Bem-vindo ao Micali.online

Funções de utilizador

Cada pessoa que interage com o Micali.online enquadra-se numa destas funções. As funções controlam o que cada um pode ver, editar e aprovar.

O que cada função pode fazer

Conta

Uma conta representa uma empresa ou organização proprietária da configuração de reservas — o salão, o estúdio, a clínica. Cada conta tem o seu próprio subdomínio público (por exemplo, yourname.micali.online) onde os visitantes acedem para efetuar uma reserva.

Uma conta contém todos os elementos com que um visitante interage: as subscrições que pode comprar, os serviços e procedimentos que pode reservar, os eventos a que se pode inscrever e os formulários que preenche pelo caminho.

Para onde vão as respostas

Defina um endereço de resposta na conta e todas as mensagens que o Micali.online envia em seu nome passam a usá-lo, para que um visitante que simplesmente responda chegue à caixa de entrada que realmente lê. Deixe-o vazio e as respostas voltam para o endereço a partir do qual o email foi enviado. É uma única definição para todos os seus modelos, não algo a repetir em cada um deles.

Cores

Existem 28 temas de cores. Uma conta escolhe um para todos, e qualquer pessoa pode substituí-lo individualmente — a sua própria escolha prevalece sobre a da conta, e a da conta prevalece sobre a predefinida. Isto altera a aplicação onde trabalha com a sua equipa; não altera o aspeto da sua página pública de reservas.

Eventos

Um evento é um intervalo de tempo — ou uma série de intervalos — para o qual os visitantes se podem inscrever. Utilize os eventos para aulas, sessões em grupo, oficinas, atuações e qualquer outra reserva ligada a uma hora de início fixa.

Eventos modelo vs. eventos clássicos

Os eventos existem em duas variantes:

• Evento modelo — um modelo reutilizável. Os modelos nunca são mostrados aos visitantes; existem para que possa gerar muitos eventos reais com as mesmas definições (capacidade, formulário, mensagens, etc.) sem voltar a introduzir tudo.
• Evento clássico — um evento real e reservável. Um evento clássico pode ser criado de raiz ou ligado a um modelo, caso em que herda a configuração do modelo.

Definições importantes a conhecer

• Capacidade — quantos visitantes podem entrar num lugar e se cada visitante pode levar “amigos” (entidades adicionais). Defina um mínimo e um máximo de participantes. A capacidade é contabilizada em lugares, não em reservas: um visitante que traga dois amigos ocupa três desses lugares.
• Prazo de inscrição — o último momento em que um visitante pode reservar. Se ficar vazio, as reservas permanecem abertas até ao início do evento.
• Confirmação automática — se as reservas são aceites instantaneamente ou aguardam a aprovação do administrador.
• Subscrições permitidas — restrinja quem pode reservar limitando o evento a subscrições específicas. Se deixar este campo vazio, qualquer pessoa pode reservar.
• Lista de espera — quando o evento está esgotado, os novos visitantes podem ser colocados numa lista de espera e notificados automaticamente quando um lugar ficar livre.
• Mensagens — escolha que modelos de mensagens são enviados para a confirmação da reserva, lembretes de pagamento, cancelamentos, lembretes de presença e atualizações da lista de espera. Cada evento tem o seu próprio espaço para cada finalidade, pelo que pode combinar modelos diferentes por evento.
• Pessoa responsável — o membro da equipa a quem pertence o evento. É a pessoa a quem o Micali.online escreve quando algo precisa de atenção, é quem %responsible_person% representa nas suas mensagens, e é pré-selecionada para tratar das conversas sobre o evento. Uma data específica pode indicar outra pessoa, o que permite cobrir a semana de um colega sem alterar o próprio evento.
• Anexos — ficheiros que acompanham o evento, até 8 MB cada. São guardados exatamente como foram carregados: nada é redimensionado ou recortado, pelo que uma planta ou um formulário digitalizado permanece legível.

Serviços e procedimentos

Os serviços destinam-se a reservas individuais nas quais o visitante escolhe uma hora que lhe seja conveniente. Pense num cabeleireiro, numa aula particular, numa consulta ou num tratamento.

Como se relacionam os serviços e os procedimentos

• Um serviço é o contentor — a oferta no seu todo (por exemplo, “Cabeleireiro do centro”). Tem um nome, uma descrição, uma localização, um endereço e um fuso horário.
• Um procedimento é algo específico que pode ser reservado dentro desse serviço (por exemplo, “Corte — 30 minutos”, “Coloração — 90 minutos”). Um serviço pode ter muitos procedimentos.
• A disponibilidade é o calendário das janelas de tempo em que os visitantes podem optar por reservar. Define-se por serviço.
• Intervalo entre horários — determina com que frequência uma reserva pode começar dentro dessas janelas — a cada 5, 10, 15, 20, 30, 60 ou 120 minutos, sendo 15 a predefinição. É uma única definição para todo o serviço: o que é oferecido ao visitante e aquilo em que o pode reservar são a mesma grelha, por isso não pode reservar nada que o visitante não pudesse ter reservado sozinho.

Na página pública, um visitante escolhe primeiro um serviço, depois um procedimento, depois um horário livre — e, por fim, preenche qualquer formulário exigido.

Mensagens automáticas

Cada procedimento pode ser ligado a quatro modelos de mensagens — um para o momento em que a reserva é criada, um para a confirmação, um para a recusa e um lembrete antes da marcação. Escolha os modelos por procedimento para que diferentes serviços possam comunicar com tons diferentes.

