Bun venit la Micali.online

Roluri de utilizator

Fiecare persoană care interacționează cu Micali.online se încadrează într-unul dintre aceste roluri. Rolurile controlează ce poate vedea, edita și aproba cineva.

Ce poate face fiecare rol

Cont

Un cont reprezintă o companie sau organizație care deține configurația de rezervări — salonul, studioul, clinica. Fiecare cont are propriul subdomeniu public (de exemplu yourname.micali.online) unde vizitatorii ajung pentru a face o rezervare.

Un cont conține toate elementele cu care interacționează un vizitator: abonamentele pe care le poate cumpăra, serviciile și procedurile pe care le poate rezerva, evenimentele la care se poate înscrie și formularele pe care le completează pe parcurs.

Unde ajung răspunsurile

Setați o adresă de răspuns pe cont, iar fiecare mesaj pe care Micali.online îl trimite în numele dumneavoastră o va folosi, astfel încât un vizitator care apasă pur și simplu pe răspunde ajunge în căsuța poștală pe care chiar o citiți. Lăsați-o goală și răspunsurile revin la adresa de la care a fost trimis e-mailul. Este o singură setare pentru toate șabloanele dumneavoastră, nu ceva de repetat pentru fiecare în parte.

Culori

Există 28 de teme de culori. Un cont alege una pentru toată lumea, iar orice persoană o poate înlocui pentru sine — alegerea dumneavoastră are prioritate față de cea a contului, iar cea a contului are prioritate față de cea standard. Aceasta schimbă aplicația în care lucrați dumneavoastră și echipa dumneavoastră; nu modifică aspectul paginii dumneavoastră publice de rezervări.

Evenimente

Un eveniment este un interval de timp — sau o serie de intervale de timp — la care vizitatorii se pot înscrie. Folosiți evenimente pentru cursuri, sesiuni de grup, ateliere, spectacole și orice alte rezervări legate de o oră de început fixă.

Evenimente șablon vs. evenimente clasice

Evenimentele vin în două variante:

• Eveniment șablon — un model reutilizabil. Șabloanele nu sunt afișate niciodată vizitatorilor; ele există pentru ca dumneavoastră să puteți crea rapid multe evenimente reale cu aceleași setări (capacitate, formular, mesaje etc.) fără a reintroduce totul.
• Eveniment clasic — un eveniment real, care poate fi rezervat. Un eveniment clasic poate fi creat de la zero sau legat de un șablon, caz în care moștenește configurația șablonului.

Setări cheie de cunoscut

• Capacitate — câți vizitatori se pot înscrie la un interval și dacă fiecare vizitator poate aduce „prieteni” (participanți suplimentari). Setați numărul minim și maxim de participanți. Capacitatea este calculată în locuri, nu în rezervări: un vizitator care aduce doi prieteni ocupă trei dintre acestea.
• Termen limită pentru înscriere — cel mai târziu moment în care un vizitator poate face o rezervare. Dacă este lăsat gol, rezervările rămân deschise până la începerea evenimentului.
• Confirmare automată — dacă rezervările sunt acceptate instantaneu sau așteaptă aprobarea administratorului.
• Abonamente permise — restrângeți cine poate rezerva limitând evenimentul la anumite abonamente. Dacă lăsați acest câmp gol, oricine poate rezerva.
• Listă de așteptare — când evenimentul este plin, vizitatorii noi pot fi adăugați pe o listă de așteptare și notificați automat când se eliberează un loc.
• Mesaje — alegeți care șabloane de mesaje sunt trimise pentru confirmarea rezervării, memento de plată, anulări, memento de prezență și actualizări ale listei de așteptare. Fiecare eveniment are propriul slot pentru fiecare scop, astfel încât puteți combina șabloane pentru fiecare eveniment.
• Persoana responsabilă — membrul echipei căruia îi aparține evenimentul. Este persoana căreia Micali.online îi scrie atunci când ceva necesită atenție, este cea căreia îi corespunde %responsible_person% în mesajele dumneavoastră și este preselectată pentru a gestiona conversațiile legate de eveniment. O dată individuală poate desemna pe altcineva, ceea ce vă permite să acoperiți săptămâna unui coleg fără a modifica evenimentul în sine.
• Atașamente — fișiere care însoțesc evenimentul, până la 8 MB fiecare. Sunt stocate exact așa cum au fost încărcate: nimic nu este redimensionat sau decupat, astfel încât o schiță de plan sau un formular scanat rămân lizibile.

Servicii și proceduri

Serviciile sunt pentru rezervări individuale, în care vizitatorul alege un moment care îi convine. Gândiți-vă la un salon de coafură, o lecție privată, o consultație sau un tratament.

Cum se raportează serviciile și procedurile

• Un serviciu este containerul — oferta în ansamblu (de exemplu, „Salon de coafură din centru”). Are un nume, o descriere, o locație, o adresă și un fus orar.
• O procedură este un lucru specific pe care îl puteți rezerva în interiorul acelui serviciu (de exemplu, „Tuns — 30 de minute”, „Vopsit — 90 de minute”). Un serviciu poate avea mai multe proceduri.
• Disponibilitatea este calendarul ferestrelor de timp în care vizitatorii pot alege să facă rezervări. Le setați pentru fiecare serviciu.
• Intervalul dintre ore — decide cât de des poate începe o rezervare în interiorul acelor ferestre — la fiecare 5, 10, 15, 20, 30, 60 sau 120 de minute, 15 fiind valoarea implicită. Este o singură setare pentru întregul serviciu: ceea ce i se oferă vizitatorului și ceea ce puteți rezerva dumneavoastră pentru el urmează aceeași grilă, așa că nu puteți rezerva nimic ce vizitatorul nu ar fi putut rezerva singur.

