Bienvenido a Micali.online

Roles de usuario

Cada persona que interactúa con Micali.online se ajusta a uno de estos roles. Los roles controlan lo que alguien puede ver, editar y aprobar.

Qué puede hacer cada rol

Cuenta

Una cuenta representa una empresa u organización propietaria de la configuración de reservas: el salón, el estudio, la clínica. Cada cuenta tiene su propio subdominio público (por ejemplo, yourname.micali.online) donde los visitantes acceden para hacer una reserva.

Una cuenta contiene todo aquello con lo que interactúa un visitante: las membresías que puede comprar, los servicios y procedimientos que puede reservar, los eventos a los que puede inscribirse y los formularios que rellena por el camino.

Adónde van las respuestas

Establezca una dirección de respuesta en la cuenta y cada mensaje que Micali.online envíe en su nombre la llevará, de modo que un visitante que simplemente pulse responder llegue a la bandeja que usted realmente consulta. Déjela vacía y las respuestas volverán a la dirección desde la que se envió el correo. Es un único ajuste para todas sus plantillas, no algo que deba repetir en cada una.

Colores

Hay 28 temas de color. Una cuenta elige uno para todos, y cualquier persona puede sobrescribirlo para sí misma — su propia elección prevalece sobre la de la cuenta, y la de la cuenta sobre la estándar. Cambia la aplicación en la que usted y su equipo trabajan; no cambia el estilo de su página de reservas pública.

Eventos

Un evento es una franja horaria —o una serie de franjas horarias— a la que los visitantes pueden apuntarse. Utilice los eventos para clases, sesiones grupales, talleres, actuaciones y cualquier otra reserva ligada a una hora de inicio fija.

Eventos plantilla vs. eventos clásicos

Los eventos vienen en dos modalidades:

• Evento plantilla — una plantilla reutilizable. Las plantillas nunca se muestran a los visitantes; existen para que pueda generar muchos eventos reales con la misma configuración (aforo, formulario, mensajes, etc.) sin tener que volver a introducirlo todo.
• Evento clásico — un evento real y reservable. Un evento clásico se puede crear desde cero o vincular a una plantilla, en cuyo caso hereda la configuración de la plantilla.

Ajustes clave que debe conocer

• Aforo — cuántos visitantes pueden unirse a una plaza y si cada visitante puede traer “acompañantes” (entidades adicionales). Establezca un mínimo y un máximo de participantes. El aforo se cuenta en plazas, no en reservas: un visitante que trae a dos acompañantes ocupa tres de ellas.
• Fecha límite de inscripción — el último momento en el que un visitante puede reservar. Si se deja en blanco, las reservas permanecen abiertas hasta que el evento comienza.
• Confirmación automática — si las reservas se aceptan al instante o esperan la aprobación del administrador.
• Membresías permitidas — restrinja quién puede reservar limitando el evento a membresías específicas. Si lo deja en blanco, cualquiera puede reservar.
• Lista de espera — cuando el evento está lleno, los nuevos visitantes pueden colocarse en una lista de espera y recibir notificaciones automáticas cuando se libere una plaza.
• Mensajes — elija qué plantillas de mensajes se envían para la confirmación de reserva, los recordatorios de pago, las cancelaciones, los recordatorios de asistencia y las actualizaciones de la lista de espera. Cada evento tiene su propia ranura para cada propósito, de modo que puede combinar plantillas distintas por evento.
• Persona responsable — el miembro del equipo a cargo del evento. Es a quien escribe Micali.online cuando algo necesita atención, es a quien resuelve %responsible_person% en sus mensajes, y es quien está preseleccionado para gestionar las conversaciones al respecto. Una fecha concreta puede indicar a otra persona, que es como cubre la semana de un compañero sin tocar el evento en sí.
• Archivos adjuntos — archivos que acompañan al evento, hasta 8 MB cada uno. Se guardan exactamente tal como se subieron: nada se redimensiona ni se recorta, de modo que un plano o un formulario escaneado siguen siendo legibles.

Servicios y procedimientos

Los servicios son para reservas individuales en las que el visitante elige una hora que le viene bien. Piense en una peluquería, una clase particular, una consulta o un tratamiento.

Cómo se relacionan los servicios y los procedimientos

• Un servicio es el contenedor: la oferta en su conjunto (por ejemplo, «Peluquería del centro»). Tiene un nombre, una descripción, una ubicación, una dirección y una zona horaria.
• Un procedimiento es algo específico que se puede reservar dentro de ese servicio (por ejemplo, «Corte de pelo — 30 minutos», «Coloración — 90 minutos»). Un servicio puede tener muchos procedimientos.
• La disponibilidad es el calendario de franjas horarias en las que los visitantes pueden elegir reservar. Se configura por servicio.
• Intervalo entre turnos decide con qué frecuencia puede empezar una reserva dentro de esas franjas — cada 5, 10, 15, 20, 30, 60 o 120 minutos, 15 por defecto. Es un único ajuste para todo el servicio: lo que se le ofrece a un visitante y aquello en lo que usted puede reservarlo son la misma cuadrícula, de modo que usted no puede reservarle nada que él mismo no hubiera podido reservar.

