Welkom bij Micali.online

Gebruikersrollen

Iedereen die met Micali.online werkt, valt onder een van deze rollen. Rollen bepalen wat iemand kan zien, bewerken en goedkeuren.

Wat elke rol kan doen

Account

Een account vertegenwoordigt een bedrijf of organisatie die de boekingsopzet bezit — de salon, de studio, de kliniek. Elk account heeft zijn eigen openbare subdomein (bijvoorbeeld yourname.micali.online) waar bezoekers terechtkomen om een boeking te maken.

Een account bevat alle onderdelen waarmee een bezoeker te maken krijgt: de lidmaatschappen die ze kunnen kopen, de diensten en procedures die ze kunnen boeken, de evenementen waarvoor ze zich kunnen aanmelden, en de formulieren die ze onderweg invullen.

Waar antwoorden naartoe gaan

Stel een antwoordadres in voor het account, en elk bericht dat Micali.online namens jou verstuurt, draagt dit adres, zodat een bezoeker die simpelweg op beantwoorden klikt, de inbox bereikt die jij daadwerkelijk leest. Laat het leeg en antwoorden gaan terug naar het adres waarvandaan de mail is verstuurd. Het is één instelling voor al je sjablonen, geen instelling die je bij elk sjabloon apart moet herhalen.

Kleuren

Er zijn 28 kleurthema's. Een account kiest er één voor iedereen, en elke individuele gebruiker kan dat voor zichzelf overschrijven — je eigen keuze wint het van die van het account, en die van het account wint het van de standaard. Het verandert de app waarin jij en je team werken; het herstijlt je openbare boekingspagina niet.

Evenementen

Een evenement is een tijdslot — of een reeks tijdsloten — waarvoor bezoekers zich kunnen aanmelden. Gebruik evenementen voor lessen, groepssessies, workshops, optredens en elke andere reservering die aan een vaste starttijd is gekoppeld.

Sjabloonevenementen versus klassieke evenementen

Evenementen zijn er in twee soorten:

• Sjabloonevenement — een herbruikbare blauwdruk. Sjablonen worden nooit aan bezoekers getoond; ze bestaan zodat je snel veel echte evenementen met dezelfde instellingen (capaciteit, formulier, berichten enz.) kunt aanmaken zonder alles opnieuw in te voeren.
• Klassiek evenement — een echt, boekbaar evenement. Een klassiek evenement kan helemaal opnieuw worden aangemaakt of gekoppeld worden aan een sjabloon, in welk geval het de configuratie van het sjabloon overneemt.

Belangrijke instellingen om te kennen

• Capaciteit — hoeveel bezoekers zich voor één tijdslot kunnen aanmelden, en of elke bezoeker “vrienden” (extra deelnemers) mag meenemen. Stel het minimum en maximum aantal deelnemers in. De capaciteit wordt geteld in plaatsen, niet in boekingen: een bezoeker die twee vrienden meeneemt, neemt er drie in beslag.
• Aanmeldingsdeadline — het laatste moment waarop een bezoeker kan boeken. Als dit leeg blijft, blijven boekingen open totdat het evenement begint.
• Automatische bevestiging — of reserveringen direct worden geaccepteerd of wachten op goedkeuring door een beheerder.
• Toegestane lidmaatschappen — beperk wie kan boeken door het evenement te koppelen aan specifieke lidmaatschappen. Als je dit leeg laat, kan iedereen boeken.
• Wachtlijst — wanneer het evenement vol zit, kunnen nieuwe bezoekers op een wachtlijst worden geplaatst en automatisch op de hoogte worden gebracht zodra er een plek vrijkomt.
• Berichten — kies welke berichtsjablonen worden verstuurd voor boekingsbevestiging, betalingsherinneringen, annuleringen, aanwezigheidsherinneringen en wachtlijstupdates. Elk evenement heeft voor elk doel een eigen sjabloonveld, zodat je per evenement sjablonen naar wens kunt combineren.
• Verantwoordelijke persoon — het teamlid aan wie het evenement toebehoort. Dit is degene naar wie Micali.online schrijft wanneer er iets aandacht nodig heeft, degene naar wie %responsible_person% verwijst in je berichten, en degene die vooraf is geselecteerd om gesprekken erover te voeren. Een individuele datum kan iemand anders aanwijzen — zo kun je de week van een collega overnemen zonder het evenement zelf aan te passen.
• Bijlagen — bestanden die met het evenement meereizen, tot 8 MB per stuk. Ze worden precies zo bewaard als ze zijn geüpload: er wordt niets verkleind of bijgesneden, zodat een plattegrond of een gescand formulier leesbaar blijft.

Diensten & procedures

Diensten zijn bedoeld voor één-op-één-boekingen waarbij de bezoeker een tijd kiest die hem of haar uitkomt. Denk aan een kapsalon, een privéles, een consult of een behandeling.

Hoe diensten en procedures zich tot elkaar verhouden

• Een dienst is de container — het aanbod als geheel (bijvoorbeeld “Kapsalon Centrum”). Deze heeft een naam, beschrijving, locatie, adres en tijdzone.
• Een procedure is één specifiek iets dat je binnen die dienst kunt boeken (bijvoorbeeld “Knippen — 30 minuten”, “Kleuren — 90 minuten”). Een dienst kan veel procedures hebben.
• Beschikbaarheid is de agenda van tijdvensters waarin bezoekers kunnen boeken. Je stelt deze per dienst in.
• Boekingsinterval bepaalt hoe vaak een boeking binnen die tijdvensters kan starten — elke 5, 10, 15, 20, 30, 60 of 120 minuten, standaard 15. Het is één instelling voor de hele dienst: wat een bezoeker wordt aangeboden en waarin jij hem of haar kunt boeken, volgen hetzelfde raster, zodat jij niets kunt boeken wat de bezoeker niet ook zelf had kunnen boeken.

Op de openbare pagina kiest een bezoeker eerst een dienst, dan een procedure, dan een vrij tijdslot — en vult tot slot een eventueel vereist formulier in.

Automatische berichten

Elke procedure kan worden gekoppeld aan vier berichtsjablonen — één voor het moment waarop een boeking wordt aangemaakt, één voor bevestiging, één voor afwijzing en een herinnering vóór de afspraak. Kies de sjablonen per procedure, zodat verschillende diensten elk hun eigen toon kunnen hanteren.

