aktiv ist; schalten Sie eines von beidem aus, hat der Link nichts mehr zu buchen, bis Sie es wieder einschalten.

Datum & Uhrzeit teilen

Manchmal möchten Sie jemandem einen bestimmten Slot senden — „diesen Donnerstag um sechs“ — statt Ihres gesamten Zeitplans und der Hoffnung, dass die Person richtig wählt.

Überall, wo Sie einen einzelnen Slot teilen können, erhalten Sie sowohl einen Link als auch einen QR-Code, bereit zum Drucken oder Versenden:

• Im Zeitplan einer Veranstaltung, neben jedem bevorstehenden Termin.
• Auf dem Besucher-Bildschirm, wo Sie jeden bevorstehenden Termin einer Veranstaltung auswählen können — auch einen, den noch niemand gebucht hat.
• Bei einem Dienst, wo Sie die Prozedur, den Tag und die Uhrzeit aus derselben Verfügbarkeit auswählen, die auch Ihre Besucher sehen.
• Im Kalender und in der Agenda, direkt vom Slot selbst aus.

Was der Besucher erhält

Der Link öffnet Ihre Buchungsseite bereits auf genau diesem Slot, während die anderen Termine aus dem Weg sind, sodass es nichts auszuwählen und nichts falsch zu machen gibt. Ist der Slot voll, wird stattdessen die Warteliste dafür angeboten.

Eine Buchungsschaltfläche auf Ihrer Website

Platzieren Sie eine Buchungsschaltfläche auf Ihrer eigenen Website. Sie schwebt in einer Ecke jeder Seite, und ein Klick lässt Besucher Ihre Veranstaltungen und Dienstleistungen direkt dort buchen — oder führt sie zu Ihrer Buchungsseite.

Das Widget einrichten

Öffnen Sie Website-Widget in der Seitenleiste (nur für Root-Admins). Wählen Sie den Schaltflächentext, seine Farbe, die Ecke, in der sie sitzt, was ein Klick bewirkt und die Sprache des Buchungsfensters, probieren Sie es in der Vorschau aus und kopieren Sie den Code.

Fügen Sie den Code auf Ihrer Website direkt vor dem schließenden </body>-Tag ein, auf jeder Seite, auf der die Schaltfläche erscheinen soll. Die meisten Website-Baukästen (WordPress, Wix, Webflow, Squarespace…) bieten eine Stelle für benutzerdefinierten Code oder einen HTML-Block.

Ihre eigene Schaltfläche. Jeder Link oder jede Schaltfläche auf Ihrer Website mit dem Attribut data-micali-open öffnet ebenfalls das Buchungsfenster, und ein Entwickler kann MicaliWidget.open(), MicaliWidget.close() oder MicaliWidget.toggle() aufrufen. Der Widget-Code muss dafür auf der Seite eingebunden sein. Wenn Sie lieber nur Ihre eigenen Schaltflächen zeigen möchten, schalten Sie Schwebende Schaltfläche ausblenden ein: Der Code zeigt dann keine Schaltfläche mehr in der Ecke an, und das Buchungsfenster öffnet sich nur noch über Ihre eigenen Schaltflächen.

Eine Schaltfläche nach der Buchung. Auf der Seite Website-Widget können Sie eine Schaltfläche hinzufügen, die das Buchungsfenster anzeigt, sobald ein Besucher eine Buchung abschickt — mit Ihrem eigenen Text, Ihrer Farbe und JavaScript. Es geschieht nichts von selbst: Ihr Code wird auf Ihrer Website nur ausgeführt, wenn der Besucher auf die Schaltfläche klickt (zum Beispiel um Ihre Zahlung zu öffnen), und das Fenster schließt sich anschließend. Für Entwickler erhält die Seite außerdem micali:booked- und micali:action-Ereignisse mit Art, ID, Name und Startzeit der Buchung — nie den persönlichen Angaben des Besuchers. Bei der Buchungsseite statt des Fensters findet die Buchung auf Micali.online statt, und Ihre Website bekommt davon nichts mit.

Was ein Klick bewirkt

• Buchungsfenster — auf Ihrer Seite öffnet sich ein Fenster mit einem Kalender: Veranstaltungen nach Datum, Dienstleistungen nach Prozedur, Tag und Uhrzeit. Der Besucher trägt seine Angaben und das Buchungsformular ein und bestätigt.
• Buchungsseite — öffnet Ihre Micali.online-Buchungsseite in einem neuen Tab, mit allem, was dort zu finden ist, einschließlich Mitgliedschaften und Räumen.

