Välkommen till Micali.online

Användarroller

Varje person som interagerar med Micali.online faller under en av dessa roller. Roller styr vad någon kan se, redigera och godkänna.

Vad varje roll kan göra

Konto

Ett konto representerar ett företag eller en organisation som äger bokningsuppsättningen — salongen, studion, kliniken. Varje konto har sin egen offentliga subdomän (till exempel yourname.micali.online) där besökare landar för att göra en bokning.

Ett konto innehåller alla delar som en besökare interagerar med: medlemskapen de kan köpa, tjänsterna och procedurerna de kan boka, evenemangen de kan anmäla sig till och formulären de fyller i längs vägen.

Vart svar går

Ange en svarsadress på kontot, och varje meddelande Micali.online skickar å dina vägnar bär den, så att en besökare som helt enkelt trycker på svara når den inkorg du faktiskt läser. Lämna den tom så går svar tillbaka till vilken adress mejlet än skickades från. Det är en inställning för alla dina mallar, inte något att upprepa på var och en.

Färger

Det finns 28 färgteman. Ett konto väljer ett för alla, och vem som helst kan åsidosätta det för sig själv — ditt eget val vinner över kontots, och kontots över standardtemat. Det ändrar appen du och ditt team arbetar i; det stylar inte om din offentliga bokningssida.

Evenemang

Ett evenemang är en tidslucka — eller en serie tidsluckor — som besökare kan anmäla sig till. Använd evenemang för klasser, gruppmöten, workshops, föreställningar och alla andra reservationer som är knutna till en fast starttid.

Mallevenemang vs. klassiska evenemang

Evenemang finns i två varianter:

• Mallevenemang — en återanvändbar mall. Mallar visas aldrig för besökare; de finns så att du kan skapa många riktiga evenemang med samma inställningar (kapacitet, formulär, meddelanden osv.) utan att behöva mata in allt på nytt.
• Klassiskt evenemang — ett riktigt, bokningsbart evenemang. Ett klassiskt evenemang kan skapas från grunden eller länkas till en mall, och ärver i så fall mallens konfiguration.

Viktiga inställningar att känna till

• Kapacitet — hur många besökare som kan delta i en tidslucka, och om varje besökare kan ta med ”vänner” (extra enheter). Ange minimum och maximum antal deltagare. Kapaciteten räknas i platser, inte i bokningar: en besökare som tar med två vänner upptar tre platser.
• Anmälningsfrist — den senaste tidpunkten en besökare kan boka. Om det lämnas tomt förblir bokningar öppna tills evenemanget startar.
• Automatisk bekräftelse — om reservationer accepteras omedelbart eller väntar på administratörens godkännande.
• Tillåtna medlemskap — begränsa vem som får boka genom att begränsa evenemanget till specifika medlemskap. Om du lämnar detta tomt kan vem som helst boka.
• Väntelista — när evenemanget är fullbokat kan nya besökare placeras på en väntelista och meddelas automatiskt när en plats blir ledig.
• Meddelanden — välj vilka meddelandemallar som skickas för bokningsbekräftelse, betalningspåminnelser, avbokningar, närvaropåminnelser och väntelisteuppdateringar. Varje evenemang har sin egen plats för varje syfte, så du kan kombinera mallar per evenemang.
• Ansvarig person — teammedlemmen som äger evenemanget. Det är den personen Micali.online skriver till när något behöver uppmärksamhet, det är den som %responsible_person% löses till i dina meddelanden, och den personen är förvald för att hantera konversationer om det. Ett enskilt datum kan namnge någon annan, vilket är hur du täcker en kollegas vecka utan att röra själva evenemanget.
• Bilagor — filer som följer med evenemanget, upp till 8 MB var. De lagras exakt som de laddades upp: inget ändras i storlek eller beskärs, så en planritning eller ett skannat formulär förblir läsbart.

Tjänster och procedurer

Tjänster är för en-till-en-bokningar där besökaren väljer en tid som passar dem. Tänk på en frisörsalong, en privatlektion, en konsultation eller en behandling.

Hur tjänster och procedurer hänger ihop

• En tjänst är behållaren — erbjudandet som helhet (till exempel ”Frisörsalong centrum”). Den har ett namn, en beskrivning, en plats, en adress och en tidszon.
• En procedur är en specifik sak du kan boka inom den tjänsten (till exempel ”Klippning — 30 minuter”, ”Färgning — 90 minuter”). En tjänst kan ha många procedurer.
• Tillgänglighet är kalendern över tidsfönster när besökare kan välja att boka. Dessa anger du per tjänst.
• Bokningsintervall avgör hur ofta en bokning kan starta inom dessa fönster — var 5:e, 10:e, 15:e, 20:e, 30:e, 60:e eller 120:e minut, 15 som standard. Det är en inställning för hela tjänsten: det som en besökare erbjuds och det du kan boka in dem i är samma rutnät, så inget kan bokas av dig som de inte hade kunnat boka själva.

På den offentliga sidan väljer en besökare först en tjänst, sedan en procedur, sedan en ledig tidslucka — och fyller slutligen i eventuella obligatoriska formulär.

Automatiserade meddelanden

Varje procedur kan kopplas till fyra meddelandemallar — en för det ögonblick då en bokning skapas, en för bekräftelse, en för avslag och en påminnelse före tiden. Välj mallarna per procedur så att olika tjänster kan tala med olika ton.

