Bienvenue sur Micali.online

Rôles utilisateur

Toute personne qui interagit avec Micali.online relève de l’un de ces rôles. Les rôles déterminent ce que chacun peut voir, modifier et approuver.

Ce que chaque rôle peut faire

Compte

Un compte représente une entreprise ou une organisation propriétaire de la configuration de réservation — le salon, le studio, la clinique. Chaque compte dispose de son propre sous-domaine public (par exemple yourname.micali.online) où les visiteurs arrivent pour effectuer une réservation.

Un compte contient tous les éléments avec lesquels un visiteur interagit : les adhésions qu’il peut acheter, les services et prestations qu’il peut réserver, les événements auxquels il peut s’inscrire et les formulaires qu’il remplit en chemin.

Événements

Un événement est un créneau horaire — ou une série de créneaux — auquel les visiteurs peuvent s’inscrire. Utilisez les événements pour les cours, les sessions de groupe, les ateliers, les spectacles et toute autre réservation liée à un horaire de début fixe.

Événements modèles vs. événements classiques

Les événements existent en deux variantes :

• Événement modèle — un modèle réutilisable. Les modèles ne sont jamais montrés aux visiteurs ; ils existent pour vous permettre de générer de nombreux événements réels avec les mêmes paramètres (capacité, formulaire, messages, etc.) sans tout ressaisir.
• Événement classique — un événement réel et réservable. Un événement classique peut être créé de toutes pièces ou lié à un modèle, auquel cas il hérite de la configuration du modèle.

Paramètres clés à connaître

• Capacité — combien de visiteurs peuvent rejoindre un créneau, et si chaque visiteur peut amener des « amis » (entités supplémentaires). Définissez un minimum et un maximum de participants.
• Date limite d’inscription — le dernier moment où un visiteur peut réserver. S’il est laissé vide, les réservations restent ouvertes jusqu’au début de l’événement.
• Confirmation automatique — les réservations sont-elles acceptées instantanément ou attendent-elles l’approbation d’un administrateur ?
• Adhésions autorisées — restreignez qui peut réserver en limitant l’événement à des adhésions spécifiques. Si vous laissez ce champ vide, n’importe qui peut réserver.
• Liste d’attente — lorsque l’événement est complet, les nouveaux visiteurs peuvent être placés sur une liste d’attente et avertis automatiquement lorsqu’un créneau se libère.
• Messages — choisissez quels modèles de messages sont envoyés pour la confirmation de réservation, les rappels de paiement, les annulations, les rappels de présence et les mises à jour de la liste d’attente. Chaque événement dispose de son propre emplacement pour chaque usage, vous pouvez donc combiner différents modèles par événement.

Services et prestations

Les services sont destinés aux réservations individuelles où le visiteur choisit un horaire qui lui convient. Pensez à un salon de coiffure, à un cours particulier, à une consultation ou à un soin.

Comment les services et les prestations s’articulent

• Un service est le conteneur — l’offre dans son ensemble (par exemple, « Salon de coiffure du centre-ville »). Il possède un nom, une description, un lieu, une adresse et un fuseau horaire.
• Une prestation est une chose spécifique réservable à l’intérieur de ce service (par exemple, « Coupe — 30 minutes », « Coloration — 90 minutes »). Un service peut avoir plusieurs prestations.
• La disponibilité est le calendrier des plages horaires pendant lesquelles les visiteurs peuvent choisir de réserver. Vous les définissez par service.

Sur la page publique, un visiteur choisit d’abord un service, puis une prestation, puis un créneau libre — et enfin remplit tout formulaire requis.

Messages automatiques

Chaque prestation peut être reliée à quatre modèles de messages — un pour le moment où la réservation est créée, un pour la confirmation, un pour le refus et un rappel avant le rendez-vous. Choisissez les modèles par prestation pour que différents services puissent s’exprimer sur des tons différents.

Adhésions

Une adhésion est un forfait prépayé qu’un visiteur achète — une carte à poinçonner, un abonnement mensuel, un abonnement saisonnier. Utilisez les adhésions pour facturer à l’avance et pour contrôler qui est autorisé à réserver certains événements.

