Dobro došli u Micali.online

Korisničke uloge

Svaka osoba koja sarađuje sa Micali.online pripada jednoj od ovih uloga. Uloge određuju šta neko može da vidi, uređuje i odobrava.

Šta svaka uloga može

Nalog

Nalog predstavlja kompaniju ili organizaciju koja je vlasnik postavki za rezervacije — salon, studio, kliniku. Svaki nalog ima sopstveni javni poddomen (na primer yourname.micali.online) na koji posetioci dolaze da bi rezervisali.

Nalog sadrži sve elemente sa kojima posetilac komunicira: članstva koja može da kupi, usluge i procedure koje može da rezerviše, događaje za koje može da se prijavi i formulare koje pritom popunjava.

Gde idu odgovori

Postavite adresu za odgovor na nalogu i svaka poruka koju Micali.online šalje u vaše ime nosiće tu adresu, tako da posetilac koji jednostavno odgovori na poruku stigne u prijemno sanduče koje zaista čitate. Ako je ostavite praznom, odgovori se vraćaju na adresu sa koje je pošta poslata. To je jedna postavka za sve vaše šablone, a ne nešto što ponavljate na svakom pojedinačno.

Boje

Postoji 28 tema u boji. Nalog bira jednu za sve, a svaki pojedinac je može zameniti za sebe — vaš sopstveni izbor pobeđuje izbor naloga, a izbor naloga pobeđuje standardnu temu. To menja aplikaciju u kojoj vi i vaš tim radite; ne menja izgled vaše javne stranice za rezervacije.

Događaji

Događaj je vremenski termin — ili niz vremenskih termina — za koji posetioci mogu da se prijave. Događaje koristite za časove, grupne sesije, radionice, predstave i bilo koje druge rezervacije vezane za fiksno vreme početka.

Šabloni događaja vs. klasični događaji

Događaji postoje u dve varijante:

• Šablon događaja — višekratno upotrebljiv obrazac. Šabloni se posetiocima nikada ne prikazuju; postoje kako biste mogli brzo da napravite mnogo stvarnih događaja sa istim postavkama (kapacitet, formular, poruke itd.) bez ponovnog unosa svega.
• Klasičan događaj — stvarni događaj koji se može rezervisati. Klasičan događaj se može napraviti od početka ili povezati sa šablonom, u tom slučaju nasleđuje konfiguraciju šablona.

Ključne postavke koje treba znati

• Kapacitet — koliko posetilaca može da se pridruži jednom terminu i da li svaki posetilac može da dovede „prijatelje“ (dodatne entitete). Postavite najmanji i najveći broj učesnika. Kapacitet se broji u mestima, a ne u rezervacijama: jedan posetilac koji dovede dva prijatelja zauzima tri mesta.
• Rok za prijavu — najkasniji trenutak kada posetilac može da rezerviše. Ako ostane prazno, rezervacije su otvorene do početka događaja.
• Automatska potvrda — da li su rezervacije prihvaćene odmah ili čekaju odobrenje administratora.
• Dozvoljena članstva — ograničite ko može da rezerviše tako što ćete događaj ograničiti na određena članstva. Ako ostavite prazno, može da rezerviše bilo ko.
• Lista čekanja — kada je događaj popunjen, novi posetioci mogu biti stavljeni na listu čekanja i automatski obavešteni kada se oslobodi mesto.
• Poruke — izaberite koji se šabloni poruka šalju za potvrdu rezervacije, podsetnike za plaćanje, otkazivanja, podsetnike o dolasku i ažuriranja liste čekanja. Svaki događaj ima sopstveni slot za svaku svrhu, tako da možete kombinovati šablone po događaju.
• Odgovorna osoba — član tima koji je zadužen za događaj. To je osoba kojoj Micali.online piše kada nešto zahteva pažnju, na koju se odnosi %responsible_person% u vašim porukama i koja je unapred izabrana da vodi razgovore o tome. Pojedinačan datum može da navede nekog drugog, čime pokrivate nedelju kolege bez diranja samog događaja.
• Prilozi — fajlovi koji prate događaj, do 8 MB svaki. Čuvaju se tačno onakvi kakvi su otpremljeni: ništa se ne menja u veličini niti se iseca, tako da plan prostorije ili skeniran formular ostaju čitljivi.

Usluge i procedure

Usluge su namenjene rezervacijama jedan-na-jedan, gde posetilac bira vreme koje mu odgovara. Mislite na frizerski salon, privatni čas, konsultaciju ili tretman.

Kako su usluge i procedure povezane

• Usluga je kontejner — ponuda u celini (na primer „Frizerski salon centar“). Ima ime, opis, lokaciju, adresu i vremensku zonu.
• Procedura je jedna konkretna stvar koju možete da rezervišete unutar te usluge (na primer „Šišanje — 30 minuta“, „Bojenje — 90 minuta“). Usluga može da ima više procedura.
• Dostupnost je kalendar vremenskih prozora u kojima posetioci mogu da biraju za rezervaciju. Postavljate ih po usluzi.
• Razmak termina određuje koliko često rezervacija može da počne unutar tih prozora — svakih 5, 10, 15, 20, 30, 60 ili 120 minuta, podrazumevano 15. To je jedna postavka za celu uslugu: mreža termina koju vidi posetilac ista je onoj u koju rezervišete i vi, tako da vi ne možete da rezervišete ništa što posetilac ne bi mogao sam da rezerviše.