En la página pública, un visitante primero elige un servicio, después un procedimiento, después una franja horaria libre y, por último, rellena cualquier formulario requerido.

Mensajes automáticos

Cada procedimiento se puede vincular a cuatro plantillas de mensajes: una para el momento en que se crea una reserva, una para la confirmación, una para la denegación y un recordatorio antes de la cita. Elija las plantillas por procedimiento para que distintos servicios puedan hablar con tonos distintos.

Membresías

Una membresía es un plan de pago anticipado que un visitante adquiere: una tarjeta de sesiones, una suscripción mensual, un abono de temporada. Utilice las membresías para cobrar por adelantado y para controlar quién puede reservar determinados eventos.

Qué define una membresía

• Precio y moneda — lo que paga el visitante.
• Límites de uso — número máximo de usos y/o duración máxima en días. Deje un límite en blanco, o establézcalo en 0, y se considerará ilimitado.
• Ventana de disponibilidad — cuándo se puede comprar la membresía (available_from y, opcionalmente, available_to).

Cómo las membresías restringen el acceso a los eventos

Por sí sola, una membresía no es más que un producto que los visitantes pueden comprar. Para usarla como filtro, vincúlela a uno o más eventos como membresía permitida. A partir de entonces, solo los visitantes que posean esa membresía podrán reservar el evento.

Por defecto, un crédito solo se gasta una vez que alguien confirma que el visitante realmente se presentó — la plaza espera al conmutador presente en la lista de visitantes. Dos ajustes pueden eximir de esto, en dos niveles distintos: el plan puede indicar que esta membresía siempre consume un crédito, y un evento concreto puede indicar que este evento consume un crédito incluso sin asistencia. Cualquiera de los dos por sí solo es suficiente.

Así, una ausencia le cuesta un crédito al visitante cuando el plan o el evento así lo indican, y no cuesta nada cuando ninguno de los dos lo hace — en cuyo caso el crédito simplemente queda pendiente hasta que un gestor marque al visitante como presente.

Seguimiento de la membresía de un visitante

Abra la membresía de un visitante y obtendrá la lista de todas las reservas que han gastado un crédito de ella, con la fecha en la que se contó cada una. Cuando alguien pregunte por qué le quedan tres visitas en lugar de cuatro, esa lista es la respuesta.

También puede cambiar el cupo de esa única persona sin tocar el plan que sigue todo el mundo — dar una clase de sustitución tras una cancelación, o corregir un error de recuento. Establezca su número inicial, o vaya sumando y restando a partir de él según lo necesite; cada cambio queda registrado junto con quién lo hizo, de modo que un saldo ajustado siempre pueda explicarse más adelante.

Cómo se usa una membresía

Cuando un visitante con una membresía válida reserva algo que esa membresía cubre, se aplica para él por defecto — no tiene que acordarse de elegirla, y usted no tiene que adjuntarla después. Aplicarla no es lo mismo que gastarla: el crédito se reserva en ese momento y solo se cuenta una vez confirmada la asistencia, según las reglas descritas más arriba.

Mensajes automáticos de membresía

Las membresías pueden activar cuatro plantillas de mensajes:

• Después de cada uso — confirma que se ha gastado un crédito y cuántos quedan.
• Antes de la fecha de finalización — un aviso con un número configurable de días antes de que la membresía caduque.
• Al caducar — se envía cuando la membresía finaliza.
• Pocos usos restantes — se envía cuando los créditos restantes del visitante caen por debajo del umbral que usted establezca.

Formularios

Un formulario es el conjunto de preguntas que un visitante responde al reservar. Créelo una vez y adjúntelo donde necesite las respuestas: un evento, un servicio, una membresía o cada participante individual de una reserva.

Qué puede preguntar

Cada campo tiene una etiqueta, un tipo y un nombre interno. Los tipos disponibles son:

Texto y texto largo, número, opción (botones de radio o un menú desplegable), y fecha, hora o fecha y hora.

Formularios para cada participante

Cuando una reserva puede incluir acompañantes, un evento puede pedir los datos de todos los participantes en lugar de solo la persona que reserva. Ese formulario debe contener un campo llamado name: es lo que identifica a cada participante en sus listas.

Los visitantes recurrentes no tienen que volver a escribir

Cuando alguien que ya ha respondido a un formulario reserva de nuevo, sus últimas respuestas a ese mismo formulario se rellenan automáticamente. La coincidencia se hace por el formulario, no por dónde lo respondió, así que dos eventos que comparten un formulario se autocompletan mutuamente, y la respuesta más reciente siempre prevalece.

Una respuesta antigua solo se reutiliza si todavía encaja con el campo tal como está definido hoy. Un campo que desde entonces se haya eliminado o renombrado, una opción que ya no está en la lista, un número ahora fuera de rango: todos ellos aparecen vacíos en lugar de mantenerse. Arrastrar silenciosamente ese valor sería peor que dejarlo en blanco: el visitante no vería nada en el campo mientras la respuesta obsoleta se enviaba igualmente.