Medlemskap

Ett medlemskap är en förbetald plan som en besökare köper — ett klippkort, en månadsprenumeration, ett säsongskort. Använd medlemskap för att fakturera i förväg och för att styra vem som får boka vissa evenemang.

Vad ett medlemskap definierar

• Pris och valuta — vad besökaren betalar.
• Användningsgränser — maximalt antal användningar och/eller maximal varaktighet i dagar. Lämna en gräns tom, eller ange den till 0, så räknas den som obegränsad.
• Tillgänglighetsfönster — när medlemskapet kan köpas (available_from och valfritt available_to).

Hur medlemskap öppnar evenemang

I sig självt är ett medlemskap bara en produkt som besökare kan köpa. För att använda det som en spärr, länka det till ett eller flera evenemang som ett tillåtet medlemskap. Efter det kan bara besökare som har det medlemskapet boka evenemanget.

Som standard förbrukas en kredit först när någon bekräftar att besökaren faktiskt dök upp — platsen väntar på brytaren närvarande i besökarlistan. Två inställningar kan upphäva det, på två olika nivåer: planen kan säga det här medlemskapet förbrukar alltid en kredit, och ett enskilt evenemang kan säga det här evenemanget förbrukar en kredit även utan närvaro. Endera räcker på egen hand.

Ett uteblivet besök kostar alltså besökaren en kredit när planen eller evenemanget säger att det ska göra det, och kostar ingenting när ingetdera gör det — i så fall ligger krediten kvar orörd tills en administratör markerar besökaren som närvarande.

Följa en besökares medlemskap

Öppna en besökares medlemskap så får du listan över varje bokning som har förbrukat en kredit från det, med datumet då var och en räknades. När någon frågar varför de har tre besök kvar i stället för fyra, är den listan svaret.

Du kan också ändra tilldelningen för just den personen utan att röra planen alla andra är på — ge en ersättningsgång efter en avbokning, eller rätta en felräkning. Ange deras startantal, eller lägg till och dra ifrån allt eftersom; varje ändring registreras med vem som gjorde den, så ett justerat saldo alltid kan förklaras senare.

Hur ett medlemskap används

När en besökare med ett giltigt medlemskap bokar något som medlemskapet täcker, tillämpas det åt dem som standard — de behöver inte komma ihåg att välja det, och du behöver inte koppla det i efterhand. Att tillämpa det är inte detsamma som att förbruka det: krediten reserveras i det ögonblicket och räknas först när närvaron är avgjord, enligt reglerna som beskrivs ovan.

Automatiserade medlemskapsmeddelanden

Medlemskap kan utlösa fyra meddelandemallar:

• Efter varje användning — bekräfta att en kredit förbrukades och hur många som återstår.
• Före slutdatum — en förvarning ett konfigurerbart antal dagar innan medlemskapet löper ut.
• Vid utgång — skickas när medlemskapet upphör.
• Få återstående användningar — skickas när besökarens återstående krediter sjunker under en tröskel du anger.

Formulär

Ett formulär är uppsättningen frågor som en besökare svarar på vid bokning. Bygg det en gång och koppla det dit du behöver svaren — ett evenemang, en tjänst, ett medlemskap eller varje enskild deltagare i en reservation.

Vad du kan fråga om

Varje fält har en etikett, en typ och ett internt namn. De tillgängliga typerna är:

Text och lång text, nummer, val (radioknappar eller en rullgardinsmeny) samt datum, tid eller datum och tid.

Formulär för varje deltagare

När en bokning kan inkludera medföljande personer kan ett evenemang be om uppgifter för varje deltagare, inte bara personen som bokar. Det formuläret måste innehålla ett fält som heter name — det är det som identifierar varje deltagare i dina listor.

Återkommande besökare behöver inte skriva om

När någon som har svarat på ett formulär tidigare bokar igen fylls deras senaste svar på samma formulär i åt dem. Det matchas på formuläret, inte på var de svarade — så två evenemang som delar ett formulär förifylls från varandra, och det senaste svaret vinner alltid.

Ett gammalt svar återanvänds bara om det fortfarande passar fältet så som det är definierat i dag. Ett fält som sedan dess har tagits bort eller bytt namn, ett val som inte längre finns på listan, ett tal som nu ligger utanför intervallet — allt detta börjar tomt i stället. Att tyst återanvända ett sådant värde vore värre än ett tomt fält: besökaren skulle se ingenting i rutan medan det inaktuella svaret ändå skickades in.

Meddelandemallar

En meddelandemall är en återanvändbar textdel som plattformen skickar till besökare vid rätt tillfälle — bokningsbekräftelse, betalningspåminnelse, närvaropåminnelse, utgångsvarning och så vidare. Definiera en mall en gång på kontonivå och referera till den från varje evenemang, tjänsteprocedur eller medlemskap som ska använda den.

En mall, tre kanaler

Varje mall har platser för en e-post-version (ämne + text), en SMS-version (ämne + text) och en push-avisering (titel + text). Fyll i en, två eller alla tre — minst en av dem måste finnas när du sparar.

Det du lämnar tomt används helt enkelt inte:

• Om e-posttexten är tom skickas ingen e-post när denna mall utlöses.
• Om SMS-texten är tom skickas inget SMS när denna mall utlöses.
• Om push-innehållet är tomt skickas ingen push-avisering när denna mall utlöses.