Ce que définit une adhésion

• Prix et devise — ce que paie le visiteur.
• Limites d’utilisation — nombre maximum d’utilisations et/ou durée maximale en jours.
• Fenêtre de disponibilité — quand l’adhésion peut être achetée (available_from et, en option, available_to).

Comment les adhésions filtrent l’accès aux événements

En soi, une adhésion n’est qu’un produit que les visiteurs peuvent acheter. Pour l’utiliser comme filtre, liez-la à un ou plusieurs événements en tant qu’adhésion autorisée. À partir de là, seuls les visiteurs détenteurs de cette adhésion pourront réserver l’événement.

Si un visiteur disposant d’une adhésion valide ne se présente pas, l’événement peut être configuré pour consommer tout de même un crédit de son adhésion.

Messages automatiques d’adhésion

Les adhésions peuvent déclencher quatre modèles de messages :

• Après chaque utilisation — confirme qu’un crédit a été dépensé et combien il en reste.
• Avant la date de fin — un préavis envoyé un nombre configurable de jours avant l’expiration de l’adhésion.
• À l’expiration — envoyé lorsque l’adhésion prend fin.
• Peu d’utilisations restantes — envoyé lorsque les crédits restants du visiteur passent sous un seuil que vous définissez.

Modèles de messages

Un modèle de message est un texte réutilisable que la plateforme envoie aux visiteurs au bon moment — confirmation de réservation, rappel de paiement, rappel de présence, avertissement d’expiration, etc. Définissez un modèle une seule fois au niveau du compte et référencez-le depuis chaque événement, prestation de service ou adhésion qui doit l’utiliser.

Un modèle, deux canaux

Chaque modèle dispose d’emplacements pour une version e-mail (objet + corps) et une version SMS (objet + corps). Vous pouvez remplir l’un ou l’autre, ou les deux — au moins un corps doit être présent lors de l’enregistrement.

Ce que vous laissez vide n’est tout simplement pas utilisé :

• Si le corps de l’e-mail est vide, aucun e-mail n’est envoyé lorsque ce modèle est déclenché.
• Si le corps du SMS est vide, aucun SMS n’est envoyé lorsque ce modèle est déclenché.

Sur un événement, deux interrupteurs au niveau du compte — envoyer un e-mail et envoyer un SMS — décident quels canaux sont utilisés pour les modèles de cet événement. Les adhésions exposent la même paire d’interrupteurs pour le message après-utilisation. Les autres emplacements de modèles envoient simplement les canaux que le modèle lui-même a remplis.

Espaces réservés que vous pouvez utiliser

Les modèles prennent en charge des variables simples qui sont remplacées par des données réelles au moment de l’envoi. Vous pouvez placer n’importe lequel d’entre eux dans l’objet ou le corps, sur l’un ou l’autre canal :

Les espaces réservés qui ne s’appliquent pas à un message particulier (par exemple, %event_name% dans un rappel de service) sont simplement laissés vides.

Où les modèles sont utilisés

Les modèles ne sont pas envoyés isolément — ils sont repris depuis l’entité qui déclenche le message. Voici la liste complète des emplacements.

Sur un événement

• Réservation créée — envoyé au moment où un visiteur soumet une réservation.
• Confirmation — envoyé lorsque la réservation est confirmée (manuellement ou automatiquement).
• Paiement manquant — rappel de paiement, avec un ou deux délais configurables (premier et second rappel, en heures avant l’événement).
• Rappel de présence — envoyé un nombre configurable d’heures avant l’événement.
• Annulation — envoyé lorsque le visiteur annule.
• Annulation par le compte — envoyé lorsqu’un administrateur annule la réservation du visiteur.
• Liste d’attente — ajouté — envoyé lorsque le visiteur est placé sur la liste d’attente.
• Liste d’attente — promu — envoyé lorsqu’un créneau se libère et que le visiteur est autorisé à réserver.