Plantillas de mensajes

Una plantilla de mensaje es un fragmento de texto reutilizable que la plataforma envía a los visitantes en el momento adecuado: confirmación de reserva, recordatorio de pago, recordatorio de asistencia, aviso de caducidad, etc. Defina una plantilla una sola vez a nivel de cuenta y haga referencia a ella desde cada evento, procedimiento de servicio o membresía que deba utilizarla.

Una plantilla, tres canales

Cada plantilla tiene ranuras para una versión por correo electrónico (asunto + cuerpo), una versión por SMS (asunto + cuerpo) y una notificación push (título + cuerpo). Rellene una, dos o las tres — al guardar debe haber al menos una de ellas presente.

Lo que deje en blanco simplemente no se utiliza:

• Si el cuerpo del correo electrónico está vacío, no se envía ningún correo cuando se activa esta plantilla.
• Si el cuerpo del SMS está vacío, no se envía ningún SMS cuando se activa esta plantilla.
• Si el cuerpo del push está vacío, no se envía ninguna notificación push cuando se activa esta plantilla.

Además del texto, cada plantilla incluye un conmutador de enviar correo electrónico y otro de enviar SMS, ambos activados por defecto. Desactivar uno mantiene el texto exactamente como lo escribió, pero deja de enviarse por ese canal — útil para pausar el SMS durante un mes sin tener que volver a escribirlo después. Puede alternarlos directamente desde la lista de plantillas. El push no tiene conmutador: siempre se envía cuando la plantilla tiene texto push, porque es el único canal que llega a un visitante que no le ha proporcionado ni dirección de correo electrónico ni número de teléfono.

Un canal también necesita un destino. El correo electrónico se omite para un visitante sin dirección de correo y el SMS para un visitante sin número de teléfono, sin importar cómo estén configurados los conmutadores.

Marcadores de posición que puede utilizar

Las plantillas admiten variables sencillas que se sustituyen por datos reales en el momento del envío. Puede incluir cualquiera de estos en el asunto o en el cuerpo, en cualquiera de los canales:

Los marcadores de posición que no se aplican a un mensaje concreto (por ejemplo, %event_name% en un recordatorio de servicio) simplemente se dejan vacíos.

Dónde se utilizan las plantillas

La mayoría de las veces, una plantilla se recoge automáticamente de la entidad que activa el mensaje. Esta es la lista completa de ranuras.

En un evento

• Reserva creada — se envía en el momento en que un visitante envía una reserva.
• Confirmación — se envía cuando la reserva se confirma (manual o automáticamente).
• Confirmación de primera reserva — se envía en lugar de la confirmación habitual cuando esta es la primera reserva del visitante para el evento, de modo que los recién llegados reciban una bienvenida más cálida que los habituales.
• Pago pendiente — recordatorio de pago, con uno o dos plazos configurables (primer y segundo recordatorio, en horas antes del evento).
• Recordatorio de asistencia — se envía un número configurable de horas antes del evento.
• Cancelación — se envía cuando el visitante cancela.
• Cancelación por la cuenta — se envía cuando un administrador cancela la reserva del visitante.
• Lista de espera — añadido — se envía cuando el visitante se coloca en la lista de espera.
• Lista de espera — promovido — se envía cuando se libera una plaza y se permite al visitante reservar.

En un procedimiento de servicio

• Reserva creada — se envía cuando el visitante envía la solicitud.
• Confirmación — se envía cuando la cita se aprueba.
• Confirmación de primera reserva — se envía en lugar de la confirmación habitual cuando esta es la primera reserva del visitante para el servicio.
• Denegación — se envía cuando la solicitud se rechaza.
• Recordatorio — se envía antes de la cita.

En una membresía

• Después de cada uso — se envía cada vez que se gasta un crédito.
• Antes de la fecha de finalización — se envía un número configurable de días antes de que la membresía caduque.
• Al caducar — se envía cuando la membresía alcanza su fecha de finalización.
• Pocos usos restantes — se envía cuando el número de créditos restantes cae por debajo del umbral que usted establezca.

AI

Micali.online puede responder a sus preguntas sobre la aplicación, ayudarle a redactar y generar los mensajes que reciben sus visitantes. Todo ello es opcional, y nada se envía nunca a un visitante sin que usted lo vea antes.

Preguntar a la AI

Un asistente dentro de la aplicación que conoce tanto el funcionamiento de Micali.online como el contenido de su propia cuenta, de modo que puede preguntar «¿cómo evito que este evento aparezca públicamente?» o «¿cuáles de mis membresías caducan este mes?» y obtener una respuesta sobre su configuración. La conversación es privada de su cuenta y se conserva durante siete días.

