Ласкаво просимо до Micali.online

Ролі користувачів

Кожна особа, яка взаємодіє з Micali.online, належить до однієї з цих ролей. Ролі визначають, що людина може бачити, редагувати та затверджувати.

Що може робити кожна роль

Обліковий запис

Обліковий запис представляє компанію або організацію, якій належить налаштування бронювання — салон, студію, клініку. Кожен обліковий запис має власний публічний субдомен (наприклад, yourname.micali.online), де відвідувачі здійснюють бронювання.

Обліковий запис містить усі складові, з якими взаємодіє відвідувач: членства, які він може придбати, послуги та процедури, які може забронювати, події, на які може записатися, та форми, які заповнює по дорозі.

Куди йдуть відповіді

Встановіть адресу для відповідей (reply-to) в обліковому записі, і кожне повідомлення, яке Micali.online надсилає від вашого імені, міститиме її, тож відвідувач, який просто натискає «відповісти», потрапляє до скриньки, яку ви справді читаєте. Залиште поле порожнім, і відповіді повертатимуться на ту адресу, з якої було надіслано лист. Це одне налаштування для всіх ваших шаблонів, а не те, що треба повторювати в кожному окремо.

Кольори

Є 28 колірних тем. Обліковий запис обирає одну для всіх, а будь-яка окрема людина може перевизначити її для себе — ваш власний вибір має перевагу над вибором облікового запису, а вибір облікового запису — над стандартним. Це змінює застосунок, у якому працюєте ви й ваша команда; це не змінює вигляд вашої публічної сторінки бронювання.

Події

Подія — це часовий проміжок або серія часових проміжків, на які можуть записатися відвідувачі. Використовуйте події для занять, групових сесій, майстер-класів, виступів та будь-яких інших резервувань, прив’язаних до фіксованого часу початку.

Шаблонні події та класичні події

Події бувають двох видів:

• Шаблонна подія — багаторазовий зразок. Шаблони ніколи не показуються відвідувачам; вони існують, щоб ви могли швидко створювати багато реальних подій з однаковими налаштуваннями (місткість, форма, повідомлення тощо) без повторного введення всього.
• Класична подія — реальна подія, яку можна забронювати. Класичну подію можна створити з нуля або прив’язати до шаблону, і вона тоді успадковує його конфігурацію.

Ключові налаштування, які треба знати

• Місткість — скільки відвідувачів можуть приєднатися до одного слоту і чи може кожен відвідувач привести «друзів» (додаткових учасників). Встановіть мінімальну та максимальну кількість учасників. Місткість рахується в місцях, а не в бронюваннях: один відвідувач, що приводить двох друзів, займає три з них.
• Кінцевий термін реєстрації — найпізніший момент, коли відвідувач може забронювати. Якщо залишити порожнім, бронювання залишаються відкритими до початку події.
• Автопідтвердження — чи приймаються резервування миттєво, чи очікують на схвалення адміністратора.
• Дозволені членства — обмежте, хто може бронювати, обмеживши подію певними членствами. Якщо залишити порожнім, бронювати може будь-хто.
• Список очікування — коли подія заповнена, нових відвідувачів можна додати до списку очікування й автоматично сповістити, коли звільниться місце.
• Повідомлення — оберіть, які шаблони повідомлень надсилаються для підтвердження бронювання, нагадувань про оплату, скасувань, нагадувань про відвідування та оновлень списку очікування. Кожна подія має власний слот для кожної мети, тож можна комбінувати шаблони по подіях.
• Відповідальна особа — член команди, якому належить подія. Саме до цієї людини звертається Micali.online, коли щось потребує уваги, саме її позначає %responsible_person% у ваших повідомленнях, і саме вона попередньо обрана для ведення розмов про подію. Окрема дата може вказати іншу людину — так ви покриваєте тиждень колеги, не торкаючись самої події.
• Вкладення — файли, що супроводжують подію, до 8 МБ кожен. Вони зберігаються точно в тому вигляді, в якому їх завантажили: нічого не змінюється в розмірі й не обрізається, тож план приміщення чи скановану форму завжди можна прочитати.

Послуги та процедури

Послуги — для індивідуальних бронювань, де відвідувач вибирає зручний для себе час. Уявіть перукарню, приватний урок, консультацію чи процедуру.