Was der Besucher erhält

Im Fenster sind Besucher nicht angemeldet, daher funktioniert eine dort vorgenommene Buchung wie eine auf Ihrer Buchungsseite ohne Anmeldung: Sie wird gültig, sobald sie den Link öffnen, den wir ihnen per E-Mail schicken, und sie wählen eventuelle Mitgliedschaften auf dieser Bestätigungsseite aus. Bis dahin wartet sie unter Wartet auf Bestätigung.

Ihre Besucher

Jeder, der jemals bei Ihnen gebucht hat, sowie jeder, den Sie hinzugefügt haben, in einer Liste, die Sie durchsuchen, in die Sie importieren und an die Sie E-Mails senden können.

Eine bereits vorhandene Liste importieren

Laden Sie eine CSV-Datei hoch und geben Sie an, welche Spalte was ist — Micali.online kümmert sich nicht um die Spaltenreihenfolge oder wie die Datei sie benennt. Adressen, die bereits in Ihrem Konto vorhanden sind, werden verknüpft statt überschrieben, sodass der Import einer Liste, die sich mit Ihren bestehenden Besuchern überschneidet, niemandes Daten überschreibt.

Der Import läuft im Hintergrund und meldet, was er getan hat, sodass eine große Datei den Bildschirm nicht blockiert. Es gibt eine Obergrenze von 500 neu hinzugefügten Besuchern pro Tag, was Absicht ist: Sie ist hoch genug für eine echte Kundenliste und niedrig genug, dass ein versehentlicher Upload sich nicht verselbstständigen kann. Alles über dem Limit wird zurückgemeldet statt verworfen, und ein erneuter Import derselben Datei am nächsten Tag greift es auf.

Mailinglisten

Eine Mailingliste ist eine gespeicherte Gruppe von Besuchern, denen Sie immer wieder schreiben können. Füllen Sie sie, indem Sie Personen von Hand auswählen, oder indem Sie Veranstaltungen und Dienste sowie einen Zeitraum wählen — alle, die diese in den letzten zwei Wochen, im letzten Jahr oder jemals gebucht haben.

An sie schreiben

Sie können eine gespeicherte Liste, alle Teilnehmer einer Veranstaltung oder Ihr gesamtes Konto anschreiben. Jede Nachricht wird einzeln versendet, sodass eine fehlerhafte Adresse den Rest nicht aufhalten kann, und jeder ohne E-Mail-Adresse wird übersprungen — die Anzahl davon wird angezeigt, bevor Sie zu schreiben beginnen, nicht nachdem Sie gesendet haben.

Die Blacklist

Manche Menschen möchte man sich lieber zweimal ansehen, bevor man sie hereinlässt — wer ständig nicht erscheint, oder wer sechs Plätze bucht und nur einen mitbringt. Fügen Sie ihre E-Mail-Adresse zur Blacklist hinzu, mit einer Notiz für sich selbst, warum.

Die Liste ist an die E-Mail-Adresse gekoppelt, nicht an den Datensatz der Person — löscht man den Besucher und meldet er sich mit derselben Adresse erneut an, bleibt der Eintrag bestehen.

Nachrichten mit Besuchern

Eine Konversation ist ein Gesprächsfaden zwischen Ihrem Team und einem Besucher. Jede Seite kann ihn beginnen, und alles, was gesagt wird, bleibt an dieser Person hängen, statt sich darüber zu verstreuen, wer zufällig gerade die E-Mail beantwortet hat.

Wie ein Gesprächsfaden beginnt

Ein Besucher kann Ihnen von seiner eigenen Buchungsseite aus schreiben — zu einer Reservierung oder auch zu nichts Bestimmtem. Sie können einen Gesprächsfaden auch selbst aus seiner Zeile in der Besucherliste heraus öffnen, was der richtige Weg ist, um einer einzelnen Person eine Frage zu stellen, ohne daraus eine E-Mail zu machen, die alle bekommen.

Wer antwortet

Jeder im Konto kann lesen und antworten, Teammitglieder eingeschlossen. Eine Konversation kann einer bestimmten Person zugewiesen werden, und es gibt einen Meine-Filter, der zeigt, was Ihnen zugewiesen ist oder worauf Sie bereits geantwortet haben — sodass an einem stark ausgelasteten Tag zwei Personen weniger leicht denselben Besucher doppelt beantworten.