Lidmaatschappen

Een lidmaatschap is een vooraf betaald plan dat een bezoeker aanschaft — een stempelkaart, een maandabonnement, een seizoenskaart. Gebruik lidmaatschappen om vooraf te factureren en om te bepalen wie bepaalde evenementen mag boeken.

Wat een lidmaatschap bepaalt

• Prijs & valuta — wat de bezoeker betaalt.
• Gebruikslimieten — maximumaantal keren gebruiken en/of maximale duur in dagen. Laat een limiet leeg, of stel deze in op 0, en deze telt als onbeperkt.
• Beschikbaarheidsvenster — wanneer het lidmaatschap kan worden gekocht (available_from en optioneel available_to).

Hoe lidmaatschappen evenementen afschermen

Op zichzelf is een lidmaatschap gewoon een product dat bezoekers kunnen kopen. Om het als toegangspoort te gebruiken, koppel je het aan een of meer evenementen als toegestaan lidmaatschap. Daarna kunnen alleen bezoekers met dat lidmaatschap het evenement boeken.

Standaard wordt een tegoed pas gebruikt zodra iemand bevestigt dat de bezoeker daadwerkelijk is komen opdagen — de plek wacht op de schakelaar aanwezig in de bezoekerslijst. Twee instellingen kunnen dat op twee verschillende niveaus opheffen: het plan kan bepalen dat dit lidmaatschap altijd een tegoed verbruikt, en een individueel evenement kan bepalen dat dit evenement een tegoed verbruikt, zelfs zonder aanwezigheid. Elk van beide op zich is al voldoende.

Niet komen opdagen kost de bezoeker dus een tegoed wanneer het plan of het evenement dat voorschrijft, en kost niets wanneer geen van beide dat doet — in dat geval blijft het tegoed gewoon staan totdat een beheerder de bezoeker als aanwezig markeert.

Het lidmaatschap van een bezoeker volgen

Open het lidmaatschap van een bezoeker en je krijgt de lijst van elke boeking die er een tegoed van heeft verbruikt, met de datum waarop elk ervan is geteld. Als iemand vraagt waarom hij nog drie bezoeken over heeft in plaats van vier, is die lijst het antwoord.

Je kunt ook het tegoed voor die ene persoon aanpassen zonder het plan aan te raken waarop iedereen anders zit — geef een vervangende les na een annulering, of corrigeer een telfout. Stel hun beginaantal in, of tel er onderweg bij op en trek ervan af; elke wijziging wordt vastgelegd samen met wie hem heeft gemaakt, zodat een aangepast saldo later altijd te verklaren is.

Hoe een lidmaatschap wordt gebruikt

Wanneer een bezoeker met een geldig lidmaatschap iets boekt dat het lidmaatschap dekt, wordt het standaard voor hen toegepast — ze hoeven er niet aan te denken het te kiezen, en jij hoeft het achteraf niet te koppelen. Toepassen is niet hetzelfde als verbruiken: het tegoed wordt op dat moment gereserveerd en pas geteld zodra de aanwezigheid is vastgesteld, volgens de hierboven beschreven regels.

Automatische lidmaatschapsberichten

Lidmaatschappen kunnen vier berichtsjablonen activeren:

• Na elk gebruik — bevestigt dat er een tegoed is gebruikt en hoeveel er nog resteren.
• Vóór de einddatum — een melding een instelbaar aantal dagen voordat het lidmaatschap verloopt.
• Bij verloop — wordt verstuurd wanneer het lidmaatschap eindigt.
• Weinig resterende tegoeden — wordt verstuurd wanneer het resterende tegoed van de bezoeker onder een door jou ingestelde drempel zakt.

Formulieren

Een formulier is de reeks vragen die een bezoeker beantwoordt tijdens het boeken. Bouw het één keer en koppel het overal waar je de antwoorden nodig hebt — een evenement, een dienst, een lidmaatschap, of elke individuele deelnemer aan een reservering.

Wat je kunt vragen

Elk veld heeft een label, een type en een interne naam. De beschikbare typen zijn:

Tekst en lange tekst, getal, keuze (keuzerondjes of een vervolgkeuzelijst), en datum, tijd of datum & tijd.

Formulieren voor elke deelnemer

Wanneer een boeking begeleiders kan omvatten, kan een evenement de gegevens van elke deelnemer vragen, niet alleen van de persoon die boekt. Dat formulier moet een veld met de naam name bevatten — dat is wat elke deelnemer in je lijsten identificeert.

Terugkerende bezoekers hoeven niets opnieuw te typen

Wanneer iemand die eerder een formulier heeft beantwoord opnieuw boekt, worden zijn of haar laatste antwoorden op datzelfde formulier automatisch ingevuld. De koppeling gebeurt op basis van het formulier, niet op basis van waar iemand geantwoord heeft — twee evenementen die één formulier delen, vullen elkaar dus vooraf in, en het meest recente antwoord wint altijd.

Een oud antwoord wordt alleen hergebruikt als het nog past bij het veld zoals dat vandaag is gedefinieerd. Een veld dat inmiddels is verwijderd of hernoemd, een keuze die niet meer op de lijst staat, een getal dat nu buiten bereik valt — dat alles blijft in plaats daarvan leeg. Zo'n waarde stilzwijgend overnemen zou erger zijn dan een leeg veld: de bezoeker zou niets in het vak zien, terwijl het verouderde antwoord toch zou worden ingediend.

Berichtsjablonen

Een berichtsjabloon is een herbruikbaar stuk tekst dat het platform op het juiste moment naar bezoekers stuurt — boekingsbevestiging, betalingsherinnering, aanwezigheidsherinnering, verloopwaarschuwing enzovoort. Definieer een sjabloon eenmalig op accountniveau en verwijs ernaar vanuit elk evenement, elke dienstprocedure of elk lidmaatschap dat het moet gebruiken.

Eén sjabloon, drie kanalen

Elk sjabloon heeft velden voor zowel een e-mailversie (onderwerp + inhoud), een smsversie (onderwerp + inhoud) als een pushmelding (titel + inhoud). Je kunt er één, twee of alle drie invullen — bij het opslaan moet er minstens één zijn ingevuld.

Wat je leeg laat, wordt gewoon niet gebruikt:

• Als de e-mailinhoud leeg is, wordt er geen e-mail verstuurd wanneer dit sjabloon wordt geactiveerd.
• Als de sms-inhoud leeg is, wordt er geen sms verstuurd wanneer dit sjabloon wordt geactiveerd.
• Als de pushinhoud leeg is, wordt er geen pushmelding verstuurd wanneer dit sjabloon wordt geactiveerd.