Pe pagina publică, un vizitator alege mai întâi un serviciu, apoi o procedură, apoi un interval de timp liber — și în cele din urmă completează orice formular necesar.

Mesaje automate

Fiecare procedură poate fi conectată la patru șabloane de mesaje — unul pentru momentul în care este creată o rezervare, unul pentru confirmare, unul pentru refuz și un memento înainte de programare. Alegeți șabloanele pentru fiecare procedură, astfel încât serviciile diferite să poată vorbi pe tonuri diferite.

Abonamente

Un abonament este un plan plătit în avans pe care un vizitator îl cumpără — un card de puncte, un abonament lunar, un abonament de sezon. Folosiți abonamente pentru a factura în avans și pentru a controla cine are voie să rezerve anumite evenimente.

Ce definește un abonament

• Preț și monedă — ce plătește vizitatorul.
• Limite de utilizare — numărul maxim de utilizări și/sau durata maximă în zile. Lăsați o limită goală, sau setați-o la 0, iar aceasta va conta ca nelimitată.
• Fereastră de disponibilitate — când poate fi cumpărat abonamentul (available_from și opțional available_to).

Cum restricționează abonamentele evenimentele

În sine, un abonament este doar un produs pe care vizitatorii îl pot cumpăra. Pentru a-l folosi ca filtru, conectați-l la unul sau mai multe evenimente ca abonament permis. După aceea, doar vizitatorii care dețin acest abonament pot rezerva evenimentul.

În mod implicit, un credit este cheltuit doar după ce cineva confirmă că vizitatorul chiar s-a prezentat — locul așteaptă comutatorul prezent din lista de vizitatori. Două setări pot renunța la această cerință, la două niveluri diferite: planul poate specifica faptul că acest abonament consumă întotdeauna un credit, iar un eveniment individual poate specifica faptul că acest eveniment consumă un credit chiar și fără prezență. Este suficient ca una dintre ele să fie activă.

Astfel, o neprezentare costă vizitatorul un credit atunci când planul sau evenimentul prevede acest lucru, și nu costă nimic atunci când niciunul nu o prevede — caz în care creditul rămâne pur și simplu în așteptare până când un manager marchează vizitatorul ca prezent.

Urmărirea abonamentului unui vizitator

Deschideți abonamentul unui vizitator și obțineți lista tuturor rezervărilor care au cheltuit un credit din el, împreună cu data la care fiecare a fost contorizată. Când cineva întreabă de ce mai are trei vizite în loc de patru, acea listă este răspunsul.

Puteți, de asemenea, să modificați alocația acelei persoane fără să atingeți planul pe care se află toți ceilalți — oferiți un curs de înlocuire după o anulare, sau corectați o eroare de numărare. Setați numărul inițial, sau adunați și scădeți din el pe măsură ce avansați; fiecare modificare este înregistrată împreună cu cine a făcut-o, astfel încât un sold ajustat poate fi întotdeauna explicat ulterior.

Cum este folosit un abonament

Când un vizitator cu un abonament valabil rezervă ceva acoperit de acel abonament, acesta este aplicat automat — vizitatorul nu trebuie să își amintească să îl aleagă, iar dumneavoastră nu trebuie să îl atașați ulterior. A-l aplica nu este același lucru cu a-l cheltui: creditul este rezervat în acel moment și este contorizat doar după ce prezența este confirmată, conform regulilor descrise mai sus.

Mesaje automate de abonament

Abonamentele pot declanșa patru șabloane de mesaje:

• După fiecare utilizare — confirmă că un credit a fost cheltuit și câte rămân.
• Înainte de data de încheiere — un avertisment cu un număr configurabil de zile înainte de expirarea abonamentului.
• La expirare — trimis când abonamentul se încheie.
• Utilizări rămase reduse — trimis când creditele rămase ale vizitatorului scad sub un prag pe care îl setați.

Formulare

Un formular este setul de întrebări la care un vizitator răspunde în timp ce face o rezervare. Construiți-l o singură dată și atașați-l oriunde aveți nevoie de răspunsuri — un eveniment, un serviciu, un abonament sau fiecare participant individual la o rezervare.

Ce puteți întreba

Fiecare câmp are o etichetă, un tip și un nume intern. Tipurile disponibile sunt:

Text și text pe mai multe rânduri, număr, alegere (butoane radio sau listă derulantă), și dată, oră sau dată și oră.

Formulare pentru fiecare participant

Atunci când o rezervare poate include însoțitori, un eveniment poate solicita detaliile fiecărui participant, nu doar ale persoanei care rezervă. Acel formular trebuie să conțină un câmp numit name — acesta identifică fiecare participant în listele dumneavoastră.

Vizitatorii care revin nu mai completează totul din nou

Când cineva care a mai completat un formular rezervă din nou, ultimele sale răspunsuri la acel formular îi sunt precompletate. Potrivirea se face pe formular, nu pe locul unde a răspuns — astfel, două evenimente care partajează un formular se precompletează reciproc, iar cel mai recent răspuns are întotdeauna prioritate.