Na javnoj stranici, posetilac prvo bira uslugu, zatim proceduru, pa slobodan vremenski termin — i na kraju popunjava bilo koji potrebni formular.

Automatske poruke

Svaka procedura može biti povezana sa četiri šablona poruka — jednim za trenutak kada se rezervacija napravi, jednim za potvrdu, jednim za odbijanje i podsetnikom pre termina. Odaberite šablone po proceduri kako bi različite usluge mogle da govore različitim tonom.

Članstva

Članstvo je unapred plaćeni paket koji posetilac kupuje — kartica sa perforacijom, mesečna pretplata, sezonska karta. Članstva koristite za naplatu unapred i za kontrolu nad tim ko sme da rezerviše određene događaje.

Šta članstvo definiše

• Cena i valuta — koliko posetilac plaća.
• Ograničenja korišćenja — najveći broj korišćenja i/ili najduže trajanje u danima. Ostavite ograničenje prazno, ili ga postavite na 0, i ono se računa kao neograničeno.
• Prozor dostupnosti — kada članstvo može da se kupi (available_from i opciono available_to).

Kako članstva ograničavaju događaje

Samo po sebi, članstvo je samo proizvod koji posetioci mogu da kupe. Da bi delovalo kao kapija, povežite ga sa jednim ili više događaja kao dozvoljeno članstvo. Nakon toga, samo posetioci koji imaju to članstvo mogu da rezervišu događaj.

Prema podrazumevanim postavkama kredit se troši tek kada neko potvrdi da se posetilac zaista pojavio — mesto čeka na prekidač prisutan na spisku posetilaca. Dve postavke to mogu zaobići, na dva različita nivoa: plan može reći ovo članstvo uvek troši kredit, a pojedinačni događaj može reći ovaj događaj troši kredit čak i bez prisustva. Dovoljna je bilo koja od njih, sama za sebe.

Dakle, izostanak posetioca košta kredit kada to kaže plan ili događaj, a ne košta ništa kada to ne kaže nijedno od njih — u tom slučaju kredit jednostavno stoji sve dok administrator ne označi posetioca kao prisutnog.

Praćenje članstva jednog posetioca

Otvorite članstvo posetioca i dobićete spisak svake rezervacije koja je iz njega potrošila kredit, sa datumom kada je svaka izbrojana. Kada neko pita zašto ima tri preostale posete umesto četiri, taj spisak je odgovor.

Takođe možete da promenite dozvoljeni broj korišćenja za tu jednu osobu, bez diranja plana na kome su svi ostali — dodelite zamenski čas posle otkazivanja ili ispravite pogrešno brojanje. Postavite početni broj za tu osobu, ili ga vremenom povećavajte i smanjujte; svaka promena se beleži sa podatkom ko ju je napravio, tako da prilagođeno stanje uvek može kasnije da se objasni.

Kako se članstvo koristi

Kada posetilac sa važećim članstvom rezerviše nešto što to članstvo pokriva, ono se prema podrazumevanim postavkama automatski primenjuje na tu rezervaciju — posetilac ga ne mora sam da izabere, a ni vi ga naknadno ne morate da pridružite. Primena nije isto što i trošenje: kredit se u tom trenutku rezerviše, a broji se tek kada se prisustvo potvrdi, prema gore opisanim pravilima.

Automatske poruke o članstvima

Članstva mogu da pokrenu četiri šablona poruka:

• Posle svakog korišćenja — potvrda da je kredit potrošen i koliko ih je preostalo.
• Pre datuma završetka — upozorenje konfigurabilan broj dana pre isteka članstva.
• Pri isteku — poslato kada se članstvo završi.
• Mali broj preostalih korišćenja — poslato kada broj preostalih kredita posetioca padne ispod praga koji ste postavili.

Formulari

Formular je skup pitanja na koja posetilac odgovara tokom rezervacije. Napravite ga jednom i prikačite ga gde god vam trebaju odgovori — na događaj, uslugu, članstvo ili na svakog pojedinačnog učesnika u rezervaciji.

Šta možete da pitate

Svako polje ima naziv, tip i interno ime. Dostupni tipovi su:

Tekst i dugačak tekst, broj, izbor (radio dugmad ili padajući meni) i datum, vreme ili datum i vreme.

Formulari za svakog učesnika

Kada rezervacija može da uključi pratioce, događaj može da traži podatke o svakom učesniku, a ne samo o osobi koja rezerviše. Taj formular mora da sadrži polje sa nazivom name — ono identifikuje svakog učesnika na vašim spiskovima.

Posetioci koji se vraćaju ne moraju ponovo da kucaju

Kada neko ko je već ranije odgovorio na formular ponovo rezerviše, njegovi poslednji odgovori na taj isti formular se unapred popune. Poklapanje se zasniva na formularu, a ne na tome gde je odgovoreno — tako da se dva događaja koja dele jedan formular unapred popunjavaju jedan od drugog, pri čemu uvek pobeđuje najnoviji odgovor.