Naast de tekst heeft elk sjabloon een schakelaar e-mail versturen en een schakelaar sms versturen, beide standaard aan. Eén ervan uitschakelen behoudt de tekst precies zoals je die hebt geschreven, maar stopt het versturen via dat kanaal — handig om sms een maand te pauzeren zonder de tekst later opnieuw te typen. Je kunt ze rechtstreeks vanuit de sjablonenlijst omzetten. Push heeft geen schakelaar: deze wordt altijd verstuurd wanneer het sjabloon pushtekst bevat, omdat dit het enige kanaal is dat een bezoeker bereikt die je noch een e-mailadres noch een telefoonnummer heeft gegeven.

Een kanaal heeft ook een bestemming nodig. E-mail wordt overgeslagen voor een bezoeker zonder e-mailadres en sms voor een bezoeker zonder telefoonnummer, ongeacht hoe de schakelaars zijn ingesteld.

Placeholders die je kunt gebruiken

Sjablonen ondersteunen eenvoudige variabelen die op het moment van versturen worden vervangen door echte gegevens. Je kunt deze in het onderwerp of de inhoud van beide kanalen gebruiken:

Placeholders die niet van toepassing zijn op een bepaald bericht (bijvoorbeeld %event_name% in een dienstherinnering) blijven gewoon leeg.

Waar sjablonen worden gebruikt

Meestal wordt een sjabloon automatisch opgehaald vanuit het onderdeel dat het bericht activeert. Hier is de volledige lijst met sjabloonvelden.

Bij een evenement

• Boeking aangemaakt — wordt verstuurd op het moment dat een bezoeker een reservering indient.
• Bevestiging — wordt verstuurd wanneer de reservering wordt bevestigd (handmatig of automatisch).
• Eerste bevestiging — wordt verstuurd in plaats van de gebruikelijke bevestiging wanneer dit de eerste boeking van de bezoeker voor dit evenement is, zodat nieuwkomers een warmer welkom kunnen krijgen dan vaste bezoekers.
• Betaling ontbreekt — betalingsherinnering, met een of twee instelbare vooraankondigingstijden (eerste en tweede herinnering, in uren vóór het evenement).
• Aanwezigheidsherinnering — wordt een instelbaar aantal uren vóór het evenement verstuurd.
• Annulering — wordt verstuurd wanneer de bezoeker annuleert.
• Annulering door account — wordt verstuurd wanneer een beheerder de reservering van de bezoeker annuleert.
• Wachtlijst — toegevoegd — wordt verstuurd wanneer de bezoeker op de wachtlijst wordt geplaatst.
• Wachtlijst — toegelaten — wordt verstuurd wanneer er een plek vrijkomt en de bezoeker mag boeken.

Bij een dienstprocedure

• Boeking aangemaakt — wordt verstuurd wanneer de bezoeker de aanvraag indient.
• Bevestiging — wordt verstuurd wanneer de afspraak wordt goedgekeurd.
• Eerste bevestiging — wordt verstuurd in plaats van de gebruikelijke bevestiging wanneer dit de eerste boeking van de bezoeker voor deze dienst is.
• Afwijzing — wordt verstuurd wanneer de aanvraag wordt geweigerd.
• Herinnering — wordt verstuurd vóór de afspraak.

Bij een lidmaatschap

• Na elk gebruik — wordt verstuurd telkens wanneer een tegoed wordt gebruikt.
• Vóór einddatum — wordt een instelbaar aantal dagen voordat het lidmaatschap verloopt verstuurd.
• Bij verloop — wordt verstuurd wanneer het lidmaatschap zijn einddatum bereikt.
• Weinig resterende tegoeden — wordt verstuurd wanneer het aantal resterende tegoeden onder de door jou ingestelde drempel zakt.

AI

Micali.online kan je vragen over de app beantwoorden, je helpen bij het schrijven en de berichten genereren die je bezoekers ontvangen. Dit alles is optioneel en niets ervan wordt naar een bezoeker verstuurd zonder dat jij het eerst hebt gezien.

AI vragen

Een assistent in de app die zowel weet hoe Micali.online werkt als wat er in jouw eigen account staat, zodat je kunt vragen “hoe zorg ik dat dit evenement niet meer openbaar verschijnt?” of “welke van mijn lidmaatschappen verlopen deze maand?” en een antwoord krijgt over jouw opzet. Het gesprek is privé voor jouw account en wordt zeven dagen bewaard.

Welke AI het werk doet

Een hoofdbeheerder kiest de verbinding onder AI in de accountinstellingen. Er zijn twee manieren om dit te laten werken:

• Je eigen sleutel — plak een API-sleutel van ChatGPT of Gemini. Je betaalt je aanbieder rechtstreeks, en Micali.online rekent hier niets voor.
• Ingebouwd — gebruik Micali.online's eigen verbinding, zonder iets te hoeven instellen.

Een sleutel die je plakt, wordt alleen schrijvend opgeslagen: de app toont je een gemaskeerde preview en kan hem weer aan je tonen, maar hij wordt nooit via de API vrijgegeven. Je kunt de verbinding testen voordat je opslaat en zien hoeveel je al hebt gebruikt.

Schrijfassistent

Naast de meeste langere tekstvakken — een evenement- of dienstbeschrijving, je bedrijfsomschrijving, een chatantwoord aan een klant — staan twee knoppen. Verbeteren verbetert wat je al hebt geschreven; Genereren schrijft een eerste concept op basis van een korte briefing. Beide tonen het resultaat in een dialoogvenster, zodat je het kunt accepteren of afwijzen — er wordt dus nooit stilzwijgend iets overschreven.

Door AI geschreven berichten voor bezoekers

Een berichtsjabloon kan op elk van zijn kanalen een prompt bevatten in plaats van een vaste tekst. De tekst wordt dan op het moment van versturen opnieuw geschreven op basis van de prompt plus de gegevens van die boeking, zodat elke bezoeker iets specifieks krijgt in plaats van één zin waarin alleen zijn naam is ingevuld.

Vul ook de statische tekst in. Die dient als terugvaloptie: als het genereren mislukt, of als het account geen AI-verbinding heeft, wordt in plaats daarvan de statische tekst verstuurd, en merkt de bezoeker daar niets van.