Sur une prestation de service

• Réservation créée — envoyé lorsque le visiteur soumet la demande.
• Confirmation — envoyé lorsque le rendez-vous est approuvé.
• Refus — envoyé lorsque la demande est rejetée.
• Rappel — envoyé avant le rendez-vous.

Sur une adhésion

• Après chaque utilisation — envoyé chaque fois qu’un crédit est dépensé.
• Avant la date de fin — envoyé un nombre configurable de jours avant l’expiration de l’adhésion.
• À l’expiration — envoyé lorsque l’adhésion atteint sa date de fin.
• Peu d’utilisations restantes — envoyé lorsque le nombre de crédits restants passe sous le seuil que vous définissez.

Public vs. Actif — ce que signifie chaque indicateur

Les événements, services et adhésions partagent deux interrupteurs marche/arrêt. Ils se ressemblent mais répondent à deux questions différentes.

Combinaisons et leur signification

Webhooks

Les webhooks permettent à Micali.online d’avertir vos propres systèmes dès qu’un événement se produit dans un compte — un nouveau visiteur, une réservation, un paiement d’adhésion. Configurez une ou plusieurs URL d’écoute par compte, choisissez les événements qui vous intéressent, et Micali.online envoie une charge utile JSON à chaque URL à chaque déclenchement. Parfait pour synchroniser les réservations vers un CRM, déclencher des automatisations en aval ou construire des tableaux de bord sur vos données de réservation.

Qui peut les configurer

Seuls les root admins peuvent créer, modifier et supprimer les écouteurs webhook. Les admins et les membres de l’équipe ne peuvent ni les voir ni les modifier. Les webhooks se trouvent aux côtés des autres intégrations — ouvrez Connecteurs → Webhooks pour les gérer.

Événements que vous pouvez écouter

Chaque écouteur est lié à un seul type d’événement. Ajoutez plusieurs écouteurs — même pointant vers la même URL — pour recevoir plus d’un type d’événement. Le catalogue des événements actuellement émis est :

• visitor.created — un nouveau visiteur s’est inscrit dans le compte.
• visitor.updated — un profil de visiteur existant a été mis à jour.
• event_booking.created — un visiteur a réservé un créneau d’événement.
• event_booking.confirmed — une réservation d’événement a été confirmée (manuellement ou automatiquement).
• event_booking.cancelled — une réservation d’événement a été annulée.
• service_booking.created — un visiteur a réservé un créneau de service.
• service_booking.confirmed — une réservation de service a été confirmée.
• service_booking.cancelled — une réservation de service a été annulée.
• membership.assigned — une adhésion a été attribuée à un visiteur.
• membership.paid — une adhésion de visiteur a été marquée comme payée.
• membership.ended — une adhésion de visiteur a atteint sa date de fin.

Ce qui est envoyé

Chaque livraison est un seul POST HTTP vers votre URL avec un corps JSON. Les en-têtes suivants accompagnent toujours la requête :

• Content-Type: application/json — le corps est toujours encodé en JSON.
• User-Agent: micali-webhooks/1.0 — identifie l’expéditeur.
• X-Micali-Event: <event_type> — répète le type d’événement pour que vous puissiez router sans analyser le corps.
• Authorization — présent uniquement lorsque vous configurez l’authentification sur l’écouteur (voir ci-dessous).

Forme de la charge utile

Toutes les charges utiles partagent la même enveloppe :

• event — le type d’événement (même valeur que l’en-tête X-Micali-Event).
• occurred_at — horodatage ISO-8601 du moment où le déclencheur s’est exécuté.
• resource — le type d’objet à l’intérieur de data : event_booking, service_booking ou visitor_membership.
• data — un instantané de la ressource, y compris son identifiant public, ses indicateurs de statut actuels et les coordonnées du visiteur (e-mail, prénom et nom, téléphone). Les réservations d’événements et de services incluent également le bloc d’événement ou de service/prestation lié ; les charges utiles d’adhésion incluent le nom de l’adhésion et l’identifiant public.

Identifiez les objets entre les livraisons par leur public_id — c’est l’identifiant stable et partageable que nous utilisons partout ailleurs sur la plateforme.

