Bienvenue sur Micali.online

Rôles utilisateur

Toute personne qui interagit avec Micali.online relève de l’un de ces rôles. Les rôles déterminent ce que chacun peut voir, modifier et approuver.

Ce que chaque rôle peut faire

Compte

Un compte représente une entreprise ou une organisation propriétaire de la configuration de réservation — le salon, le studio, la clinique. Chaque compte dispose de son propre sous-domaine public (par exemple yourname.micali.online) où les visiteurs arrivent pour effectuer une réservation.

Un compte contient tous les éléments avec lesquels un visiteur interagit : les adhésions qu’il peut acheter, les services et prestations qu’il peut réserver, les événements auxquels il peut s’inscrire et les formulaires qu’il remplit en chemin.

Où vont les réponses

Définissez une adresse de réponse sur le compte et chaque message envoyé par Micali.online en votre nom la porte, de sorte qu’un visiteur qui se contente de répondre atteigne la boîte que vous consultez réellement. Laissez-la vide et les réponses repartent vers l’adresse depuis laquelle le message a été envoyé. C’est un seul réglage pour tous vos modèles, pas quelque chose à répéter sur chacun.

Couleurs

Il existe 28 thèmes de couleurs. Un compte en choisit un pour tout le monde, et chaque personne peut le remplacer pour elle-même — votre propre choix l’emporte sur celui du compte, et celui du compte sur le thème standard. Cela change l’application dans laquelle vous et votre équipe travaillez ; cela ne modifie pas le style de votre page de réservation publique.

Événements

Un événement est un créneau horaire — ou une série de créneaux — auquel les visiteurs peuvent s’inscrire. Utilisez les événements pour les cours, les sessions de groupe, les ateliers, les spectacles et toute autre réservation liée à un horaire de début fixe.

Événements modèles vs. événements classiques

Les événements existent en deux variantes :

• Événement modèle — un modèle réutilisable. Les modèles ne sont jamais montrés aux visiteurs ; ils existent pour vous permettre de générer de nombreux événements réels avec les mêmes paramètres (capacité, formulaire, messages, etc.) sans tout ressaisir.
• Événement classique — un événement réel et réservable. Un événement classique peut être créé de toutes pièces ou lié à un modèle, auquel cas il hérite de la configuration du modèle.

Paramètres clés à connaître

• Capacité — combien de visiteurs peuvent rejoindre un créneau, et si chaque visiteur peut amener des « amis » (entités supplémentaires). Définissez un minimum et un maximum de participants. La capacité est comptée en places, pas en réservations : un visiteur qui amène deux amis en occupe trois.
• Date limite d’inscription — le dernier moment où un visiteur peut réserver. S’il est laissé vide, les réservations restent ouvertes jusqu’au début de l’événement.
• Confirmation automatique — les réservations sont-elles acceptées instantanément ou attendent-elles l’approbation d’un administrateur ?
• Adhésions autorisées — restreignez qui peut réserver en limitant l’événement à des adhésions spécifiques. Si vous laissez ce champ vide, n’importe qui peut réserver.
• Liste d’attente — lorsque l’événement est complet, les nouveaux visiteurs peuvent être placés sur une liste d’attente et avertis automatiquement lorsqu’un créneau se libère.
• Messages — choisissez quels modèles de messages sont envoyés pour la confirmation de réservation, les rappels de paiement, les annulations, les rappels de présence et les mises à jour de la liste d’attente. Chaque événement dispose de son propre emplacement pour chaque usage, vous pouvez donc combiner différents modèles par événement.
• Personne responsable — le membre de l’équipe responsable de l’événement. C’est à elle que Micali.online écrit lorsque quelque chose nécessite une attention, c’est elle que %responsible_person% désigne dans vos messages, et c’est elle qui est présélectionnée pour gérer les échanges à ce sujet. Une date particulière peut désigner quelqu’un d’autre, ce qui vous permet de couvrir la semaine d’un collègue sans toucher à l’événement lui-même.
• Pièces jointes — des fichiers qui accompagnent l’événement, jusqu’à 8 Mo chacun. Ils sont conservés exactement tels qu’ils ont été envoyés : rien n’est redimensionné ni recadré, si bien qu’un plan de salle ou un formulaire scanné reste lisible.

Services et prestations

Les services sont destinés aux réservations individuelles où le visiteur choisit un horaire qui lui convient. Pensez à un salon de coiffure, à un cours particulier, à une consultation ou à un soin.

Comment les services et les prestations s’articulent

• Un service est le conteneur — l’offre dans son ensemble (par exemple, « Salon de coiffure du centre-ville »). Il possède un nom, une description, un lieu, une adresse et un fuseau horaire.
• Une prestation est une chose spécifique réservable à l’intérieur de ce service (par exemple, « Coupe — 30 minutes », « Coloration — 90 minutes »). Un service peut avoir plusieurs prestations.
• La disponibilité est le calendrier des plages horaires pendant lesquelles les visiteurs peuvent choisir de réserver. Vous les définissez par service.
• Espacement des créneaux détermine à quelle fréquence une réservation peut commencer à l’intérieur de ces plages horaires — toutes les 5, 10, 15, 20, 30, 60 ou 120 minutes, 15 par défaut. C’est un seul réglage pour tout le service : ce qui est proposé à un visiteur et ce dans quoi vous pouvez le réserver suivent la même grille, si bien que vous ne pouvez rien réserver qu’il n’aurait pas pu réserver lui-même.

Sur la page publique, un visiteur choisit d’abord un service, puis une prestation, puis un créneau libre — et enfin remplit tout formulaire requis.

Messages automatiques

Chaque prestation peut être reliée à quatre modèles de messages — un pour le moment où la réservation est créée, un pour la confirmation, un pour le refus et un rappel avant le rendez-vous. Choisissez les modèles par prestation pour que différents services puissent s’exprimer sur des tons différents.

Salles

Les salles sont des espaces partagés que seules les personnes que vous approuvez peuvent réserver — une salle de réunion, un studio, un bureau, une salle de répétition. Contrairement à un service, le visiteur ne réserve pas votre temps pour quelque chose que vous proposez ; il réserve la salle aussi longtemps qu’il en a besoin, dans le cadre des règles que vous définissez.

Qui peut réserver : les étiquettes

Une étiquette est un libellé que vous attribuez aux personnes — Employés, Direction, Membres. Une personne peut porter plusieurs étiquettes, et une salle liste les étiquettes autorisées à la réserver ; une seule d’entre elles suffit. Une salle sans étiquette ne peut être réservée que par votre équipe.

Invitez des personnes depuis Salles → Accès : collez leurs adresses email, choisissez les étiquettes et envoyez l’invitation. Il n’y a pas de mot de passe — elles se connectent avec un code à usage unique envoyé à cette adresse.

Un visiteur connecté qui ouvre une salle visible qu’il ne peut pas encore réserver peut demander l’accès. Les personnes responsables de la salle approuvent (ce qui leur donne les étiquettes de la salle) ou refusent, et le visiteur reçoit un email dans les deux cas.

Pour un espace de coworking, ou une salle que n’importe qui peut utiliser, basculez la salle sur Toute personne qui se connecte. Gardez à l’esprit que n’importe qui peut se connecter avec n’importe quelle adresse email.

Visible ou masquée

Une salle visible montre ses photos, sa description, sa capacité, ses horaires et ses règles à toute personne disposant du lien, mais la réservation nécessite tout de même une connexion et une étiquette. Une salle masquée répond « introuvable » à toute personne qui ne peut pas la réserver, si bien que même un lien divulgué ne révèle rien. Il n’existe pas de liste publique de toutes les salles : les personnes accèdent à une salle via votre page de réservation ou son propre lien. Vous pouvez changer la visibilité directement depuis la liste des salles.

Paramètres clés

• Horaires — quand la salle peut être réservée, par jour de la semaine, avec plusieurs plages par jour si nécessaire. Votre équipe peut réserver en dehors de ces horaires.
• Préparation et nettoyage — le nombre de minutes pendant lesquelles la salle reste bloquée avant et après chaque réservation (0 = aucune).
• Grille horaire — la fréquence à laquelle une réservation peut commencer et se terminer, par exemple toutes les 15 minutes.
• Règles pour les visiteurs — la durée maximale de réservation, la pause minimale entre les propres réservations d’une même personne (pour qu’on ne puisse pas contourner une limite de 2 heures en enchaînant deux réservations de 2 heures) et le nombre de jours à l’avance. Elles s’appliquent uniquement à ce que les visiteurs réservent eux-mêmes.
• Confirmer automatiquement — activé : la réservation est confirmée immédiatement. Désactivé : elle attend qu’une personne responsable la confirme ou la refuse.
• Calendrier partagé — désactivé, motifs, ou motifs avec noms. Cela détermine ce que voient, sur les horaires pris, les personnes autorisées à réserver la salle ; personne d’autre ne le voit jamais.
• Personnes responsables — les membres de l’équipe informés des nouvelles réservations, des annulations et des demandes d’accès, et qui les tranchent. Si personne n’est choisi, les administrateurs sont informés.