Stari odgovor se ponovo koristi samo ako i dalje odgovara polju onako kako je definisano danas. Polje koje je u međuvremenu uklonjeno ili preimenovano, opcija koje više nema na spisku, broj koji je sada van opsega — sve to umesto toga počinje prazno. Tiho prenošenje takve vrednosti bilo bi gore nego prazno: posetilac bi u polju video ništa, dok bi zastareo odgovor ipak bio poslat.

Šabloni poruka

Šablon poruke je višekratno upotrebljiv komad teksta koji platforma šalje posetiocima u pravom trenutku — potvrda rezervacije, podsetnik za plaćanje, podsetnik o dolasku, upozorenje o isteku i tako dalje. Šablon definišite jednom na nivou naloga i pozivajte se na njega iz svakog događaja, procedure usluge ili članstva koje treba da ga koristi.

Jedan šablon, tri kanala

Svaki šablon ima slotove za imejl verziju (naslov + telo), SMS verziju (naslov + telo) i push obaveštenje (naslov + telo). Popunite jednu, dve ili sve tri — pri čuvanju mora biti prisutna bar jedna od njih.

Ono što ostavite prazno se jednostavno ne koristi:

• Ako je telo imejla prazno, pri pokretanju ovog šablona se ne šalje imejl.
• Ako je telo SMS-a prazno, pri pokretanju ovog šablona se ne šalje SMS.
• Ako je telo push obaveštenja prazno, pri pokretanju ovog šablona se ne šalje push obaveštenje.

Pored samog teksta, svaki šablon ima prekidače pošalji imejl i pošalji SMS, oba uključena po podrazumevanim postavkama. Isključivanjem jednog od njih tekst ostaje tačno onakav kakav ste ga napisali, ali taj kanal prestaje da se šalje — korisno da privremeno zaustavite SMS na mesec dana bez ponovnog unosa teksta. Prekidače možete uključivati i isključivati direktno sa spiska šablona. Push nema prekidač: uvek se šalje kada šablon ima push tekst, jer je to jedini kanal koji dopire do posetioca koji vam nije ostavio ni imejl adresu ni broj telefona.

Kanalu je takođe potrebno gde da stigne. Imejl se preskače za posetioca bez imejl adrese, a SMS za posetioca bez broja telefona, bez obzira na to kako su prekidači podešeni.

Rezervisana mesta koja možete da koristite

Šabloni podržavaju jednostavne promenljive koje se u trenutku slanja zamenjuju stvarnim podacima. Bilo koje od njih možete da stavite u naslov ili telo, na bilo kom kanalu:

Rezervisana mesta koja ne odgovaraju određenoj poruci (na primer %event_name% u podsetniku za uslugu) jednostavno ostaju prazna.

Gde se šabloni koriste

Šablon se najčešće preuzima automatski iz entiteta koji pokreće poruku. Evo celog spiska slotova.

Na događaju

• Rezervacija napravljena — poslato u trenutku kada posetilac pošalje rezervaciju.
• Potvrda — poslato kada je rezervacija potvrđena (ručno ili automatski).
• Prva potvrda — šalje se umesto uobičajene potvrde kada je ovo prva rezervacija posetioca za taj događaj, tako da novi posetioci mogu dobiti topliju dobrodošlicu nego stalni.
• Nedostaje uplata — podsetnik za plaćanje, sa jednim ili dva konfigurabilna unapred (prvi i drugi podsetnik, u satima pre događaja).
• Podsetnik o dolasku — poslato konfigurabilan broj sati pre događaja.
• Otkazivanje — poslato kada posetilac otkaže.
• Otkazivanje od strane naloga — poslato kada administrator otkaže rezervaciju posetioca.
• Lista čekanja — dodato — poslato kada je posetilac stavljen na listu čekanja.
• Lista čekanja — unapređenje — poslato kada se oslobodi mesto i posetiocu je dozvoljena rezervacija.

Na proceduri usluge

• Rezervacija napravljena — poslato kada posetilac pošalje zahtev.
• Potvrda — poslato kada je termin odobren.
• Prva potvrda — šalje se umesto uobičajene potvrde kada je ovo prva rezervacija posetioca za tu uslugu.
• Odbijanje — poslato kada je zahtev odbijen.
• Podsetnik — poslato pre termina.

Na članstvu

• Posle svakog korišćenja — poslato svaki put kada se potroši kredit.
• Pre datuma završetka — poslato konfigurabilan broj dana pre isteka članstva.
• Pri isteku — poslato kada članstvo dosegne datum završetka.
• Mali broj preostalih korišćenja — poslato kada broj preostalih kredita padne ispod praga koji ste postavili.

AI

Micali.online može da odgovara na vaša pitanja o aplikaciji, pomogne vam da pišete i generiše poruke koje dobijaju vaši posetioci. Sve je to opciono i ništa se ne šalje posetiocu pre nego što to sami vidite.

Pitaj AI

Asistent unutar aplikacije koji zna i kako Micali.online radi i šta se nalazi u vašem sopstvenom nalogu, tako da možete da pitate „kako da sprečim da se ovaj događaj javno prikazuje?“ ili „koja od mojih članstava ističu ovog meseca?“ i dobijete odgovor o vašoj postavci. Razgovor je privatan za vaš nalog i čuva se sedam dana.