Qué AI hace el trabajo

Un administrador raíz elige la conexión en AI, dentro de la configuración de la cuenta. Hay dos formas de ejecutarla:

• Su propia clave — pegue una clave de API de ChatGPT o Gemini. Usted paga directamente a su proveedor, y Micali.online no cobra nada por ello.
• Integrada — use la propia conexión de Micali.online, sin nada que configurar.

Una clave que pega se almacena solo para escritura: la aplicación le mostrará una vista previa enmascarada y puede revelársela de nuevo, pero nunca se entrega a través de la API. Puede probar la conexión antes de guardarla y ver cuánto ha utilizado.

Asistente de redacción

Junto a la mayoría de los cuadros de texto más largos —una descripción de evento o servicio, la descripción de su negocio, una respuesta de chat a un cliente— hay dos botones. Pulir mejora lo que ya ha escrito; Generar redacta un primer borrador a partir de un breve resumen. Ambos muestran el resultado en un cuadro de diálogo para que usted lo acepte o lo rechace, de modo que nunca se sobrescribe nada silenciosamente.

Mensajes a visitantes redactados por AI

Una plantilla de mensaje puede llevar una instrucción en lugar de un texto fijo, en cualquiera de sus canales. El texto se redacta entonces de nuevo en el momento del envío a partir de la instrucción más los datos de esa reserva, de modo que cada visitante recibe algo específico en lugar de una única frase con su nombre insertado.

Mantenga también el texto estático relleno. Es el respaldo: si la generación falla, o la cuenta no tiene conexión de AI, se envía en su lugar el texto estático y el visitante no lo nota.

Público vs. Activo — qué significa cada indicador

Los eventos, servicios y membresías comparten dos conmutadores de encendido/apagado. Parecen similares, pero responden a dos preguntas distintas.

Combinaciones y lo que significan

Webhooks

Los webhooks permiten que Micali.online notifique a sus propios sistemas en el momento en que ocurre algo dentro de una cuenta — un nuevo visitante, una reserva, un pago de membresía. Configure una o varias URL de escucha por cuenta, elija los eventos que le interesan y Micali.online enviará una carga útil JSON a cada URL siempre que se activen. Perfecto para sincronizar reservas en un CRM, activar automatizaciones posteriores o construir paneles sobre los datos de sus reservas.

Quién puede configurarlos

Solo los root admins pueden crear, editar y eliminar los listeners de webhook. Los admins y los miembros del equipo no pueden verlos ni cambiarlos. Los webhooks se encuentran junto a las demás integraciones — abra Conectores → Webhooks para gestionarlos.

Eventos a los que puede suscribirse

Cada listener está vinculado a un único tipo de evento. Añada varios listeners — incluso apuntando a la misma URL — para recibir más de un tipo de evento. El catálogo de eventos emitidos actualmente es:

• visitor.created — un nuevo visitante se ha registrado en la cuenta.
• visitor.updated — se ha actualizado el perfil de un visitante existente.
• event_booking.created — un visitante ha reservado una plaza de evento.
• event_booking.confirmed — se ha confirmado una reserva de evento (manual o automáticamente).
• event_booking.cancelled — se ha cancelado una reserva de evento.
• service_booking.created — un visitante ha reservado una plaza de servicio.
• service_booking.confirmed — se ha confirmado una reserva de servicio.
• service_booking.cancelled — se ha cancelado una reserva de servicio.
• membership.assigned — se ha asignado una membresía a un visitante.
• membership.paid — una membresía de visitante se ha marcado como pagada.
• membership.ended — una membresía de visitante ha alcanzado su fecha de finalización.

Qué se envía

Cada entrega es un único POST HTTP a su URL con un cuerpo JSON. Las siguientes cabeceras acompañan siempre a la solicitud:

• Content-Type: application/json — el cuerpo siempre está codificado en JSON.
• User-Agent: micali-webhooks/1.0 — identifica al remitente.
• X-Micali-Event: <event_type> — repite el tipo de evento para que pueda enrutar sin analizar el cuerpo.
• Authorization — presente solo cuando configura autenticación en el listener (ver abajo).

Forma de la carga útil

Todas las cargas útiles comparten el mismo sobre:

• event — el tipo de evento (mismo valor que la cabecera X-Micali-Event).
• occurred_at — marca de tiempo ISO-8601 de cuándo se ejecutó el disparador.
• resource — el tipo de objeto dentro de data: event_booking, service_booking o visitor_membership.
• data — una instantánea del recurso, incluido su ID público, sus indicadores de estado actuales y los datos de contacto del visitante (correo electrónico, nombre y apellido, teléfono). Las reservas de eventos y servicios también incluyen el bloque de evento o servicio/procedimiento vinculado; las cargas útiles de membresía incluyen el nombre de la membresía y el ID público.

Identifique los objetos entre entregas por su public_id — ese es el identificador estable y compartible que usamos en todas las demás partes de la plataforma.