Un răspuns vechi este reutilizat doar dacă încă se potrivește cu câmpul așa cum este definit astăzi. Un câmp care a fost între timp eliminat sau redenumit, o opțiune care nu mai este pe listă, un număr acum în afara intervalului — toate acestea rămân goale în schimb. Păstrarea unei astfel de valori în tăcere ar fi mai rea decât un câmp gol: vizitatorul nu ar vedea nimic în casetă, deși răspunsul învechit ar fi fost totuși trimis.

Șabloane de mesaje

Un șablon de mesaj este o piesă de text reutilizabilă pe care platforma o trimite vizitatorilor în momentul potrivit — confirmarea rezervării, memento de plată, memento de prezență, avertisment de expirare și așa mai departe. Definiți un șablon o singură dată la nivel de cont și faceți referire la el din fiecare eveniment, procedură de serviciu sau abonament care ar trebui să-l folosească.

Un șablon, trei canale

Fiecare șablon are sloturi pentru o versiune de e-mail (subiect + corp), o versiune de SMS (subiect + corp) și o notificare push (titlu + corp). Puteți completa unul, două sau toate trei — cel puțin unul dintre ele trebuie să fie prezent când salvați.

Ce lăsați gol pur și simplu nu este folosit:

• Dacă corpul e-mailului este gol, nu se trimite niciun e-mail când acest șablon este declanșat.
• Dacă corpul SMS-ului este gol, nu se trimite niciun SMS când acest șablon este declanșat.
• Dacă corpul notificării push este gol, nu se trimite nicio notificare push când acest șablon este declanșat.

Pe lângă text, fiecare șablon are un comutator trimite e-mail și un comutator trimite SMS, ambele pornite în mod implicit. Dezactivarea unuia păstrează textul exact așa cum l-ați scris, dar oprește trimiterea pe acel canal — util pentru a pune SMS-ul pe pauză o lună fără a-l retasta mai târziu. Le puteți comuta direct din lista de șabloane. Push-ul nu are comutator: este trimis întotdeauna atunci când șablonul are text de push, deoarece este singurul canal care ajunge la un vizitator care nu v-a oferit nici adresă de e-mail, nici număr de telefon.

Un canal are nevoie și de un loc unde să ajungă. E-mailul este omis pentru un vizitator fără adresă de e-mail, iar SMS-ul pentru un vizitator fără număr de telefon, indiferent de modul în care sunt setate comutatoarele.

Substituenți pe care îi puteți folosi

Șabloanele acceptă variabile simple care sunt înlocuite cu date reale la momentul trimiterii. Puteți pune oricare dintre acestea în subiect sau corp, pe oricare canal:

Substituenții care nu se aplică unui anumit mesaj (de exemplu, %event_name% într-un memento de serviciu) sunt pur și simplu lăsați goi.

Unde sunt folosite șabloanele

De cele mai multe ori, un șablon este preluat automat de entitatea care declanșează mesajul. Iată lista completă a sloturilor.

Pe un eveniment

• Rezervare creată — trimis în momentul în care un vizitator trimite o rezervare.
• Confirmare — trimis când rezervarea este confirmată (manual sau automat).
• Confirmare pentru prima dată — trimisă în locul confirmării obișnuite atunci când aceasta este prima rezervare a vizitatorului pentru eveniment, astfel încât noii-veniți să primească o primire mai caldă decât obișnuiții.
• Plată lipsă — memento de plată, cu unul sau două timpi de avans configurabili (primul și al doilea memento, în ore înainte de eveniment).
• Memento de prezență — trimis cu un număr configurabil de ore înainte de eveniment.
• Anulare — trimis când vizitatorul anulează.
• Anulare de către cont — trimis când un administrator anulează rezervarea vizitatorului.
• Lista de așteptare — adăugat — trimis când vizitatorul este plasat pe lista de așteptare.
• Lista de așteptare — promovat — trimis când se eliberează un loc și vizitatorului i se permite să rezerve.

Pe o procedură de serviciu

• Rezervare creată — trimis când vizitatorul trimite cererea.
• Confirmare — trimis când programarea este aprobată.
• Confirmare pentru prima dată — trimisă în locul confirmării obișnuite atunci când aceasta este prima rezervare a vizitatorului pentru serviciu.
• Refuz — trimis când cererea este respinsă.
• Memento — trimis înainte de programare.

Pe un abonament

• După fiecare utilizare — trimis de fiecare dată când se cheltuiește un credit.
• Înainte de data de încheiere — trimis cu un număr configurabil de zile înainte de expirarea abonamentului.
• La expirare — trimis când abonamentul ajunge la data de încheiere.
• Utilizări rămase reduse — trimis când numărul de credite rămase scade sub pragul pe care îl setați.

AI

Micali.online poate răspunde la întrebările dumneavoastră despre aplicație, vă poate ajuta să scrieți și poate genera mesajele pe care le primesc vizitatorii dumneavoastră. Totul este opțional, iar nimic nu este trimis unui vizitator fără să vedeți mai întâi.

Întreabă AI

Un asistent în interiorul aplicației care cunoaște atât modul de funcționare al Micali.online, cât și conținutul propriului dumneavoastră cont, astfel încât puteți întreba „cum opresc acest eveniment să mai apară public?” sau „care dintre abonamentele mele expiră luna aceasta?” și puteți primi un răspuns despre configurația dumneavoastră. Conversația este privată contului dumneavoastră și este păstrată timp de șapte zile.

Ce AI face treaba

Un administrator principal alege conexiunea sub AI, în setările contului. Există două moduri de a o folosi:

• Propria cheie — inserați o cheie API de la ChatGPT sau Gemini. Plătiți direct furnizorului dumneavoastră, iar Micali.online nu percepe niciun cost pentru aceasta.
• Încorporată — folosiți propria conexiune a Micali.online, fără nimic de configurat.