Comment un visiteur réserve une salle

Sur la page de la salle, le visiteur se connecte, choisit un jour dans le calendrier, puis une heure de début libre — les horaires pris restent affichés dans la grille, en grisé — et enfin la durée, le motif de la réservation et une note facultative. Chaque étape possède sa propre adresse, si bien que recharger la page conserve sa position. Ses réservations de salle apparaissent sous Mes réservations, où il peut annuler jusqu’au début de la réservation.

Gérer les réservations de salle

Salles → Calendrier affiche la semaine d’une salle ou de toutes les salles, avec les réservations en attente de confirmation en haut. Cliquez sur un horaire vide pour réserver pour quelqu’un (par email) ou pour bloquer la salle en interne ; cliquez sur une réservation pour la confirmer, la refuser, la déplacer, la renommer ou l’annuler. Vos propres réservations ne suivent pas les règles pour les visiteurs ni les horaires, mais elles ne peuvent jamais chevaucher une autre réservation. Une réservation peut se répéter chaque jour ouvré, chaque semaine ou toutes les deux semaines pendant jusqu’à un an — les dates déjà prises sont ignorées et listées. La page Visiteurs comporte un onglet Salles avec les réservations de chaque salle, et la liste Tous les visiteurs affiche les étiquettes de chacun.

Messages automatiques

Chaque salle choisit quel modèle de message est envoyé, et quand : la réservation attend une confirmation, est confirmée (avec un fichier calendrier joint), est refusée, est annulée par le visiteur, est annulée par vous, est déplacée à un autre horaire, et un rappel un nombre d’heures défini à l’avance. Votre première salle reçoit des modèles prêts à l’emploi que vous pouvez modifier.

Adhésions

Une adhésion est un forfait prépayé qu’un visiteur achète — une carte à poinçonner, un abonnement mensuel, un abonnement saisonnier. Utilisez les adhésions pour facturer à l’avance et pour contrôler qui est autorisé à réserver certains événements.

Ce que définit une adhésion

• Prix et devise — ce que paie le visiteur.
• Limites d’utilisation — nombre maximum d’utilisations et/ou durée maximale en jours. Laissez une limite vide, ou définissez-la à 0, et elle sera considérée comme illimitée.
• Fenêtre de disponibilité — quand l’adhésion peut être achetée (available_from et, en option, available_to).

Comment les adhésions filtrent l’accès aux événements

En soi, une adhésion n’est qu’un produit que les visiteurs peuvent acheter. Pour l’utiliser comme filtre, liez-la à un ou plusieurs événements en tant qu’adhésion autorisée. À partir de là, seuls les visiteurs détenteurs de cette adhésion pourront réserver l’événement.

Par défaut, un crédit n’est dépensé qu’une fois que quelqu’un confirme que le visiteur s’est réellement présenté — la place attend l’interrupteur présent dans la liste des visiteurs. Deux paramètres peuvent lever cette condition, à deux niveaux différents : le plan peut indiquer que cette adhésion consomme toujours un crédit, et un événement particulier peut indiquer que cet événement consomme un crédit même sans présence. L’un ou l’autre suffit à lui seul.

Ainsi, une absence coûte un crédit au visiteur lorsque le plan ou l’événement l’exige, et ne coûte rien lorsque ni l’un ni l’autre ne l’exige — auquel cas le crédit reste simplement en attente jusqu’à ce qu’un gestionnaire marque le visiteur comme présent.

Suivre l’adhésion d’un visiteur

Ouvrez l’adhésion d’un visiteur et vous obtenez la liste de toutes les réservations qui y ont dépensé un crédit, avec la date à laquelle chacune a été comptabilisée. Quand quelqu’un demande pourquoi il lui reste trois visites au lieu de quatre, cette liste est la réponse.

Vous pouvez aussi modifier le nombre de crédits alloués à cette seule personne sans toucher au plan suivi par tout le monde — offrir un cours de remplacement après une annulation, ou corriger une erreur de comptage. Définissez son nombre de départ, ou ajoutez-en et retranchez-en au fil du temps ; chaque modification est enregistrée avec son auteur, de sorte qu’un solde ajusté peut toujours être expliqué plus tard.

Comment une adhésion est utilisée

Lorsqu’un visiteur disposant d’une adhésion valide réserve quelque chose que celle-ci couvre, elle est appliquée pour lui par défaut — il n’a pas à se souvenir de la sélectionner, et vous n’avez pas à l’attacher après coup. L’appliquer n’est pas la même chose que la dépenser : le crédit est réservé à cet instant et n’est décompté qu’une fois la présence confirmée, selon les règles décrites ci-dessus.

Messages automatiques d’adhésion

Les adhésions peuvent déclencher quatre modèles de messages :

• Après chaque utilisation — confirme qu’un crédit a été dépensé et combien il en reste.
• Avant la date de fin — un préavis envoyé un nombre configurable de jours avant l’expiration de l’adhésion.
• À l’expiration — envoyé lorsque l’adhésion prend fin.
• Peu d’utilisations restantes — envoyé lorsque les crédits restants du visiteur passent sous un seuil que vous définissez.

Formulaires

Un formulaire est l’ensemble des questions auxquelles un visiteur répond en réservant. Créez-le une fois et attachez-le partout où vous avez besoin des réponses — un événement, un service, une adhésion, ou chaque participant individuel d’une réservation.

Ce que vous pouvez demander

Chaque champ a un libellé, un type et un nom interne. Les types disponibles sont :

Texte et texte long, nombre, choix (boutons radio ou liste déroulante), et date, heure ou date et heure.

Formulaires pour chaque participant

Lorsqu’une réservation peut inclure des accompagnants, un événement peut demander les informations de chaque participant plutôt que celles de la seule personne qui réserve. Ce formulaire doit contenir un champ nommé name — c’est ce qui identifie chaque participant dans vos listes.

Les visiteurs qui reviennent ne ressaisissent rien

Lorsqu’une personne ayant déjà répondu à un formulaire réserve à nouveau, ses dernières réponses à ce même formulaire lui sont pré-remplies. La correspondance se fait sur le formulaire, pas sur l’endroit où elle y a répondu — ainsi, deux événements partageant un même formulaire se pré-remplissent l’un l’autre, et la réponse la plus récente l’emporte toujours.

Une ancienne réponse n’est réutilisée que si elle correspond encore au champ tel qu’il est défini aujourd’hui. Un champ qui a depuis été supprimé ou renommé, un choix qui n’est plus dans la liste, un nombre désormais hors limites — tout cela repart vide plutôt que d’être conservé. Reporter silencieusement une telle valeur serait pire qu’un champ vide : le visiteur ne verrait rien dans la case alors que la réponse périmée serait quand même soumise.

Modèles de messages

Un modèle de message est un texte réutilisable que la plateforme envoie aux visiteurs au bon moment — confirmation de réservation, rappel de paiement, rappel de présence, avertissement d’expiration, etc. Définissez un modèle une seule fois au niveau du compte et référencez-le depuis chaque événement, prestation de service ou adhésion qui doit l’utiliser.

Un modèle, trois canaux

Chaque modèle dispose d’emplacements pour une version e-mail (objet + corps), une version SMS (objet + corps) et une notification push (titre + corps). Remplissez-en un, deux ou les trois — au moins l’un d’entre eux doit être présent lors de l’enregistrement.

Ce que vous laissez vide n’est tout simplement pas utilisé :

• Si le corps de l’e-mail est vide, aucun e-mail n’est envoyé lorsque ce modèle est déclenché.
• Si le corps du SMS est vide, aucun SMS n’est envoyé lorsque ce modèle est déclenché.
• Si le corps de la notification push est vide, aucune notification push n’est envoyée lorsque ce modèle est déclenché.

Outre le texte, chaque modèle comporte un interrupteur envoyer un e-mail et un interrupteur envoyer un SMS, tous deux activés par défaut. Désactiver l’un d’eux conserve le texte exactement tel que vous l’avez écrit, mais arrête l’envoi sur ce canal — utile pour suspendre les SMS pendant un mois sans avoir à tout retaper ensuite. Vous pouvez les basculer directement depuis la liste des modèles. Le push n’a pas d’interrupteur : il est toujours envoyé lorsque le modèle contient un texte push, car c’est le seul canal qui atteint un visiteur ne vous ayant fourni ni adresse e-mail ni numéro de téléphone.

Un canal a également besoin d’une destination. L’e-mail est ignoré pour un visiteur sans adresse e-mail et le SMS pour un visiteur sans numéro de téléphone, quel que soit le réglage des interrupteurs.

Espaces réservés que vous pouvez utiliser

Les modèles prennent en charge des variables simples qui sont remplacées par des données réelles au moment de l’envoi. Vous pouvez placer n’importe lequel d’entre eux dans l’objet ou le corps, sur l’un ou l’autre canal :

Les espaces réservés qui ne s’appliquent pas à un message particulier (par exemple, %event_name% dans un rappel de service) sont simplement laissés vides.