Autenticación

Elija un esquema de autenticación para que su receptor pueda verificar que la solicitud proviene de Micali.online:

• Ninguna — no se envía ninguna cabecera Authorization. Úselo solo cuando su endpoint esté protegido por otros medios (URL firmada, lista de IP permitidas, red privada).
• Basic — el usuario y la contraseña se envían como la cabecera estándar Authorization: Basic ....
• Token Bearer — el token que proporciona se envía como Authorization: Bearer <token>. Se almacena cifrado en reposo y la API nunca lo devuelve una vez guardado.

Entrega y reintentos

La entrega es asíncrona y se ejecuta a través de la cola de trabajos en segundo plano de la plataforma. Si el receptor devuelve un estado distinto de 2xx (o la solicitud falla por completo), el trabajo se reintenta con retroceso exponencial — comenzando en 60 segundos, duplicándose cada vez y con un máximo de una hora entre intentos. Después de diez intentos fallidos, la entrega se marca como fallida y se descarta. Los listeners que se deshabilitan o eliminan entre el disparador y la entrega real se omiten silenciosamente.

Primeros pasos

La forma más rápida de pasar de una cuenta vacía a una página reservable es dejar que la entrevista de configuración la construya por usted.

La entrevista de configuración

A un administrador raíz de una cuenta nueva se le ofrece una entrevista que pregunta sobre el negocio en lenguaje sencillo —qué ofrece, si la gente viene en grupo a una hora fija o reserva su propio turno, cuánto duran las cosas, cuándo está abierto, quién trabaja con usted— y luego crea toda la configuración de una vez: los servicios y sus procedimientos, el horario de apertura, los eventos y sus fechas, el nombre y la categoría de su negocio, su subdominio público, su dirección en el mapa, si las reservas necesitan aprobación, qué recordatorios se envían, e invitaciones para su personal.

No tiene que terminarla de una sola vez. Sus respuestas se guardan a medida que avanza, así que cerrar la pestaña y volver más tarde retoma donde lo dejó. También puede descartar la entrevista por completo y construir todo a mano: se ofrece una vez, no se impone.

Qué comprobar después

La entrevista deja todo activado y listo, pero merece la pena revisar dos cosas antes de enviar el enlace a alguien: abra su subdominio público en una ventana de navegador privada para ver exactamente lo que ve un visitante, y repase las plantillas de mensajes que ha creado para que el tono suene como usted.

Si empezó en una demo

La demo que puede abrir desde el sitio web sin registrarse es una cuenta real y en funcionamiento con una vida corta: se elimina en cuanto caduca, junto con todo lo que haya configurado en ella. Confirme su dirección de correo electrónico y se convertirá en una cuenta normal, conservando todo lo que ya haya creado. Si ha pasado una tarde organizando su semana en una demo, hágalo antes de cerrar la pestaña.

Iniciar sesión

Nadie en Micali.online tiene contraseña. Todo el mundo inicia sesión con un código enviado a su correo electrónico, y los gestores pueden añadir una forma más rápida además de eso.

Gestores

Introduzca su dirección de correo electrónico y llegará un código corto por correo. Escríbalo y quedará conectado durante la sesión. Si se dirigía a un lugar concreto —un enlace desde una notificación, por ejemplo— llegará a esa página en lugar de al panel.

El PIN de cuatro dígitos

Una vez que ha iniciado sesión, puede establecer un PIN para el navegador que está usando. A partir de entonces, ese navegador solo pedirá los cuatro dígitos en lugar del código enviado por correo, durante 30 días. Es por navegador: establecer un PIN en su teléfono no cambia nada en su portátil.

Tres intentos fallidos y el navegador deja de ser de confianza: vuelve a pedir un código por correo, y el PIN por sí solo ya no bastará para entrar. Los 30 días se cuentan desde que lo configuró y no se prolongan por usarlo.

Añadirla a la pantalla de inicio

Tanto la aplicación de gestores como la página de reservas de sus visitantes se pueden añadir a la pantalla de inicio de un teléfono, donde se abren como una aplicación. Esto es también lo que hace posibles las notificaciones push en los iPhone: allí, las notificaciones solo funcionan una vez que la página se ha añadido a la pantalla de inicio.

Visitantes

Los visitantes inician sesión de la misma manera, con un código a su correo electrónico, en su propio subdominio. Un visitante que nunca ha reservado con usted se crea simplemente en el acto la primera vez que inicia sesión.

El panel

La primera pantalla tras iniciar sesión, en tres vistas. Las pestañas recuerdan cuál eligió, así que escoja la que se ajuste a su forma de trabajar.

• Calendario — una semana completa dispuesta como una cuadrícula, con cada turno de evento y de servicio en su sitio y los que se solapan uno junto a otro. Puede avanzar por semanas y hacer las filas más altas o más bajas para encajar un día muy cargado.
• Agenda — una lista sencilla de lo que se avecina, turno tras turno. Es la que mejor funciona en un teléfono.
• Resumen — tarjetas resumen: qué viene a continuación, qué necesita confirmación, respuestas de formularios recientes.