O cheie pe care o inserați este stocată doar pentru scriere: aplicația vă va arăta o previzualizare mascată și v-o poate dezvălui din nou, dar nu este niciodată furnizată prin API. Puteți testa conexiunea înainte de a salva și puteți vedea cât ați folosit.

Asistent de scriere

Lângă majoritatea casetelor de text mai lungi — descrierea unui eveniment sau serviciu, descrierea afacerii dumneavoastră, un răspuns de chat către un client — se află două butoane. Îmbunătățește îmbunătățește ceea ce ați scris deja; Generează scrie o primă schiță pornind de la un scurt rezumat. Ambele afișează rezultatul într-o casetă de dialog pentru a-l accepta sau respinge, astfel încât nimic nu este suprascris pe ascuns.

Mesaje pentru vizitatori scrise de AI

Un șablon de mesaj poate purta un prompt în locul unui text fix, pe oricare dintre canalele sale. Textul este apoi scris din nou în momentul trimiterii, pornind de la prompt plus detaliile acelei rezervări, astfel încât fiecare vizitator primește ceva specific, în loc de o singură propoziție cu numele său introdus.

Păstrați și textul static completat. Acesta este soluția de rezervă: dacă generarea eșuează, sau contul nu are nicio conexiune AI, se trimite în schimb textul static, iar vizitatorul nu observă niciodată.

Public vs. Activ — ce înseamnă fiecare comutator

Evenimentele, serviciile și abonamentele împărtășesc două comutatoare pornit/oprit. Arată similar, dar răspund la două întrebări diferite.

Combinații și ce înseamnă

Webhook-uri

Webhook-urile permit ca Micali.online să notifice propriile dvs. sisteme în momentul în care se întâmplă ceva într-un cont — un nou vizitator, o rezervare, o plată de abonament. Configurați unul sau mai multe URL-uri de ascultare pentru fiecare cont, alegeți evenimentele care vă interesează, iar Micali.online va trimite un payload JSON către fiecare URL ori de câte ori acestea sunt declanșate. Perfect pentru sincronizarea rezervărilor într-un CRM, declanșarea de automatizări ulterioare sau construirea de tablouri de bord pe baza datelor dvs. de rezervare.

Cine le poate configura

Doar root admin pot crea, edita și șterge listenerii webhook. Admin-ii și membrii echipei nu îi pot vedea și nici nu îi pot modifica. Webhook-urile se află alături de celelalte integrări — deschideți Conectori → Webhook-uri pentru a le gestiona.

Evenimente la care vă puteți abona

Fiecare listener este legat de un singur tip de eveniment. Adăugați mai mulți listeneri — chiar dacă indică același URL — pentru a primi mai mult de un tip de eveniment. Catalogul evenimentelor emise în prezent este:

• visitor.created — un nou vizitator s-a înscris în cont.
• visitor.updated — un profil de vizitator existent a fost actualizat.
• event_booking.created — un vizitator a rezervat un loc la un eveniment.
• event_booking.confirmed — o rezervare la un eveniment a fost confirmată (manual sau automat).
• event_booking.cancelled — o rezervare la un eveniment a fost anulată.
• service_booking.created — un vizitator a rezervat un loc la un serviciu.
• service_booking.confirmed — o rezervare la un serviciu a fost confirmată.
• service_booking.cancelled — o rezervare la un serviciu a fost anulată.
• membership.assigned — un abonament a fost atribuit unui vizitator.
• membership.paid — un abonament al unui vizitator a fost marcat ca plătit.
• membership.ended — un abonament al unui vizitator a atins data de încheiere.

Ce se trimite

Fiecare livrare este un singur POST HTTP către URL-ul dvs. cu un corp JSON. Următoarele anteturi însoțesc întotdeauna cererea:

• Content-Type: application/json — corpul este întotdeauna codificat JSON.
• User-Agent: micali-webhooks/1.0 — identifică expeditorul.
• X-Micali-Event: <event_type> — repetă tipul evenimentului astfel încât să puteți direcționa fără a analiza corpul.
• Authorization — prezent doar atunci când configurați autentificarea pe listener (vezi mai jos).

Forma payload-ului

Toate payload-urile împărtășesc același plic:

• event — tipul evenimentului (aceeași valoare ca antetul X-Micali-Event).
• occurred_at — marcaj de timp ISO-8601 al momentului în care a rulat declanșatorul.
• resource — tipul obiectului din interiorul data: event_booking, service_booking sau visitor_membership.
• data — un instantaneu al resursei, inclusiv ID-ul său public, indicatorii actuali de stare și datele de contact ale vizitatorului (e-mail, prenume și nume, telefon). Rezervările de evenimente și de servicii includ, de asemenea, blocul de eveniment sau de serviciu/procedură asociat; payload-urile de abonament includ numele abonamentului și ID-ul public.

Identificați obiectele între livrări prin public_id-ul lor — acesta este identificatorul stabil și partajabil pe care îl folosim peste tot în platformă.

Autentificare

Alegeți o schemă de autentificare pentru ca receptorul dvs. să poată verifica faptul că cererea provine de la Micali.online:

• Niciuna — nu se trimite niciun antet Authorization. Folosiți doar atunci când endpoint-ul dvs. este protejat altfel (URL semnat, listă de IP-uri permise, rețea privată).
• Basic — numele de utilizator și parola sunt trimise ca antetul standard Authorization: Basic ....
• Token Bearer — token-ul pe care îl furnizați este trimis ca Authorization: Bearer <token>. Stocat criptat în repaus și niciodată returnat de API după salvare.