Où les modèles sont utilisés

La plupart du temps, un modèle est repris automatiquement depuis l’entité qui déclenche le message. Voici la liste complète des emplacements.

Sur un événement

• Réservation créée — envoyé au moment où un visiteur soumet une réservation.
• Confirmation — envoyé lorsque la réservation est confirmée (manuellement ou automatiquement).
• Confirmation de première réservation — envoyé à la place de la confirmation habituelle lorsqu’il s’agit de la première réservation du visiteur pour cet événement, afin que les nouveaux venus reçoivent un accueil plus chaleureux que les habitués.
• Paiement manquant — rappel de paiement, avec un ou deux délais configurables (premier et second rappel, en heures avant l’événement).
• Rappel de présence — envoyé un nombre configurable d’heures avant l’événement.
• Annulation — envoyé lorsque le visiteur annule.
• Annulation par le compte — envoyé lorsqu’un administrateur annule la réservation du visiteur.
• Liste d’attente — ajouté — envoyé lorsque le visiteur est placé sur la liste d’attente.
• Liste d’attente — promu — envoyé lorsqu’un créneau se libère et que le visiteur est autorisé à réserver.

Sur une prestation de service

• Réservation créée — envoyé lorsque le visiteur soumet la demande.
• Confirmation — envoyé lorsque le rendez-vous est approuvé.
• Confirmation de première réservation — envoyé à la place de la confirmation habituelle lorsqu’il s’agit de la première réservation du visiteur pour ce service.
• Refus — envoyé lorsque la demande est rejetée.
• Rappel — envoyé avant le rendez-vous.

Sur une adhésion

• Après chaque utilisation — envoyé chaque fois qu’un crédit est dépensé.
• Avant la date de fin — envoyé un nombre configurable de jours avant l’expiration de l’adhésion.
• À l’expiration — envoyé lorsque l’adhésion atteint sa date de fin.
• Peu d’utilisations restantes — envoyé lorsque le nombre de crédits restants passe sous le seuil que vous définissez.

AI

Micali.online peut répondre à vos questions sur l’application, vous aider à rédiger et générer les messages que reçoivent vos visiteurs. Tout cela est optionnel, et rien n’est jamais envoyé à un visiteur sans que vous l’ayez vu au préalable.

Demander à l’AI

Un assistant intégré à l’application qui connaît à la fois le fonctionnement de Micali.online et le contenu de votre propre compte, si bien que vous pouvez demander « comment empêcher cet événement d’apparaître publiquement ? » ou « lesquelles de mes adhésions expirent ce mois-ci ? » et obtenir une réponse sur votre configuration. La conversation est privée à votre compte et conservée pendant sept jours.

Quelle AI fait le travail

Un administrateur racine choisit la connexion sous AI dans les paramètres du compte. Il existe deux façons de la faire fonctionner :

• Votre propre clé — collez une clé API provenant de ChatGPT ou de Gemini. Vous payez votre fournisseur directement, et Micali.online ne facture rien pour cela.
• Intégrée — utilisez la propre connexion de Micali.online, sans rien à configurer.

Une clé que vous collez est stockée en écriture seule : l’application vous en montre un aperçu masqué et peut vous la révéler, mais elle n’est jamais communiquée via l’API. Vous pouvez tester la connexion avant d’enregistrer et voir combien vous en avez utilisé.

Assistant de rédaction

À côté de la plupart des zones de texte plus longues — une description d’événement ou de service, la description de votre activité, une réponse de chat à un client — se trouvent deux boutons. Peaufiner améliore ce que vous avez déjà écrit ; Générer rédige un premier jet à partir d’un court brief. Les deux affichent le résultat dans une boîte de dialogue que vous pouvez accepter ou rejeter, de sorte que rien n’est jamais écrasé silencieusement.

Messages aux visiteurs rédigés par l’AI

Un modèle de message peut porter une consigne au lieu d’un texte fixe, sur n’importe lequel de ses canaux. Le texte est alors rédigé à neuf au moment de l’envoi à partir de la consigne et des détails de cette réservation, si bien que chaque visiteur reçoit quelque chose de spécifique plutôt qu’une phrase unique avec son nom inséré.

Conservez également le texte statique rempli. C’est la solution de repli : si la génération échoue, ou si le compte n’a pas de connexion AI, le texte statique est envoyé à la place et le visiteur ne remarque rien.

Claude & ChatGPT (MCP)

Micali.online exploite un serveur MCP. Connectez-le une fois à Claude ou ChatGPT et vous pouvez poser des questions sur vos réservations en langage ordinaire — « qui n’a pas payé pour samedi ? » — sans jamais ouvrir l’application. L’assistant fonctionne avec votre propre abonnement AI, ne voit que ce que vous pouvez voir vous-même, et peut être coupé de votre profil à tout moment.

Comment se connecter

Quatre étapes, environ une minute, et il ne reste ensuite aucune clé ni aucun mot de passe qui traîne où que ce soit.

1. Copiez l’adresse

   Dans l’application, ouvrez Profil → Connexions AI et copiez l’adresse avec le bouton Copier. C’est https://mcp.micali.online — l’adresse complète, sans rien après.

2. Ajoutez-la comme connecteur personnalisé

   Dans Claude ou ChatGPT, ouvrez les paramètres des connecteurs et ajoutez un nouveau connecteur personnalisé, en collant cette adresse comme URL. Rien d’autre n’est nécessaire — pas de clé API, pas d’identifiant client, rien à enregistrer chez nous au préalable. Tout autre outil qui parle MCP se connecte de la même manière : Claude Code, Codex, Cursor.

3. Choisissez gestionnaire ou invité, puis connectez-vous

   Notre propre page de connexion s’ouvre. Choisissez Gestionnaire pour travailler sur un compte que vous gérez, ou Invité pour voir vos propres réservations. Saisissez l’adresse e-mail que vous utilisez déjà dans Micali.online et entrez le code à 6 chiffres qui arrive. C’est la même connexion que dans l’application : l’assistant ne voit jamais votre code, et vous ne lui remettez jamais de mot de passe.

4. Posez une question

   Le connecteur apparaît dans la liste d’outils de l’assistant et est prêt. Une bonne première question est une question banale : « qu’est-ce que j’ai cette semaine, et qui n’a toujours pas payé ? »

Ce que vous pouvez demander en tant que gestionnaire

L’assistant dispose de trente-sept outils et choisit lui-même entre eux, si bien qu’il n’y a aucune commande à apprendre. Ce qui vaut la peine d’être su, ce sont les grandes lignes de ce qu’il peut atteindre :

• Événements et dates — la liste, avec le taux de remplissage de chaque date, et toute la configuration d’un événement : capacité, dates limites, paiement, confirmation.
• Réservations — qui est inscrit pour une date, avec les coordonnées et l’état confirmé / payé / présent. Peut être restreint à une seule date, ou seulement aux réservations non payées ou non confirmées.
• Liste d’attente — qui attend une place libre, dans l’ordre de la plus longue attente.
• Visiteurs — recherche par nom, e-mail ou téléphone, puis le profil d’une personne avec ses adhésions et ses réservations récentes.
• Plans d’adhésion — ce que vous vendez, à quel prix, avec quelle limite, et combien de personnes en détiennent une actuellement.
• Services et rendez-vous — ce que vous proposez, et qui a un rendez-vous réservé sur une période donnée.
• Salles — les salles et qui peut les réserver, les réservations sur une période et celles en attente de confirmation, les étiquettes d’accès et les personnes qui les portent, ainsi que les demandes d’accès. Il peut aussi configurer une salle, la réserver pour quelqu’un une fois ou de façon répétée, confirmer, refuser, déplacer ou annuler une réservation, attribuer une étiquette à quelqu’un par une invitation, et approuver une demande.
• Formulaires de réservation — les questions supplémentaires auxquelles répondent les visiteurs, champ par champ, et la création ou la réécriture de l’un d’eux à partir d’une description.
• Questionnaires de satisfaction et leurs résultats — l’enquête envoyée après un événement ou un rendez-vous, la note par question, et chaque réponse individuelle avec qui l’a donnée et de quoi elle parlait.
• Réservations en attente de confirmation — les visiteurs qui ont rempli le formulaire mais n’ont jamais cliqué sur le lien de leur e-mail, et la confirmation de l’une d’elles en leur nom.
• Les personnes qui gèrent le compte — qui elles sont et quel rôle elles occupent, inviter quelqu’un, changer un rôle, le retirer.
• La configuration du compte elle-même — nom, coordonnées, adresse, fuseau horaire, langue, formats, sous-domaine de réservation, liens sociaux.
• Modifier l’état d’une réservation — confirmée, payée, présente.
• Annuler une réservation pour le compte d’un visiteur.
• Créer et modifier ce que vous proposez — les événements et leurs dates, les services, les plans d’adhésion, les formulaires, les questionnaires. Pas seulement lire la configuration, mais aussi l’écrire : « organisez un cours pour débutants, le lundi à six heures pendant huit semaines, douze places » est une seule demande.