Як послуги та процедури пов’язані між собою

• Послуга — це контейнер, пропозиція в цілому (наприклад, «Перукарня в центрі міста»). Має назву, опис, локацію, адресу та часовий пояс.
• Процедура — це конкретна річ, яку можна забронювати в межах цієї послуги (наприклад, «Стрижка — 30 хвилин», «Фарбування — 90 хвилин»). Послуга може мати багато процедур.
• Доступність — це календар часових вікон, у які відвідувачі можуть бронювати. Ви налаштовуєте їх для кожної послуги.
• Інтервал слотів визначає, як часто може починатися бронювання в межах цих вікон — кожні 5, 10, 15, 20, 30, 60 або 120 хвилин, за замовчуванням 15. Це одне налаштування для всієї послуги: те, що пропонується відвідувачу, і те, на що можете забронювати його ви, — та сама сітка, тож ви не можете забронювати нічого такого, що відвідувач не міг би забронювати сам.

На публічній сторінці відвідувач спочатку вибирає послугу, потім процедуру, потім вільний часовий слот — і нарешті заповнює будь-яку необхідну форму.

Автоматичні повідомлення

Кожна процедура може бути пов’язана з чотирма шаблонами повідомлень — одним для моменту створення бронювання, одним для підтвердження, одним для відмови та нагадуванням перед візитом. Оберіть шаблони для кожної процедури, щоб різні послуги могли спілкуватися різними тонами.

Членства

Членство — це передплачений план, який купує відвідувач: абонемент, місячна підписка, сезонний абонемент. Використовуйте членства, щоб виставляти рахунки заздалегідь і контролювати, хто має право бронювати певні події.

Що визначає членство

• Ціна та валюта — те, що сплачує відвідувач.
• Ліміти використання — максимальна кількість використань та/або максимальна тривалість у днях. Залиште ліміт порожнім або встановіть 0, і він вважатиметься необмеженим.
• Вікно доступності — коли членство можна придбати (available_from і необов’язкове available_to).

Як членства обмежують доступ до подій

Само по собі членство — це просто продукт, який можуть купувати відвідувачі. Щоб використати його як обмеження доступу, прив’яжіть його до однієї або кількох подій як дозволене членство. Після цього лише відвідувачі з таким членством зможуть бронювати подію.

За замовчуванням кредит списується лише після того, як хтось підтвердить, що відвідувач справді прийшов, — місце очікує на перемикач присутній у списку відвідувачів. Два налаштування можуть скасувати це на двох різних рівнях: план може вказувати, що це членство завжди списує кредит, а окрема подія може вказувати, що ця подія списує кредит навіть без відвідування. Достатньо будь-якого одного з них.

Тож неявка коштує відвідувачу кредиту, коли це передбачає план або подія, і не коштує нічого, коли жодне з них цього не передбачає — у такому разі кредит просто залишається незайманим, доки менеджер не позначить відвідувача присутнім.

Стеження за членством одного відвідувача

Відкрийте членство відвідувача, і ви отримаєте список кожного бронювання, яке списало з нього кредит, із датою, коли кожне з них було зараховано. Коли хтось запитує, чому в нього залишилося три кредити замість чотирьох, відповідь — саме цей список.

Ви також можете змінити ліміт для однієї конкретної людини, не торкаючись плану, на якому перебувають усі інші, — надайте компенсаційне заняття після скасування або виправте помилку в підрахунку. Встановіть її початкову кількість або додавайте й віднімайте від неї по ходу; кожна зміна фіксується разом із тим, хто її зробив, тож скоригований баланс завжди можна пояснити пізніше.

Як застосовується членство

Коли відвідувач із дійсним членством бронює щось, що це членство покриває, воно застосовується за замовчуванням — йому не потрібно пам'ятати про вибір членства, а вам не потрібно прив'язувати його згодом. Застосування — це не те саме, що списання: кредит резервується в цей момент і зараховується лише після того, як буде визначено відвідування, за правилами, описаними вище.

Автоматичні повідомлення про членство

Членства можуть запускати чотири шаблони повідомлень:

• Після кожного використання — підтверджує списання кредиту та скільки залишилося.
• Перед датою закінчення — попередження за певну кількість днів до закінчення членства.
• Після закінчення — надсилається, коли членство закінчується.
• Мала кількість використань, що залишилася — надсилається, коли кредити відвідувача падають нижче встановленого порогу.

Форми

Форма — це набір запитань, на які відповідає відвідувач під час бронювання. Створіть її один раз і прикріпіть там, де вам потрібні відповіді — до події, послуги, членства або кожного окремого учасника резервування.

Що можна запитати

Кожне поле має мітку, тип і внутрішню назву. Доступні типи:

Текст і довгий текст, число, вибір (перемикачі або спадний список), а також дата, час чи дата й час.