Openbaar versus Actief — wat elke schakelaar betekent

Evenementen, diensten en lidmaatschappen delen twee aan/uit-schakelaars. Ze lijken op elkaar, maar beantwoorden twee verschillende vragen.

Combinaties en wat ze betekenen

Webhooks

Met webhooks kan Micali.online je eigen systemen op de hoogte stellen zodra er iets gebeurt binnen een account — een nieuwe bezoeker, een boeking, een lidmaatschapsbetaling. Configureer één of meer listener-URL's per account, kies de gebeurtenissen die je interesseren, en Micali.online stuurt een JSON-payload naar elke URL zodra ze zich voordoen. Ideaal om boekingen te synchroniseren met een CRM, vervolgautomatiseringen te activeren of dashboards te bouwen bovenop je reserveringsgegevens.

Wie ze kan configureren

Alleen hoofdbeheerders kunnen webhook-listeners aanmaken, bewerken en verwijderen. Beheerders en teamleden kunnen ze niet zien of wijzigen. Webhooks staan bij de andere integraties — open Connectors → Webhooks om ze te beheren.

Gebeurtenissen waarop je kunt luisteren

Elke listener is gekoppeld aan één type gebeurtenis. Voeg meerdere listeners toe — eventueel naar dezelfde URL — om meer dan één type gebeurtenis te ontvangen. Dit is de lijst met momenteel verzonden gebeurtenissen:

• visitor.created — een nieuwe bezoeker heeft zich aangemeld bij het account.
• visitor.updated — een bestaand bezoekersprofiel is bijgewerkt.
• event_booking.created — een bezoeker heeft een evenemententijdslot geboekt.
• event_booking.confirmed — een evenementboeking is bevestigd (handmatig of automatisch).
• event_booking.cancelled — een evenementboeking is geannuleerd.
• service_booking.created — een bezoeker heeft een diensttijdslot geboekt.
• service_booking.confirmed — een dienstboeking is bevestigd.
• service_booking.cancelled — een dienstboeking is geannuleerd.
• membership.assigned — een lidmaatschap is toegewezen aan een bezoeker.
• membership.paid — een bezoekerslidmaatschap is als betaald gemarkeerd.
• membership.ended — een bezoekerslidmaatschap heeft zijn einddatum bereikt.

Wat er wordt verstuurd

Elke aflevering is een enkele HTTP-POST naar je URL met een JSON-body. De volgende headers vergezellen het verzoek altijd:

• Content-Type: application/json — de body is altijd JSON-gecodeerd.
• User-Agent: micali-webhooks/1.0 — identificeert de afzender.
• X-Micali-Event: <event_type> — herhaalt het type gebeurtenis, zodat je kunt routeren zonder de body te hoeven parsen.
• Authorization — alleen aanwezig wanneer je authenticatie op de listener configureert (zie hieronder).

Vorm van de payload

Alle payloads delen dezelfde envelop:

• event — het type gebeurtenis (dezelfde waarde als de header X-Micali-Event).
• occurred_at — ISO-8601-tijdstempel van wanneer de trigger is uitgevoerd.
• resource — het soort object binnen data: event_booking, service_booking of visitor_membership.
• data — een momentopname van de resource, inclusief de publieke ID, huidige statusvlaggen en de contactgegevens van de bezoeker (e-mail, voor- en achternaam, telefoon). Evenement- en dienstboekingen bevatten ook het gekoppelde evenement- of dienst-/procedureblok; lidmaatschapspayloads bevatten de naam en publieke ID van het lidmaatschap.

Identificeer objecten over meerdere afleveringen heen aan de hand van hun public_id — dat is de stabiele, makkelijk deelbare identificator die we overal elders in het platform gebruiken.

Authenticatie

Kies een authenticatieschema zodat je ontvanger kan controleren dat het verzoek afkomstig is van Micali.online:

• Geen — er wordt geen Authorization-header verstuurd. Gebruik dit alleen wanneer je eindpunt op een andere manier beveiligd is (ondertekende URL, IP-toegangslijst, privénetwerk).
• Basic — gebruikersnaam en wachtwoord worden verstuurd als de standaard Authorization: Basic ...-header.
• Bearer-token — het token dat je opgeeft wordt verstuurd als Authorization: Bearer <token>. Wordt versleuteld opgeslagen en nooit door de API teruggegeven zodra het is opgeslagen.

Aflevering en herhaalpogingen

Aflevering verloopt asynchroon via de achtergrondtakenwachtrij van het platform. Als de ontvanger een niet-2xx-status teruggeeft (of het verzoek volledig mislukt), wordt de taak opnieuw geprobeerd met exponentiële backoff — beginnend bij 60 seconden, telkens verdubbeld, met een maximum van één uur tussen pogingen. Na tien mislukte pogingen wordt de aflevering als mislukt gemarkeerd en verwijderd. Listeners die tussen de trigger en de daadwerkelijke aflevering worden uitgeschakeld of verwijderd, worden stilzwijgend overgeslagen.

Aan de slag

De snelste manier om van een leeg account naar een boekbare pagina te gaan, is door het instellingsinterview het voor je te laten opbouwen.

Het instellingsinterview

Een hoofdbeheerder van een nieuw account krijgt een interview aangeboden dat in eenvoudige taal vragen stelt over het bedrijf — wat je aanbiedt, of mensen in groepen op een vast tijdstip komen of hun eigen tijdslot boeken, hoelang dingen duren, wanneer je open bent, wie er met je samenwerkt — en vervolgens de hele opzet in één keer aanmaakt: diensten en hun procedures, openingstijden, evenementen en hun data, je bedrijfsnaam en categorie, je openbare subdomein, je adres op de kaart, of boekingen goedgekeurd moeten worden, welke herinneringen worden verstuurd, en uitnodigingen voor je medewerkers.

Je hoeft het niet in één keer af te ronden. Je antwoorden worden onderweg opgeslagen, dus als je het tabblad sluit en later terugkomt, ga je verder waar je gebleven was. Je kunt het interview ook helemaal afwijzen en alles handmatig opbouwen — het wordt één keer aangeboden, niet afgedwongen.

Wat je daarna moet controleren

Het interview laat alles ingeschakeld en klaar voor gebruik achter, maar twee dingen zijn de moeite waard om te bekijken voordat je iemand de link stuurt: open je openbare subdomein in een privévenster van je browser om precies te zien wat een bezoeker ziet, en loop de berichtsjablonen door die het heeft aangemaakt, zodat de tekst klinkt zoals jij.