Subscrições

Uma subscrição é um plano pré-pago que um visitante adquire — um cartão de carimbos, uma assinatura mensal, um passe de época. Utilize as subscrições para faturar antecipadamente e para controlar quem está autorizado a reservar determinados eventos.

O que define uma subscrição

• Preço e moeda — o que o visitante paga.
• Limites de utilização — número máximo de utilizações e/ou duração máxima em dias. Deixe um limite vazio, ou defina-o como 0, e conta como ilimitado.
• Janela de disponibilidade — quando a subscrição pode ser comprada (available_from e, opcionalmente, available_to).

Como as subscrições filtram o acesso aos eventos

Por si só, uma subscrição é apenas um produto que os visitantes podem comprar. Para a usar como filtro, ligue-a a um ou mais eventos como subscrição permitida. A partir daí, apenas os visitantes que possuam essa subscrição poderão reservar o evento.

Por predefinição, um crédito só é gasto depois de alguém confirmar que o visitante compareceu de facto — o lugar aguarda o interruptor presente na lista de visitantes. Duas definições podem dispensar essa confirmação, a dois níveis diferentes: o plano pode indicar que esta subscrição consome sempre um crédito, e um evento específico pode indicar que este evento consome um crédito mesmo sem comparência. Basta que uma delas esteja ativa.

Assim, uma falta de comparência custa um crédito ao visitante quando o plano ou o evento assim o determinam, e não custa nada quando nenhum deles o faz — nesse caso, o crédito fica simplesmente pendente até que um administrador marque o visitante como presente.

Acompanhar a subscrição de um visitante

Abra a subscrição de um visitante e obtenha a lista de todas as reservas que já gastaram um crédito dela, com a data em que cada uma foi contabilizada. Quando alguém perguntar porque tem três visitas restantes em vez de quatro, essa lista é a resposta.

Também pode alterar a quota dessa pessoa sem tocar no plano em que todos os outros estão — ofereça uma aula de substituição depois de um cancelamento, ou corrija um erro de contagem. Defina o número inicial, ou some e subtraia à medida que avança; cada alteração fica registada com quem a fez, para que um saldo ajustado possa sempre ser explicado mais tarde.

Como uma subscrição é utilizada

Quando um visitante com uma subscrição válida reserva algo coberto por essa subscrição, ela é aplicada automaticamente — o visitante não precisa de se lembrar de a escolher, nem é preciso associá-la depois. Aplicá-la não é o mesmo que gastá-la: o crédito é reservado nesse momento e só é contabilizado assim que a comparência for confirmada, de acordo com as regras descritas acima.

Mensagens automáticas de subscrição

As subscrições podem acionar quatro modelos de mensagens:

• Após cada utilização — confirma que foi gasto um crédito e quantos restam.
• Antes da data de fim — um aviso prévio um número configurável de dias antes de a subscrição expirar.
• Ao expirar — enviada quando a subscrição termina.
• Poucas utilizações restantes — enviada quando os créditos restantes do visitante caem abaixo de um limite que o senhor defina.

Formulários

Um formulário é o conjunto de perguntas que um visitante responde ao efetuar uma reserva. Crie-o uma única vez e associe-o onde precisar das respostas — um evento, um serviço, uma subscrição ou cada participante individual de uma reserva.

O que pode perguntar

Cada campo tem uma etiqueta, um tipo e um nome interno. Os tipos disponíveis são:

Texto e texto multilinha, número, escolha (botões de opção ou lista pendente), e data, hora ou data e hora.

Formulários para cada participante

Quando uma reserva pode incluir acompanhantes, um evento pode pedir os dados de todos os participantes, e não apenas da pessoa que reserva. Esse formulário tem de conter um campo chamado name — é o que identifica cada participante nas suas listas.

Os visitantes recorrentes não voltam a escrever tudo

Quando alguém que já respondeu a um formulário reserva novamente, as suas últimas respostas a esse mesmo formulário são preenchidas automaticamente. A correspondência é feita pelo formulário, não pelo local onde respondeu — por isso, dois eventos que partilham um formulário preenchem-se um a partir do outro, e a resposta mais recente prevalece sempre.

Uma resposta antiga só é reutilizada se ainda se adequar ao campo tal como está definido hoje. Um campo que entretanto foi removido ou renomeado, uma opção que já não consta da lista, um número agora fora do intervalo — tudo isso fica vazio em vez disso. Manter esse valor silenciosamente seria pior do que deixá-lo em branco: o visitante não veria nada na caixa, mas a resposta desatualizada seria mesmo assim submetida.

Modelos de mensagens

Um modelo de mensagem é um texto reutilizável que a plataforma envia aos visitantes no momento certo — confirmação de reserva, lembrete de pagamento, lembrete de presença, aviso de expiração, etc. Defina um modelo uma única vez ao nível da conta e referencie-o em cada evento, procedimento de serviço ou subscrição que o deva utilizar.

Um modelo, três canais

Cada modelo tem espaços para uma versão em email (assunto + corpo), uma versão em SMS (assunto + corpo) e uma notificação push (título + corpo). Preencha um, dois ou os três — pelo menos um deles tem de estar presente ao gravar.

O que deixar em branco simplesmente não é utilizado:

• Se o corpo do email estiver vazio, não é enviado nenhum email quando este modelo é acionado.
• Se o corpo do SMS estiver vazio, não é enviado nenhum SMS quando este modelo é acionado.
• Se o corpo da notificação push estiver vazio, não é enviada nenhuma notificação push quando este modelo é acionado.