Trabajar directamente desde el calendario

Hacer clic en un turno del calendario hace algo más que abrirlo. En un turno con hueco puede reservar a un visitante ahí mismo; en uno vacío puede compartirlo, abrir su lista de visitantes, o eliminar ese horario por completo si no lo va a ofrecer.

Gestionar las reservas

Todo lo que ocurre después de que un visitante se ha inscrito: añadir personas usted mismo, aprobarlas, moverlas y registrar quién se presentó realmente.

Añadir a alguien usted mismo

No todas las reservas llegan a través de la página pública: hay quien llama por teléfono o le aborda en persona. Añádalos por dirección de correo electrónico: si esa dirección ya pertenece a uno de sus visitantes, se vincula a él, y si es nueva, se crea el visitante. Puede establecer cuántas plazas ocupan, añadir a sus acompañantes y rellenar las respuestas del formulario en su nombre.

Aprobar y rechazar

Si el evento o el procedimiento no confirma automáticamente, las nuevas reservas esperan su decisión. Aprobar una envía el mensaje de confirmación; rechazarla envía el mensaje de denegación, cuando el procedimiento tiene uno configurado. Una reserva hecha por alguien sin reservas previas puede enviar un mensaje distinto, más cálido, que el que reciben sus clientes habituales.

Mover una reserva

Los planes cambian, y un visitante no debería tener que cancelar y volver a reservar. Una reserva de evento se puede mover a otra fecha del mismo evento o a un evento completamente distinto; una reserva de servicio se puede mover a otro turno u otro procedimiento. La capacidad en el destino se vuelve a comprobar en el momento del traslado, y la plaza que se libera va a quien esté primero en la lista de espera.

Marcar quién asistió

Después del evento, cambie a presente a los visitantes que acudieron. Esto no es solo llevar un registro: es lo que gasta un crédito de una membresía, a menos que el plan o el evento estén configurados para contar la reserva independientemente de la asistencia. Hasta que lo haga, el crédito permanece reservado y el saldo restante del visitante no se mueve.

No tiene que acordarse. Cuando un evento ha terminado y todavía hay reservas pendientes de asistencia, Micali.online envía un correo a quien sea responsable de esa fecha con un enlace directo a la lista correspondiente, y solo para las reservas en las que confirmar realmente cambia algo.

Pago

Las reservas llevan un indicador de pagado que usted mismo cambia; Micali.online no cobra el dinero. Lo que sí hace es reclamarlo: un evento puede enviar un recordatorio de pago una o dos veces antes de la fecha, y solo a los visitantes que estén confirmados, sigan sin pagar y no estén cubiertos por una membresía.

Llevarse la lista a otra parte

Las reservas se exportan a un archivo CSV, tanto para eventos como para servicios, para que pueda entregar un registro a quien lo necesite, sumar un mes en una hoja de cálculo, o conservar su propia copia. Es la lista tal como la ha filtrado, no un informe fijo.

Compartir una fecha y hora

A veces quiere enviarle a alguien un turno concreto —«este jueves a las seis»— en lugar de todo su horario y la esperanza de que elija correctamente.

Cada lugar donde puede compartir un único turno le ofrece tanto un enlace como un código QR, listos para imprimir o enviar:

• En el calendario de un evento, junto a cualquier fecha próxima.
• En la pantalla de visitantes, donde puede elegir cualquier fecha próxima de un evento, incluida una que todavía nadie ha reservado.
• En un servicio, donde elige el procedimiento, el día y la hora a partir de la misma disponibilidad que ven sus visitantes.
• En el calendario y la agenda, directamente desde el propio turno.

Lo que recibe el visitante

El enlace abre su página de reservas ya situada en ese turno exacto, con las demás fechas fuera de la vista, de modo que no hay nada que elegir ni nada que equivocar. Si el turno está completo, en su lugar se le ofrece la lista de espera.

Sus visitantes

Todos los que alguna vez han reservado con usted, más cualquiera que haya añadido, en una sola lista que puede buscar, en la que importar y a la que enviar correos.

Importar una lista que ya tiene

Suba un CSV e indique qué columna es cuál: a Micali.online no le importa el orden de las columnas ni cómo las llame el archivo. Las direcciones que ya están en su cuenta se vinculan en lugar de reescribirse, así que importar una lista que se solape con sus visitantes existentes no sobrescribirá los datos de nadie.

La importación se ejecuta en segundo plano e informa de lo que ha hecho, de modo que un archivo grande no bloquea la pantalla. Hay un límite de 500 visitantes nuevos añadidos al día, y es deliberado: es lo bastante alto para una lista de clientes real y lo bastante bajo para que una carga equivocada no se descontrole. Todo lo que supere el límite se notifica en lugar de descartarse, y volver a importar el mismo archivo al día siguiente lo recoge.

Listas de correo

Una lista de correo es un grupo guardado de visitantes al que puede escribir una y otra vez. Complétela eligiendo personas a mano, o eligiendo eventos y servicios y un periodo: todos los que reservaron eso en las últimas dos semanas, el último año, o siempre.