Als je in een demo bent begonnen

De demo die je zonder aanmelden vanaf de website kunt openen, is een echt, werkend account met een korte levensduur — het wordt verwijderd zodra het verloopt, samen met alles wat je erin hebt ingesteld. Bevestig je e-mailadres en het wordt in plaats daarvan een gewoon account, waarbij alles wat je al hebt opgebouwd, behouden blijft. Als je een avond hebt besteed aan het regelen van je week in een demo, doe dat dan voordat je het tabblad sluit.

Inloggen

Niemand bij Micali.online heeft een wachtwoord. Iedereen logt in met een code die naar zijn of haar e-mail wordt gestuurd, en managers kunnen daarbovenop een snellere manier instellen.

Managers

Voer je e-mailadres in, en er komt een korte code per e-mail binnen. Typ deze in en je bent ingelogd voor de sessie. Als je onderweg was naar iets specifieks — bijvoorbeeld een link uit een melding — kom je op die pagina terecht in plaats van op het dashboard.

De viercijferige pincode

Zodra je bent ingelogd, kun je een pincode instellen voor de browser die je gebruikt. Vanaf dat moment vraagt die browser 30 dagen lang alleen nog om de vier cijfers in plaats van de gemailde code. Dit geldt per browser: het instellen van een pincode op je telefoon doet niets voor je laptop.

Drie foutieve pogingen en de browser wordt niet meer vertrouwd — hij vraagt weer om een gemailde code, en de pincode alleen komt er dan niet meer in. De 30 dagen worden geteld vanaf het moment dat je hem instelt en worden niet verlengd door gebruik.

Voeg het toe aan je startscherm

Zowel de manager-app als de boekingspagina van je bezoekers kunnen worden toegevoegd aan het startscherm van een telefoon, waar ze openen als een app. Dit is ook wat pushmeldingen op iPhones mogelijk maakt — daar werken meldingen pas zodra de pagina aan het startscherm is toegevoegd.

Bezoekers

Bezoekers loggen op dezelfde manier in, met een code naar hun e-mail, op je eigen subdomein. Een bezoeker die nog nooit eerder bij je heeft geboekt, wordt bij de eerste keer inloggen gewoon meteen aangemaakt.

Het dashboard

Het eerste scherm na het inloggen, in drie weergaven. De tabbladen onthouden welke je hebt gekozen, dus kies degene die past bij hoe jij werkt.

• Kalender — een hele week weergegeven als een raster, met elk evenement- en diensttijdslot op zijn plaats en overlappende sloten naast elkaar. Je kunt door de weken bladeren en de rijen hoger of lager maken om een drukke dag te laten passen.
• Agenda — een eenvoudige lijst van wat er op de planning staat, het ene tijdslot na het andere. Dit is degene die het beste werkt op een telefoon.
• Overzicht — samenvattingskaarten: wat er als volgende aankomt, wat bevestigd moet worden, recente formulierantwoorden.

Direct vanuit de kalender werken

Op een tijdslot in de kalender klikken doet meer dan het alleen openen. Bij een tijdslot met ruimte kun je meteen een bezoeker erin boeken; bij een leeg tijdslot kun je het delen, de bezoekerslijst ervan openen, of dat tijdstip helemaal verwijderen als je het niet laat doorgaan.

Boekingen beheren

Alles wat er gebeurt nadat een bezoeker zich heeft aangemeld: zelf mensen toevoegen, ze goedkeuren, ze verplaatsen, en vastleggen wie er daadwerkelijk is komen opdagen.

Zelf iemand toevoegen

Niet elke boeking komt binnen via de openbare pagina — mensen bellen, of spreken je persoonlijk aan. Voeg ze toe via hun e-mailadres: als dat adres al bij een van je bezoekers hoort, wordt het aan hen gekoppeld, en als het nieuw is, wordt de bezoeker aangemaakt. Je kunt instellen hoeveel plaatsen ze innemen, hun begeleiders toevoegen, en de formulierantwoorden namens hen invullen.

Goedkeuren en afwijzen

Als het evenement of de procedure niet automatisch bevestigt, wachten nieuwe boekingen op jou. Goedkeuren stuurt het bevestigingsbericht; afwijzen stuurt het afwijzingsbericht, als de procedure daarvoor een sjabloon heeft ingesteld. Een boeking van iemand zonder eerdere boeking kan een ander, warmer bericht versturen dan wat je vaste bezoekers krijgen.

Een boeking verplaatsen

Plannen veranderen, en een bezoeker zou niet hoeven te annuleren en opnieuw te boeken. Een evenementboeking kan worden verplaatst naar een andere datum van hetzelfde evenement of naar een compleet ander evenement; een dienstboeking kan worden verplaatst naar een ander tijdslot of een andere procedure. De capaciteit op de bestemming wordt opnieuw gecontroleerd op het moment van verplaatsen, en de plaats die daardoor vrijkomt, gaat naar wie als eerste op de wachtlijst staat.

Markeren wie er is komen opdagen

Zodra een datum is begonnen, stelt elke bevestigde boeking één vraag: is deze persoon gekomen? Die vraag beantwoorden is niet alleen administratie. Aanwezig is wat een tegoed van een lidmaatschap verbruikt, tenzij het plan of het evenement is ingesteld om de boeking te tellen ongeacht aanwezigheid; Niet aanwezig geweest geeft de plaats en het tegoed terug. Totdat je antwoordt, blijft het tegoed gereserveerd en verandert het resterende aantal van de bezoeker niet.