Além do texto, cada modelo tem um interruptor enviar email e um interruptor enviar SMS, ambos ligados por predefinição. Desligar um deles mantém o texto exatamente como foi escrito, mas impede que esse canal seja enviado — útil para pausar o SMS durante um mês sem ter de o reescrever depois. Pode alterná-los diretamente a partir da lista de modelos. O push não tem interruptor: é sempre enviado quando o modelo tem texto de push, porque é o único canal que chega a um visitante que não forneceu nem um endereço de email nem um número de telefone.

Um canal também precisa de um destino para onde chegar. O email é ignorado para um visitante sem endereço de email, e o SMS para um visitante sem número de telefone, independentemente da posição dos interruptores.

Marcadores que pode utilizar

Os modelos suportam variáveis simples que são substituídas por dados reais no momento do envio. Pode colocar qualquer um destes no assunto ou no corpo, em qualquer dos canais:

Os marcadores que não se aplicam a uma determinada mensagem (por exemplo, %event_name% num lembrete de serviço) são simplesmente deixados vazios.

Onde os modelos são utilizados

Na maior parte das vezes, um modelo é utilizado automaticamente pela entidade que aciona a mensagem. Aqui está a lista completa de espaços.

Num evento

• Reserva criada — enviada no momento em que um visitante submete uma reserva.
• Confirmação — enviada quando a reserva é confirmada (manual ou automaticamente).
• Confirmação de primeira vez — enviada em vez da confirmação habitual quando esta é a primeira reserva do visitante para o evento, para que os novos participantes recebam as boas-vindas mais calorosas do que os habituais.
• Pagamento em falta — lembrete de pagamento, com uma ou duas antecedências configuráveis (primeiro e segundo lembrete, em horas antes do evento).
• Lembrete de presença — enviado um número configurável de horas antes do evento.
• Cancelamento — enviado quando o visitante cancela.
• Cancelamento pela conta — enviado quando um administrador cancela a reserva do visitante.
• Lista de espera — adicionado — enviada quando o visitante é colocado na lista de espera.
• Lista de espera — promovido — enviada quando um lugar fica livre e o visitante fica autorizado a reservar.

Num procedimento de serviço

• Reserva criada — enviada quando o visitante submete o pedido.
• Confirmação — enviada quando a marcação é aprovada.
• Confirmação de primeira vez — enviada em vez da confirmação habitual quando esta é a primeira reserva do visitante para o serviço.
• Recusa — enviada quando o pedido é rejeitado.
• Lembrete — enviado antes da marcação.

Numa subscrição

• Após cada utilização — enviada sempre que é gasto um crédito.
• Antes da data de fim — enviada um número configurável de dias antes de a subscrição expirar.
• Ao expirar — enviada quando a subscrição atinge a sua data de fim.
• Poucas utilizações restantes — enviada quando o número de créditos restantes cai abaixo do limite que o senhor definir.

AI

O Micali.online pode responder às suas perguntas sobre a aplicação, ajudá-lo a escrever e gerar as mensagens que os seus visitantes recebem. Tudo isto é opcional e nada é enviado a um visitante sem que o veja primeiro.

Perguntar à AI

Um assistente dentro da aplicação que conhece tanto o funcionamento do Micali.online como o conteúdo da sua própria conta, para que possa perguntar “como impeço que este evento apareça publicamente?” ou “quais das minhas subscrições expiram este mês?” e obter uma resposta sobre a sua configuração. A conversa é privada da sua conta e é guardada durante sete dias.

Que AI faz o trabalho

Um administrador raiz escolhe a ligação em AI, nas definições da conta. Há duas formas de a executar:

• A sua própria chave — cole uma chave de API do ChatGPT ou do Gemini. Paga diretamente ao seu fornecedor, e o Micali.online não cobra nada por isso.
• Incorporada — utilize a própria ligação do Micali.online, sem nada a configurar.

Uma chave que cola é guardada apenas para escrita: a aplicação mostra-lhe uma pré-visualização mascarada e pode revelá-la de novo, mas nunca é fornecida através da API. Pode testar a ligação antes de gravar e ver quanto já utilizou.

Assistente de escrita

Junto à maioria das caixas de texto mais longas — a descrição de um evento ou serviço, a descrição do seu negócio, uma resposta de chat a um cliente — encontram-se dois botões. Aperfeiçoar melhora o que já escreveu; Gerar escreve um primeiro rascunho a partir de um breve resumo. Ambos mostram o resultado numa caixa de diálogo para aceitar ou rejeitar, pelo que nada é substituído silenciosamente.

Mensagens aos visitantes escritas por AI

Um modelo de mensagem pode conter uma instrução em vez de um texto fixo, em qualquer um dos seus canais. O texto é então escrito de novo no momento do envio, a partir da instrução e dos dados dessa reserva, para que cada visitante receba algo específico em vez de uma frase única com o nome inserido.

Mantenha também o texto estático preenchido. É a alternativa de recurso: se a geração falhar, ou se a conta não tiver ligação de AI, é enviado o texto estático e o visitante nunca dá por isso.

Público vs. Ativo — o que significa cada indicador

Os eventos, serviços e subscrições partilham dois interruptores ligar/desligar. Parecem semelhantes, mas respondem a duas perguntas diferentes.