Vingt-deux des trente-sept ne font que lire ; quinze peuvent changer quelque chose. La distinction compte, car votre assistant vous demande votre accord avant d’exécuter quoi que ce soit du second groupe, et ne demande jamais rien pour le premier — les questions restent donc rapides et les changements restent réfléchis.

Dans la pratique, il répond à des questions comme « combien de places sont libres la semaine prochaine ? », « lui reste-t-il des visites sur son adhésion ? », « qui a manqué le cours de vendredi dernier ? », « marque le samedi de Peter comme payé », « ajoute trois dates de plus au cours du mardi », « qu’ont dit les gens dans les questionnaires le mois dernier ? ». Il trouve lui-même le compte, l’événement et la réservation — vous n’avez jamais besoin de nommer un identifiant.

Ce qu’un visiteur peut demander

Les visiteurs se connectent exactement de la même manière, en choisissant Invité sur la page de connexion, et obtiennent cinq outils qui leur sont propres :

• les organisations auprès desquelles ils sont inscrits,
• leurs propres réservations — événements, rendez-vous et réservations de salle, à venir par défaut,
• leurs adhésions, avec les visites utilisées et les visites restantes,
• une recherche des dates qu’ils peuvent réserver, avec le nombre de places libres,
• annuler leur propre réservation — une réservation d’événement dans le respect de la date limite fixée par l’organisateur, une réservation de salle à tout moment avant qu’elle ne commence.

Comment se déconnecter

Un accès que vous ne pouvez pas retirer d’un seul bouton n’est pas un accès qui mérite d’être accordé. Chaque connexion est listée sur votre profil avec le jour où elle a été établie et sa dernière utilisation.

1. Ouvrez la liste

   Profil → Connexions AI, le même endroit où se trouve l’adresse. Les visiteurs ont la même section sur leur propre profil.

2. Appuyez sur Déconnecter

   Le bouton Déconnecter à côté de l’assistant que vous voulez couper, puis confirmez dans la boîte de dialogue.

3. Disparition immédiate

   Ce connecteur perd l’accès sur-le-champ. Tout le reste reste intact — l’application dans votre navigateur reste connectée, tout comme chaque autre assistant que vous avez connecté. Vous pouvez ajouter le même à nouveau plus tard ; il repasse simplement par la connexion une fois de plus.

Une connexion que vous oubliez prend fin d’elle-même. Le jeton d’accès dure cinq heures et l’assistant le renouvelle silencieusement, mais le renouvellement s’arrête après 90 jours.

Ce que l’assistant ne peut délibérément pas faire

Laisser une AI accéder aux données des visiteurs est une décision qui mérite des limites visibles. Voici les nôtres.

• Il ne voit jamais plus que vous. Chaque appel revérifie que vous administrez réellement ce compte. Il n’existe pas de « compte actuellement ouvert » sur lequel il pourrait s’appuyer, et donc aucun moyen de le convaincre d’accéder aux données de quelqu’un d’autre.
• Les membres de l’équipe sont désactivés pour l’instant. Un membre de l’équipe ne voit que les événements et services qui lui sont assignés, et cette limite devrait être reconstruite séparément à l’intérieur de chacun des vingt-huit outils. Tant que ce n’est pas intégré, le connecteur refuse leur connexion avec une raison claire plutôt que de fournir une vue à moitié correcte.
• Tout ce qui ne peut pas être annulé est déclaré destructeur. Le protocole permet à chaque outil d’indiquer s’il se contente de lire et si son effet peut être annulé, et Claude et ChatGPT vous demandent votre accord avant d’exécuter quoi que ce soit du second groupe. Annuler une réservation est marqué comme destructeur — cela supprime la ligne, envoie un message au visiteur et propose la place libérée à la première personne sur la liste d’attente — tout comme supprimer un événement, un service, un plan, un formulaire ou un questionnaire, et retirer quelqu’un du compte. Ces outils demandent aussi à l’assistant de vous relire en toutes lettres ce qui va disparaître, et d’attendre un oui explicite.
• Il obéit aux mêmes règles que vous. Les outils qui changent quelque chose ne portent pas leur propre version des règles — ils exécutent exactement le même code que l’application exécute quand vous cliquez sur le bouton. Ainsi, un administrateur qui n’est pas administrateur racine ne peut pas non plus renommer l’activité via l’assistant, personne ne peut retirer son propre accès, supprimer un événement continue d’écrire à tous ceux qui y sont inscrits, et un nouveau gestionnaire reçoit toujours l’e-mail d’invitation habituel.
• Nous ne voyons jamais votre conversation. L’assistant fonctionne avec votre abonnement et vous parle directement. De notre côté, nous ne voyons que les appels d’outils individuels qui arrivent — la même chose que nous verrions si vous naviguiez dans l’application. Le texte de vos questions et de ses réponses ne nous parvient jamais.

Public vs. Actif — ce que signifie chaque indicateur

Les événements, services et adhésions partagent deux interrupteurs marche/arrêt. Ils se ressemblent mais répondent à deux questions différentes.

Combinaisons et leur signification

Webhooks

Les webhooks permettent à Micali.online d’avertir vos propres systèmes dès qu’un événement se produit dans un compte — un nouveau visiteur, une réservation, un paiement d’adhésion. Configurez une ou plusieurs URL d’écoute par compte, choisissez les événements qui vous intéressent, et Micali.online envoie une charge utile JSON à chaque URL à chaque déclenchement. Parfait pour synchroniser les réservations vers un CRM, déclencher des automatisations en aval ou construire des tableaux de bord sur vos données de réservation.

Qui peut les configurer

Seuls les root admins peuvent créer, modifier et supprimer les écouteurs webhook. Les admins et les membres de l’équipe ne peuvent ni les voir ni les modifier. Les webhooks se trouvent aux côtés des autres intégrations — ouvrez Connecteurs → Webhooks pour les gérer.

Événements que vous pouvez écouter

Chaque écouteur est lié à un seul type d’événement. Ajoutez plusieurs écouteurs — même pointant vers la même URL — pour recevoir plus d’un type d’événement. Le catalogue des événements actuellement émis est :

• visitor.created — un nouveau visiteur s’est inscrit dans le compte.
• visitor.updated — un profil de visiteur existant a été mis à jour.
• event_booking.created — un visiteur a réservé un créneau d’événement.
• event_booking.confirmed — une réservation d’événement a été confirmée (manuellement ou automatiquement).
• event_booking.cancelled — une réservation d’événement a été annulée.
• service_booking.created — un visiteur a réservé un créneau de service.
• service_booking.confirmed — une réservation de service a été confirmée.
• service_booking.cancelled — une réservation de service a été annulée.
• membership.assigned — une adhésion a été attribuée à un visiteur.
• membership.paid — une adhésion de visiteur a été marquée comme payée.
• membership.ended — une adhésion de visiteur a atteint sa date de fin.

Ce qui est envoyé

Chaque livraison est un seul POST HTTP vers votre URL avec un corps JSON. Les en-têtes suivants accompagnent toujours la requête :

• Content-Type: application/json — le corps est toujours encodé en JSON.
• User-Agent: micali-webhooks/1.0 — identifie l’expéditeur.
• X-Micali-Event: <event_type> — répète le type d’événement pour que vous puissiez router sans analyser le corps.
• Authorization — présent uniquement lorsque vous configurez l’authentification sur l’écouteur (voir ci-dessous).

Forme de la charge utile

Toutes les charges utiles partagent la même enveloppe :

• event — le type d’événement (même valeur que l’en-tête X-Micali-Event).
• occurred_at — horodatage ISO-8601 du moment où le déclencheur s’est exécuté.
• resource — le type d’objet à l’intérieur de data : event_booking, service_booking ou visitor_membership.
• data — un instantané de la ressource, y compris son identifiant public, ses indicateurs de statut actuels et les coordonnées du visiteur (e-mail, prénom et nom, téléphone). Les réservations d’événements et de services incluent également le bloc d’événement ou de service/prestation lié ; les charges utiles d’adhésion incluent le nom de l’adhésion et l’identifiant public.

Identifiez les objets entre les livraisons par leur public_id — c’est l’identifiant stable et partageable que nous utilisons partout ailleurs sur la plateforme.

Authentification

Choisissez un schéma d’authentification afin que votre récepteur puisse vérifier que la requête provient bien de Micali.online :

• Aucune — aucun en-tête Authorization n’est envoyé. À utiliser uniquement lorsque votre point de terminaison est protégé par ailleurs (URL signée, liste d’adresses IP autorisées, réseau privé).
• Basic — le nom d’utilisateur et le mot de passe sont envoyés via l’en-tête standard Authorization: Basic ....
• Jeton Bearer — le jeton que vous fournissez est envoyé sous la forme Authorization: Bearer <token>. Stocké chiffré au repos et jamais renvoyé par l’API une fois enregistré.