Koji AI obavlja posao

Glavni administrator bira vezu pod AI u podešavanjima naloga, na jedan od dva načina:

• Sopstveni ključ — nalepite API ključ iz ChatGPT-a ili Gemini-ja. Plaćate direktno svom provajderu, a Micali.online za to ništa ne naplaćuje.
• Ugrađeno — koristite sopstvenu vezu Micali.online-a, bez ičega za podešavanje.

Ključ koji nalepite čuva se samo za upis: aplikacija će vam prikazati maskiran pregled i može vam ga ponovo otkriti, ali se nikada ne izdaje preko API-ja. Vezu možete testirati pre čuvanja i videti koliko ste je iskoristili.

Asistent za pisanje

Pored većine dužih tekstualnih polja — opisa događaja ili usluge, opisa vaše firme, odgovora u razgovoru sa klijentom — nalaze se dva dugmeta. Doteraj poboljšava ono što ste već napisali; Generiši piše prvu verziju na osnovu kratkog uputstva. Oba prikazuju rezultat u dijalogu koji možete prihvatiti ili odbiti, tako da se ništa nikada tiho ne prepisuje.

Poruke posetiocima koje piše AI

Šablon poruke može, na bilo kom svom kanalu, umesto fiksnog teksta da nosi uputstvo. Tekst se tada iznova piše u trenutku slanja na osnovu uputstva i podataka te rezervacije, tako da svaki posetilac dobije nešto specifično, umesto jedne rečenice sa ubačenim imenom.

Ipak popunite i statični tekst. On je rezervna opcija: ako generisanje ne uspe ili nalog nema AI vezu, umesto toga se šalje statični tekst i posetilac to nikada ne primeti.

Javno vs. Aktivno — šta znači svaki prekidač

Događaji, usluge i članstva dele dva prekidača za uključivanje/isključivanje. Izgledaju slično, ali odgovaraju na dva različita pitanja.

Kombinacije i šta one znače

Webhook-ovi

Webhook-ovi omogućavaju da Micali.online obavesti vaše sopstvene sisteme u trenutku kada se nešto dogodi unutar naloga — novi posetilac, rezervacija, plaćanje članstva. Postavite jedan ili više slušajućih URL-ova po nalogu, izaberite događaje koji vas zanimaju i Micali.online će poslati JSON sadržaj na svaki URL kad god se pokrenu. Savršeno za sinhronizaciju rezervacija u CRM, pokretanje daljih automatizacija ili izradu kontrolnih tabli iznad podataka o rezervacijama.

Ko može da ih konfiguriše

Samo glavni administratori mogu da prave, uređuju i brišu webhook slušaoce. Administratori i članovi tima ih ne mogu videti niti menjati. Webhook-ovi su uz ostale integracije — otvorite Konektori → Webhook-ovi za njihovo upravljanje.

Događaji koje možete da slušate

Svaki slušalac je vezan za jednu vrstu događaja. Dodajte više slušalaca — čak i one koji upućuju na isti URL — da biste primali više vrsta događaja. Katalog trenutno emitovanih događaja je:

• visitor.created — novi posetilac se registrovao u nalogu.
• visitor.updated — profil postojećeg posetioca je ažuriran.
• event_booking.created — posetilac je rezervisao termin događaja.
• event_booking.confirmed — rezervacija događaja je potvrđena (ručno ili automatski).
• event_booking.cancelled — rezervacija događaja je otkazana.
• service_booking.created — posetilac je rezervisao termin usluge.
• service_booking.confirmed — rezervacija usluge je potvrđena.
• service_booking.cancelled — rezervacija usluge je otkazana.
• membership.assigned — posetiocu je dodeljeno članstvo.
• membership.paid — članstvo posetioca je označeno kao plaćeno.
• membership.ended — članstvo posetioca je doseglo datum završetka.

Šta se šalje

Svaka isporuka je jedan HTTP POST na vaš URL sa JSON telom. Sledeća zaglavlja uvek prate zahtev:

• Content-Type: application/json — telo je uvek kodirano kao JSON.
• User-Agent: micali-webhooks/1.0 — identifikuje pošiljaoca.
• X-Micali-Event: <event_type> — ponavlja vrstu događaja kako biste mogli da usmeravate bez raščlanjivanja tela.
• Authorization — prisutno samo kada na slušaocu konfigurišete autentifikaciju (vidi ispod).

Oblik sadržaja

Svi sadržaji dele istu omotnicu:

• event — vrsta događaja (ista vrednost kao zaglavlje X-Micali-Event).
• occurred_at — vremenska oznaka u ISO-8601 formatu kada se okidač pokrenuo.
• resource — vrsta objekta unutar data: event_booking, service_booking ili visitor_membership.
• data — snimak resursa, uključujući njegov javni ID, trenutne statusne zastavice i kontakt podatke posetioca (e-mail, ime i prezime, telefon). Rezervacije događaja i usluga takođe uključuju povezani blok događaja ili usluge/procedure; sadržaji članstva uključuju naziv članstva i javni ID.

Objekte kroz isporuke identifikujte po njihovom public_id — to je stabilan, ljudski prenosiv identifikator koji koristimo svuda drugde u platformi.

Autentifikacija

Izaberite šemu autentifikacije kako bi vaš primalac mogao da proveri da zahtev potiče iz Micali.online:

• Bez — zaglavlje Authorization se ne šalje. Koristite samo kada je vaš endpoint zaštićen na drugi način (potpisan URL, lista dozvoljenih IP-ova, privatna mreža).
• Basic — korisničko ime i lozinka se šalju kao standardno zaglavlje Authorization: Basic ....
• Bearer token — token koji ste naveli šalje se kao Authorization: Bearer <token>. Sačuvan šifrovano i nakon čuvanja API ga više ne vraća.