Utöver texten har varje mall en brytare för skicka e-post och en för skicka SMS, båda på som standard. Att stänga av en av dem behåller texten exakt som du skrev den, men slutar skicka på den kanalen — praktiskt för att pausa SMS i en månad utan att skriva om det senare. Du kan växla dem direkt i listan över mallar. Push har ingen brytare: den skickas alltid när mallen har push-text, eftersom det är den enda kanalen som når en besökare som varken har gett dig en e-postadress eller ett telefonnummer.

En kanal behöver också någonstans att landa. E-post hoppas över för en besökare utan e-postadress och SMS för en besökare utan telefonnummer, oavsett hur brytarna är inställda.

Platshållare du kan använda

Mallar stödjer enkla variabler som ersätts med riktiga data vid sändningstillfället. Du kan placera vilken som helst av dessa i ämne eller text, på endera kanalen:

Platshållare som inte gäller ett visst meddelande (till exempel %event_name% i en tjänstepåminnelse) lämnas helt enkelt tomma.

Var mallar används

För det mesta hämtas en mall automatiskt av den enhet som utlöser meddelandet. Här är den fullständiga listan över platser.

På ett evenemang

• Bokning skapad — skickas i det ögonblick en besökare skickar in en reservation.
• Bekräftelse — skickas när reservationen bekräftas (manuellt eller automatiskt).
• Bekräftelse första gången — skickas i stället för den vanliga bekräftelsen när detta är besökarens första bokning för evenemanget, så att nykomlingar kan få ett varmare välkomnande än stamgäster.
• Betalning saknas — betalningspåminnelse, med en eller två konfigurerbara förvarningstider (första och andra påminnelse, i timmar före evenemanget).
• Närvaropåminnelse — skickas ett konfigurerbart antal timmar före evenemanget.
• Avbokning — skickas när besökaren avbokar.
• Kontoavbokning — skickas när en administratör avbokar besökarens reservation.
• Väntelista — tillagd — skickas när besökaren placeras på väntelistan.
• Väntelista — befordrad — skickas när en plats blir ledig och besökaren får boka.

På en tjänsteprocedur

• Bokning skapad — skickas när besökaren skickar in begäran.
• Bekräftelse — skickas när tiden godkänns.
• Bekräftelse första gången — skickas i stället för den vanliga bekräftelsen när detta är besökarens första bokning för tjänsten.
• Avslag — skickas när begäran avslås.
• Påminnelse — skickas före tiden.

På ett medlemskap

• Efter varje användning — skickas varje gång en kredit förbrukas.
• Före slutdatum — skickas ett konfigurerbart antal dagar innan medlemskapet löper ut.
• Vid utgång — skickas när medlemskapet når sitt slutdatum.
• Få återstående användningar — skickas när antalet återstående krediter sjunker under tröskeln du angett.

AI

Micali.online kan svara på dina frågor om appen, hjälpa dig att skriva och generera meddelandena dina besökare får. Allt detta är valfritt, och inget skickas till en besökare utan att du har sett det först.

Fråga AI

En assistent inuti appen som känner till både hur Micali.online fungerar och vad som finns i ditt eget konto, så du kan fråga ”hur stoppar jag det här evenemanget från att visas offentligt?” eller ”vilka av mina medlemskap löper ut den här månaden?” och få ett svar om din uppsättning. Konversationen är privat för ditt konto och sparas i sju dagar.

Vilken AI som gör jobbet

En rotadministratör väljer anslutningen under AI i kontoinställningarna. Det finns två sätt att köra den på:

• Din egen nyckel — klistra in en API-nyckel från ChatGPT eller Gemini. Du betalar din leverantör direkt, och Micali.online tar ingen avgift för det.
• Inbyggd — använd Micali.onlines egen anslutning utan något att konfigurera.

En nyckel du klistrar in lagras skrivskyddad: appen visar dig en maskerad förhandsvisning och kan visa den för dig igen, men den lämnas aldrig ut via API:et. Du kan testa anslutningen innan du sparar och se hur mycket du har använt.

Skrivassistent

Bredvid de flesta längre textrutor — en evenemangs- eller tjänstebeskrivning, din verksamhetsbeskrivning, ett chattsvar till en kund — sitter två knappar. Putsa förbättrar det du redan har skrivit; Generera skriver ett första utkast utifrån en kort brief. Båda visar resultatet i en dialogruta som du kan godkänna eller avvisa, så inget skrivs någonsin över i tysthet.

AI-skrivna besökarmeddelanden

En meddelandemall kan bära en prompt i stället för fast text, på vilken som helst av sina kanaler. Texten skrivs då fram vid sändningstillfället utifrån prompten och den bokningens detaljer, så varje besökare får något specifikt i stället för en mening med bara namnet ibockat.

Håll den statiska texten ifylld ändå. Den är reservlösningen: om genereringen misslyckas, eller kontot saknar en AI-anslutning, skickas den statiska texten i stället och besökaren märker aldrig något.

Offentlig vs. Aktiv — vad varje flagga betyder

Evenemang, tjänster och medlemskap delar två av/på-brytare. De ser lika ut men de svarar på två olika frågor.

Kombinationer och vad de betyder

Webhooks

Webhooks låter Micali.online meddela dina egna system i samma stund som något händer inuti ett konto — en ny besökare, en bokning, en medlemskapsbetalning. Konfigurera en eller flera lyssnar-URL:er per konto, välj de händelser du bryr dig om, och Micali.online postar en JSON-payload till varje URL när de utlöses. Perfekt för att synka bokningar in i ett CRM, utlösa nedströmsautomatiseringar eller bygga dashboards ovanpå dina reservationsdata.