Livraison et nouvelles tentatives

La livraison est asynchrone et passe par la file d’attente des tâches en arrière-plan de la plateforme. Si le récepteur renvoie un statut non-2xx (ou si la requête échoue complètement), la tâche réessaie avec un backoff exponentiel — démarrant à 60 secondes, doublant à chaque fois et plafonné à une heure entre les tentatives. Après dix tentatives infructueuses, la livraison est marquée comme échouée et abandonnée. Les écouteurs désactivés ou supprimés entre le déclencheur et la livraison réelle sont ignorés silencieusement.

Prise en main

Le moyen le plus rapide de passer d’un compte vide à une page réservable est de laisser l’entretien de configuration la construire pour vous.

L’entretien de configuration

Un administrateur racine d’un nouveau compte se voit proposer un entretien qui l’interroge sur l’activité en langage simple — ce que vous proposez, si les gens viennent en groupe à un horaire fixe ou réservent leur propre créneau, combien de temps cela prend, quand vous êtes ouvert, qui travaille avec vous — puis crée toute la configuration en une seule fois : les services et leurs prestations, les horaires d’ouverture, les événements et leurs dates, le nom et la catégorie de votre activité, votre sous-domaine public, votre adresse sur la carte, si les réservations doivent être approuvées, quels rappels sont envoyés, et les invitations pour votre personnel.

Vous n’êtes pas obligé de le terminer en une seule fois. Vos réponses sont enregistrées au fur et à mesure, donc fermer l’onglet et revenir plus tard reprend là où vous vous étiez arrêté. Vous pouvez aussi ignorer entièrement l’entretien et tout construire à la main — il n’est proposé qu’une fois, pas imposé.

Que vérifier ensuite

L’entretien laisse tout activé et prêt, mais deux choses méritent un coup d’œil avant d’envoyer le lien à qui que ce soit : ouvrez votre sous-domaine public dans une fenêtre de navigateur privée pour voir exactement ce qu’un visiteur voit, et parcourez les modèles de messages qu’il a créés pour que le ton vous ressemble.

Si vous avez commencé avec une démo

La démo que vous pouvez ouvrir depuis le site sans vous inscrire est un compte réel et fonctionnel, avec une durée de vie limitée — il est supprimé dès qu’il expire, avec tout ce que vous y avez configuré. Confirmez votre adresse e-mail et il devient à la place un compte ordinaire, conservant tout ce que vous avez déjà construit. Si vous avez passé une soirée à organiser votre semaine dans une démo, faites-le avant de fermer l’onglet.

Se connecter

Personne chez Micali.online n’a de mot de passe. Tout le monde se connecte avec un code envoyé par e-mail, et les gestionnaires peuvent ajouter un moyen plus rapide en complément.

Gestionnaires

Saisissez votre adresse e-mail, et un code court arrive par e-mail. Tapez-le et vous êtes connecté pour la session. Si vous vous dirigiez vers un endroit précis — un lien depuis une notification, par exemple — vous atterrissez sur cette page plutôt que sur le tableau de bord.

Le code PIN à quatre chiffres

Une fois connecté, vous pouvez définir un code PIN pour le navigateur que vous utilisez. À partir de là, ce navigateur ne demande plus que les quatre chiffres au lieu du code envoyé par e-mail, pendant 30 jours. C’est propre à chaque navigateur : définir un code PIN sur votre téléphone ne change rien sur votre ordinateur portable.

Trois tentatives erronées et le navigateur cesse d’être approuvé — il recommence à demander un code envoyé par e-mail, et le code PIN seul ne suffira plus à entrer. Les 30 jours sont comptés à partir du moment où vous l’avez défini et ne sont pas prolongés en l’utilisant.

L’ajouter à l’écran d’accueil

L’application des gestionnaires comme la page de réservation de vos visiteurs peuvent toutes deux être ajoutées à l’écran d’accueil d’un téléphone, où elles s’ouvrent comme une application. C’est aussi ce qui rend les notifications push possibles sur iPhone — là-bas, les notifications ne fonctionnent qu’une fois la page ajoutée à l’écran d’accueil.

Visiteurs

Les visiteurs se connectent de la même manière, avec un code envoyé à leur e-mail, sur votre propre sous-domaine. Un visiteur qui n’a encore jamais réservé chez vous est simplement créé sur-le-champ la première fois qu’il se connecte.

Le tableau de bord

Le premier écran après la connexion, en trois vues. Les onglets se souviennent de celui que vous avez choisi, alors optez pour celui qui correspond à votre façon de travailler.

• Calendrier — une semaine complète disposée en grille, avec chaque créneau d’événement et de service en place et les créneaux qui se chevauchent côte à côte. Vous pouvez naviguer de semaine en semaine et rendre les lignes plus hautes ou plus basses pour tenir sur une journée chargée.
• Agenda — une simple liste de ce qui arrive, créneau après créneau. C’est celle qui fonctionne le mieux sur un téléphone.
• Aperçu — des cartes récapitulatives : ce qui arrive ensuite, ce qui nécessite une confirmation, les réponses de formulaire récentes.

Agir directement depuis le calendrier

Cliquer sur un créneau dans le calendrier fait plus que l’ouvrir. Sur un créneau avec de la place, vous pouvez y réserver un visiteur sur-le-champ ; sur un créneau vide, vous pouvez le partager, ouvrir sa liste de visiteurs, ou supprimer entièrement ce créneau si vous ne le maintenez pas.

Gérer les réservations

Tout ce qui se passe après qu’un visiteur s’est inscrit : ajouter des personnes vous-même, les approuver, les déplacer, et enregistrer qui s’est réellement présenté.

Ajouter quelqu’un vous-même

Toutes les réservations n’arrivent pas via la page publique — certaines personnes téléphonent, ou vous rencontrent en personne. Ajoutez-les par adresse e-mail : si cette adresse correspond déjà à l’un de vos visiteurs, elle lui est rattachée, et si elle est nouvelle, le visiteur est créé. Vous pouvez définir combien de places elles occupent, ajouter leurs amis, et remplir les réponses du formulaire en leur nom.

Approuver et refuser

Si l’événement ou la prestation ne confirme pas automatiquement, les nouvelles réservations attendent votre action. Approuver une réservation envoie le message de confirmation ; refuser envoie le message de refus, lorsque la prestation en a un défini. Une réservation faite par quelqu’un qui n’a jamais réservé auparavant peut envoyer un message différent, plus chaleureux, que celui reçu par vos habitués.

Déplacer une réservation

Les plans changent, et un visiteur ne devrait pas avoir à annuler puis à réserver de nouveau. Une réservation d’événement peut être déplacée vers une autre date du même événement ou vers un événement entièrement différent ; une réservation de service peut être déplacée vers un autre créneau ou une autre prestation. La capacité à la destination est revérifiée au moment du déplacement, et la place qui se libère revient à la première personne sur la liste d’attente.

Marquer qui s’est présenté

Une fois qu’une date a commencé, chaque réservation confirmée pose une question : cette personne est-elle venue ? Y répondre n’est pas qu’un simple enregistrement. Présent est ce qui dépense un crédit d’une adhésion, sauf si le plan ou l’événement est configuré pour compter la réservation indépendamment de la présence ; Ne s’est pas présenté rend la place et le crédit. Tant que vous n’avez pas répondu, le crédit reste réservé et le solde restant du visiteur ne bouge pas.

Il y a plusieurs endroits où y répondre — d’une classe entière en un seul geste à une seule réservation, ou du côté de l’adhésion :

• La liste des réservations. Ouvrez Visiteurs → Événements, choisissez l’événement et regardez les réservations confirmées d’une date passée (l’e-mail de rappel y mène directement). Une colonne Présence apparaît dès que la date a commencé — elle n’est pas là pour les dates futures, puisqu’il n’y a encore rien à répondre. Chaque ligne a une coche verte pour présent et une croix rouge pour ne s’est pas présenté ; touchez la réponse allumée pour la retirer. Présent Ne s’est pas présenté
• Tous présents. L’en-tête de chaque date comporte un bouton Tous présents. Il ne remplit que les réservations qui n’ont pas encore de réponse, donc toute personne déjà marquée absente le reste. Tous présents
• Une sélection. Cochez les lignes voulues puis utilisez Marquer les sélectionnés comme présents ou Marquer les sélectionnés comme absents — pratique quand la plupart de la classe est venue et que quelques-uns non.
• Depuis votre téléphone. Sur le tableau de bord, la vue Agenda affiche une petite pastille Présence sur chaque événement qui a commencé — orange avec un nombre tant que des réponses manquent, verte une fois que tout le monde a une réponse. Touchez-la et un panneau liste les réservations confirmées avec les mêmes boutons présent / ne s’est pas présenté et un raccourci Tous présents, pour que vous puissiez faire l’appel pendant que tout le monde est encore dans la salle.
• Une réservation. Ouvrez la réservation depuis la liste (l’icône crayon) et utilisez l’interrupteur Était présent sur sa page de détail, à côté des réponses du formulaire du visiteur et des notes.
• Depuis l’adhésion. Ouvrez Adhésions, choisissez le plan, puis le membre — le nombre dans la colonne d’usage ouvre sa page Utilisation de l’abonnement. Chaque réservation acceptée en attente de présence y est listée avec une paire Confirmer la présence / Ne s’est pas présenté, et la liste des membres indique combien de réservations de chaque membre attendent encore. C’est la même réponse que partout ailleurs, simplement regroupée par membre, ce qui est l’endroit naturel quand vous vérifiez combien de crédits il reste à quelqu’un. Confirmer la présence Ne s’est pas présenté

Les admins peuvent répondre pour n’importe quel événement. Un membre de l’équipe ne peut répondre que pour les événements dont il est responsable — partout ailleurs, les boutons sont grisés.