Livrare și reîncercări

Livrarea este asincronă și trece prin coada de joburi în fundal a platformei. Dacă receptorul returnează un statut non-2xx (sau cererea eșuează complet), jobul reîncearcă cu backoff exponențial — începând de la 60 de secunde, dublându-se de fiecare dată și plafonat la o oră între încercări. După zece încercări eșuate, livrarea este marcată ca eșuată și abandonată. Listenerii care sunt dezactivați sau șterși între declanșator și livrarea efectivă sunt omiși în mod silențios.

Primii pași

Cel mai rapid mod de a trece de la un cont gol la o pagină gata de rezervări este să lăsați asistentul de configurare să o construiască pentru dumneavoastră.

Asistentul de configurare

Unui administrator principal al unui cont nou i se oferă un asistent care întreabă despre afacere într-un limbaj simplu — ce oferiți, dacă oamenii vin în grupuri la o oră fixă sau își rezervă propriul interval, cât timp durează lucrurile, când sunteți deschis, cine lucrează cu dumneavoastră — și apoi creează întreaga configurare dintr-o dată: serviciile și procedurile lor, programul de funcționare, evenimentele și datele lor, numele și categoria afacerii dumneavoastră, subdomeniul dumneavoastră public, adresa dumneavoastră pe hartă, dacă rezervările trebuie aprobate, ce mementouri sunt trimise, și invitațiile pentru personalul dumneavoastră.

Nu trebuie să terminați dintr-o singură ședință. Răspunsurile dumneavoastră sunt salvate pe măsură ce avansați, așa că închiderea filei și revenirea mai târziu reia de unde ați rămas. Puteți, de asemenea, să renunțați complet la asistent și să construiți totul manual — este oferit o singură dată, nu este obligatoriu.

Ce să verificați după aceea

Asistentul lasă totul activat și pregătit, dar merită să verificați două lucruri înainte de a trimite cuiva linkul: deschideți subdomeniul dumneavoastră public într-o fereastră privată de browser pentru a vedea exact ce vede un vizitator, și parcurgeți șabloanele de mesaje pe care le-a generat, astfel încât formularea să sune ca dumneavoastră.

Dacă ați început într-o demonstrație

Demonstrația pe care o puteți deschide de pe site fără a vă înregistra este un cont real, funcțional, cu o durată scurtă de viață — este șters odată ce expiră, împreună cu tot ce ați configurat în el. Confirmați-vă adresa de email și acesta devine în schimb un cont obișnuit, păstrând tot ce ați construit deja. Dacă ați petrecut o seară aranjându-vă săptămâna într-o demonstrație, faceți acest lucru înainte de a închide fila.

Autentificare

Nimeni la Micali.online nu are parolă. Toată lumea se autentifică cu un cod trimis pe email, iar managerii pot adăuga și o modalitate mai rapidă, pe lângă aceasta.

Manageri

Introduceți adresa dumneavoastră de email, iar un cod scurt sosește prin email. Introduceți-l și rămâneți autentificat pe durata sesiunii. Dacă vă îndreptați spre ceva anume — un link dintr-o notificare, de exemplu — ajungeți pe acea pagină, nu pe tabloul de bord.

Codul PIN din 4 cifre

Odată autentificat, puteți seta un PIN pentru browserul pe care îl folosiți. De atunci înainte, acel browser va cere doar cele patru cifre în loc de codul trimis pe email, timp de 30 de zile. Este valabil per browser: setarea unui PIN pe telefon nu are niciun efect asupra laptopului dumneavoastră.

Trei încercări greșite și browserul nu mai este considerat de încredere — revine la a cere un cod trimis pe email, iar PIN-ul singur nu este suficient pentru a intra. Cele 30 de zile se numără de la momentul în care l-ați configurat și nu se prelungesc prin utilizare.

Adăugați-l pe ecranul de start

Atât aplicația pentru manageri, cât și pagina de rezervări a vizitatorilor dumneavoastră pot fi adăugate pe ecranul de start al unui telefon, unde se deschid ca o aplicație. Acest lucru este, de asemenea, ceea ce face posibile notificările push pe iPhone — acolo, notificările funcționează doar după ce pagina a fost adăugată pe ecranul de start.

Vizitatori

Vizitatorii se autentifică în același mod, cu un cod trimis pe email, pe propriul dumneavoastră subdomeniu. Un vizitator care nu a mai rezervat niciodată la dumneavoastră este pur și simplu creat pe loc, prima dată când se autentifică.

Tablou de bord

Primul ecran după autentificare, în trei vizualizări. Filele țin minte pe care ați ales-o, așa că alegeți-o pe cea care se potrivește modului dumneavoastră de lucru.

• Calendar — o săptămână întreagă afișată sub formă de grilă, cu fiecare interval de eveniment și serviciu la locul lui, iar cele care se suprapun apar unul lângă altul. Puteți parcurge săptămânile și puteți face rândurile mai înalte sau mai scurte pentru a se potrivi unei zile încărcate.
• Agendă — o listă simplă a ceea ce urmează, un interval după altul. Aceasta este cea care funcționează cel mai bine pe telefon.
• Prezentare generală — carduri rezumat: ce urmează, ce trebuie confirmat, răspunsuri recente la formulare.