Vem kan konfigurera dem

Endast rotadministratörer kan skapa, redigera och ta bort webhook-lyssnare. Administratörer och teammedlemmar kan inte se eller ändra dem. Webhooks finns tillsammans med de andra integrationerna — öppna Anslutningar → Webhooks för att hantera dem.

Händelser du kan lyssna på

Varje lyssnare är bunden till en enda händelsetyp. Lägg till flera lyssnare — även pekande mot samma URL — för att ta emot fler än en händelsetyp. Katalogen över händelser som för närvarande sänds är:

• visitor.created — en ny besökare anmälde sig i kontot.
• visitor.updated — en befintlig besökarprofil uppdaterades.
• event_booking.created — en besökare bokade en evenemangsplats.
• event_booking.confirmed — en evenemangsbokning bekräftades (manuellt eller automatiskt).
• event_booking.cancelled — en evenemangsbokning avbokades.
• service_booking.created — en besökare bokade en tjänsteplats.
• service_booking.confirmed — en tjänstebokning bekräftades.
• service_booking.cancelled — en tjänstebokning avbokades.
• membership.assigned — ett medlemskap tilldelades en besökare.
• membership.paid — ett besökarmedlemskap markerades som betalt.
• membership.ended — ett besökarmedlemskap nådde sitt slutdatum.

Vad som skickas

Varje leverans är en enda HTTP POST till din URL med en JSON-kropp. Följande huvuden följer alltid med begäran:

• Content-Type: application/json — kroppen är alltid JSON-kodad.
• User-Agent: micali-webhooks/1.0 — identifierar avsändaren.
• X-Micali-Event: <event_type> — upprepar händelsetypen så att du kan dirigera utan att parsa kroppen.
• Authorization — skickas endast när du konfigurerar autentisering på lyssnaren (se nedan).

Payloadens form

Alla payloads delar samma kuvert:

• event — händelsetypen (samma värde som X-Micali-Event-huvudet).
• occurred_at — ISO-8601-tidsstämpel för när utlösaren kördes.
• resource — typen av objekt inuti data: event_booking, service_booking eller visitor_membership.
• data — en ögonblicksbild av resursen, inklusive dess publika ID, aktuella statusflaggor och besökarens kontaktuppgifter (e-post, för- och efternamn, telefon). Evenemangs- och tjänstebokningar inkluderar också det länkade evenemanget eller tjänste-/procedurblocket; medlemskapspayloads inkluderar medlemskapets namn och publika ID.

Identifiera objekt över leveranser genom deras public_id — det är den stabila, mänskligt delbara identifieraren vi använder överallt annars i plattformen.

Autentisering

Välj ett autentiseringsschema så att din mottagare kan verifiera att begäran kom från Micali.online:

• Ingen — inget Authorization-huvud skickas. Använd endast när din slutpunkt är skyddad på annat sätt (signerad URL, IP-tillåtelselista, privat nätverk).
• Basic — användarnamn och lösenord skickas som standard Authorization: Basic ...-huvud.
• Bearer-token — token du anger skickas som Authorization: Bearer <token>. Lagras krypterad i vila och returneras aldrig av API:et när den väl är sparad.

Leverans och nya försök

Leveransen är asynkron och körs genom plattformens bakgrundsjobbskö. Om mottagaren returnerar en icke-2xx-status (eller begäran misslyckas helt) försöker jobbet igen med exponentiell backoff — börjar vid 60 sekunder, dubblas varje gång och är begränsat till en timme mellan försök. Efter tio misslyckade försök markeras leveransen som misslyckad och kastas. Lyssnare som är inaktiverade eller borttagna mellan utlösaren och själva leveransen hoppas tyst över.

Kom igång

Det snabbaste sättet att gå från ett tomt konto till en bokningsbar sida är att låta uppstartsintervjun bygga den åt dig.

Uppstartsintervjun

En rotadministratör för ett nytt konto erbjuds en intervju som frågar om verksamheten på vanligt språk — vad du erbjuder, om folk kommer i grupp vid en fast tid eller bokar sin egen tid, hur lång tid saker tar, när du har öppet, vilka som jobbar hos dig — och skapar sedan hela uppsättningen på en gång: tjänster och deras procedurer, öppettider, evenemang och deras datum, ditt företagsnamn och kategori, din offentliga subdomän, din adress på kartan, om bokningar behöver godkännas, vilka påminnelser som skickas ut, och inbjudningar till din personal.

Du behöver inte bli klar i ett svep. Dina svar sparas allt eftersom, så att stänga fliken och komma tillbaka senare tar vid där du slutade. Du kan också avfärda intervjun helt och bygga allt för hand — den erbjuds en gång, den tvingas inte fram.

Vad du bör kontrollera efteråt

Intervjun lämnar allt påslaget och klart, men två saker är värda en titt innan du skickar länken till någon: öppna din offentliga subdomän i ett privat webbläsarfönster för att se exakt vad en besökare ser, och skumma igenom de meddelandemallar den skapade så att formuleringarna låter som dig.