Isporuka i ponovni pokušaji

Isporuka je asinhrona i izvršava se kroz red pozadinskih poslova platforme. Ako primalac vrati status koji nije 2xx (ili zahtev potpuno ne uspe), posao se ponavlja sa eksponencijalnim odlaganjem — počevši od 60 sekundi, svaki put se udvostručuje, sa ograničenjem na jedan sat između pokušaja. Nakon deset neuspelih pokušaja, isporuka se označava kao neuspela i odbacuje. Slušaoci koji su između okidača i stvarne isporuke onemogućeni ili obrisani tiho se preskaču.

Prvi koraci

Najbrži put od praznog naloga do stranice spremne za rezervacije jeste da prepustite izgradnju intervjuu za podešavanje.

Intervju za podešavanje

Glavnom administratoru novog naloga nudi se intervju koji jednostavnim jezikom postavlja pitanja o poslu — šta nudite, da li ljudi dolaze u grupama u fiksno vreme ili rezervišu sopstveni termin, koliko stvari traju, kada radite, ko radi sa vama — a zatim odjednom kreira celokupnu postavku: usluge i njihove procedure, radno vreme, događaje i njihove datume, naziv i kategoriju vaše firme, vaš javni poddomen, vašu adresu na mapi, da li rezervacije treba odobravati, koji se podsetnici šalju i pozivnice za vaše osoblje.

Ne morate ga završiti u jednom sedenju. Vaši odgovori se čuvaju u hodu, tako da zatvaranje kartice i povratak kasnije nastavlja tamo gde ste stali. Intervju možete i potpuno odbaciti i sve napraviti ručno — nudi se jednom, ne nameće se.

Šta proveriti posle

Intervju ostavlja sve uključeno i spremno, ali pre nego što bilo kome pošaljete link, vredi proveriti dve stvari: otvorite svoj javni poddomen u privatnom prozoru pregledača da vidite tačno ono što vidi posetilac, i pregledajte šablone poruka koje je postavio, kako bi zvučali kao vi.

Ako ste počeli u demo verziji

Demo koji možete otvoriti sa sajta bez registracije je stvaran, funkcionalan nalog kratkog veka — briše se čim istekne, zajedno sa svime što ste u njemu podesili. Potvrdite svoju imejl adresu i on umesto toga postaje običan nalog, zadržavajući sve što ste već izgradili. Ako ste proveli veče slažući svoju nedelju u demo verziji, uradite to pre nego što zatvorite karticu.

Prijava

Niko u Micali.online nema lozinku. Svi se prijavljuju kodom poslatim na imejl, a menadžeri mogu dodati i brži način povrh toga.

Menadžeri

Unesite svoju imejl adresu i kratak kod stiže imejlom. Ukucajte ga i prijavljeni ste za tu sesiju. Ako ste išli negde konkretno — recimo na link iz obaveštenja — sletećete na tu stranicu, a ne na kontrolnu tablu.

Četvorocifreni PIN

Kada se jednom prijavite, možete da podesite PIN za pregledač koji koristite. Od tada taj pregledač traži samo te četiri cifre umesto koda poslatog imejlom, u naredih 30 dana. Važi po pregledaču: podešavanje PIN-a na telefonu ne menja ništa na vašem laptopu.

Posle tri pogrešna pokušaja pregledač prestaje da bude poverljiv — ponovo traži kod poslat imejlom, a sam PIN više neće biti dovoljan za ulaz. 30 dana se računa od trenutka kada ste ga podesili i ne produžava se korišćenjem.

Dodajte je na početni ekran

I aplikacija za menadžere i stranica za rezervacije vaših posetilaca mogu se dodati na početni ekran telefona, gde se otvaraju kao aplikacija. Upravo to na iPhone-u omogućava i push obaveštenja — tamo obaveštenja rade tek kada je stranica dodata na početni ekran.

Posetioci

Posetioci se prijavljuju na isti način, kodom poslatim na imejl, na vašem sopstvenom poddomenu. Posetilac koji nikada ranije nije rezervisao kod vas se jednostavno kreira na licu mesta prilikom prve prijave.

Kontrolna tabla

Prvi ekran posle prijave, u tri prikaza. Kartice pamte koju ste izabrali, tako da izaberite onu koja odgovara vašem načinu rada.

• Kalendar — cela nedelja prikazana kao mreža, sa svakim terminom događaja i usluge na svom mestu, a preklapajući termini se prikazuju jedan pored drugog. Možete da listate kroz nedelje i učinite redove višim ili nižim kako bi stali u gust dan.
• Agenda — jednostavan spisak onoga što sledi, termin za terminom. Ovaj prikaz najbolje radi na telefonu.
• Pregled — sažete kartice: šta sledi, šta treba da se potvrdi, nedavni odgovori na formulare.

Rad direktno iz kalendara

Klik na termin u kalendaru radi više od pukog otvaranja. Na terminu sa slobodnim mestom možete odmah da rezervišete posetioca; na praznom ga možete podeliti, otvoriti njegov spisak posetilaca ili u potpunosti ukloniti taj termin ako ga ne održavate.