Escribirles

Puede escribir a una lista guardada, a todos los de un evento, o a toda su cuenta. Cada mensaje se envía individualmente, así que una dirección incorrecta no puede retrasar el resto, y cualquiera sin dirección de correo electrónico se omite: el número de esos se muestra antes de que empiece a escribir, no después de enviarlo.

La lista negra

Hay personas a las que conviene mirar dos veces antes de dejarlas entrar: la que nunca se presenta, la que reserva seis plazas y trae a una. Añada su dirección de correo electrónico a la lista negra, con una nota personal sobre el motivo.

La lista está vinculada a la dirección de correo electrónico, no al registro de la persona: eliminar al visitante y dejar que vuelva a registrarse con la misma dirección no la borra de la lista.

Mensajes con los visitantes

Una conversación es un hilo entre su equipo y un visitante. Cualquiera de las dos partes puede iniciarla, y todo lo que se dice permanece vinculado a esa persona en lugar de disperso entre quien haya respondido a su correo.

Cómo empieza un hilo

Un visitante puede escribirle desde su propia página de reserva, sobre una reserva o sobre nada en particular. También puede abrir usted mismo un hilo desde su fila en la lista de visitantes, que es la forma correcta de hacerle una pregunta a una sola persona sin convertirla en un correo que reciben todos.

Quién responde

Cualquiera en la cuenta puede leer y responder, miembros del equipo incluidos. Una conversación se puede asignar a una persona concreta, y hay un filtro mías que muestra lo que tiene asignado o a lo que ya ha respondido, de modo que en un día ajetreado es menos probable que dos personas respondan dos veces al mismo visitante.

Mantener la lista corta

Los hilos se pueden cerrar una vez resueltos y reabrir si el visitante vuelve a escribir, lo que mantiene la lista limitada a lo que todavía necesita a una persona.

Cuestionarios de satisfacción

Pregunte a quienes vinieron qué les pareció, automáticamente, una vez que el evento o la cita han quedado atrás.

Configurar uno

Escriba las preguntas, adjunte el cuestionario a un evento o a un servicio, e indique cuánto tiempo después de que termine el turno debe enviarse: de inmediato, a la mañana siguiente, unos días después, lo que le convenga. Póngale un nombre para su propio uso; los visitantes nunca lo ven, solo las preguntas.

Qué recibe el visitante

Un correo con la primera pregunta. Responder a esa abre el resto en una página propia, sin inicio de sesión, sin contraseña, nada que recordar. Cuanto menos le pida a alguien en ese momento, más respuestas obtendrá.

Una vez por reserva

A cada reserva se le pregunta exactamente una vez, y el envío queda registrado. A alguien que viene a su clase de los martes cada semana no se le pide que la valore cada semana.

Leer las respuestas

Las respuestas se agrupan por cuestionario, de modo que puede leerlas juntas en lugar de un correo cada vez. También puede enviarse primero una copia de prueba y ver todo exactamente como lo verá un visitante.

Obtener ayuda

Para las preguntas que esta guía no responde, o cuando algo parece ir mal en su cuenta.

Abrir un ticket

Los administradores y los administradores raíz pueden abrir un ticket desde dentro de la aplicación, lo cual es mejor que enviar un correo porque llega con su cuenta ya adjunta: nadie tiene que preguntarle de qué negocio se trata, y podemos revisar la configuración real que está describiendo.

Cómo continúa

Un ticket es una conversación, no un formulario: las respuestas de nuestro lado llegan al mismo hilo y se le notifica por correo electrónico, de modo que todo el intercambio permanece en un solo lugar en lugar de fragmentarse en una cadena de correos.

Cómo crear un evento y publicarlo

Para administradores raíz y administradores. El objetivo: que un visitante pueda llegar a su página pública y reservar una plaza.

1. Abra la página Eventos.

   Inicie sesión en la aplicación, elija la cuenta correcta en la barra superior y abra Eventos en el menú principal.

2. (Opcional) Cree primero una plantilla.

   Si va a realizar el mismo tipo de evento repetidamente, créelo una sola vez como plantilla: aforo, formulario, mensajes, etc. Los nuevos eventos clásicos pueden heredar de ella.

3. Cree un nuevo evento clásico.

   Haga clic en Nuevo evento, asígnele un nombre y una descripción, establezca el aforo (número máximo de participantes, si pueden traer acompañantes) y elija el formulario de reserva.

4. Añada una o más fechas del evento.

   Para cada ocurrencia, establezca la hora de inicio y, si es necesario, la fecha límite de inscripción. Sin al menos una fecha próxima, el evento no se puede reservar.

5. Restrinja a membresías (opcional).

   Si solo pueden asistir los socios, añada las membresías requeridas en Membresías permitidas. Déjelo en blanco para permitir que cualquier visitante reserve.

6. Elija los mensajes.

   Elija las plantillas para los recordatorios de pago, las cancelaciones y el recordatorio de asistencia. Asegúrese de que el conector correspondiente (SMTP, SendGrid o Twilio) esté configurado a nivel de cuenta.