Форми для кожного учасника

Коли бронювання може включати супутників, подія може вимагати дані кожного учасника, а не лише особи, яка бронює. Ця форма повинна містити поле з назвою name — саме воно ідентифікує кожного учасника у ваших списках.

Відвідувачі, що повертаються, не набирають дані заново

Коли хтось, хто раніше відповідав на форму, бронює знову, його останні відповіді на ту саму форму заповнюються автоматично. Зіставлення відбувається за формою, а не за місцем, де людина відповідала — тож дві події, що використовують одну форму, попередньо заповнюються одна з одної, і завжди перемагає найновіша відповідь.

Стара відповідь використовується повторно лише тоді, коли вона все ще відповідає полю, як воно визначене сьогодні. Поле, яке відтоді видалили чи перейменували, варіант, якого вже немає у списку, число, що тепер виходить за межі діапазону, — все це натомість починається порожнім. Мовчазне перенесення такого значення було б гірше за порожнє поле: відвідувач не побачив би нічого в полі, тоді як застаріла відповідь все одно була б надіслана.

Шаблони повідомлень

Шаблон повідомлення — це багаторазовий фрагмент тексту, який платформа надсилає відвідувачам у відповідний момент: підтвердження бронювання, нагадування про оплату, нагадування про відвідування, попередження про закінчення тощо. Визначте шаблон один раз на рівні облікового запису та посилайтеся на нього з кожної події, процедури послуги чи членства, яке має його використовувати.

Один шаблон, три канали

Кожен шаблон має слоти для версії електронної пошти (тема + текст), версії SMS (тема + текст) та push-сповіщення (заголовок + текст). Заповніть одне, два або всі три — при збереженні має бути присутній щонайменше один із них.

Те, що залишите порожнім, просто не використовується:

• Якщо тіло електронного листа порожнє, лист не надсилається, коли цей шаблон запускається.
• Якщо тіло SMS порожнє, SMS не надсилається, коли цей шаблон запускається.
• Якщо текст push-сповіщення порожній, push-сповіщення не надсилається, коли цей шаблон запускається.

Окрім тексту, кожен шаблон має перемикачі надіслати email та надіслати SMS, обидва увімкнені за замовчуванням. Вимкнення одного з них зберігає текст точно таким, яким ви його написали, але припиняє надсилання цим каналом — зручно, щоб призупинити SMS на місяць, не переписуючи текст пізніше. Перемикати їх можна прямо зі списку шаблонів. Push не має перемикача: він надсилається завжди, коли шаблон має текст push, оскільки це єдиний канал, який досягає відвідувача, що не надав вам ні електронної адреси, ні номера телефону.

Каналу також потрібно кудись потрапити. Email пропускається для відвідувача без електронної адреси, а SMS — для відвідувача без номера телефону, незалежно від того, як налаштовані перемикачі.

Заповнювачі, які можна використовувати

Шаблони підтримують прості змінні, які замінюються реальними даними під час надсилання. Ви можете розмістити будь-який з них у темі чи тілі, в будь-якому каналі:

Заповнювачі, які не стосуються конкретного повідомлення (наприклад, %event_name% у нагадуванні про послугу), просто залишаються порожніми.

Де використовуються шаблони

Здебільшого шаблон підхоплюється автоматично сутністю, яка запускає повідомлення. Ось повний перелік слотів.

У події

• Бронювання створено — надсилається в момент, коли відвідувач подає резервування.
• Підтвердження — надсилається, коли резервування підтверджено (вручну або автоматично).
• Підтвердження першого разу — надсилається замість звичайного підтвердження, коли це перше бронювання відвідувача на цю подію, щоб новачки отримували тепліше вітання, ніж постійні відвідувачі.
• Платіж відсутній — нагадування про оплату, з одним або двома налаштовуваними часами випередження (перше та друге нагадування, у годинах до події).
• Нагадування про відвідування — надсилається за певну кількість годин до події.
• Скасування — надсилається, коли відвідувач скасовує резервування.
• Скасування з боку облікового запису — надсилається, коли адміністратор скасовує резервування відвідувача.
• Список очікування — додано — надсилається, коли відвідувача додано до списку очікування.
• Список очікування — підвищено — надсилається, коли звільняється місце і відвідувач може забронювати.

У процедурі послуги

• Бронювання створено — надсилається, коли відвідувач подає запит.
• Підтвердження — надсилається, коли візит схвалено.
• Підтвердження першого разу — надсилається замість звичайного підтвердження, коли це перше бронювання відвідувача на цю послугу.
• Відмова — надсилається, коли запит відхилено.
• Нагадування — надсилається перед візитом.