Combinações e o que significam

Webhooks

Os webhooks permitem que o Micali.online notifique os seus próprios sistemas no momento em que algo acontece dentro de uma conta — um novo visitante, uma reserva, um pagamento de subscrição. Configure um ou mais URLs de escuta por conta, escolha os eventos que lhe interessam e o Micali.online envia um payload JSON para cada URL sempre que estes são despoletados. Perfeito para sincronizar reservas num CRM, despoletar automações a jusante ou criar dashboards sobre os dados das suas reservas.

Quem os pode configurar

Apenas os root admins podem criar, editar e eliminar os listeners de webhook. Os admins e os membros da equipa não os conseguem ver nem alterar. Os webhooks estão junto às outras integrações — abra Conectores → Webhooks para os gerir.

Eventos a que pode subscrever

Cada listener está associado a um único tipo de evento. Adicione vários listeners — mesmo apontando para o mesmo URL — para receber mais do que um tipo de evento. O catálogo de eventos atualmente emitidos é:

• visitor.created — um novo visitante registou-se na conta.
• visitor.updated — um perfil de visitante existente foi atualizado.
• event_booking.created — um visitante reservou um lugar num evento.
• event_booking.confirmed — uma reserva de evento foi confirmada (manual ou automaticamente).
• event_booking.cancelled — uma reserva de evento foi cancelada.
• service_booking.created — um visitante reservou um lugar num serviço.
• service_booking.confirmed — uma reserva de serviço foi confirmada.
• service_booking.cancelled — uma reserva de serviço foi cancelada.
• membership.assigned — foi atribuída uma subscrição a um visitante.
• membership.paid — uma subscrição de visitante foi marcada como paga.
• membership.ended — uma subscrição de visitante atingiu a sua data de fim.

O que é enviado

Cada entrega é um único POST HTTP para o seu URL com um corpo JSON. Os seguintes cabeçalhos acompanham sempre o pedido:

• Content-Type: application/json — o corpo está sempre codificado em JSON.
• User-Agent: micali-webhooks/1.0 — identifica o remetente.
• X-Micali-Event: <event_type> — repete o tipo de evento para que possa encaminhar sem ler o corpo.
• Authorization — presente apenas quando configura autenticação no listener (ver abaixo).

Forma do payload

Todos os payloads partilham o mesmo envelope:

• event — o tipo de evento (mesmo valor do cabeçalho X-Micali-Event).
• occurred_at — carimbo de data/hora ISO-8601 de quando o gatilho foi executado.
• resource — o tipo de objeto dentro de data: event_booking, service_booking ou visitor_membership.
• data — um instantâneo do recurso, incluindo o seu ID público, os indicadores de estado atuais e os contactos do visitante (e-mail, primeiro e último nome, telefone). As reservas de eventos e de serviços incluem também o bloco de evento ou serviço/procedimento associado; os payloads de subscrição incluem o nome da subscrição e o ID público.

Identifique os objetos entre entregas pelo seu public_id — é o identificador estável e partilhável que usamos em todo o resto da plataforma.

Autenticação

Escolha um esquema de autenticação para que o seu recetor possa verificar que o pedido vem do Micali.online:

• Nenhuma — nenhum cabeçalho Authorization é enviado. Use apenas quando o seu endpoint estiver protegido de outra forma (URL assinado, lista de IPs permitidos, rede privada).
• Basic — o nome de utilizador e a palavra-passe são enviados como o cabeçalho padrão Authorization: Basic ....
• Token Bearer — o token que fornece é enviado como Authorization: Bearer <token>. Armazenado encriptado em repouso e nunca devolvido pela API depois de guardado.

Entrega e novas tentativas

A entrega é assíncrona e passa pela fila de tarefas em segundo plano da plataforma. Se o recetor devolver um estado não-2xx (ou o pedido falhar por completo), a tarefa tenta novamente com backoff exponencial — começando em 60 segundos, duplicando de cada vez e com um limite de uma hora entre tentativas. Após dez tentativas falhadas, a entrega é marcada como falhada e descartada. Listeners que sejam desativados ou eliminados entre o gatilho e a entrega real são ignorados silenciosamente.

Primeiros passos

A forma mais rápida de passar de uma conta vazia para uma página pronta a reservar é deixar que o assistente de configuração a construa por si.

O assistente de configuração

A um administrador raiz de uma nova conta é oferecido um assistente que pergunta sobre o negócio em linguagem simples — o que oferece, se as pessoas vêm em grupo a uma hora fixa ou reservam o seu próprio horário, quanto tempo demoram as coisas, quando está aberto, quem trabalha consigo — e depois cria toda a configuração de uma só vez: os serviços e os seus procedimentos, o horário de funcionamento, os eventos e as suas datas, o nome e a categoria do seu negócio, o seu subdomínio público, o seu endereço no mapa, se as reservas precisam de aprovação, que lembretes são enviados, e os convites para a sua equipa.

Não precisa de terminar de uma só vez. As suas respostas vão sendo guardadas, por isso, se fechar o separador e voltar mais tarde, retoma onde parou. Também pode dispensar o assistente por completo e construir tudo à mão — é oferecido uma vez, não é obrigatório.

O que verificar depois

O assistente deixa tudo ligado e pronto, mas vale a pena verificar duas coisas antes de enviar o link a alguém: abra o seu subdomínio público numa janela privada do navegador para ver exatamente o que um visitante vê, e reveja os modelos de mensagens que ele criou, para que o tom soe a si.