Die Liste kurz halten

Gesprächsfäden können geschlossen werden, sobald sie erledigt sind, und wieder geöffnet werden, wenn der Besucher erneut schreibt — so bleibt die Liste auf das beschränkt, was noch eine Person braucht.

Feedback-Fragebögen

Fragen Sie die Leute, die da waren, was sie dachten — automatisch, sobald die Veranstaltung oder der Termin vorbei ist.

Einen Fragebogen einrichten

Schreiben Sie die Fragen, hängen Sie den Fragebogen an eine Veranstaltung oder einen Dienst an, und legen Sie fest, wie lange nach Ende des Termins er verschickt werden soll — sofort, am nächsten Morgen, ein paar Tage später, was auch immer passt. Geben Sie ihm einen Namen für den eigenen Gebrauch; Besucher sehen diesen nie, nur die Fragen.

Was der Besucher bekommt

Eine E-Mail mit der ersten Frage darin. Wird diese beantwortet, öffnet sich der Rest auf einer eigenen Seite — ohne Anmeldung, ohne Passwort, nichts zu merken. Je weniger Sie jemandem in diesem Moment abverlangen, desto mehr Antworten bekommen Sie zurück.

Einmal pro Buchung

Jede Buchung wird genau einmal gefragt, und der Versand wird protokolliert. Wer jede Woche zu Ihrem Dienstagskurs kommt, wird nicht jede Woche gebeten, ihn zu bewerten.

Die Antworten lesen

Antworten sammeln sich beim Fragebogen, sodass Sie sie gemeinsam statt eine E-Mail nach der anderen lesen können. Sie können sich auch zuerst selbst eine Testkopie senden und das Ganze genau so sehen, wie es ein Besucher sehen wird.

Hilfe erhalten

Für Fragen, die dieser Leitfaden nicht beantwortet, oder wenn in Ihrem Konto etwas nicht stimmt.

Ein Ticket eröffnen

Admins und Root-Admins können ein Ticket direkt aus der App heraus eröffnen, was besser ist als eine E-Mail, weil es mit Ihrem Konto verknüpft ankommt — niemand muss Sie fragen, für welches Unternehmen Sie stehen, und wir können uns das tatsächliche Setup ansehen, das Sie beschreiben.

Wie es weitergeht

Ein Ticket ist eine Konversation, kein Formular: Antworten von unserer Seite landen im selben Gesprächsfaden, und Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sodass der gesamte Austausch an einem Ort bleibt, statt sich über eine Mail-Kette zu zersplittern.

So erstellen und veröffentlichen Sie eine Veranstaltung

Für Root-Admins und Admins. Das Ziel: Ein Besucher kann auf Ihrer öffentlichen Seite landen und einen Termin buchen.

1. Öffnen Sie die Veranstaltungsseite.

   Melden Sie sich in der App an, wählen Sie das richtige Konto in der oberen Leiste aus und öffnen Sie Veranstaltungen aus dem Hauptmenü.

2. (Optional) Erstellen Sie zuerst eine Vorlage.

   Wenn Sie dieselbe Art von Veranstaltung wiederholt durchführen möchten, erstellen Sie sie einmal als Vorlage — Kapazität, Formular, Nachrichten usw. Neue klassische Veranstaltungen können dann von ihr erben.

3. Erstellen Sie eine neue klassische Veranstaltung.

   Klicken Sie auf Neue Veranstaltung, geben Sie ihr einen Namen und eine Beschreibung, legen Sie die Kapazität (maximale Teilnehmerzahl, ob Freunde mitgebracht werden dürfen) fest und wählen Sie das Buchungsformular aus.

4. Fügen Sie ein oder mehrere Veranstaltungstermine hinzu.

   Legen Sie für jedes Vorkommen die Startzeit und gegebenenfalls die Anmeldefrist fest. Ohne mindestens einen bevorstehenden Termin kann die Veranstaltung nicht gebucht werden.

5. Auf Mitgliedschaften beschränken (optional).

   Wenn nur Mitglieder teilnehmen können, fügen Sie die erforderlichen Mitgliedschaften unter Erlaubte Mitgliedschaften hinzu. Lassen Sie leer, damit jeder Besucher buchen kann.