У членстві

• Після кожного використання — надсилається щоразу, коли списується кредит.
• Перед датою закінчення — надсилається за певну кількість днів до закінчення членства.
• Після закінчення — надсилається, коли членство досягає дати закінчення.
• Мала кількість використань, що залишилася — надсилається, коли кількість кредитів падає нижче встановленого порогу.

AI

Micali.online може відповідати на ваші запитання про застосунок, допомагати вам писати тексти та генерувати повідомлення, які отримують ваші відвідувачі. Усе це є необов'язковим, і жодне з них не надсилає нічого відвідувачу без того, щоб ви побачили це першими.

Запитати AI

Асистент усередині застосунку, який знає, як працює Micali.online, і що міститься у вашому власному обліковому записі, тож ви можете запитати «як зробити так, щоб ця подія не з'являлася публічно?» або «які з моїх членств закінчуються цього місяця?» і отримати відповідь про ваше налаштування. Розмова є приватною для вашого облікового запису й зберігається сім днів.

Який AI виконує роботу

Головний адміністратор обирає з'єднання в розділі AI у налаштуваннях облікового запису. Є два способи його використання:

• Ваш власний ключ — вставте ключ API від ChatGPT або Gemini. Ви платите провайдеру напряму, і Micali.online не бере за це жодної плати.
• Вбудоване — використовуйте власне з'єднання Micali.online, нічого не налаштовуючи.

Ключ, який ви вставляєте, зберігається лише для запису: застосунок покаже вам замаскований попередній перегляд і може розкрити його вам знову, але він ніколи не видається через API. Ви можете перевірити з'єднання перед збереженням і побачити, скільки ви вже використали.

Асистент для написання текстів

Поруч із більшістю довших текстових полів — опис події чи послуги, опис вашого бізнесу, відповідь у чаті клієнту — розташовані дві кнопки. Покращити вдосконалює те, що ви вже написали; Створити пише перший чернетковий варіант із короткого опису. Обидві показують результат у діалоговому вікні, щоб ви прийняли або відхилили його, тож нічого ніколи не перезаписується мовчки.

Повідомлення відвідувачам, написані AI

Шаблон повідомлення може містити підказку (prompt) замість фіксованого тексту в будь-якому зі своїх каналів. Текст тоді пишеться заново під час надсилання з підказки та деталей цього бронювання, тож кожен відвідувач отримує щось конкретне, а не одне речення з вставленим іменем.

Тримайте статичний текст також заповненим. Це резервний варіант: якщо генерація не вдається або обліковий запис не має з'єднання з AI, замість цього надсилається статичний текст, і відвідувач нічого не помічає.

Публічне та Активне — що означає кожен прапорець

Події, послуги та членства мають два перемикачі увімкнено/вимкнено. Вони виглядають подібно, але відповідають на два різні питання.

Комбінації та що вони означають

Вебхуки

Вебхуки дозволяють Micali.online повідомляти ваші власні системи в той момент, коли всередині облікового запису щось трапляється — новий відвідувач, бронювання, оплата членства. Налаштуйте одну або декілька URL-адрес слухачів на обліковий запис, оберіть події, що вас цікавлять, і Micali.online надсилатиме корисне навантаження JSON на кожну URL-адресу щоразу, коли вони спрацьовуватимуть. Ідеально підходить для синхронізації бронювань з CRM, запуску подальших автоматизацій або побудови інформаційних панелей на основі ваших даних бронювань.

Хто може їх налаштовувати

Лише головні адміністратори можуть створювати, редагувати та видаляти слухачів вебхуків. Адміністратори та члени команди не можуть їх бачити чи змінювати. Вебхуки розташовані поруч з іншими інтеграціями — відкрийте Конектори → Вебхуки, щоб ними керувати.

Події, які можна слухати

Кожен слухач прив’язаний до одного типу події. Додайте кілька слухачів — навіть таких, що вказують на одну й ту саму URL-адресу — щоб отримувати більше одного типу подій. Каталог подій, що наразі надсилаються:

• visitor.created — новий відвідувач зареєструвався в обліковому записі.
• visitor.updated — існуючий профіль відвідувача оновлено.
• event_booking.created — відвідувач забронював місце на подію.
• event_booking.confirmed — бронювання події підтверджено (вручну або автоматично).
• event_booking.cancelled — бронювання події скасовано.
• service_booking.created — відвідувач забронював слот послуги.
• service_booking.confirmed — бронювання послуги підтверджено.
• service_booking.cancelled — бронювання послуги скасовано.
• membership.assigned — членство призначено відвідувачу.
• membership.paid — членство відвідувача позначено як оплачене.
• membership.ended — членство відвідувача досягло дати закінчення.