Se começou numa demonstração

A demonstração que pode abrir a partir do site sem se registar é uma conta real e funcional com uma vida curta — é eliminada assim que expira, juntamente com tudo o que configurou nela. Confirme o seu endereço de email e ela transforma-se numa conta normal, mantendo tudo o que já construiu. Se passou uma noite a organizar a sua semana numa demonstração, faça-o antes de fechar o separador.

Iniciar sessão

Ninguém no Micali.online tem palavra-passe. Todos iniciam sessão com um código enviado para o email, e os gestores podem ainda acrescentar uma forma mais rápida.

Gestores

Introduza o seu endereço de email e chega-lhe um código curto por email. Digite-o e fica com sessão iniciada durante essa sessão. Se se dirigia a um local específico — um link de uma notificação, por exemplo — chega a essa página em vez de ao painel.

O PIN de 4 dígitos

Depois de iniciar sessão, pode definir um PIN para o navegador que está a utilizar. A partir daí, esse navegador só pede os quatro dígitos em vez do código enviado por email, durante 30 dias. É por navegador: definir um PIN no seu telemóvel não faz nada pelo seu portátil.

Três tentativas erradas e o navegador deixa de ser considerado de confiança — volta a pedir um código por email, e o PIN sozinho não chega para entrar. Os 30 dias contam a partir do momento em que o definiu e não são prolongados por o utilizar.

Adicione-o ao ecrã principal

Tanto a aplicação de gestores como a página de reservas dos seus visitantes podem ser adicionadas ao ecrã principal de um telemóvel, onde abrem como uma aplicação. É também isto que torna possíveis as notificações push nos iPhones — aí, as notificações só funcionam depois de a página ter sido adicionada ao ecrã principal.

Visitantes

Os visitantes iniciam sessão da mesma forma, com um código para o seu email, no seu próprio subdomínio. Um visitante que nunca tenha reservado consigo antes é simplesmente criado na hora, na primeira vez que inicia sessão.

Painel

O primeiro ecrã depois de iniciar sessão, em três vistas. Os separadores recordam qual escolheu, por isso escolha o que melhor se adapta à sua forma de trabalhar.

• Calendário — uma semana completa disposta numa grelha, com cada horário de evento e serviço no seu lugar e os que se sobrepõem lado a lado. Pode percorrer as semanas e tornar as linhas mais altas ou mais baixas para caber num dia preenchido.
• Agenda — uma lista simples do que está para vir, um horário após o outro. É a que funciona melhor num telemóvel.
• Visão geral — cartões-resumo: o que vem a seguir, o que precisa de confirmação, respostas recentes a formulários.

Trabalhar diretamente a partir do calendário

Clicar num horário no calendário faz mais do que abri-lo. Num horário com lugares disponíveis, pode reservar logo ali um visitante; num vazio, pode partilhá-lo, abrir a sua lista de visitantes, ou remover esse horário por completo se não o estiver a realizar.

Gerir reservas

Tudo o que acontece depois de um visitante se inscrever: adicionar pessoas você mesmo, aprová-las, movê-las e registar quem realmente compareceu.

Adicionar alguém você mesmo

Nem todas as reservas chegam através da página pública — há pessoas que telefonam, ou o apanham pessoalmente. Adicione-as pelo endereço de email: se esse endereço já for de um dos seus visitantes, fica associado a essa pessoa, e se for novo, o visitante é criado. Pode definir quantos lugares ocupam, adicionar os seus amigos, e preencher as respostas ao formulário em nome deles.

Aprovar e recusar

Se o evento ou procedimento não confirmar automaticamente, as novas reservas ficam à sua espera. Aprovar uma envia a mensagem de confirmação; recusar envia a mensagem de recusa, quando o procedimento tiver uma definida. Uma reserva feita por alguém sem reservas anteriores pode enviar uma mensagem diferente, mais calorosa, do que a que os seus habituais recebem.

Mover uma reserva

Os planos mudam, e um visitante não devia ter de cancelar e voltar a reservar. Uma reserva de evento pode ser movida para outra data do mesmo evento ou para um evento totalmente diferente; uma reserva de serviço pode ser movida para outro horário ou outro procedimento. A capacidade no destino é verificada de novo no momento da mudança, e o lugar que fica livre vai para quem estiver em primeiro lugar na lista de espera.

Marcar quem compareceu

Depois de uma data ter começado, cada reserva confirmada faz uma pergunta: esta pessoa veio? Responder não é apenas um registo. Presente é o que gasta um crédito de uma subscrição, a menos que o plano ou o evento estejam definidos para contar a reserva independentemente da presença; Não compareceu devolve o lugar e o crédito. Até responder, o crédito fica reservado e a contagem restante do visitante não se altera.