6. Wählen Sie die Nachrichten aus.

   Wählen Sie Vorlagen für Zahlungserinnerungen, Stornierungen und die Teilnahmeerinnerung. Stellen Sie sicher, dass der passende Konnektor (SMTP, SendGrid oder Twilio) auf Kontoebene konfiguriert ist.

7. Schalten Sie Aktiv ein.

   Damit ist die Veranstaltung im Konto live. Sie erreicht Besucher erst mit dem nächsten Schritt.

8. Schalten Sie Öffentlich ein.

   Jetzt erscheint die Veranstaltung auf Ihrer öffentlichen Subdomain. Öffnen Sie die Subdomain in einem privaten Browserfenster, um sicherzustellen, dass alles richtig aussieht.

So erstellen und veröffentlichen Sie einen Dienst oder eine Prozedur

Für Root-Admins und Admins. Das Ziel: Ein Besucher kann eine Prozedur auswählen und einen freien Zeitraum buchen.

1. Öffnen Sie die Dienstseite.

   Wählen Sie im App-Menü Dienste. Die Liste zeigt alles, was zum aktiven Konto gehört.

2. Erstellen Sie den Dienst.

   Klicken Sie auf Neuer Dienst, geben Sie Namen, Beschreibung, Standort, Adresse und Zeitzone ein. Die Zeitzone ist wichtig — alle Verfügbarkeitszeiträume werden in ihr interpretiert.

3. Fügen Sie Prozeduren hinzu.

   Erstellen Sie für jedes Element, das ein Besucher buchen kann, eine Prozedur mit einem Namen und einer Dauer. Legen Sie optional eine Vorbereitungszeit vor der Prozedur und eine Aufräumzeit danach fest, damit der Kalender nicht doppelt belegt wird.

4. Legen Sie die Verfügbarkeit fest.

   Definieren Sie die wiederkehrenden Zeitfenster, in denen Buchungen erlaubt sind (zum Beispiel Mo–Fr 9:00–17:00 Uhr). Nur Slots innerhalb eines aktiven Verfügbarkeitszeitraums können gebucht werden.

5. Wählen Sie das Buchungsformular (optional).

   Wenn Sie zum Buchungszeitpunkt Informationen vom Besucher benötigen — Telefon, Allergien, Notizen — hängen Sie dem Dienst ein Formular an.

6. Schalten Sie Aktiv für den Dienst und jede Prozedur ein.

   Ein inaktiver Dienst wird überall ausgeblendet; eine inaktive Prozedur bleibt in der Datenbank, erscheint aber nicht im Buchungsablauf.

7. Schalten Sie Öffentlich für den Dienst ein.

   Besucher sehen den Dienst nun auf Ihrer öffentlichen Subdomain, mit den verfügbaren Prozeduren und den nächsten freien Slots.

So richten Sie einen Raum ein, den Personen buchen können

Für Root-Admins und Admins. Das Ziel: Die von Ihnen eingeladenen Personen können sich anmelden und den Raum buchen.

1. Öffnen Sie die Seite Räume.

   Wählen Sie im App-Menü Räume und klicken Sie auf Neuer Raum.

2. Beschreiben Sie den Raum.

   Geben Sie den Namen, die Beschreibung, den Standort und die Personenzahl ein, die er fasst. Nach dem ersten Speichern können Sie Fotos hinzufügen; das erste ist das Titelbild.

3. Legen Sie fest, wann er gebucht werden kann.

   Fügen Sie die Zeiten für jeden Wochentag, die Minuten für Vor- und Nachbereitung sowie das Zeitraster hinzu.

4. Legen Sie die Regeln für Besucher fest.

   Wählen Sie die längste Buchung, die Pause zwischen den Buchungen einer Person und wie viele Tage im Voraus Personen buchen können. Lassen Sie ein Feld leer, um kein Limit festzulegen.

5. Wählen Sie, wer buchen kann.

   Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen aus (Sie können direkt dort eine erstellen), entscheiden Sie, ob Buchungen automatisch bestätigt werden, und wählen Sie die verantwortlichen Personen und den gemeinsamen Kalender.

6. Laden Sie die Personen ein.

   Fügen Sie unter Räume → Zugang deren E-Mail-Adressen ein, geben Sie ihnen die Gruppe und senden Sie die Einladung. Personen, die bereits bei Ihnen buchen, können einfach die Gruppe erhalten.

7. Teilen Sie den Link.

   Kopieren Sie den Raumlink aus der Raumliste, oder lassen Sie Personen den Raum über den Tab Räume Ihrer Buchungsseite finden. Schalten Sie Für alle sichtbar ein, wenn auch Personen ohne Zugang den Raum sehen sollen.