Authentification

Choisissez un schéma d’authentification afin que votre récepteur puisse vérifier que la requête provient bien de Micali.online :

• Aucune — aucun en-tête Authorization n’est envoyé. À utiliser uniquement lorsque votre point de terminaison est protégé par ailleurs (URL signée, liste d’adresses IP autorisées, réseau privé).
• Basic — le nom d’utilisateur et le mot de passe sont envoyés via l’en-tête standard Authorization: Basic ....
• Jeton Bearer — le jeton que vous fournissez est envoyé sous la forme Authorization: Bearer <token>. Stocké chiffré au repos et jamais renvoyé par l’API une fois enregistré.

Livraison et nouvelles tentatives

La livraison est asynchrone et passe par la file d’attente des tâches en arrière-plan de la plateforme. Si le récepteur renvoie un statut non-2xx (ou si la requête échoue complètement), la tâche réessaie avec un backoff exponentiel — démarrant à 60 secondes, doublant à chaque fois et plafonné à une heure entre les tentatives. Après dix tentatives infructueuses, la livraison est marquée comme échouée et abandonnée. Les écouteurs désactivés ou supprimés entre le déclencheur et la livraison réelle sont ignorés silencieusement.

Comment créer un événement et le publier

Pour les administrateurs racine et les administrateurs. L’objectif : qu’un visiteur puisse arriver sur votre page publique et réserver un créneau.

1. Ouvrez la page Événements.

   Connectez-vous à l’application, choisissez le bon compte dans la barre supérieure et ouvrez Événements depuis le menu principal.

2. (Facultatif) Créez d’abord un modèle.

   Si vous allez organiser le même type d’événement à plusieurs reprises, créez-le une fois comme modèle — capacité, formulaire, messages, etc. Les nouveaux événements classiques pourront alors en hériter.

3. Créez un nouvel événement classique.

   Cliquez sur Nouvel événement, donnez-lui un nom et une description, définissez la capacité (nombre maximal de participants, possibilité d’amener des amis) et choisissez le formulaire de réservation.

4. Ajoutez une ou plusieurs dates d’événement.

   Pour chaque occurrence, définissez l’heure de début et, si nécessaire, la date limite d’inscription. Sans au moins une date à venir, l’événement ne peut pas être réservé.

5. Restreindre aux adhésions (facultatif).

   Si seuls les adhérents peuvent participer, ajoutez les adhésions requises sous Adhésions autorisées. Laissez vide pour permettre à n’importe quel visiteur de réserver.

6. Choisissez les messages.

   Choisissez les modèles pour les rappels de paiement, les annulations et le rappel de présence. Assurez-vous que le connecteur correspondant (SMTP, SendGrid ou Twilio) est configuré au niveau du compte.

7. Activez Actif.

   Cela met l’événement en service à l’intérieur du compte. Il n’atteindra pas encore les visiteurs avant l’étape suivante.

8. Activez Public.

   L’événement apparaît désormais sur votre sous-domaine public. Ouvrez le sous-domaine dans une fenêtre de navigateur privée pour vérifier que tout s’affiche correctement.

Comment créer un service ou une prestation et le publier

Pour les administrateurs racine et les administrateurs. L’objectif : qu’un visiteur puisse choisir une prestation et réserver un créneau libre.

1. Ouvrez la page Services.

   Depuis le menu de l’application, choisissez Services. La liste affiche tout ce qui appartient au compte actif.

2. Créez le service.

   Cliquez sur Nouveau service, saisissez le nom, la description, le lieu, l’adresse et le fuseau horaire. Le fuseau horaire est important — toutes les plages de disponibilité y sont interprétées.

3. Ajoutez des prestations.

   Pour chaque chose qu’un visiteur peut réserver, créez une prestation avec un nom et une durée. Définissez facultativement un temps de préparation avant la prestation et un temps de nettoyage après celle-ci pour que le calendrier ne fasse pas de double réservation.