Há vários sítios onde pode responder — desde uma aula inteira com um toque até uma única reserva, ou a partir do lado da subscrição:

• A lista de reservas. Abra Visitantes → Eventos, escolha o evento e veja as reservas confirmadas de uma data passada (o email de lembrete liga diretamente lá). Assim que a data começa, aparece uma coluna Presença — não existe para datas futuras, porque ainda não há nada a responder. Cada linha tem um visto verde para presente e uma cruz vermelha para não compareceu; toque na resposta acesa para a anular. Presente Não compareceu
• Todos presentes. O cabeçalho de cada data tem um botão Todos presentes. Preenche apenas as reservas que ainda não têm resposta, por isso quem já tiver marcado como ausente continua ausente. Todos presentes
• Uma seleção. Assinale as linhas que quiser e utilize Marcar selecionados como presentes ou Marcar selecionados como ausentes — útil quando a maior parte da aula veio e alguns não.
• A partir do telemóvel. No painel, a vista Agenda mostra uma pequena etiqueta de Presença em cada evento que já começou — âmbar com uma contagem enquanto faltam respostas, verde assim que todos estiverem respondidos. Toque nela e um painel lista as reservas confirmadas com os mesmos botões de presente / não compareceu e um atalho Todos presentes, para que possa fazer a chamada enquanto as pessoas ainda estão na sala.
• Uma reserva. Abra a reserva a partir da lista (o ícone do lápis) e utilize o interruptor Esteve presente na página de detalhe, junto às respostas do formulário do visitante e às notas.
• A partir da subscrição. Abra Subscrições, escolha o plano e depois o membro — o número na coluna de utilização abre a página Utilização da adesão desse membro. Todas as reservas aceites à espera de confirmação de presença estão ali listadas com um par Confirmar presença / Não compareceu, e a lista de membros mostra quantas reservas de cada membro ainda estão à espera. É a mesma resposta que em todos os outros sítios, apenas agrupada por membro, o que é o local natural quando está a verificar quantos créditos ainda restam a alguém. Confirmar presença Não compareceu

Os administradores podem responder por qualquer evento. Um membro da equipa só pode responder pelos eventos de que é responsável — em todos os outros, os botões aparecem a cinzento.

Não precisa de se lembrar. Quando um evento terminou e ainda há reservas à espera de confirmação de presença, o Micali.online envia um email a quem for responsável por essa data com um link direto à lista certa — e apenas para as reservas em que confirmar realmente muda alguma coisa.

Pagamento

As reservas têm um indicador de pago que você próprio ativa; o Micali.online não recebe o dinheiro. O que faz é lembrar: um evento pode enviar um lembrete de pagamento uma ou duas vezes antes da data, e apenas a visitantes que estejam confirmados, ainda não pagos, e não cobertos por uma subscrição.

Levar a lista para outro lado

As reservas exportam-se para um ficheiro CSV, para eventos e para serviços, para que possa entregar um registo a quem precisar de um, somar um mês numa folha de cálculo, ou guardar a sua própria cópia. É a lista tal como a filtrou, não um relatório fixo.

Partilhar os seus eventos e serviços

Cada evento, serviço e plano pré-pago tem o seu próprio endereço público, tal como a sua página de reservas no seu conjunto. Distribua-o como link ou imprima-o como código QR — quem o abrir chega diretamente à página onde pode reservar.

O endereço de tudo o que oferece

A sua página de reservas vive no subdomínio da sua conta — o nome que escolheu na página Conta, seguido de .micali.online. É nesse único endereço que os visitantes percorrem tudo o que tornou público:

• https://yourname.micali.online — todos os eventos futuros.
• https://yourname.micali.online/services — todos os serviços e os respetivos procedimentos.
• https://yourname.micali.online/memberships — os planos pré-pagos que os visitantes podem comprar.

Os visitantes alternam entre estes separadores no topo da página, e um separador só aparece quando há algo público por trás dele. Este é o endereço a colocar no seu site, na sua assinatura de email ou no letreiro à porta — tudo o que publicar mais tarde aparece ali sem que o link mude.

Um evento, serviço ou plano pré-pago

As listas de Eventos, Serviços e Planos pré-pagos mostram uma fila de pequenos botões na extremidade direita de cada linha. O botão de partilha é o que tem três pontos ligados:

Ao clicar nele, abre-se uma pequena janela com as duas coisas de que pode precisar:

• O link — clique nele uma vez para o selecionar por completo, ou clique em Copiar para o colocar na área de transferência. Tem o aspeto de https://yourname.micali.online/events/AbCdEfGhIj.
• O código QR para esse mesmo link, com Transferir código QR para o guardar como imagem PNG que pode inserir num cartaz, num panfleto ou num diapositivo.

Os eventos modelo não têm botão de partilha — um modelo nunca é mostrado aos visitantes. Partilhe antes os eventos reais que criar a partir dele.

O que o visitante recebe

O link abre esse evento, serviço ou plano diretamente na sua página de reservas, com as suas datas ou procedimentos prontos a escolher — não há nada a procurar. Mantém-se acessível enquanto o item estiver simultaneamente público e ativo; desligue qualquer um dos dois e o link deixa de ter algo para reservar até o voltar a ligar.

Partilhar uma data e hora

Por vezes quer enviar a alguém um horário específico — “esta quinta-feira às seis” — em vez de todo o seu calendário e a esperança de que escolham corretamente.

Todos os locais onde pode partilhar um único horário dão-lhe tanto um link como um código QR, prontos a imprimir ou enviar:

• No calendário de um evento, junto a qualquer data futura.
• No ecrã de visitantes, onde pode escolher qualquer data futura de um evento — incluindo uma que ainda ninguém tenha reservado.
• Num serviço, onde escolhe o procedimento, o dia e a hora a partir da mesma disponibilidade que os seus visitantes veem.
• No calendário e na agenda, diretamente a partir do próprio horário.

O que o visitante recebe

O link abre a sua página de reservas já naquele horário exato, com as outras datas fora do caminho, por isso não há nada a escolher nem nada a errar. Se o horário estiver esgotado, é-lhes oferecida a lista de espera para o mesmo.

Os seus visitantes

Todos os que alguma vez reservaram consigo, mais quem tiver adicionado, numa única lista que pode pesquisar, para a qual pode importar e à qual pode escrever.