Lucrul direct din calendar

Apăsarea pe un interval din calendar face mai mult decât să îl deschidă. Pe un interval cu locuri libere, puteți rezerva un vizitator chiar atunci; pe unul gol, îl puteți partaja, îi puteți deschide lista de vizitatori, sau puteți elimina complet acel interval dacă nu îl mai organizați.

Gestionarea rezervărilor

Tot ce se întâmplă după ce un vizitator s-a înscris: adăugarea persoanelor de către dumneavoastră, aprobarea lor, mutarea lor și înregistrarea celor care chiar s-au prezentat.

Adăugarea cuiva chiar de dumneavoastră

Nu orice rezervare ajunge prin pagina publică — unii oameni sună, sau vă găsesc personal. Adăugați-i după adresa de email: dacă acea adresă este deja a unuia dintre vizitatorii dumneavoastră, este asociată acestuia, iar dacă este nouă, vizitatorul este creat. Puteți seta câte locuri ocupă, puteți adăuga prietenii lor, și puteți completa răspunsurile la formular în numele lor.

Aprobarea și refuzul

Dacă evenimentul sau procedura nu confirmă automat, rezervările noi vă așteaptă. Aprobarea uneia trimite mesajul de confirmare; refuzul trimite mesajul de refuz, acolo unde procedura are unul setat. O rezervare făcută de cineva fără o rezervare anterioară poate trimite un mesaj diferit, mai cald, decât cel primit de clienții dumneavoastră obișnuiți.

Mutarea unei rezervări

Planurile se schimbă, iar un vizitator nu ar trebui să fie nevoit să anuleze și să rezerve din nou. O rezervare de eveniment poate fi mutată la o altă dată a aceluiași eveniment sau la un eveniment complet diferit; o rezervare de serviciu poate fi mutată la un alt interval sau la o altă procedură. Capacitatea la destinație este verificată din nou în momentul mutării, iar locul eliberat revine celui aflat primul pe lista de așteptare.

Marcarea celor care s-au prezentat

După eveniment, marcați vizitatorii care au venit ca prezenți. Aceasta nu este doar o evidență: este ceea ce cheltuiește un credit dintr-un abonament, cu excepția cazului în care planul sau evenimentul este setat să conteze rezervarea indiferent de prezență. Până când faceți acest lucru, creditul rămâne rezervat, iar numărul de credite rămase al vizitatorului nu se modifică.

Nu trebuie să țineți minte. Când un eveniment s-a încheiat și rezervările încă așteaptă confirmarea prezenței, Micali.online trimite un email persoanei responsabile pentru acea dată, cu un link direct către lista corectă — și doar pentru rezervările la care confirmarea chiar schimbă ceva.

Plata

Rezervările au un indicator de plată pe care îl activați dumneavoastră înșivă; Micali.online nu preia banii. Ceea ce face este să îi solicite: un eveniment poate trimite un memento de plată o dată sau de două ori înainte de dată, și doar vizitatorilor care sunt confirmați, încă neplătiți, și care nu sunt acoperiți de un abonament.

Preluarea listei în altă parte

Rezervările se exportă într-un fișier CSV, pentru evenimente și pentru servicii, astfel încât să puteți preda un registru oricui are nevoie de unul, să adunați o lună într-o foaie de calcul sau să păstrați propria copie. Este lista așa cum ați filtrat-o, nu un raport fix.

Partajarea unei date și ore

Uneori doriți să trimiteți cuiva un interval anume — „joia aceasta la ora șase” — în loc de întregul program și speranța că va alege corect.

Fiecare loc din care puteți partaja un singur interval vă oferă atât un link, cât și un cod QR, gata de tipărit sau trimis:

• În programul unui eveniment, lângă orice dată viitoare.
• Pe ecranul vizitatorilor, unde puteți alege orice dată viitoare a unui eveniment — inclusiv una pe care nimeni nu a rezervat-o încă.
• Pe un serviciu, unde alegeți procedura, ziua și ora din aceeași disponibilitate pe care o văd vizitatorii dumneavoastră.
• În calendar și în agendă, direct din intervalul respectiv.

Ce primește vizitatorul

Linkul deschide pagina dumneavoastră de rezervări deja pe acel interval exact, cu celelalte date date la o parte, așa că nu este nimic de ales și nimic de greșit. Dacă intervalul este ocupat, li se oferă în schimb lista de așteptare pentru el.

Vizitatorii dumneavoastră

Toți cei care au rezervat vreodată la dumneavoastră, plus oricine ați adăugat, într-o singură listă pe care o puteți căuta, în care puteți importa și pe care o puteți contacta prin email.

Importarea unei liste pe care o aveți deja

Încărcați un CSV și indicați ce reprezintă fiecare coloană — Micali.online nu ține cont de ordinea coloanelor sau de modul în care le denumește fișierul. Adresele deja existente în contul dumneavoastră sunt asociate, nu rescrise, așa că importul unei liste care se suprapune cu vizitatorii dumneavoastră existenți nu va suprascrie datele nimănui.

Importul rulează în fundal și raportează ce a făcut, așa că un fișier mare nu blochează ecranul. Există un plafon de 500 de vizitatori noi adăugați pe zi, ceea ce este deliberat: este suficient de mare pentru o listă reală de clienți și suficient de mic încât o încărcare din greșeală să nu scape de sub control. Tot ce depășește limita este raportat, nu eliminat, iar reimportarea aceluiași fișier a doua zi îl preia.

Liste de distribuție

O listă de distribuție este un grup salvat de vizitatori cărora le puteți scrie din nou și din nou. Completați-o alegând persoane manual, sau alegând evenimente și servicii și o perioadă — toți cei care au rezervat acestea în ultimele două săptămâni, în ultimul an, sau vreodată.