4. Définissez la disponibilité.

   Définissez les plages horaires récurrentes pendant lesquelles les réservations sont autorisées (par exemple, lun.–ven. 9h00–17h00). Seuls les créneaux situés dans une plage de disponibilité active peuvent être réservés.

5. Choisissez le formulaire de réservation (facultatif).

   Si vous avez besoin d’informations du visiteur au moment de la réservation — téléphone, allergies, notes —, attachez un formulaire au service.

6. Activez Actif sur le service et sur chaque prestation.

   Un service inactif est caché partout ; une prestation inactive reste dans la base de données mais n’apparaît pas dans le flux de réservation.

7. Activez Public sur le service.

   Les visiteurs voient désormais le service sur votre sous-domaine public, avec les prestations disponibles et les prochains créneaux libres.

Comment créer une adhésion et la publier

Pour les administrateurs racine et les administrateurs. L’objectif : qu’un visiteur puisse acheter une adhésion et l’utiliser pour réserver des événements.

1. Ouvrez la page Adhésions.

   Depuis le menu de l’application, choisissez Adhésions.

2. Créez l’adhésion.

   Cliquez sur Nouvelle adhésion, donnez-lui un nom et une brève description qui explique ce que le visiteur obtient.

3. Définissez le prix, la devise et les limites.

   Saisissez le prix (dans la plus petite unité monétaire), la devise, le nombre maximal d’utilisations et/ou la durée en jours. Laisser une limite vide signifie qu’elle est illimitée.

4. Définissez quand elle peut être achetée.

   Définissez disponible à partir de (quand elle apparaît sur la page publique) et facultativement disponible jusqu’à (quand elle disparaît). Utile pour les offres saisonnières ou à durée limitée.

5. (Facultatif) Liez-la à des événements.

   Si l’adhésion doit débloquer des événements spécifiques, ouvrez chaque événement et ajoutez l’adhésion sous Adhésions autorisées.

6. Activez Actif.

   L’adhésion fait désormais partie de votre compte. Les adhésions existantes des visiteurs récurrents continuent de fonctionner même lorsque c’est désactivé.

7. Activez Public.

   Les visiteurs voient l’adhésion sur votre sous-domaine public et peuvent l’acheter. Confirmez en ouvrant le sous-domaine dans une fenêtre privée.

Comment créer un modèle de message

Pour les administrateurs racine et les administrateurs. Les modèles vivent au niveau du compte — écrivez-les une fois et réutilisez-les sur n’importe quel événement, service ou adhésion.

1. Ouvrez la page Modèles de messages.

   Depuis le menu de l’application, choisissez Modèles de messages à l’intérieur du compte actif.

2. (Facultatif) Initialisez les valeurs par défaut.

   S’il s’agit d’un nouveau compte, cliquez sur Initialiser les valeurs par défaut pour créer un modèle de départ pour chaque emplacement pris en charge dans la langue du compte. Vous pouvez ensuite modifier chacun d’eux.

3. Créez un nouveau modèle.

   Cliquez sur Nouveau modèle et donnez-lui un nom interne clair — par exemple, « Cours de yoga — rappel de paiement ». Le nom n’est affiché qu’à votre personnel.

4. Rédigez la version e-mail.

   Remplissez l’objet et le corps de l’e-mail. Utilisez des espaces réservés comme %visitor_first_name% et %event_start_at% partout où vous voulez des valeurs personnalisées. Définissez facultativement un nom d’expéditeur.

5. Rédigez la version SMS (facultatif).

   Si vous prévoyez également de l’envoyer par SMS, remplissez le corps du SMS. Restez bref — les fournisseurs de SMS facturent au segment.

6. Enregistrez le modèle.

   Vous avez besoin au minimum du nom plus d’un corps d’e-mail ou de SMS. Le modèle apparaît désormais dans les menus déroulants de chaque formulaire d’événement, de prestation et d’adhésion.

7. Attachez le modèle là où vous en avez besoin.

   Ouvrez l’événement, la prestation de service ou l’adhésion concernée et choisissez le nouveau modèle dans l’emplacement approprié — par exemple, Rappel de présence sur un événement. Enregistrez et c’est terminé.