Importar uma lista que já tem

Carregue um CSV e diga qual é cada coluna — o Micali.online não se importa com a ordem das colunas ou com o nome que o ficheiro lhes dá. Os endereços já existentes na sua conta são associados em vez de reescritos, por isso importar uma lista que se sobreponha aos seus visitantes existentes não sobrescreve os dados de ninguém.

A importação corre em segundo plano e reporta o que fez, por isso um ficheiro grande não bloqueia o ecrã. Existe um limite de 500 novos visitantes adicionados por dia, o que é deliberado: é suficientemente alto para uma lista de clientes real e suficientemente baixo para que um carregamento por engano não descontrole. Tudo o que exceda o limite é reportado em vez de descartado, e voltar a importar o mesmo ficheiro no dia seguinte retoma-o.

Listas de distribuição

Uma lista de distribuição é um grupo guardado de visitantes a quem pode escrever vezes sem conta. Preencha-a escolhendo pessoas à mão, ou escolhendo eventos e serviços e um período — todos os que reservaram isso nas últimas duas semanas, no último ano, ou alguma vez.

Escrever-lhes

Pode escrever a uma lista guardada, a todos num evento, ou a toda a sua conta. Cada mensagem é enviada individualmente, por isso um endereço incorreto não atrasa os restantes, e quem não tiver endereço de email é ignorado — a contagem desses é mostrada antes de começar a escrever, não depois de enviar.

A lista negra

Há pessoas que prefere olhar duas vezes antes de deixar entrar — o faltoso em série, aquele que reserva seis lugares e traz um. Adicione o seu endereço de email à lista negra, com uma nota para si próprio sobre o motivo.

A lista está associada ao endereço de email, não ao registo da pessoa — por isso, eliminar o visitante e voltar a inscrever-se com o mesmo endereço não a limpa.

Mensagens com visitantes

Uma conversa é um tópico entre a sua equipa e um visitante. Qualquer um dos lados a pode iniciar, e tudo o que é dito fica associado a essa pessoa, em vez de disperso por quem calhou a responder ao email.

Como começa um tópico

Um visitante pode escrever-lhe a partir da sua própria página de reservas — sobre uma reserva, ou sobre nada em particular. Também pode abrir um tópico você mesmo a partir da linha desse visitante na lista de visitantes, o que é a forma correta de fazer uma pergunta a uma pessoa sem a transformar num email que toda a gente recebe.

Quem responde

Qualquer pessoa na conta pode ler e responder, incluindo membros da equipa. Uma conversa pode ser atribuída a uma pessoa em particular, e há um filtro minhas que mostra o que lhe está atribuído ou a que já respondeu — assim, num dia de muito trabalho, é menos provável que duas pessoas respondam ao mesmo visitante duas vezes.

Manter a lista curta

Os tópicos podem ser fechados depois de resolvidos e reabertos se o visitante escrever de novo, o que mantém a lista reduzida ao que ainda precisa de uma pessoa.

Questionários de feedback

Pergunte às pessoas que compareceram o que acharam, automaticamente, assim que o evento ou a marcação tiver terminado.

Configurar um

Escreva as perguntas, associe o questionário a um evento ou a um serviço, e diga quanto tempo depois de o horário terminar deve ser enviado — imediatamente, na manhã seguinte, alguns dias depois, o que for mais adequado. Dê-lhe um nome para seu próprio uso; os visitantes nunca veem isso, apenas as perguntas.

O que o visitante recebe

Um email com a primeira pergunta. Responder a essa abre o resto numa página própria — sem sessão iniciada, sem palavra-passe, nada a memorizar. Quanto menos pedir a alguém nesse momento, mais respostas obtém.

Uma por reserva

Cada reserva é questionada exatamente uma vez, e o envio fica registado. Alguém que vem à sua aula de terça-feira todas as semanas não é convidado a avaliá-la todas as semanas.

Ler as respostas

As respostas reúnem-se por questionário, para que as possa ler em conjunto em vez de um email de cada vez. Também pode enviar-se a si próprio uma cópia de teste primeiro e ver tudo exatamente como um visitante verá.

Obter ajuda

Para perguntas que este guia não responde, ou quando algo parece errado na sua conta.

Abrir um pedido de assistência

Os administradores e administradores raiz podem abrir um pedido de assistência a partir de dentro da aplicação, o que é melhor do que enviar um email, porque chega com a sua conta associada — ninguém tem de lhe perguntar qual é o seu negócio, e podemos analisar a configuração real que está a descrever.

Como continua

Um pedido de assistência é uma conversa, não um formulário: as respostas do nosso lado chegam ao mesmo tópico e é notificado por email, para que toda a troca fique num único lugar em vez de se fragmentar por uma cadeia de emails.

Como criar um evento e publicá-lo

Para administradores raiz e administradores. O objetivo: um visitante pode chegar à sua página pública e reservar um lugar.

1. Abra a página Eventos.

   Inicie sessão na aplicação, escolha a conta correta na barra superior e abra Eventos no menu principal.

2. (Opcional) Crie primeiro um modelo.

   Se vai realizar o mesmo tipo de evento repetidamente, crie-o uma vez como modelo — capacidade, formulário, mensagens, etc. Os novos eventos clássicos poderão depois herdar dele.

3. Crie um novo evento clássico.

   Clique em Novo evento, atribua-lhe um nome e uma descrição, defina a capacidade (máximo de participantes, se podem trazer amigos) e escolha o formulário de reserva.