Scrierea către ei

Puteți trimite email unei liste salvate, tuturor de la un eveniment, sau întregului dumneavoastră cont. Fiecare mesaj este trimis individual, așa că o adresă greșită nu îi poate bloca pe ceilalți, iar oricine nu are adresă de email este omis — numărul acestora este afișat înainte să începeți să scrieți, nu după ce trimiteți.

Lista neagră

Există persoane pe care preferați să le priviți de două ori înainte de a le lăsa să intre — cel care lipsește de fiecare dată, cel care rezervă șase locuri și aduce unul singur. Adăugați adresa lor de email pe lista neagră, cu o notă pentru dumneavoastră despre motiv.

Lista este asociată adresei de email, nu înregistrării persoanei — deci ștergerea vizitatorului și reînscrierea cu aceeași adresă nu o șterge.

Mesaje cu vizitatorii

O conversație este un fir de discuție între echipa dumneavoastră și un vizitator. Oricare dintre părți o poate începe, iar tot ce se spune rămâne atașat acelei persoane, în loc să se împrăștie printre cei care au răspuns întâmplător la emailul lor.

Cum începe un fir de discuție

Un vizitator vă poate scrie de pe propria pagină de rezervare — despre o rezervare, sau despre nimic anume. Puteți deschide și dumneavoastră un fir de discuție din rândul acestuia din lista de vizitatori, ceea ce este modalitatea corectă de a adresa o întrebare unei singure persoane fără a o transforma într-un email pe care îl primește toată lumea.

Cine răspunde

Oricine din cont poate citi și răspunde, inclusiv membrii echipei. O conversație poate fi atribuită unei anumite persoane, iar există un filtru ale mele care arată ce v-a fost atribuit sau la ce ați răspuns deja — astfel, într-o zi aglomerată, este mai puțin probabil ca două persoane să răspundă aceluiași vizitator de două ori.

Menținerea listei scurte

Firele de discuție pot fi închise odată rezolvate și redeschise dacă vizitatorul scrie din nou, ceea ce menține lista redusă la ceea ce mai are nevoie de o persoană.

Chestionare de feedback

Întrebați persoanele care au participat ce au crezut, automat, odată ce evenimentul sau programarea a trecut.

Configurarea unuia

Scrieți întrebările, atașați chestionarul la un eveniment sau la un serviciu, și indicați după cât timp de la încheierea intervalului trebuie trimis — imediat, în dimineața următoare, câteva zile mai târziu, ce se potrivește. Dați-i un nume pentru uzul dumneavoastră; vizitatorii nu văd niciodată asta, doar întrebările.

Ce primește vizitatorul

Un email cu prima întrebare în el. Răspunzând la aceasta se deschide restul pe o pagină proprie — fără autentificare, fără parolă, nimic de reținut. Cu cât cereți mai puțin cuiva în acel moment, cu atât primiți mai multe răspunsuri.

Una per rezervare

Fiecare rezervare este întrebată exact o dată, iar trimiterea este înregistrată. Cineva care vine la cursul dumneavoastră de marți în fiecare săptămână nu este rugat să îl evalueze în fiecare săptămână.

Citirea răspunsurilor

Răspunsurile se adună în raport cu chestionarul, astfel încât să le puteți citi împreună, nu câte un email pe rând. Puteți, de asemenea, să vă trimiteți mai întâi o copie de test și să vedeți totul exact așa cum îl va vedea un vizitator.

Obțineți ajutor

Pentru întrebări la care acest ghid nu răspunde, sau atunci când ceva pare greșit în contul dumneavoastră.

Deschiderea unui tichet

Administratorii și administratorii principali pot deschide un tichet direct din aplicație, ceea ce este mai bine decât să trimită un email, deoarece ajunge cu contul dumneavoastră atașat — nimeni nu trebuie să vă întrebe ce afacere aveți, iar noi putem analiza configurația reală pe care o descrieți.

Cum continuă

Un tichet este o conversație, nu un formular: răspunsurile din partea noastră ajung în același fir de discuție și sunteți notificat prin email, astfel încât întregul schimb rămâne într-un singur loc, în loc să se fragmenteze într-un lanț de emailuri.

Cum să creați un eveniment și să-l publicați

Pentru administratorii principali și administratori. Obiectivul: un vizitator să poată ajunge pe pagina dumneavoastră publică și să rezerve un interval.

1. Deschideți pagina Evenimente.

   Conectați-vă la aplicație, alegeți contul corect din bara de sus și deschideți Evenimente din meniul principal.

2. (Opțional) Mai întâi creați un șablon.

   Dacă veți organiza același tip de eveniment în mod repetat, creați-l o dată ca șablon — capacitate, formular, mesaje și așa mai departe. Evenimentele clasice noi pot moșteni apoi din el.

3. Creați un nou eveniment clasic.

   Faceți clic pe Eveniment nou, dați-i un nume și o descriere, setați capacitatea (participanți maximi, dacă pot aduce prieteni) și alegeți formularul de rezervare.

4. Adăugați una sau mai multe date pentru eveniment.

   Pentru fiecare ocurență, setați ora de începere și, dacă este necesar, termenul limită pentru înscriere. Fără cel puțin o dată viitoare, evenimentul nu poate fi rezervat.

5. Restricționați la abonamente (opțional).

   Dacă pot participa doar membrii, adăugați abonamentele necesare în Abonamente permise. Lăsați gol pentru a permite oricărui vizitator să rezerve.