Om du började i en demo

Demot du kan öppna från webbplatsen utan att registrera dig är ett riktigt, fungerande konto med kort livslängd — det tas bort när det löper ut, tillsammans med allt du har byggt upp i det. Bekräfta din e-postadress så blir det i stället ett vanligt konto som behåller allt du redan har byggt. Om du har lagt en kväll på att ordna din vecka i ett demo, gör det innan du stänger fliken.

Logga in

Ingen på Micali.online har ett lösenord. Alla loggar in med en kod som skickas till e-posten, och administratörer kan lägga till ett snabbare sätt utöver det.

Personal

Ange din e-postadress, så kommer en kort kod via e-post. Skriv in den så är du inloggad för sessionen. Om du var på väg till något specifikt — en länk från en avisering, till exempel — hamnar du på den sidan i stället för på dashboarden.

Den fyrsiffriga PIN-koden

När du väl är inloggad kan du ange en PIN-kod för webbläsaren du använder. Från och med då frågar den webbläsaren bara efter de fyra siffrorna i stället för den e-postade koden, i 30 dagar. Det är per webbläsare: att ange en PIN-kod på telefonen gör ingenting för din bärbara dator.

Tre felaktiga gissningar och webbläsaren slutar vara betrodd — den återgår till att fråga efter en e-postad kod, och enbart PIN-koden kommer inte längre in. De 30 dagarna räknas från när du ställde in den och förlängs inte av att du använder den.

Lägg till den på hemskärmen

Både administratörsappen och dina besökares bokningssida kan läggas till på en telefons hemskärm, där de öppnas som en app. Det är också det som gör push-aviseringar möjliga på iPhone — där fungerar aviseringar bara när sidan har lagts till på hemskärmen.

Besökare

Besökare loggar in på samma sätt, med en kod till sin e-post, på din egen subdomän. En besökare som aldrig har bokat hos dig tidigare skapas helt enkelt direkt första gången de loggar in.

Dashboarden

Den första skärmen efter inloggning, i tre vyer. Flikarna kommer ihåg vilken du valde, så välj den som passar hur du jobbar.

• Kalender — en hel vecka upplagd som ett rutnät, med varje evenemangs- och tjänstetid på plats och överlappande sida vid sida. Du kan bläddra genom veckor och göra raderna högre eller lägre för att passa en tät dag.
• Agenda — en enkel lista över vad som är på gång, en tid efter en annan. Den här fungerar bäst på en telefon.
• Översikt — sammanfattningskort: vad som är näst på tur, vad som behöver bekräftas, senaste formulärsvaren.

Att jobba direkt från kalendern

Att klicka på en tid i kalendern gör mer än att öppna den. På en tid med plats kvar kan du boka in en besökare direkt; på en tom tid kan du dela den, öppna dess besökarlista, eller ta bort den tiden helt om du inte kör den.

Hantera bokningar

Allt som händer efter att en besökare har anmält sig: lägga till personer själv, godkänna dem, flytta dem och registrera vem som faktiskt dök upp.

Lägga till någon själv

Inte alla bokningar kommer via den offentliga sidan — folk ringer, eller träffar dig personligen. Lägg till dem via e-postadress: om adressen redan tillhör en av dina besökare matchas den mot dem, och om den är ny skapas besökaren. Du kan ange hur många platser de tar, lägga till deras sällskap och fylla i formulärets svar å deras vägnar.

Godkänna och avslå

Om evenemanget eller proceduren inte bekräftar automatiskt väntar nya bokningar på dig. Att godkänna en skickar bekräftelsemeddelandet; att avslå skickar avslagsmeddelandet, där proceduren har ett sådant inställt. En bokning gjord av någon utan tidigare bokning kan skicka ett annat, varmare meddelande än det dina stamgäster får.

Flytta en bokning

Planer ändras, och en besökare ska inte behöva avboka och boka om. En evenemangsbokning kan flyttas till ett annat datum för samma evenemang eller till ett helt annat evenemang; en tjänstebokning kan flyttas till en annan tid eller en annan procedur. Kapaciteten på destinationen kontrolleras på nytt när flytten sker, och platsen som frigörs går till den som står först på väntelistan.

Markera vilka som dök upp

När ett datum har startat ställer varje bekräftad bokning en fråga: kom personen? Att svara på den är inte bara bokföring. Närvarande är det som förbrukar en kredit från ett medlemskap, om inte planen eller evenemanget är inställt på att räkna bokningen oavsett närvaro; Kom inte ger tillbaka platsen och krediten. Tills du svarar ligger krediten reserverad och besökarens återstående antal ändras inte.

Det finns flera ställen att svara på den — allt från en hel klass med ett enda klick till en enskild bokning, eller från medlemskapets sida:

• Bokningslistan. Öppna Besökare → Evenemang, välj evenemanget och titta på de bekräftade bokningarna för ett datum som redan varit (påminnelsemejlet länkar direkt dit). En kolumn för Närvaro dyker upp så snart datumet har startat — den finns inte för framtida datum, eftersom det inte finns något att svara på än. Varje rad har en grön bock för närvarande och ett rött kryss för kom inte; tryck på det svar som lyser för att ta tillbaka det. Närvarande Kom inte
• Alla närvarande. Rubriken för varje datum har en knapp för Alla närvarande. Den fyller bara i de bokningar som ännu inte har något svar, så alla du redan har markerat som frånvarande förblir frånvarande. Alla närvarande
• Ett urval. Bocka för de rader du vill och använd Markera valda som närvarande eller Markera valda som frånvarande — praktiskt när de flesta i klassen kom och några få inte gjorde det.
• Från telefonen. På översikten visar vyn Agenda en liten Närvaro-pill på varje evenemang som har startat — gul med en siffra medan svar saknas, grön när alla är besvarade. Tryck på den så listar en panel de bekräftade bokningarna med samma knappar för närvarande/kom inte och en genväg för Alla närvarande, så att du kan ta upp närvaron medan folk fortfarande är i rummet.
• En bokning. Öppna bokningen från listan (pennikonen) och använd omkopplaren Var närvarande på dess detaljsida, bredvid besökarens formulärsvar och anteckningar.
• Från medlemskapet. Öppna Medlemskap, välj planen och sedan medlemmen — siffran i användningskolumnen öppnar deras sida för Användning av medlemskap. Varje accepterad bokning som väntar på närvaro listas där med ett par Bekräfta närvaro / Kom inte, och medlemslistan visar hur många av varje medlems bokningar som fortfarande väntar. Det är samma svar som överallt annars, bara grupperat per medlem, vilket är det naturliga stället när du kontrollerar hur många krediter någon har kvar. Bekräfta närvaro Kom inte

Administratörer kan svara för alla evenemang. En teammedlem kan bara svara för de evenemang de ansvarar för — överallt annars är knapparna nedtonade.

Du behöver inte komma ihåg det själv. När ett evenemang har avslutats och bokningar fortfarande väntar på närvaro, mejlar Micali.online den som ansvarar för det datumet med en länk direkt till rätt lista — och bara för de bokningar där en bekräftelse faktiskt ändrar något.

Betalning

Bokningar har en betald-flagga som du växlar själv; Micali.online tar inte emot pengarna. Det den gör är att jaga den: ett evenemang kan skicka en betalningspåminnelse en eller två gånger före datumet, och bara till besökare som är bekräftade, fortfarande obetalda och inte täckta av ett medlemskap.

Ta listan någon annanstans

Bokningar exporteras till en CSV-fil, för evenemang och för tjänster, så att du kan lämna en närvarolista till den som behöver en, summera en månad i ett kalkylblad, eller behålla en egen kopia. Det är listan så som du har filtrerat den, inte en fast rapport.

Dela dina evenemang och tjänster

Varje evenemang, tjänst och medlemskap har sin egen offentliga adress, precis som din bokningssida i sin helhet. Dela ut den som en länk eller skriv ut den som en QR-kod — den som öppnar den hamnar direkt på sidan där bokningen görs.

Adressen till allt du erbjuder

Din bokningssida finns på kontots subdomän — namnet du valde på Konto-sidan, följt av .micali.online. Det är den enda adress där besökare bläddrar bland allt du har gjort offentligt:

• https://yourname.micali.online — alla kommande evenemang.
• https://yourname.micali.online/services — alla tjänster och deras procedurer.
• https://yourname.micali.online/memberships — medlemskapen besökare kan köpa.

Besökare växlar mellan dessa med flikarna högst upp på sidan, och en flik visas bara när det finns något offentligt bakom den. Det är adressen att sätta på din webbplats, i din e-postsignatur eller på skylten vid dörren — allt du publicerar senare dyker upp där utan att länken ändras.

Ett evenemang, en tjänst eller ett medlemskap

Listorna Evenemang, Tjänster och Förbetalda planer visar en rad med små knappar längst till höger i varje rad. Delningsknappen är den med tre sammanlänkade prickar:

Ett klick öppnar ett litet fönster med båda sakerna du kan behöva:

• Länken — klicka på den en gång för att markera den helt, eller tryck på Kopiera för att lägga den i urklipp. Den ser ut ungefär så här: https://yourname.micali.online/events/AbCdEfGhIj.
• QR-koden för samma länk, med Ladda ner QR-kod för att spara den som en PNG-bild du kan lägga in i en affisch, ett flygblad eller en presentation.

Mallevenemang har ingen delningsknapp — en mall visas aldrig för besökare. Dela i stället de riktiga evenemang du skapar utifrån den.

Vad besökaren får

Länken öppnar det evenemanget, den tjänsten eller det medlemskapet direkt på din bokningssida, med datum eller procedurer redo att väljas — det finns inget att leta efter. Den fortsätter att fungera så länge objektet är både offentligt och aktivt; stäng av det ena och länken har inget att boka förrän du sätter på det igen.

Dela datum och tid

Ibland vill du skicka en specifik tid till någon — ”den här torsdagen klockan sex” — i stället för hela ditt schema och ett hopp om att de väljer rätt.

Varje ställe där du kan dela en enskild tid ger dig både en länk och en QR-kod, redo att skriva ut eller skicka:

• På ett evenemangs schema, bredvid vilket kommande datum som helst.
• På besökarskärmen, där du kan välja vilket kommande datum som helst för ett evenemang — även ett som ingen har bokat än.
• På en tjänst, där du väljer proceduren, dagen och tiden från samma tillgänglighet som dina besökare ser.
• På kalendern och agendan, direkt från tiden själv.

Vad besökaren får

Länken öppnar din bokningssida redan på exakt den tiden, med övriga datum ur vägen, så det finns inget att välja och inget som kan bli fel. Om tiden är full erbjuds de väntelistan för den i stället.

Dina besökare

Alla som någonsin har bokat hos dig, plus alla du har lagt till, i en enda lista du kan söka i, importera till och mejla.