Upravljanje rezervacijama

Sve što sledi nakon što se posetilac prijavio: ručno dodavanje ljudi, njihovo odobravanje, premeštanje i beleženje ko se zaista pojavio.

Ručno dodavanje nekoga

Ne stiže svaka rezervacija preko javne stranice — ljudi zovu telefonom ili vas uhvate uživo. Dodajte ih preko imejl adrese: ako je ta adresa već jedan od vaših posetilaca, povezuje se sa njim, a ako je nova, posetilac se pravi. Možete da podesite koliko mesta zauzima, dodate njegove pratioce i u njegovo ime popunite odgovore na formular.

Odobravanje i odbijanje

Ako se događaj ili procedura ne potvrđuju automatski, nove rezervacije čekaju na vas. Odobravanje šalje poruku potvrde; odbijanje šalje poruku odbijanja, tamo gde je procedura ima podešenu. Rezervacija nekoga ko ranije nije imao rezervaciju može poslati drugačiju, topliju poruku od one koju dobijaju vaši stalni posetioci.

Premeštanje rezervacije

Planovi se menjaju, a posetilac ne bi trebalo da mora da otkaže i ponovo rezerviše. Rezervacija događaja se može premestiti na drugi datum istog događaja ili na potpuno drugi događaj; rezervacija usluge se može premestiti na drugi termin ili drugu proceduru. Kapacitet na odredištu se ponovo proverava u trenutku premeštanja, a mesto koje se oslobodi ide onome ko je prvi na listi čekanja.

Beleženje ko se pojavio

Posle događaja prebacite posetioce koji su došli na prisutan. To nije samo evidencija: time se troši kredit sa članstva, osim ako plan ili događaj nisu podešeni da broje rezervaciju bez obzira na prisustvo. Dok to ne uradite, kredit ostaje rezervisan i preostali broj posetioca se ne menja.

Ne morate sami da pamtite. Kada se događaj završi, a rezervacije i dalje čekaju na beleženje prisustva, Micali.online šalje imejl osobi odgovornoj za taj datum sa linkom direktno na pravi spisak — i to samo za rezervacije kod kojih potvrda zaista nešto menja.

Plaćanje

Rezervacije nose oznaku plaćeno koju sami menjate; Micali.online ne prima novac. Ono što radi jeste da ga podseća: događaj može poslati podsetnik za plaćanje jednom ili dvaput pre datuma, i to samo posetiocima koji su potvrđeni, još uvek nisu platili i nisu pokriveni članstvom.

Iznošenje spiska

Rezervacije se izvoze u CSV fajl, za događaje i za usluge, tako da evidenciju možete predati kome god zatreba, saberete mesec u tabeli, ili zadržite sopstvenu kopiju. To je spisak kakav ste ga filtrirali, a ne fiksni izveštaj.

Deljenje termina

Ponekad želite nekome da pošaljete određeni termin — „ovog četvrtka u šest“ — umesto celog rasporeda i nade da će izabrati ispravno.

Svako mesto na kome možete da podelite pojedinačan termin daje vam i link i QR kod, spremne za štampanje ili slanje:

• Na rasporedu događaja, pored bilo kog nadolazećeg datuma.
• Na ekranu posetilaca, gde možete da izaberete bilo koji nadolazeći datum događaja — uključujući onaj koji još niko nije rezervisao.
• Na usluzi, gde birate proceduru, dan i vreme iz iste dostupnosti koju vide vaši posetioci.
• Na kalendaru i agendi, direktno iz samog termina.

Šta posetilac dobija

Link otvara vašu stranicu za rezervacije već na tom tačnom terminu, dok su ostali datumi sklonjeni s puta, tako da nema ništa da se bira niti da se pogreši. Ako je termin popunjen, umesto toga im se nudi lista čekanja za njega.

Vaši posetioci

Svi koji su ikada rezervisali kod vas, plus svi koje ste sami dodali, u jednom spisku koji možete da pretražujete, u koji možete da uvozite i koji možete da koristite za slanje pošte.

Uvoz spiska koji već imate

Otpremite CSV i recite koja kolona je koja — Micali.online ne mari za redosled kolona niti za to kako ih fajl naziva. Adrese koje su već u vašem nalogu se povezuju, a ne prepisuju, tako da uvoz spiska koji se preklapa sa vašim postojećim posetiocima neće nikome prepisati podatke.

Uvoz se odvija u pozadini i izveštava o tome šta je uradio, tako da veliki fajl ne zauzima ekran. Postoji gornja granica od 500 novododatih posetilaca dnevno, što je namerno: dovoljno je visoka za pravi spisak mušterija, a dovoljno niska da pogrešno otpremanje ne može da pobegne kontroli. Sve iznad granice se prijavljuje nazad umesto da se odbaci, a ponovni uvoz istog fajla sledećeg dana to preuzima.

Mejling liste

Mejling lista je sačuvana grupa posetilaca kojima možete da pišete iznova i iznova. Popunite je ručnim biranjem ljudi, ili biranjem događaja i usluga i perioda — svih koji su to rezervisali u poslednje dve nedelje, poslednju godinu, ili ikad.