Er zijn verschillende plekken om dit te beantwoorden — van een hele les in één tik tot één losse boeking, of vanuit het lidmaatschap zelf:

• De boekingenlijst. Open Bezoekers → Evenementen, kies het evenement en bekijk de bevestigde boekingen van een datum die al is geweest (de herinneringsmail linkt daar rechtstreeks naartoe). Zodra de datum is begonnen, verschijnt een kolom Aanwezigheid — bij toekomstige data is die er niet, omdat er dan nog niets te beantwoorden is. Elke rij heeft een groen vinkje voor aanwezig en een rood kruisje voor niet aanwezig geweest; tik op het antwoord dat oplicht om het terug te draaien. Aanwezig Niet aanwezig geweest
• Iedereen aanwezig. Boven elke datum staat een knop Iedereen aanwezig. Die vult alleen de boekingen in die nog geen antwoord hebben, dus iedereen die je al als afwezig had gemarkeerd, blijft afwezig. Iedereen aanwezig
• Een selectie. Vink de rijen aan die je wilt en gebruik Selectie als aanwezig markeren of Selectie als afwezig markeren — handig wanneer het grootste deel van de les kwam en een paar niet.
• Vanaf je telefoon. Op het dashboard toont de weergave Agenda een klein label Aanwezigheid bij elk evenement dat is begonnen — oranje met een aantal zolang er antwoorden ontbreken, groen zodra iedereen is beantwoord. Tik erop en een paneel toont de bevestigde boekingen met dezelfde knoppen voor aanwezig / niet aanwezig geweest en een snelkoppeling Iedereen aanwezig, zodat je de presentie kunt bijhouden terwijl mensen nog in de zaal zijn.
• Eén boeking. Open de boeking vanuit de lijst (het potloodicoon) en gebruik de schakelaar Was aanwezig op de detailpagina, naast de formulierantwoorden en notities van de bezoeker.
• Vanuit het lidmaatschap. Open Lidmaatschappen, kies het plan en dan het lid — het getal in de gebruikskolom opent zijn of haar pagina Lidmaatschapsgebruik. Elke geaccepteerde boeking die op aanwezigheid wacht, staat daar met de knoppen Aanwezigheid bevestigen / Niet aanwezig geweest, en de ledenlijst toont hoeveel boekingen van elk lid nog wachten. Dit is hetzelfde antwoord als overal elders, alleen gegroepeerd per lid — de logische plek wanneer je nakijkt hoeveel tegoed iemand nog over heeft. Aanwezigheid bevestigen Niet aanwezig geweest

Beheerders kunnen dit voor elk evenement beantwoorden. Een teamlid kan dit alleen beantwoorden voor de evenementen waarvoor hij of zij verantwoordelijk is — overal elders zijn de knoppen grijs.

Je hoeft dit niet te onthouden. Wanneer een evenement is afgelopen en boekingen nog wachten op aanwezigheid, mailt Micali.online degene die verantwoordelijk is voor die datum met een link rechtstreeks naar de juiste lijst — en alleen voor de boekingen waarbij bevestigen daadwerkelijk iets verandert.

Betaling

Boekingen hebben een betaald-vlag die je zelf omzet; Micali.online int het geld niet. Wat het wel doet, is het achterna gaan: een evenement kan één of twee keer een betalingsherinnering sturen vóór de datum, en alleen naar bezoekers die bevestigd zijn, nog niet hebben betaald, en niet gedekt worden door een lidmaatschap.

De lijst elders gebruiken

Boekingen worden geëxporteerd naar een CSV-bestand, voor evenementen en voor diensten, zodat je een presentielijst kunt overhandigen aan wie er een nodig heeft, een maand kunt optellen in een spreadsheet, of je eigen kopie kunt bewaren. Het is de lijst zoals jij hem hebt gefilterd, geen vast rapport.

Je evenementen & diensten delen

Elk evenement, elke dienst en elk prepaidpakket heeft zijn eigen openbare adres, en dat geldt ook voor je boekingspagina als geheel. Geef het adres als link door of druk het af als QR-code — wie het opent, komt direct op de pagina terecht waar geboekt kan worden.

Het adres voor alles wat je aanbiedt

Je boekingspagina staat op het subdomein van je account — de naam die je hebt gekozen op de pagina Account, gevolgd door .micali.online. Op dat ene adres kunnen bezoekers alles bekijken wat je openbaar hebt gemaakt:

• https://yourname.micali.online — alle aankomende evenementen.
• https://yourname.micali.online/services — alle diensten en hun procedures.
• https://yourname.micali.online/memberships — de prepaidpakketten die bezoekers kunnen kopen.

Bezoekers schakelen hiertussen met de tabbladen bovenaan de pagina, en een tabblad verschijnt alleen als er ook echt iets openbaars achter zit. Dit is het adres voor op je website, in je e-mailhandtekening of op het bordje bij de deur — alles wat je later publiceert, verschijnt daar vanzelf, zonder dat de link verandert.

Eén evenement, dienst of prepaidpakket

De lijsten Evenementen, Diensten en Prepaidpakketten tonen aan de rechterkant van elke rij een reeks kleine knoppen. De deelknop is die met de drie verbonden stippen:

Als je erop klikt, opent een klein venster met beide dingen die je nodig zou kunnen hebben:

• De link — klik er één keer op om hem volledig te selecteren, of druk op Kopiëren om hem naar het klembord te kopiëren. Hij ziet er zo uit: https://yourname.micali.online/events/AbCdEfGhIj.
• De QR-code voor diezelfde link, met QR-code downloaden om hem als PNG-afbeelding op te slaan die je in een poster, flyer of dia kunt plaatsen.

Sjabloonevenementen hebben geen deelknop — een sjabloon wordt nooit aan bezoekers getoond. Deel in plaats daarvan de echte evenementen die je ervan maakt.

Wat de bezoeker krijgt

De link opent dat evenement, die dienst of dat pakket direct op je boekingspagina, met de data of procedures al klaar om te kiezen — er hoeft niets gezocht te worden. Hij blijft bereikbaar zolang het item zowel openbaar als actief is; zet een van beide uit, en de link heeft niets meer te boeken totdat je het weer aanzet.

Een datum & tijd delen

Soms wil je iemand een specifiek tijdslot sturen — “aanstaande donderdag om zes uur” — in plaats van je hele schema en de hoop dat diegene de juiste keuze maakt.

Overal waar je een enkel tijdslot kunt delen, krijg je zowel een link als een QR-code, klaar om te printen of te versturen:

• Op het schema van een evenement, naast elke aankomende datum.
• Op het bezoekersscherm, waar je elke aankomende datum van een evenement kunt kiezen — ook een die nog niemand heeft geboekt.
• Bij een dienst, waar je de procedure, de dag en de tijd kiest uit dezelfde beschikbaarheid die je bezoekers zien.
• In de kalender en de agenda, rechtstreeks vanuit het tijdslot zelf.

Wat de bezoeker krijgt

De link opent je boekingspagina al op precies dat tijdslot, met de andere data uit de weg, zodat er niets te kiezen en niets fout te doen is. Als het tijdslot vol is, wordt in plaats daarvan de wachtlijst ervoor aangeboden.