Vous n’avez pas à vous en souvenir. Lorsqu’un événement est terminé et que des réservations attendent encore d’être marquées quant à la présence, Micali.online envoie un e-mail à la personne responsable de cette date avec un lien direct vers la bonne liste — et uniquement pour les réservations où confirmer change réellement quelque chose.

Paiement

Les réservations comportent un indicateur payé que vous basculez vous-même ; Micali.online ne prend pas l’argent. Ce qu’il fait, c’est le réclamer : un événement peut envoyer un rappel de paiement une ou deux fois avant la date, et seulement aux visiteurs confirmés, toujours impayés, et non couverts par une adhésion.

Emporter la liste ailleurs

Les réservations s’exportent dans un fichier CSV, pour les événements comme pour les services, afin que vous puissiez remettre un registre à qui en a besoin, additionner un mois dans un tableur, ou conserver votre propre copie. C’est la liste telle que vous l’avez filtrée, pas un rapport figé.

En attente de confirmation

Des réservations qu’un visiteur a remplies sur vos pages publiques sans être connecté. Rien n’est réservé tant qu’il n’a pas ouvert le lien que nous lui avons envoyé par e-mail — cette page est l’endroit où vous voyez ce qui est encore en cours, quelle part n’aboutit jamais, et où vous pouvez intervenir quand le visiteur ne le peut pas.

Comment une réservation arrive ici

Un visiteur qui n’est pas connecté remplit tout lui-même — le créneau, les places, ses coordonnées, tout formulaire que vous avez rattaché — sans qu’on lui demande de code au préalable. L’envoi met la réservation en attente et lui envoie un lien de confirmation à usage unique. Tant qu’il n’a pas ouvert ce lien, rien n’existe dans votre compte : ni visiteur, ni réservation, ni réponse de formulaire, et aucune place n’est retenue. C’est voulu — quelqu’un qui saisit l’adresse d’un inconnu ne pourra jamais remplir votre événement.

Le lien reste valable 24 heures, ou jusqu’au début du créneau, selon ce qui arrive en premier. L’ouvrir prouve l’adresse, connecte le visiteur et crée la réservation selon les règles habituelles — capacité, liste d’attente, date limite d’inscription, votre approbation — afin qu’il obtienne la même réponse que s’il avait réservé connecté. S’il détient une adhésion que l’événement accepte, c’est à ce moment-là qu’on lui demande laquelle utiliser.

Un visiteur déjà connecté ne passe jamais par ici. Il réserve directement, et il ne lui reste rien à confirmer.

Personne n’a non plus besoin d’attendre l’e-mail. Se connecter à votre page de réservation affiche une carte En attente de votre confirmation répertoriant tout ce qui est en attente sous cette adresse, chacun avec un bouton Confirmer. Confirmer là et ouvrir quand même l’e-mail ensuite est sans conséquence — le lien indique simplement que c’est déjà confirmé.

Ce que la page affiche

Ouvrez En attente de confirmation dans le menu latéral. Quatre chiffres figurent en haut, et les trois premiers sont aussi des filtres :

• En attente de confirmation — le lien est encore valable et le visiteur peut encore l’utiliser.
• Jamais confirmée — le lien a expiré sans être utilisé. C’est le chiffre à surveiller : c’est de l’intérêt que vous aviez et que vous n’avez pas gardé.
• Confirmée — sont devenues de vraies réservations.
• Taux de confirmation — la part des liens qui ont été utilisés. Seuls les liens arrivés à leur terme sont comptabilisés, afin que ceux encore en cours ne tirent pas le taux vers le bas toute la journée.

En dessous se trouve un graphique des réservations par jour : chaque réservation reçue par votre compte, avec cet entonnoir tracé à l’intérieur. Une réservation faite par un visiteur connecté, ou une que vous avez ajoutée vous-même, ne passe jamais par l’entonnoir, si bien que les deux lignes intérieures sont toujours une portion de la plus haute. Le filtre de type restreint les deux ; la recherche textuelle ne restreint que le tableau, donc rechercher une personne ne redessine pas votre volume comme si c’était le sien.

Réservé aux administrateurs et administrateurs racine — la même restriction que pour votre liste de visiteurs, car tant que le lien n’est pas ouvert, rien ne prouve que ces coordonnées appartiennent à la personne qui les a saisies.

Confirmer pour un visiteur

Le mail est parti dans les indésirables, le lien a expiré sans être lu, ou la personne a appelé directement. Confirmer pour le visiteur figure sur chaque ligne pas encore confirmée — expirées comprises, ce qui est en grande partie la raison d’être du bouton — et réserve exactement comme le lien l’aurait fait. Les règles décident toujours du résultat : si l’événement est complet, le visiteur passe sur la liste d’attente ; s’il faut une approbation, cela atterrit dans vos approbations ; et si la date limite est dépassée, rien n’est réservé et vous êtes informé pourquoi. Confirmer pour le visiteur

Une chose diffère du clic du visiteur lui-même : aucun forfait prépayé n’est utilisé, car personne n’a été interrogé sur celui à employer. Rattachez-en un à la réservation par la suite s’il doit être décompté d’un forfait.

Chaque réservation effectuée de cette façon enregistre l’administrateur qui l’a confirmée, et la ligne affiche son nom.

Être informé que c’est arrivé

Quand une réservation est mise en attente, une notification arrive aussitôt dans la cloche — les membres de l’équipe la voient aussi, même s’ils ne peuvent pas ouvrir cette page. Elle renvoie vers l’événement ou le service que visait le visiteur, car il n’y a pas encore de réservation vers laquelle renvoyer.

Partager vos événements et services

Chaque événement, service et forfait prépayé a sa propre adresse publique, tout comme votre page de réservation dans son ensemble. Partagez-la sous forme de lien ou imprimez-la en code QR — quiconque l’ouvre arrive directement sur la page où il peut réserver.

L’adresse de tout ce que vous proposez

Votre page de réservation se trouve sur le sous-domaine de votre compte — le nom que vous avez choisi sur la page Compte, suivi de .micali.online. C’est cette adresse unique où les visiteurs parcourent tout ce que vous avez rendu public :

• https://yourname.micali.online — tous les événements à venir.
• https://yourname.micali.online/services — tous les services et leurs prestations.
• https://yourname.micali.online/memberships — les forfaits prépayés que les visiteurs peuvent acheter.

Les visiteurs passent de l’un à l’autre grâce aux onglets en haut de la page, et un onglet n’apparaît que s’il y a quelque chose de public derrière lui. C’est l’adresse à indiquer sur votre site web, dans votre signature d’e-mail ou sur l’enseigne à l’entrée — tout ce que vous publierez plus tard y apparaîtra sans que le lien change.

Un événement, un service ou un forfait prépayé

Les listes Événements, Services et Forfaits prépayés affichent une rangée de petits boutons à l’extrémité droite de chaque ligne. Le bouton de partage est celui avec trois points reliés :

Cliquer dessus ouvre une petite fenêtre contenant les deux éléments dont vous pourriez avoir besoin :

• Le lien — cliquez dessus une fois pour le sélectionner en entier, ou appuyez sur Copier pour le copier dans le presse-papiers. Il ressemble à https://yourname.micali.online/events/AbCdEfGhIj.
• Le code QR pour ce même lien, avec Télécharger le code QR pour l’enregistrer sous forme d’image PNG que vous pouvez insérer dans une affiche, un flyer ou une diapositive.

Les événements modèles n’ont pas de bouton de partage — un modèle n’est jamais montré aux visiteurs. Partagez plutôt les événements réels que vous créez à partir de lui.

Ce que reçoit le visiteur

Le lien ouvre directement cet événement, ce service ou ce forfait sur votre page de réservation, avec ses dates ou ses prestations prêtes à choisir — il n’y a rien à chercher. Il reste accessible tant que l’élément est à la fois public et actif ; désactivez l’un ou l’autre et le lien n’a plus rien à réserver jusqu’à ce que vous le réactiviez.