Pisanje njima

Možete da pošaljete poštu sačuvanoj listi, svima na nekom događaju, ili celom svom nalogu. Svaka poruka se šalje pojedinačno, tako da jedna loša adresa ne može da zaustavi ostale, a svako bez imejl adrese se preskače — broj tih se prikazuje pre nego što počnete da pišete, a ne posle slanja.

Crna lista

Neke ljude biste radije dvaput pogledali pre nego što ih pustite unutra — onog ko redovno ne dođe iako je rezervisao, ili onog ko rezerviše šest mesta, a dovede jedno. Dodajte njegovu imejl adresu na crnu listu, uz belešku za sebe zašto.

Spisak je vezan za imejl adresu, a ne za zapis osobe — tako da brisanje posetioca i njegova ponovna prijava sa istom adresom ne uklanja unos sa spiska.

Poruke sa posetiocima

Razgovor je nit poruka između vašeg tima i jednog posetioca. Bilo koja strana može da ga započne, a sve što je rečeno ostaje vezano za tu osobu, umesto razbacano po bilo kome ko je slučajno odgovorio na njen imejl.

Kako razgovor počinje

Posetilac vam može pisati sa svoje stranice za rezervaciju — o rezervaciji ili ni o čemu posebnom. Razgovor možete da otvorite i sami, iz njegovog reda na spisku posetilaca, što je ispravan način da nekome postavite pitanje, a da to ne postane imejl koji dobiju svi.

Ko odgovara

Bilo ko u nalogu može da čita i odgovara, uključujući članove tima. Razgovor se može dodeliti određenoj osobi, a postoji i filter moje koji prikazuje ono što je dodeljeno vama ili na šta ste već odgovorili — tako da je u užurbanom danu manje verovatno da će dvoje ljudi odgovoriti istom posetiocu dvaput.

Održavanje kratkog spiska

Razgovori se mogu zatvoriti kada su rešeni i ponovo otvoriti ako posetilac opet napiše, čime se spisak svodi na ono što još treba osobu.

Ankete o zadovoljstvu

Automatski pitajte ljude koji su došli šta misle, čim događaj ili termin prođe.

Podešavanje ankete

Napišite pitanja, povežite anketu sa događajem ili uslugom i odredite koliko dugo posle završetka termina treba da bude poslata — odmah, sledećeg jutra, nekoliko dana kasnije, kako god odgovara. Dajte joj naziv za sopstvenu upotrebu; posetioci to nikada ne vide, samo pitanja.

Šta posetilac dobija

Imejl sa prvim pitanjem u njemu. Odgovor na to pitanje otvara ostatak na posebnoj stranici — bez prijave, bez lozinke, bez ičega za pamćenje. Što manje tražite od nekoga u tom trenutku, to više odgovora dobijate nazad.

Jednom po rezervaciji

Svaka rezervacija se pita tačno jednom, a slanje se beleži. Neko ko dolazi na vaš utorkov čas svake nedelje ne pita se da ga oceni svake nedelje.

Čitanje odgovora

Odgovori se prikupljaju uz anketu, tako da ih možete čitati zajedno, a ne svaki imejl zasebno. Takođe možete sebi prvo poslati testnu kopiju i videti celu stvar tačno onako kako će je videti posetilac.

Podrška

Za pitanja na koja ovaj vodič ne odgovara, ili kada nešto u vašem nalogu ne izgleda kako treba.

Otvaranje tiketa

Administratori i glavni administratori mogu da otvore tiket direktno iz aplikacije, što je bolje od slanja imejla jer stiže sa pripojenim vašim nalogom — niko ne mora da vas pita koja ste firma, a mi možemo da pogledamo stvarnu postavku koju opisujete.

Kako se nastavlja

Tiket je razgovor, a ne formular: odgovori sa naše strane stižu u istu nit, a vi ste obavešteni imejlom, tako da cela razmena ostaje na jednom mestu umesto da se rasprši po lancu imejlova.

Kako napraviti događaj i objaviti ga

Za glavne administratore i administratore. Cilj: posetilac može da dođe na vašu javnu stranicu i rezerviše termin.

1. Otvorite stranicu Događaji.

   Prijavite se u aplikaciju, izaberite ispravan nalog u gornjoj traci i otvorite Događaji iz glavnog menija.

2. (Po želji) Prvo napravite šablon.

   Ako ćete istu vrstu događaja izvoditi više puta, napravite ga jednom kao šablon — kapacitet, formular, poruke i tako dalje. Novi klasični događaji onda mogu da naslede od njega.

3. Napravite novi klasičan događaj.

   Kliknite na Novi događaj, dajte mu ime i opis, postavite kapacitet (najveći broj učesnika, da li mogu da dovedu prijatelje) i izaberite formular za rezervaciju.

4. Dodajte jedan ili više datuma događaja.

   Za svaku pojavu postavite vreme početka i, ako je potrebno, rok za prijavu. Bez bar jednog nadolazećeg datuma događaj se ne može rezervisati.

5. Ograničite na članstva (po želji).

   Ako samo članovi mogu da prisustvuju, dodajte tražena članstva pod Dozvoljena članstva. Ostavite prazno kako bi bilo koji posetilac mogao da rezerviše.

6. Izaberite poruke.

   Izaberite šablone za podsetnike o plaćanju, otkazivanja i podsetnik o dolasku. Proverite da li je odgovarajući konektor (SMTP, SendGrid ili Twilio) konfigurisan na nivou naloga.