So erstellen und veröffentlichen Sie eine Mitgliedschaft

Für Root-Admins und Admins. Das Ziel: Ein Besucher kann eine Mitgliedschaft kaufen und sie verwenden, um Veranstaltungen zu buchen.

1. Öffnen Sie die Mitgliedschaftsseite.

   Wählen Sie im App-Menü Mitgliedschaften.

2. Erstellen Sie die Mitgliedschaft.

   Klicken Sie auf Neue Mitgliedschaft, geben Sie ihr einen Namen und eine kurze Beschreibung, die erklärt, was der Besucher bekommt.

3. Legen Sie Preis, Währung und Grenzen fest.

   Geben Sie den Preis (in der kleinsten Währungseinheit), die Währung, die maximale Anzahl an Nutzungen und/oder die Dauer in Tagen ein. Eine leere Grenze bedeutet unbegrenzt.

4. Definieren Sie, wann sie gekauft werden kann.

   Legen Sie verfügbar ab (wann sie auf der öffentlichen Seite erscheint) und optional verfügbar bis (wann sie verschwindet) fest. Nützlich für saisonale oder zeitlich begrenzte Angebote.

5. (Optional) Verknüpfen Sie sie mit Veranstaltungen.

   Wenn die Mitgliedschaft bestimmte Veranstaltungen freischalten soll, öffnen Sie jede Veranstaltung und fügen Sie die Mitgliedschaft unter Erlaubte Mitgliedschaften hinzu.

6. Schalten Sie Aktiv ein.

   Die Mitgliedschaft ist nun Teil Ihres Kontos. Bestehende Mitgliedschaften wiederkehrender Besucher funktionieren weiterhin, auch wenn dieser Schalter aus ist.

7. Schalten Sie Öffentlich ein.

   Besucher sehen die Mitgliedschaft auf Ihrer öffentlichen Subdomain und können sie kaufen. Bestätigen Sie dies, indem Sie die Subdomain in einem privaten Fenster öffnen.

So erstellen Sie eine Nachrichtenvorlage

Für Root-Admins und Admins. Vorlagen leben auf Kontoebene — schreiben Sie sie einmal und verwenden Sie sie für jede Veranstaltung, jeden Dienst oder jede Mitgliedschaft wieder.

1. Öffnen Sie die Seite Nachrichtenvorlagen.

   Wählen Sie im App-Menü innerhalb des aktiven Kontos Nachrichtenvorlagen.

2. (Optional) Standardvorlagen anlegen.

   Wenn dies ein frisches Konto ist, klicken Sie auf Standardvorlagen anlegen, um eine Startvorlage für jeden unterstützten Slot in der Sprache des Kontos zu erstellen. Sie können sie danach jederzeit bearbeiten.

3. Erstellen Sie eine neue Vorlage.

   Klicken Sie auf Neue Vorlage und geben Sie ihr einen klaren, internen Namen — zum Beispiel „Yogakurs — Zahlungserinnerung“. Der Name wird nur Ihrem Personal angezeigt.

4. Schreiben Sie die E-Mail-Version.

   Füllen Sie den E-Mail-Betreff und den E-Mail-Inhalt aus. Verwenden Sie Platzhalter wie %visitor_first_name% und %event_start_at% überall dort, wo Sie personalisierte Werte wünschen. Legen Sie optional einen Absendernamen fest.

5. Schreiben Sie die SMS-Version (optional).

   Wenn Sie dies auch als SMS senden möchten, füllen Sie den SMS-Inhalt aus. Halten Sie ihn kurz — SMS-Anbieter rechnen pro Segment ab.

6. Speichern Sie die Vorlage.

   Sie benötigen mindestens den Namen plus einen E-Mail-Inhalt oder einen SMS-Inhalt. Die Vorlage erscheint nun in den Dropdowns auf jedem Veranstaltungs-, Prozedur- und Mitgliedschaftsformular.

7. Hängen Sie die Vorlage dort an, wo Sie sie brauchen.

   Öffnen Sie die entsprechende Veranstaltung, Dienstprozedur oder Mitgliedschaft und wählen Sie die neue Vorlage im entsprechenden Slot aus — zum Beispiel Teilnahmeerinnerung bei einer Veranstaltung. Speichern Sie und Sie sind fertig.