Partager une date et une heure

Parfois, vous voulez envoyer à quelqu’un un créneau précis — « ce jeudi à dix-huit heures » — plutôt que tout votre planning et l’espoir qu’il choisisse correctement.

Chaque endroit où vous pouvez partager un seul créneau vous donne à la fois un lien et un code QR, prêts à imprimer ou à envoyer :

• Sur le planning d’un événement, à côté de n’importe quelle date à venir.
• Sur l’écran des visiteurs, où vous pouvez choisir n’importe quelle date à venir d’un événement — y compris une que personne n’a encore réservée.
• Sur un service, où vous choisissez la prestation, le jour et l’heure parmi la même disponibilité que voient vos visiteurs.
• Sur le calendrier et l’agenda, directement depuis le créneau lui-même.

Ce que reçoit le visiteur

Le lien ouvre votre page de réservation déjà positionnée sur ce créneau exact, les autres dates étant écartées, de sorte qu’il n’y a rien à choisir et rien à se tromper. Si le créneau est complet, la liste d’attente lui est proposée à la place.

Un bouton de réservation sur votre site web

Placez un bouton de réservation sur votre propre site web. Il flotte dans un coin de chaque page, et un clic permet aux visiteurs de réserver vos événements et services directement là — ou les envoie vers votre page de réservation.

Le mettre en place

Ouvrez Widget site web dans le menu latéral (réservé aux administrateurs racine). Choisissez le texte du bouton, sa couleur, le coin où il se trouve, ce que fait un clic et la langue de la fenêtre de réservation, essayez-le dans l’aperçu, puis copiez le code.

Collez le code dans votre site web juste avant la balise fermante </body>, sur chaque page où le bouton doit apparaître. La plupart des créateurs de sites web (WordPress, Wix, Webflow, Squarespace…) proposent un emplacement pour du code personnalisé ou un bloc HTML.

Votre propre bouton. Tout lien ou bouton de votre site web portant l’attribut data-micali-open ouvre lui aussi la fenêtre de réservation, et un développeur peut appeler MicaliWidget.open(), MicaliWidget.close() ou MicaliWidget.toggle(). Le code du widget doit être présent sur la page pour que cela fonctionne. Si vous préférez n’afficher que vos propres boutons, activez Masquer le bouton flottant : le code n’affiche alors aucun bouton dans le coin, et la fenêtre de réservation ne s’ouvre plus que depuis vos boutons.

Un bouton après la réservation. Sur la page Widget site web, vous pouvez ajouter un bouton que la fenêtre de réservation affiche une fois qu’un visiteur envoie une réservation — avec votre propre texte, votre couleur et votre JavaScript. Rien ne s’exécute automatiquement : votre code s’exécute sur votre site web uniquement quand le visiteur clique sur le bouton (par exemple pour ouvrir votre paiement), puis la fenêtre se ferme. Pour les développeurs, la page reçoit aussi les événements micali:booked et micali:action avec le kind, l’id, le name et l’heure de début de la réservation — jamais les coordonnées personnelles du visiteur. Avec la page de réservation à la place de la fenêtre, la réservation a lieu sur Micali.online et votre site web ne la voit pas.

Ce que fait un clic

• Fenêtre de réservation — une fenêtre s’ouvre sur votre page avec un calendrier : les événements par date, les services par prestation, le jour et l’heure. Le visiteur saisit ses coordonnées et le formulaire de réservation, puis confirme.
• Page de réservation — ouvre votre page de réservation Micali.online dans un nouvel onglet, avec tout ce qu’elle contient, y compris les adhésions et les salles.

Ce que reçoit le visiteur

Le visiteur n’est pas connecté dans la fenêtre, si bien qu’une réservation qui y est faite fonctionne comme une réservation faite sur votre page de réservation sans être connecté : elle devient valable une fois qu’il ouvre le lien que nous lui envoyons par e-mail, et il choisit sur cette page de confirmation les adhésions éventuelles. En attendant, elle patiente sous En attente de confirmation.

Vos visiteurs

Tous ceux qui ont un jour réservé chez vous, plus toutes les personnes que vous avez ajoutées, dans une seule liste que vous pouvez rechercher, dans laquelle importer et à laquelle écrire.

Importer une liste que vous avez déjà

Chargez un fichier CSV et indiquez quelle colonne correspond à quoi — Micali.online ne se soucie pas de l’ordre des colonnes ni de la façon dont le fichier les nomme. Les adresses déjà présentes dans votre compte sont rattachées plutôt que réécrites, si bien qu’importer une liste qui recoupe vos visiteurs existants n’écrasera les coordonnées de personne.

L’import s’exécute en arrière-plan et rend compte de ce qu’il a fait, de sorte qu’un fichier volumineux n’immobilise pas l’écran. Il y a un plafond de 500 visiteurs nouvellement ajoutés par jour, ce qui est voulu : c’est suffisamment élevé pour une véritable liste de clients et suffisamment bas pour qu’un import par erreur ne puisse pas s’emballer. Tout ce qui dépasse la limite est signalé plutôt qu’abandonné, et réimporter le même fichier le lendemain le reprend.

Listes de diffusion

Une liste de diffusion est un groupe de visiteurs enregistré auquel vous pouvez écrire encore et encore. Constituez-la en choisissant des personnes à la main, ou en choisissant des événements et des services ainsi qu’une période — tous ceux qui ont réservé cela ces deux dernières semaines, l’année dernière, ou depuis toujours.

Leur écrire

Vous pouvez écrire à une liste enregistrée, à tous les participants d’un événement, ou à tout votre compte. Chaque message est envoyé individuellement, si bien qu’une mauvaise adresse ne peut pas bloquer les autres, et toute personne sans adresse e-mail est ignorée — le nombre de ces personnes est affiché avant que vous ne commenciez à écrire, pas après l’envoi.

La liste noire

Certaines personnes méritent un second regard avant qu’on les laisse entrer — celle qui ne se présente jamais, celle qui réserve six places et n’en amène qu’une. Ajoutez leur adresse e-mail à la liste noire, avec une note personnelle expliquant pourquoi.

La liste est associée à l’adresse e-mail, pas à la fiche de la personne — supprimer le visiteur et le laisser s’inscrire de nouveau avec la même adresse ne l’efface donc pas de la liste.

Messages avec les visiteurs

Une conversation est un fil de discussion entre votre équipe et un visiteur. L’une ou l’autre partie peut la démarrer, et tout ce qui y est dit reste attaché à cette personne plutôt que dispersé entre ceux qui ont répondu à son e-mail.

Comment démarre un fil de discussion

Un visiteur peut vous écrire depuis sa propre page de réservation — au sujet d’une réservation, ou sans raison particulière. Vous pouvez aussi ouvrir vous-même un fil de discussion depuis sa ligne dans la liste des visiteurs, ce qui est la bonne façon de poser une question à une seule personne sans en faire un e-mail que tout le monde reçoit.

Qui répond

N’importe qui dans le compte peut lire et répondre, membres de l’équipe compris. Une conversation peut être attribuée à une personne en particulier, et il existe un filtre à moi montrant ce qui vous est attribué ou ce à quoi vous avez déjà répondu — de sorte qu’un jour chargé, deux personnes ont moins de chances de répondre deux fois au même visiteur.

Garder la liste courte

Les fils de discussion peuvent être clôturés une fois traités, puis rouverts si le visiteur écrit à nouveau, ce qui limite la liste à ce qui nécessite encore une intervention humaine.

Questionnaires de satisfaction

Demandez aux personnes venues ce qu’elles en ont pensé, automatiquement, une fois l’événement ou le rendez-vous passé.

En créer un

Rédigez les questions, attachez le questionnaire à un événement ou à un service, et indiquez combien de temps après la fin du créneau il doit partir — immédiatement, le lendemain matin, quelques jours plus tard, comme cela vous convient. Donnez-lui un nom pour votre usage personnel ; les visiteurs ne le voient jamais, seulement les questions.

Ce que reçoit le visiteur

Un e-mail contenant la première question. Y répondre ouvre le reste sur une page dédiée — sans connexion, sans mot de passe, rien à retenir. Moins vous demandez à quelqu’un à ce moment-là, plus vous obtenez de réponses.

Une fois par réservation

Chaque réservation n’est interrogée qu’une seule fois, et l’envoi est enregistré. Quelqu’un qui vient à votre cours du mardi chaque semaine ne se voit pas demander de le noter chaque semaine.

Lire les réponses

Les réponses se regroupent par questionnaire, si bien que vous pouvez les lire ensemble plutôt qu’un e-mail à la fois. Vous pouvez aussi vous envoyer d’abord une copie test et voir l’ensemble exactement comme le verra un visiteur.

Obtenir de l’aide

Pour les questions auxquelles ce guide ne répond pas, ou lorsque quelque chose semble ne pas aller dans votre compte.