Je bezoekers

Iedereen die ooit bij je heeft geboekt, plus iedereen die je hebt toegevoegd, in één lijst die je kunt doorzoeken, waarin je kunt importeren en die je kunt mailen.

Een lijst importeren die je al hebt

Upload een CSV en geef aan welke kolom wat is — Micali.online maakt niet uit in welke volgorde de kolommen staan of hoe het bestand ze noemt. Adressen die al in je account staan, worden gekoppeld in plaats van herschreven, dus het importeren van een lijst die overlapt met je bestaande bezoekers overschrijft niemands gegevens.

De import draait op de achtergrond en rapporteert wat hij heeft gedaan, zodat een groot bestand het scherm niet blokkeert. Er is een plafond van 500 nieuw toegevoegde bezoekers per dag, en dat is bewust: het is hoog genoeg voor een echte klantenlijst en laag genoeg zodat een verkeerde upload niet uit de hand kan lopen. Alles boven de limiet wordt teruggemeld in plaats van weggegooid, en hetzelfde bestand de volgende dag opnieuw importeren pakt het alsnog op.

Mailinglijsten

Een mailinglijst is een opgeslagen groep bezoekers naar wie je steeds opnieuw kunt schrijven. Vul hem door mensen handmatig te kiezen, of door evenementen en diensten en een periode te kiezen — iedereen die die in de laatste twee weken, het laatste jaar, of ooit heeft geboekt.

Naar hen schrijven

Je kunt een opgeslagen lijst, iedereen op een evenement, of je hele account mailen. Elk bericht wordt individueel verstuurd, zodat één slecht adres de rest niet kan ophouden, en iedereen zonder e-mailadres wordt overgeslagen — het aantal daarvan wordt getoond voordat je begint met schrijven, niet nadat je verstuurt.

De zwarte lijst

Sommige mensen wil je liever twee keer bekijken voordat je ze toelaat — wie altijd wegblijft, of wie zes plekken boekt en er maar één meebrengt. Voeg hun e-mailadres toe aan de zwarte lijst, met een notitie voor jezelf over waarom.

De lijst is gekoppeld aan het e-mailadres, niet aan het dossier van de persoon — de bezoeker verwijderen en opnieuw laten aanmelden met hetzelfde adres wist de vermelding dus niet.

Berichten met bezoekers

Een gesprek is een draad tussen jouw team en één bezoeker. Beide kanten kunnen ermee beginnen, en alles wat gezegd wordt, blijft bij die persoon horen in plaats van verspreid te raken over wie toevallig hun e-mail beantwoordde.

Hoe een draad begint

Een bezoeker kan je schrijven vanaf zijn eigen boekingspagina — over een reservering, of over iets willekeurigs. Je kunt zelf ook een draad openen vanuit zijn rij in de bezoekerslijst, wat de juiste manier is om één persoon een vraag te stellen zonder er een e-mail van te maken die iedereen krijgt.

Wie antwoordt

Iedereen in het account kan lezen en antwoorden, teamleden inbegrepen. Een gesprek kan worden toegewezen aan een specifieke persoon, en er is een mijn-filter dat toont wat aan jou is toegewezen of waarop je al hebt geantwoord — zodat op een drukke dag twee mensen minder snel dezelfde bezoeker twee keer beantwoorden.

De lijst kort houden

Draden kunnen worden gesloten zodra ze zijn afgehandeld en opnieuw geopend als de bezoeker weer schrijft, waardoor de lijst beperkt blijft tot wat nog een persoon nodig heeft.

Feedbackvragenlijsten

Vraag de mensen die er waren wat ze ervan vonden, automatisch, zodra het evenement of de afspraak achter de rug is.

Een vragenlijst opzetten

Schrijf de vragen, koppel de vragenlijst aan een evenement of een dienst, en geef aan hoe lang na afloop van het tijdslot hij verstuurd moet worden — meteen, de volgende ochtend, een paar dagen later, wat maar past. Geef hem een naam voor eigen gebruik; bezoekers zien die nooit, alleen de vragen.

Wat de bezoeker krijgt

Een e-mail met de eerste vraag erin. Die beantwoorden opent de rest op een eigen pagina — zonder inloggen, zonder wachtwoord, niets om te onthouden. Hoe minder je op dat moment van iemand vraagt, hoe meer antwoorden je terugkrijgt.

Eén keer per boeking

Elke boeking wordt precies één keer gevraagd, en het versturen wordt geregistreerd. Iemand die elke week naar je dinsdagles komt, wordt niet elke week gevraagd om die te beoordelen.

De antwoorden lezen

Reacties verzamelen zich bij de vragenlijst, zodat je ze samen kunt lezen in plaats van één e-mail per keer. Je kunt ook eerst zelf een testexemplaar sturen en het geheel precies zo zien als een bezoeker het zal zien.

Hulp krijgen

Voor vragen die deze gids niet beantwoordt, of wanneer er iets mis lijkt in je account.

Een ticket openen

Beheerders en hoofdbeheerders kunnen vanuit de app een ticket indienen, wat beter is dan e-mailen omdat het met je account gekoppeld binnenkomt — niemand hoeft je te vragen voor welk bedrijf je werkt, en wij kunnen naar de daadwerkelijke opzet kijken die je beschrijft.

Hoe het verdergaat

Een ticket is een gesprek, geen formulier: antwoorden van onze kant komen in dezelfde draad terecht en je wordt per e-mail op de hoogte gebracht, zodat de hele uitwisseling op één plek blijft in plaats van uiteen te vallen over een keten van e-mails.

Een evenement aanmaken en publiceren

Voor hoofdbeheerders en beheerders. Het doel: een bezoeker kan op je openbare pagina terechtkomen en een tijdslot boeken.

1. Open de pagina Evenementen.

   Log in op de app, kies het juiste account in de bovenbalk en open Evenementen in het hoofdmenu.

2. (Optioneel) Maak eerst een sjabloon aan.

   Als je hetzelfde soort evenement herhaaldelijk gaat organiseren, maak het dan eenmalig aan als sjabloon — capaciteit, formulier, berichten enzovoort. Nieuwe klassieke evenementen kunnen deze instellingen dan overnemen.