Importera en lista du redan har

Ladda upp en CSV-fil och ange vilken kolumn som är vilken — Micali.online bryr sig inte om kolumnordningen eller vad filen kallar dem. Adresser som redan finns i ditt konto länkas i stället för att skrivas över, så att importera en lista som överlappar dina befintliga besökare skriver inte över någons uppgifter.

Importen körs i bakgrunden och rapporterar vad den gjorde, så en stor fil låser inte upp skärmen. Det finns ett tak på 500 nya besökare per dag, vilket är avsiktligt: det är högt nog för en riktig kundlista och lågt nog för att en felaktig uppladdning inte ska kunna skena iväg. Allt över gränsen rapporteras tillbaka i stället för att kastas, och att importera samma fil igen nästa dag tar hand om det.

Sändlistor

En sändlista är en sparad grupp besökare du kan skriva till om och om igen. Fyll den genom att välja personer för hand, eller genom att välja evenemang och tjänster samt en period — alla som bokade dem de senaste två veckorna, det senaste året, eller någonsin.

Skriva till dem

Du kan mejla en sparad lista, alla på ett evenemang, eller hela ditt konto. Varje meddelande skickas individuellt, så en dålig adress kan inte stoppa resten, och alla utan e-postadress hoppas över — antalet av dem visas innan du börjar skriva, inte efter att du skickar.

Svarta listan

Vissa personer vill du hellre titta på en gång till innan du släpper in dem — personen som ständigt uteblir, den som bokar sex platser och tar med sig en. Lägg till deras e-postadress på svarta listan, med en anteckning till dig själv om varför.

Listan är knuten till e-postadressen, inte till besökarens uppgifter — så att om du raderar besökaren och de registrerar sig igen med samma adress, rensas de inte bort från den.

Meddelanden med besökare

En konversation är en tråd mellan ditt team och en besökare. Endera sidan kan starta den, och allt som sägs stannar kopplat till den personen i stället för att spridas ut på vem som råkade svara på deras mejl.

Hur en tråd startar

En besökare kan skriva till dig från sin egen bokningssida — om en reservation, eller om ingenting särskilt. Du kan också öppna en tråd själv från deras rad i besökarlistan, vilket är rätt sätt att ställa en fråga till en person utan att göra det till ett mejl som alla får.

Vem svarar

Vem som helst i kontot kan läsa och svara, teammedlemmar inräknade. En konversation kan tilldelas en viss person, och det finns ett mina-filter som visar vad som är tilldelat dig eller vad du redan har svarat på — så att det på en hektisk dag är mindre sannolikt att två personer svarar samma besökare två gånger.

Att hålla listan kort

Trådar kan stängas när de är avklarade och öppnas igen om besökaren skriver igen, vilket håller listan till det som fortfarande behöver en person.

Feedbackenkäter

Fråga de som kom vad de tyckte, automatiskt, när evenemanget eller tiden är avklarad.

Skapa en enkät

Skriv frågorna, koppla enkäten till ett evenemang eller en tjänst, och ange hur lång tid efter att tillfället är över den ska skickas ut — omedelbart, nästa morgon, några dagar senare, vad som passar. Ge den ett namn för eget bruk; besökare ser aldrig det, bara frågorna.

Vad besökaren får

Ett mejl med den första frågan i sig. Att svara på den öppnar resten på en egen sida — utan inloggning, utan lösenord, inget att komma ihåg. Ju mindre du ber om av någon i det ögonblicket, desto fler svar får du tillbaka.

En gång per bokning

Varje bokning tillfrågas exakt en gång, och utskicket registreras. Någon som kommer till din tisdagsklass varje vecka blir inte ombedd att betygsätta den varje vecka.

Läsa svaren

Svar samlas mot enkäten, så att du kan läsa dem tillsammans i stället för ett mejl i taget. Du kan också skicka dig själv en testkopia först och se hela det exakt som en besökare kommer att göra.

Få hjälp

För frågor den här guiden inte besvarar, eller när något ser fel ut i ditt konto.

Öppna ett ärende

Administratörer och rotadministratörer kan öppna ett ärende inifrån appen, vilket är bättre än att mejla eftersom det kommer med ditt konto bifogat — ingen behöver fråga dig vilken verksamhet du är, och vi kan titta på den faktiska uppsättning du beskriver.

Hur det fortskrider

Ett ärende är en konversation, inte ett formulär: svar från vår sida hamnar i samma tråd och du meddelas via e-post, så hela utbytet stannar på ett ställe i stället för att splittras över en mejlkedja.

Så här skapar du ett evenemang och publicerar det

För rotadministratörer och administratörer. Målet: en besökare kan landa på din offentliga sida och boka en plats.

1. Öppna sidan Evenemang.

   Logga in i appen, välj rätt konto i övre raden och öppna Evenemang från huvudmenyn.

2. (Valfritt) Skapa en mall först.

   Om du ska köra samma typ av evenemang upprepade gånger, skapa det en gång som en mall — kapacitet, formulär, meddelanden och så vidare. Nya klassiska evenemang kan sedan ärva från den.

3. Skapa ett nytt klassiskt evenemang.

   Klicka på Nytt evenemang, ge det ett namn och en beskrivning, ange kapacitet (max antal deltagare, om de får ta med vänner) och välj bokningsformuläret.

4. Lägg till ett eller flera evenemangsdatum.

   För varje förekomst, ange starttiden och vid behov anmälningsfristen. Utan minst ett kommande datum kan evenemanget inte bokas.