6. Alegeți mesajele.

   Alegeți șabloane pentru mementouri de plată, anulări și memento de prezență. Asigurați-vă că conectorul corespunzător (SMTP, SendGrid sau Twilio) este configurat la nivel de cont.

7. Activați Activ.

   Acest lucru face evenimentul activ în interiorul contului. Încă nu va ajunge la vizitatori până la pasul următor.

8. Activați Public.

   Acum evenimentul apare pe subdomeniul dumneavoastră public. Deschideți subdomeniul într-o fereastră privată de browser pentru a verifica dacă totul arată corect.

Cum să creați un serviciu sau o procedură și să-l publicați

Pentru administratorii principali și administratori. Obiectivul: un vizitator să poată alege o procedură și să rezerve un interval de timp liber.

1. Deschideți pagina Servicii.

   Din meniul aplicației, alegeți Servicii. Lista arată tot ce aparține contului activ.

2. Creați serviciul.

   Faceți clic pe Serviciu nou, introduceți numele, descrierea, locația, adresa și fusul orar. Fusul orar este important — toate ferestrele de disponibilitate sunt interpretate în acesta.

3. Adăugați proceduri.

   Pentru fiecare lucru pe care un vizitator îl poate rezerva, creați o procedură cu un nume și o durată. Opțional, setați timpul de pregătire înainte de procedură și timpul de curățenie după aceasta, astfel încât calendarul să nu rezerve dublu.

4. Setați disponibilitatea.

   Definiți ferestrele de timp recurente când sunt permise rezervările (de exemplu, luni–vineri 9:00–17:00). Doar intervalele din interiorul unei ferestre de disponibilitate active pot fi rezervate.

5. Alegeți formularul de rezervare (opțional).

   Dacă aveți nevoie de informații de la vizitator la momentul rezervării — telefon, alergii, note — atașați un formular serviciului.

6. Activați Activ pe serviciu și pe fiecare procedură.

   Un serviciu inactiv se ascunde peste tot; o procedură inactivă rămâne în baza de date, dar nu apare în fluxul de rezervare.

7. Activați Public pe serviciu.

   Vizitatorii văd acum serviciul pe subdomeniul dumneavoastră public, cu procedurile disponibile și următoarele intervale libere.

Cum să creați un abonament și să-l publicați

Pentru administratorii principali și administratori. Obiectivul: un vizitator să poată cumpăra un abonament și să-l folosească pentru a rezerva evenimente.

1. Deschideți pagina Abonamente.

   Din meniul aplicației, alegeți Abonamente.

2. Creați abonamentul.

   Faceți clic pe Abonament nou, dați-i un nume și o scurtă descriere care explică ce obține vizitatorul.

3. Setați prețul, moneda și limitele.

   Introduceți prețul (în cea mai mică unitate monetară), moneda, numărul maxim de utilizări și/sau durata în zile. Lăsarea unei limite goale înseamnă că este nelimitată.

4. Definiți când poate fi cumpărat.

   Setați disponibil de la (când apare pe pagina publică) și opțional disponibil până la (când dispare). Util pentru oferte sezoniere sau cu timp limitat.

5. (Opțional) Legați-l de evenimente.

   Dacă abonamentul ar trebui să deblocheze evenimente specifice, deschideți fiecare eveniment și adăugați abonamentul în Abonamente permise.

6. Activați Activ.

   Abonamentul face acum parte din contul dumneavoastră. Abonamentele existente ale vizitatorilor care revin continuă să funcționeze chiar și când aceasta este oprită.

7. Activați Public.

   Vizitatorii văd abonamentul pe subdomeniul dumneavoastră public și îl pot cumpăra. Confirmați deschizând subdomeniul într-o fereastră privată.

Cum să creați un șablon de mesaj

Pentru administratorii principali și administratori. Șabloanele există la nivel de cont — scrieți-le o dată și reutilizați-le pe orice eveniment, serviciu sau abonament.

1. Deschideți pagina Șabloane de mesaje.

   Din meniul aplicației, alegeți Șabloane de mesaje în interiorul contului activ.

2. (Opțional) Generați șabloanele implicite.

   Dacă acesta este un cont nou, faceți clic pe Generați implicite pentru a crea un șablon inițial pentru fiecare slot acceptat în limba contului. Puteți edita oricare dintre ele ulterior.

3. Creați un șablon nou.

   Faceți clic pe Șablon nou și dați-i un nume clar, intern — de exemplu, „Curs de yoga — memento de plată”. Numele este afișat doar personalului dumneavoastră.

4. Scrieți versiunea de e-mail.

   Completați subiectul și corpul e-mailului. Folosiți substituenți precum %visitor_first_name% și %event_start_at% oriunde doriți valori personalizate. Opțional, setați un nume de expeditor.

5. Scrieți versiunea SMS (opțional).

   Dacă plănuiți să trimiteți acest lucru și ca SMS, completați corpul SMS. Păstrați-l scurt — furnizorii de SMS taxează pe segment.

6. Salvați șablonul.

   Aveți nevoie cel puțin de nume plus un corp de e-mail sau un corp SMS. Șablonul apare acum în listele derulante din fiecare formular de eveniment, procedură și abonament.

7. Atașați șablonul unde aveți nevoie.

   Deschideți evenimentul, procedura de serviciu sau abonamentul relevant și alegeți noul șablon în slotul corespunzător — de exemplu, Memento de prezență pe un eveniment. Salvați și ați terminat.