3. Maak een nieuw klassiek evenement aan.

   Klik op Nieuw evenement, geef het een naam en beschrijving, stel de capaciteit in (max. aantal deelnemers, of ze vrienden mogen meenemen) en kies het boekingsformulier.

4. Voeg één of meer evenementdata toe.

   Stel voor elke gebeurtenis de starttijd in en, indien nodig, de aanmeldingsdeadline. Zonder minstens één toekomstige datum kan het evenement niet worden geboekt.

5. Beperken tot lidmaatschappen (optioneel).

   Als alleen leden mogen deelnemen, voeg dan de vereiste lidmaatschappen toe onder Toegestane lidmaatschappen. Laat dit leeg om elke bezoeker te laten boeken.

6. Kies de berichten.

   Kies sjablonen voor betalingsherinneringen, annuleringen en de aanwezigheidsherinnering. Zorg ervoor dat de bijbehorende connector (SMTP, SendGrid of Twilio) op accountniveau is geconfigureerd.

7. Zet Actief aan.

   Hierdoor wordt het evenement live binnen het account. Het bereikt bezoekers nog niet totdat de volgende stap is uitgevoerd.

8. Zet Openbaar aan.

   Nu verschijnt het evenement op je openbare subdomein. Open het subdomein in een privévenster van je browser om te controleren of alles er goed uitziet.

Een dienst of procedure aanmaken en publiceren

Voor hoofdbeheerders en beheerders. Het doel: een bezoeker kan een procedure kiezen en een vrij tijdslot boeken.

1. Open de pagina Diensten.

   Kies Diensten in het appmenu. De lijst toont alles wat bij het actieve account hoort.

2. Maak de dienst aan.

   Klik op Nieuwe dienst, voer de naam, beschrijving, locatie, het adres en de tijdzone in. De tijdzone is belangrijk — alle beschikbaarheidsvensters worden hierin geïnterpreteerd.

3. Voeg procedures toe.

   Maak voor elk item dat een bezoeker kan boeken een procedure aan met een naam en duur. Stel eventueel voorbereidingstijd vóór de procedure en opruimtijd erna in, zodat de agenda niet dubbel boekt.

4. Stel de beschikbaarheid in.

   Bepaal de terugkerende tijdvensters waarin boeken is toegestaan (bijvoorbeeld ma–vr 9:00–17:00). Alleen tijdsloten binnen een actief beschikbaarheidsvenster kunnen worden geboekt.

5. Kies het boekingsformulier (optioneel).

   Als je op het moment van boeken informatie van de bezoeker nodig hebt — telefoon, allergieën, opmerkingen — koppel dan een formulier aan de dienst.

6. Zet Actief aan bij de dienst en bij elke procedure.

   Een inactieve dienst wordt overal verborgen; een inactieve procedure blijft in de database staan maar verschijnt niet in het boekingsproces.

7. Zet Openbaar aan bij de dienst.

   Bezoekers zien de dienst nu op je openbare subdomein, met de beschikbare procedures en de eerstvolgende vrije tijdsloten.

Een lidmaatschap aanmaken en publiceren

Voor hoofdbeheerders en beheerders. Het doel: een bezoeker kan een lidmaatschap kopen en hiermee evenementen boeken.

1. Open de pagina Lidmaatschappen.

   Kies Lidmaatschappen in het appmenu.

2. Maak het lidmaatschap aan.

   Klik op Nieuw lidmaatschap, geef het een naam en een korte beschrijving die uitlegt wat de bezoeker krijgt.

3. Stel prijs, valuta en limieten in.

   Voer de prijs in (in de kleinste valuta-eenheid), de valuta, het maximumaantal keren gebruiken en/of de duur in dagen. Een leeg gelaten limiet betekent dat deze onbeperkt is.

4. Bepaal wanneer het gekocht kan worden.

   Stel beschikbaar vanaf in (wanneer het op de openbare pagina verschijnt) en optioneel beschikbaar tot (wanneer het verdwijnt). Handig voor seizoensgebonden of tijdelijke aanbiedingen.

5. (Optioneel) Koppel het aan evenementen.

   Als het lidmaatschap toegang moet geven tot specifieke evenementen, open dan elk evenement en voeg het lidmaatschap toe onder Toegestane lidmaatschappen.

6. Zet Actief aan.

   Het lidmaatschap maakt nu deel uit van je account. Bestaande lidmaatschappen van terugkerende bezoekers blijven werken, ook als dit uitstaat.

7. Zet Openbaar aan.

   Bezoekers zien het lidmaatschap op je openbare subdomein en kunnen het kopen. Controleer dit door het subdomein in een privévenster te openen.

Een berichtsjabloon aanmaken

Voor hoofdbeheerders en beheerders. Sjablonen bevinden zich op accountniveau — schrijf ze eenmalig en hergebruik ze bij elk evenement, elke dienst of elk lidmaatschap.

1. Open de pagina Berichtsjablonen.

   Kies Berichtsjablonen in het appmenu binnen het actieve account.

2. (Optioneel) Maak de standaardsjablonen aan.

   Als dit een nieuw account is, klik dan op Standaardsjablonen aanmaken om voor elk ondersteund sjabloonveld een startsjabloon aan te maken in de taal van het account. Je kunt deze achteraf allemaal bewerken.

3. Maak een nieuw sjabloon aan.

   Klik op Nieuw sjabloon en geef het een duidelijke, interne naam — bijvoorbeeld “Yogales — betalingsherinnering”. De naam wordt alleen aan je medewerkers getoond.

4. Schrijf de e-mailversie.

   Vul het e-mailonderwerp en de e-mailinhoud in. Gebruik placeholders zoals %visitor_first_name% en %event_start_at% overal waar je gepersonaliseerde waarden wilt. Stel eventueel een afzendernaam in.

5. Schrijf de sms-versie (optioneel).

   Als je dit ook als sms wilt versturen, vul dan de sms-inhoud in. Houd het kort — sms-providers rekenen per segment.

6. Sla het sjabloon op.

   Je hebt minstens de naam plus een e-mailinhoud of sms-inhoud nodig. Het sjabloon verschijnt nu in de keuzelijsten van elk evenement-, procedure- en lidmaatschapsformulier.

7. Koppel het sjabloon waar je het nodig hebt.

   Open het relevante evenement, de dienstprocedure of het lidmaatschap en kies het nieuwe sjabloon in het juiste veld — bijvoorbeeld Aanwezigheidsherinnering bij een evenement. Sla op en je bent klaar.