Ouvrir un ticket

Les administrateurs et les administrateurs racine peuvent ouvrir un ticket depuis l’application, ce qui vaut mieux qu’un e-mail car il arrive avec votre compte déjà rattaché — personne n’a besoin de vous demander quelle est votre activité, et nous pouvons examiner la configuration exacte que vous décrivez.

Comment cela se poursuit

Un ticket est une conversation, pas un formulaire : nos réponses arrivent dans le même fil de discussion et vous êtes averti par e-mail, si bien que tout l’échange reste au même endroit au lieu de se fragmenter dans une chaîne de mails.

Comment créer un événement et le publier

Pour les administrateurs racine et les administrateurs. L’objectif : qu’un visiteur puisse arriver sur votre page publique et réserver un créneau.

1. Ouvrez la page Événements.

   Connectez-vous à l’application, choisissez le bon compte dans la barre supérieure et ouvrez Événements depuis le menu principal.

2. (Facultatif) Créez d’abord un modèle.

   Si vous allez organiser le même type d’événement à plusieurs reprises, créez-le une fois comme modèle — capacité, formulaire, messages, etc. Les nouveaux événements classiques pourront alors en hériter.

3. Créez un nouvel événement classique.

   Cliquez sur Nouvel événement, donnez-lui un nom et une description, définissez la capacité (nombre maximal de participants, possibilité d’amener des amis) et choisissez le formulaire de réservation.

4. Ajoutez une ou plusieurs dates d’événement.

   Pour chaque occurrence, définissez l’heure de début et, si nécessaire, la date limite d’inscription. Sans au moins une date à venir, l’événement ne peut pas être réservé.

5. Restreindre aux adhésions (facultatif).

   Si seuls les adhérents peuvent participer, ajoutez les adhésions requises sous Adhésions autorisées. Laissez vide pour permettre à n’importe quel visiteur de réserver.

6. Choisissez les messages.

   Choisissez les modèles pour les rappels de paiement, les annulations et le rappel de présence. Assurez-vous que le connecteur correspondant (SMTP, SendGrid ou Twilio) est configuré au niveau du compte.

7. Activez Actif.

   Cela met l’événement en service à l’intérieur du compte. Il n’atteindra pas encore les visiteurs avant l’étape suivante.

8. Activez Public.

   L’événement apparaît désormais sur votre sous-domaine public. Ouvrez le sous-domaine dans une fenêtre de navigateur privée pour vérifier que tout s’affiche correctement.

Comment créer un service ou une prestation et le publier

Pour les administrateurs racine et les administrateurs. L’objectif : qu’un visiteur puisse choisir une prestation et réserver un créneau libre.

1. Ouvrez la page Services.

   Depuis le menu de l’application, choisissez Services. La liste affiche tout ce qui appartient au compte actif.

2. Créez le service.

   Cliquez sur Nouveau service, saisissez le nom, la description, le lieu, l’adresse et le fuseau horaire. Le fuseau horaire est important — toutes les plages de disponibilité y sont interprétées.

3. Ajoutez des prestations.

   Pour chaque chose qu’un visiteur peut réserver, créez une prestation avec un nom et une durée. Définissez facultativement un temps de préparation avant la prestation et un temps de nettoyage après celle-ci pour que le calendrier ne fasse pas de double réservation.

4. Définissez la disponibilité.

   Définissez les plages horaires récurrentes pendant lesquelles les réservations sont autorisées (par exemple, lun.–ven. 9h00–17h00). Seuls les créneaux situés dans une plage de disponibilité active peuvent être réservés.

5. Choisissez le formulaire de réservation (facultatif).

   Si vous avez besoin d’informations du visiteur au moment de la réservation — téléphone, allergies, notes —, attachez un formulaire au service.

6. Activez Actif sur le service et sur chaque prestation.

   Un service inactif est caché partout ; une prestation inactive reste dans la base de données mais n’apparaît pas dans le flux de réservation.

7. Activez Public sur le service.

   Les visiteurs voient désormais le service sur votre sous-domaine public, avec les prestations disponibles et les prochains créneaux libres.

Comment configurer une salle que les gens peuvent réserver

Pour les administrateurs racine et les administrateurs. L’objectif : que les personnes que vous invitez puissent se connecter et réserver la salle.

1. Ouvrez la page Salles.

   Depuis le menu de l’application, choisissez Salles et cliquez sur Nouvelle salle.

2. Décrivez la salle.

   Saisissez le nom, la description, l’emplacement et le nombre de personnes qu’elle peut accueillir. Après le premier enregistrement, vous pouvez ajouter des photos ; la première sert de couverture.

3. Définissez quand elle peut être réservée.

   Ajoutez les horaires pour chaque jour de la semaine, les minutes de préparation et de nettoyage, et la grille horaire.

4. Définissez les règles pour les visiteurs.

   Choisissez la durée maximale de réservation, la pause entre les réservations d’une même personne et le nombre de jours à l’avance où l’on peut réserver. Laissez un champ vide pour aucune limite.

5. Choisissez qui peut réserver.

   Choisissez une ou plusieurs étiquettes (vous pouvez en créer une directement ici), décidez si les réservations sont confirmées automatiquement, et choisissez les personnes responsables et le calendrier partagé.

6. Invitez les personnes.

   Sur Salles → Accès, collez leurs adresses email, attribuez-leur l’étiquette et envoyez l’invitation. Les personnes qui réservent déjà chez vous peuvent simplement se voir attribuer l’étiquette.

7. Partagez le lien.

   Copiez le lien de la salle depuis la liste des salles, ou laissez les gens trouver la salle dans l’onglet Salles de votre page de réservation. Activez Visible par tous si les personnes sans accès doivent aussi voir la salle.

Comment créer une adhésion et la publier

Pour les administrateurs racine et les administrateurs. L’objectif : qu’un visiteur puisse acheter une adhésion et l’utiliser pour réserver des événements.

1. Ouvrez la page Adhésions.

   Depuis le menu de l’application, choisissez Adhésions.

2. Créez l’adhésion.

   Cliquez sur Nouvelle adhésion, donnez-lui un nom et une brève description qui explique ce que le visiteur obtient.

3. Définissez le prix, la devise et les limites.

   Saisissez le prix (dans la plus petite unité monétaire), la devise, le nombre maximal d’utilisations et/ou la durée en jours. Laisser une limite vide signifie qu’elle est illimitée.

4. Définissez quand elle peut être achetée.

   Définissez disponible à partir de (quand elle apparaît sur la page publique) et facultativement disponible jusqu’à (quand elle disparaît). Utile pour les offres saisonnières ou à durée limitée.

5. (Facultatif) Liez-la à des événements.

   Si l’adhésion doit débloquer des événements spécifiques, ouvrez chaque événement et ajoutez l’adhésion sous Adhésions autorisées.

6. Activez Actif.

   L’adhésion fait désormais partie de votre compte. Les adhésions existantes des visiteurs récurrents continuent de fonctionner même lorsque c’est désactivé.

7. Activez Public.

   Les visiteurs voient l’adhésion sur votre sous-domaine public et peuvent l’acheter. Confirmez en ouvrant le sous-domaine dans une fenêtre privée.

Comment créer un modèle de message

Pour les administrateurs racine et les administrateurs. Les modèles vivent au niveau du compte — écrivez-les une fois et réutilisez-les sur n’importe quel événement, service ou adhésion.

1. Ouvrez la page Modèles de messages.

   Depuis le menu de l’application, choisissez Modèles de messages à l’intérieur du compte actif.

2. (Facultatif) Initialisez les valeurs par défaut.

   S’il s’agit d’un nouveau compte, cliquez sur Initialiser les valeurs par défaut pour créer un modèle de départ pour chaque emplacement pris en charge dans la langue du compte. Vous pouvez ensuite modifier chacun d’eux.

3. Créez un nouveau modèle.

   Cliquez sur Nouveau modèle et donnez-lui un nom interne clair — par exemple, « Cours de yoga — rappel de paiement ». Le nom n’est affiché qu’à votre personnel.

4. Rédigez la version e-mail.

   Remplissez l’objet et le corps de l’e-mail. Utilisez des espaces réservés comme %visitor_first_name% et %event_start_at% partout où vous voulez des valeurs personnalisées. Définissez facultativement un nom d’expéditeur.

5. Rédigez la version SMS (facultatif).

   Si vous prévoyez également de l’envoyer par SMS, remplissez le corps du SMS. Restez bref — les fournisseurs de SMS facturent au segment.

6. Enregistrez le modèle.

   Vous avez besoin au minimum du nom plus d’un corps d’e-mail ou de SMS. Le modèle apparaît désormais dans les menus déroulants de chaque formulaire d’événement, de prestation et d’adhésion.

7. Attachez le modèle là où vous en avez besoin.

   Ouvrez l’événement, la prestation de service ou l’adhésion concernée et choisissez le nouveau modèle dans l’emplacement approprié — par exemple, Rappel de présence sur un événement. Enregistrez et c’est terminé.