7. Active Activo.

   Esto hace que el evento esté en vivo dentro de la cuenta. Aún no llegará a los visitantes hasta el siguiente paso.

8. Active Público.

   Ahora el evento aparece en su subdominio público. Abra el subdominio en una ventana privada del navegador para verificar que todo se ve correctamente.

Cómo crear un servicio o procedimiento y publicarlo

Para administradores raíz y administradores. El objetivo: que un visitante pueda elegir un procedimiento y reservar una franja horaria libre.

1. Abra la página Servicios.

   En el menú de la aplicación, elija Servicios. La lista muestra todo lo que pertenece a la cuenta activa.

2. Cree el servicio.

   Haga clic en Nuevo servicio, introduzca el nombre, la descripción, la ubicación, la dirección y la zona horaria. La zona horaria es importante: todas las ventanas de disponibilidad se interpretan en ella.

3. Añada procedimientos.

   Por cada cosa que un visitante pueda reservar, cree un procedimiento con un nombre y una duración. Opcionalmente, establezca un tiempo de preparación antes del procedimiento y un tiempo de limpieza después de él, para que el calendario no haga dobles reservas.

4. Establezca la disponibilidad.

   Defina las ventanas de tiempo recurrentes en las que se permiten las reservas (por ejemplo, lunes–viernes de 9:00 a 17:00). Solo se pueden reservar las franjas que estén dentro de una ventana de disponibilidad activa.

5. Elija el formulario de reserva (opcional).

   Si necesita información del visitante en el momento de la reserva —teléfono, alergias, notas—, adjunte un formulario al servicio.

6. Active Activo en el servicio y en cada procedimiento.

   Un servicio inactivo se oculta en todas partes; un procedimiento inactivo permanece en la base de datos pero no aparece en el flujo de reservas.

7. Active Público en el servicio.

   Los visitantes ven ahora el servicio en su subdominio público, con los procedimientos disponibles y las próximas franjas libres.

Cómo crear una membresía y publicarla

Para administradores raíz y administradores. El objetivo: que un visitante pueda comprar una membresía y utilizarla para reservar eventos.

1. Abra la página Membresías.

   En el menú de la aplicación, elija Membresías.

2. Cree la membresía.

   Haga clic en Nueva membresía, asígnele un nombre y una breve descripción que explique lo que recibe el visitante.

3. Establezca el precio, la moneda y los límites.

   Introduzca el precio (en la unidad monetaria más pequeña), la moneda, el número máximo de usos y/o la duración en días. Dejar un límite en blanco significa que es ilimitado.

4. Defina cuándo se puede comprar.

   Establezca disponible desde (cuándo aparece en la página pública) y, opcionalmente, disponible hasta (cuándo desaparece). Útil para ofertas estacionales o por tiempo limitado.

5. (Opcional) Vincúlela a eventos.

   Si la membresía debe desbloquear eventos específicos, abra cada evento y añada la membresía en Membresías permitidas.

6. Active Activo.

   La membresía ya forma parte de su cuenta. Las membresías existentes de visitantes recurrentes siguen funcionando incluso cuando esto está desactivado.

7. Active Público.

   Los visitantes ven la membresía en su subdominio público y pueden comprarla. Confírmelo abriendo el subdominio en una ventana privada.

Cómo crear una plantilla de mensaje

Para administradores raíz y administradores. Las plantillas viven a nivel de cuenta: escríbalas una vez y reutilícelas en cualquier evento, servicio o membresía.

1. Abra la página Plantillas de mensajes.

   En el menú de la aplicación, elija Plantillas de mensajes dentro de la cuenta activa.

2. (Opcional) Siembre los valores predeterminados.

   Si es una cuenta nueva, haga clic en Sembrar predeterminados para crear una plantilla inicial para cada ranura compatible en el idioma de la cuenta. Puede editar cualquiera de ellas después.

3. Cree una nueva plantilla.

   Haga clic en Nueva plantilla y asígnele un nombre interno claro; por ejemplo, «Clase de yoga — recordatorio de pago». El nombre solo se muestra a su personal.

4. Escriba la versión por correo electrónico.

   Rellene el asunto y el cuerpo del correo electrónico. Utilice marcadores de posición como %visitor_first_name% y %event_start_at% allá donde quiera valores personalizados. Opcionalmente, establezca un nombre de remitente.

5. Escriba la versión por SMS (opcional).

   Si también piensa enviarla como SMS, rellene el cuerpo del SMS. Manténgalo corto: los proveedores de SMS cobran por segmento.

6. Guarde la plantilla.

   Necesita al menos el nombre más un cuerpo de correo electrónico o de SMS. La plantilla aparecerá ahora en los menús desplegables de cada formulario de evento, procedimiento y membresía.

7. Adjunte la plantilla donde la necesite.

   Abra el evento, el procedimiento de servicio o la membresía correspondiente y elija la nueva plantilla en la ranura apropiada; por ejemplo, Recordatorio de asistencia en un evento. Guarde y listo.