4. Adicione uma ou mais datas do evento.

   Para cada ocorrência defina a hora de início e, se necessário, o prazo de inscrição. Sem pelo menos uma data futura, o evento não pode ser reservado.

5. Restrinja a subscrições (opcional).

   Se só os subscritores podem participar, adicione as subscrições necessárias em Subscrições permitidas. Deixe vazio para permitir que qualquer visitante reserve.

6. Escolha as mensagens.

   Escolha os modelos para os lembretes de pagamento, os cancelamentos e o lembrete de presença. Garanta que o conetor correspondente (SMTP, SendGrid ou Twilio) está configurado ao nível da conta.

7. Ligue Ativo.

   Isto torna o evento operacional dentro da conta. Ainda não chegará aos visitantes até ao passo seguinte.

8. Ligue Público.

   Agora o evento surge no seu subdomínio público. Abra o subdomínio numa janela privada do navegador para verificar que tudo aparece corretamente.

Como criar um serviço ou procedimento e publicá-lo

Para administradores raiz e administradores. O objetivo: um visitante pode escolher um procedimento e reservar um horário livre.

1. Abra a página Serviços.

   No menu da aplicação, escolha Serviços. A lista mostra tudo o que pertence à conta ativa.

2. Crie o serviço.

   Clique em Novo serviço, introduza o nome, a descrição, a localização, o endereço e o fuso horário. O fuso horário é importante — todas as janelas de disponibilidade são interpretadas nele.

3. Adicione procedimentos.

   Para cada coisa que um visitante pode reservar, crie um procedimento com um nome e uma duração. Opcionalmente, defina um tempo de preparação antes do procedimento e um tempo de limpeza depois, para que o calendário não faça reservas duplicadas.

4. Defina a disponibilidade.

   Defina as janelas de tempo recorrentes em que as reservas são permitidas (por exemplo, seg.–sex. 9:00–17:00). Só podem ser reservados os horários dentro de uma janela de disponibilidade ativa.

5. Escolha o formulário de reserva (opcional).

   Se precisar de informações do visitante no momento da reserva — telefone, alergias, notas —, anexe um formulário ao serviço.

6. Ligue Ativo no serviço e em cada procedimento.

   Um serviço inativo fica oculto em todo o lado; um procedimento inativo permanece na base de dados mas não aparece no fluxo de reservas.

7. Ligue Público no serviço.

   Os visitantes veem agora o serviço no seu subdomínio público, com os procedimentos disponíveis e os próximos horários livres.

Como criar uma subscrição e publicá-la

Para administradores raiz e administradores. O objetivo: um visitante pode comprar uma subscrição e usá-la para reservar eventos.

1. Abra a página Subscrições.

   No menu da aplicação, escolha Subscrições.

2. Crie a subscrição.

   Clique em Nova subscrição, atribua-lhe um nome e uma breve descrição que explique o que o visitante recebe.

3. Defina o preço, a moeda e os limites.

   Introduza o preço (na menor unidade monetária), a moeda, o número máximo de utilizações e/ou a duração em dias. Deixar um limite vazio significa que é ilimitado.

4. Defina quando pode ser comprada.

   Defina disponível a partir de (quando surge na página pública) e, opcionalmente, disponível até (quando desaparece). Útil para ofertas sazonais ou por tempo limitado.

5. (Opcional) Ligue-a a eventos.

   Se a subscrição deve desbloquear eventos específicos, abra cada evento e adicione a subscrição em Subscrições permitidas.

6. Ligue Ativo.

   A subscrição faz agora parte da sua conta. As subscrições existentes de visitantes recorrentes continuam a funcionar mesmo quando isto está desligado.

7. Ligue Público.

   Os visitantes veem a subscrição no seu subdomínio público e podem comprá-la. Confirme abrindo o subdomínio numa janela privada.

Como criar um modelo de mensagem

Para administradores raiz e administradores. Os modelos vivem ao nível da conta — escreva-os uma vez e reutilize-os em qualquer evento, serviço ou subscrição.

1. Abra a página Modelos de mensagens.

   No menu da aplicação, escolha Modelos de mensagens dentro da conta ativa.

2. (Opcional) Semeie as predefinições.

   Se esta for uma conta nova, clique em Semear predefinições para criar um modelo inicial para cada espaço suportado, no idioma da conta. Pode editar qualquer um deles depois.

3. Crie um novo modelo.

   Clique em Novo modelo e dê-lhe um nome interno claro — por exemplo, “Aula de ioga — lembrete de pagamento”. O nome só é mostrado ao seu pessoal.

4. Escreva a versão de email.

   Preencha o assunto e o corpo do email. Utilize marcadores como %visitor_first_name% e %event_start_at% onde quiser valores personalizados. Opcionalmente, defina um nome de remetente.

5. Escreva a versão de SMS (opcional).

   Se também pretender enviá-lo como SMS, preencha o corpo do SMS. Mantenha-o curto — os fornecedores de SMS cobram por segmento.

6. Grave o modelo.

   Precisa, no mínimo, do nome mais um corpo de email ou de SMS. O modelo aparece agora nos menus pendentes em cada formulário de evento, procedimento e subscrição.

7. Anexe o modelo onde precisar.

   Abra o evento, o procedimento de serviço ou a subscrição pertinente e escolha o novo modelo no espaço apropriado — por exemplo, Lembrete de presença num evento. Grave e está concluído.