5. Begränsa till medlemskap (valfritt).

   Om endast medlemmar får delta, lägg till de obligatoriska medlemskapen under Tillåtna medlemskap. Lämna tomt för att låta vilken besökare som helst boka.

6. Välj meddelandena.

   Välj mallar för betalningspåminnelser, avbokningar och närvaropåminnelsen. Se till att rätt anslutning (SMTP, SendGrid eller Twilio) är konfigurerad på kontonivå.

7. Slå på Aktiv.

   Detta gör evenemanget aktivt inuti kontot. Det når fortfarande inte besökare förrän nästa steg.

8. Slå på Offentlig.

   Nu visas evenemanget på din offentliga subdomän. Öppna subdomänen i ett privat webbläsarfönster för att verifiera att allt ser rätt ut.

Så här skapar du en tjänst eller procedur och publicerar den

För rotadministratörer och administratörer. Målet: en besökare kan välja en procedur och boka en ledig tidslucka.

1. Öppna sidan Tjänster.

   Välj Tjänster från app-menyn. Listan visar allt som tillhör det aktiva kontot.

2. Skapa tjänsten.

   Klicka på Ny tjänst, ange namn, beskrivning, plats, adress och tidszon. Tidszonen är viktig — alla tillgänglighetsfönster tolkas i den.

3. Lägg till procedurer.

   För varje sak en besökare kan boka, skapa en procedur med ett namn och en varaktighet. Ange valfritt förberedelsetid före proceduren och uppstädningstid efter den så att kalendern inte dubbelbokas.

4. Ange tillgänglighet.

   Definiera de återkommande tidsfönstren när bokningar är tillåtna (till exempel mån–fre 09:00–17:00). Endast tidsluckor inom ett aktivt tillgänglighetsfönster kan bokas.

5. Välj bokningsformuläret (valfritt).

   Om du behöver information från besökaren vid bokning — telefon, allergier, anteckningar — bifoga ett formulär till tjänsten.

6. Slå på Aktiv på tjänsten och på varje procedur.

   En inaktiv tjänst döljs överallt; en inaktiv procedur stannar i databasen men visas inte i bokningsflödet.

7. Slå på Offentlig på tjänsten.

   Besökare ser nu tjänsten på din offentliga subdomän, med de tillgängliga procedurerna och de nästa lediga tidsluckorna.

Så här skapar du ett medlemskap och publicerar det

För rotadministratörer och administratörer. Målet: en besökare kan köpa ett medlemskap och använda det för att boka evenemang.

1. Öppna sidan Medlemskap.

   Välj Medlemskap från app-menyn.

2. Skapa medlemskapet.

   Klicka på Nytt medlemskap, ge det ett namn och en kort beskrivning som förklarar vad besökaren får.

3. Ange pris, valuta och gränser.

   Ange priset (i den minsta valutaenheten), valutan, maximalt antal användningar och/eller varaktigheten i dagar. Att lämna en gräns tom betyder obegränsat.

4. Definiera när det kan köpas.

   Ange tillgänglig från (när det visas på den offentliga sidan) och valfritt tillgänglig till (när det försvinner). Användbart för säsongs- eller tidsbegränsade erbjudanden.

5. (Valfritt) Länka det till evenemang.

   Om medlemskapet ska låsa upp specifika evenemang, öppna varje evenemang och lägg till medlemskapet under Tillåtna medlemskap.

6. Slå på Aktiv.

   Medlemskapet är nu en del av ditt konto. Befintliga medlemskap för återkommande besökare fortsätter att fungera även när detta är av.

7. Slå på Offentlig.

   Besökare ser medlemskapet på din offentliga subdomän och kan köpa det. Bekräfta genom att öppna subdomänen i ett privat fönster.

Så här skapar du en meddelandemall

För rotadministratörer och administratörer. Mallar lever på kontonivå — skriv dem en gång och återanvänd dem på vilket evenemang, vilken tjänst eller vilket medlemskap som helst.

1. Öppna sidan Meddelandemallar.

   Välj Meddelandemallar i app-menyn inuti det aktiva kontot.

2. (Valfritt) Skapa standardmallarna.

   Om detta är ett nytt konto, klicka på Skapa standardmallar för att skapa en startmall för varje stödd plats på kontots språk. Du kan redigera vilken som helst av dem efteråt.

3. Skapa en ny mall.

   Klicka på Ny mall och ge den ett tydligt, internt namn — till exempel ”Yogaklass — betalningspåminnelse”. Namnet visas bara för din personal.

4. Skriv e-postversionen.

   Fyll i e-postens ämne och text. Använd platshållare som %visitor_first_name% och %event_start_at% där du vill ha personliga värden. Ange valfritt ett avsändarnamn.

5. Skriv SMS-versionen (valfritt).

   Om du även planerar att skicka detta som SMS, fyll i SMS-texten. Håll den kort — SMS-leverantörer tar betalt per segment.

6. Spara mallen.

   Du behöver minst namnet plus en e-posttext eller SMS-text. Mallen visas nu i rullgardinsmenyerna på varje evenemangs-, procedur- och medlemskapsformulär.

7. Bifoga mallen där du behöver den.

   Öppna det aktuella evenemanget, den aktuella tjänsteproceduren eller det aktuella medlemskapet och välj den nya mallen på rätt plats — till exempel Närvaropåminnelse på ett evenemang. Spara och du är klar.