7. Uključite Aktivno.

   Ovim događaj postaje aktivan unutar naloga. Posetiocima ipak neće biti dostupan dok ne napravite sledeći korak.

8. Uključite Javno.

   Sada se događaj pojavljuje na vašem javnom poddomenu. Otvorite poddomen u privatnom prozoru pregledača da biste proverili da li sve izgleda ispravno.

Kako napraviti uslugu ili proceduru i objaviti ih

Za glavne administratore i administratore. Cilj: posetilac može da izabere proceduru i rezerviše slobodan vremenski termin.

1. Otvorite stranicu Usluge.

   Iz menija aplikacije izaberite Usluge. Spisak prikazuje sve što pripada aktivnom nalogu.

2. Napravite uslugu.

   Kliknite na Nova usluga, unesite ime, opis, lokaciju, adresu i vremensku zonu. Vremenska zona je važna — u njoj se interpretiraju svi prozori dostupnosti.

3. Dodajte procedure.

   Za svaku stvar koju posetilac može da rezerviše, napravite proceduru sa imenom i trajanjem. Po želji postavite vreme pripreme pre procedure i vreme čišćenja posle nje kako kalendar ne bi dvostruko rezervisao.

4. Postavite dostupnost.

   Definišite ponavljajuće vremenske prozore u kojima su rezervacije dozvoljene (na primer pon–pet 9:00–17:00). Rezervisati se mogu samo termini unutar aktivnog prozora dostupnosti.

5. Izaberite formular za rezervaciju (po želji).

   Ako su vam potrebne informacije od posetioca u trenutku rezervacije — telefon, alergije, napomene — priložite formular uz uslugu.

6. Uključite Aktivno na usluzi i na svakoj proceduri.

   Neaktivna usluga se skriva svuda; neaktivna procedura ostaje u bazi podataka, ali se ne pojavljuje u toku rezervacije.

7. Uključite Javno na usluzi.

   Posetioci sada vide uslugu na vašem javnom poddomenu, sa dostupnim procedurama i sledećim slobodnim terminima.

Kako napraviti članstvo i objaviti ga

Za glavne administratore i administratore. Cilj: posetilac može da kupi članstvo i koristi ga za rezervaciju događaja.

1. Otvorite stranicu Članstva.

   Iz menija aplikacije izaberite Članstva.

2. Napravite članstvo.

   Kliknite na Novo članstvo, dajte mu ime i kratak opis koji objašnjava šta posetilac dobija.

3. Postavite cenu, valutu i ograničenja.

   Unesite cenu (u najmanjoj jedinici valute), valutu, najveći broj korišćenja i/ili trajanje u danima. Ako ostavite ograničenje prazno, znači da je neograničeno.

4. Definišite kada može da se kupi.

   Postavite dostupno od (kada se pojavljuje na javnoj stranici) i opciono dostupno do (kada nestaje). Korisno za sezonske ili vremenski ograničene ponude.

5. (Po želji) Povežite ga sa događajima.

   Ako članstvo treba da otključa određene događaje, otvorite svaki događaj i dodajte članstvo pod Dozvoljena članstva.

6. Uključite Aktivno.

   Članstvo je sada deo vašeg naloga. Postojeća članstva posetilaca koji se vraćaju nastavljaju da rade čak i kada je ovo isključeno.

7. Uključite Javno.

   Posetioci vide članstvo na vašem javnom poddomenu i mogu da ga kupe. Potvrdite tako što ćete otvoriti poddomen u privatnom prozoru.

Kako napraviti šablon poruke

Za glavne administratore i administratore. Šabloni žive na nivou naloga — napišite ih jednom i ponovo upotrebite na bilo kom događaju, usluzi ili članstvu.

1. Otvorite stranicu Šabloni poruka.

   Iz menija aplikacije izaberite Šabloni poruka unutar aktivnog naloga.

2. (Po želji) Postavite podrazumevane šablone.

   Ako je ovo nov nalog, kliknite na Postavi podrazumevane da napravite početni šablon za svaki podržani slot na jeziku naloga. Bilo koji od njih možete naknadno urediti.

3. Napravite novi šablon.

   Kliknite na Novi šablon i dajte mu jasno, interno ime — na primer „Joga — podsetnik za plaćanje“. Ime se prikazuje samo vašem osoblju.

4. Napišite imejl verziju.

   Popunite naslov i telo imejla. Koristite rezervisana mesta kao što su %visitor_first_name% i %event_start_at% svuda gde želite personalizovane vrednosti. Po želji postavite ime pošiljaoca.

5. Napišite SMS verziju (po želji).

   Ako planirate da ovo šaljete i kao SMS, popunite telo SMS-a. Neka bude kratko — pružaoci SMS usluga naplaćuju po segmentu.

6. Sačuvajte šablon.

   Potrebno vam je bar ime i telo imejla ili telo SMS-a. Šablon se sada pojavljuje u padajućim spiskovima na svakom formularu događaja, procedure i članstva.

7. Priložite šablon gde vam je potreban.

   Otvorite relevantan događaj, proceduru usluge ili članstvo i izaberite novi šablon u odgovarajućem slotu — na primer Podsetnik o dolasku na događaju. Sačuvajte i gotovi ste.