Що надсилається

Кожна доставка — це один HTTP-запит POST на вашу URL-адресу з тілом JSON. Наступні заголовки завжди супроводжують запит:

• Content-Type: application/json — тіло завжди закодовано в JSON.
• User-Agent: micali-webhooks/1.0 — ідентифікує відправника.
• X-Micali-Event: <event_type> — повторює тип події, щоб ви могли маршрутизувати без розбору тіла.
• Authorization — присутній лише тоді, коли ви налаштували автентифікацію на слухачі (див. нижче).

Структура корисного навантаження

Усі корисні навантаження мають однаковий конверт:

• event — тип події (те саме значення, що й заголовок X-Micali-Event).
• occurred_at — мітка часу ISO-8601 моменту, коли спрацював тригер.
• resource — тип об’єкта всередині data: event_booking, service_booking або visitor_membership.
• data — знімок ресурсу, включаючи його публічний ID, поточні прапорці статусу та контактні дані відвідувача (e-mail, ім’я та прізвище, телефон). Бронювання подій і послуг також містять пов’язану подію або блок послуги/процедури; корисні навантаження членства містять назву членства та публічний ID.

Ідентифікуйте об’єкти між доставками за їхнім public_id — це стабільний, придатний для обміну з людьми ідентифікатор, який ми використовуємо повсюди в платформі.

Автентифікація

Оберіть схему автентифікації, щоб ваш отримувач міг перевірити, що запит надійшов від Micali.online:

• Немає — заголовок Authorization не надсилається. Використовуйте лише тоді, коли ваша кінцева точка захищена іншим способом (підписана URL-адреса, список дозволених IP, приватна мережа).
• Basic — ім’я користувача та пароль надсилаються як стандартний заголовок Authorization: Basic ....
• Bearer-токен — наданий вами токен надсилається як Authorization: Bearer <token>. Зберігається зашифрованим у стані спокою і ніколи не повертається API після збереження.

Доставка та повторні спроби

Доставка є асинхронною та виконується через чергу фонових завдань платформи. Якщо отримувач повертає статус, відмінний від 2xx (або запит зазнає повної невдачі), завдання повторюється з експоненціальною затримкою — починаючи з 60 секунд, подвоюючись щоразу, з обмеженням в одну годину між спробами. Після десяти невдалих спроб доставка позначається як невдала і відкидається. Слухачі, які були вимкнені або видалені між тригером і фактичною доставкою, тихо пропускаються.

Початок роботи

Найшвидший спосіб перейти від порожнього облікового запису до сторінки, готової приймати бронювання, — дозволити налаштувальному інтерв'ю створити її за вас.

Налаштувальне інтерв'ю

Головному адміністратору нового облікового запису пропонується інтерв'ю, яке простою мовою запитує про бізнес — що ви пропонуєте, чи приходять люди групами у фіксований час, чи бронюють власний час, скільки часу займають процеси, коли ви відкриті, хто працює з вами — а потім створює все налаштування за один раз: послуги та їхні процедури, години роботи, події та їхні дати, назву й категорію вашого бізнесу, ваш публічний субдомен, вашу адресу на карті, чи потребують бронювання схвалення, які нагадування надсилаються, та запрошення для вашого персоналу.

Вам не обов'язково закінчувати за один раз. Ваші відповіді зберігаються по мірі проходження, тож закривши вкладку й повернувшись пізніше, ви продовжите з того місця, де зупинилися. Ви також можете повністю відхилити інтерв'ю й побудувати все вручну — воно пропонується один раз, а не є обов'язковим.

Що перевірити після цього

Інтерв'ю залишає все увімкненим і готовим, але варто поглянути на дві речі, перш ніж надсилати комусь посилання: відкрийте свій публічний субдомен у приватному вікні браузера, щоб побачити саме те, що бачить відвідувач, і перегляньте шаблони повідомлень, які воно створило, щоб формулювання звучало як ваше.

Якщо ви почали з демо

Демо, яке можна відкрити з сайту без реєстрації, — це справжній, робочий обліковий запис із коротким терміном життя: він видаляється, щойно спливає термін, разом з усім, що ви в ньому налаштували. Підтвердьте свою електронну адресу, і він натомість перетворюється на звичайний обліковий запис, зберігаючи все, що ви вже створили. Якщо ви провели вечір, впорядковуючи свій тиждень у демо, зробіть це до того, як закриєте вкладку.

Вхід

Ніхто в Micali.online не має пароля. Усі входять за кодом, надісланим на електронну пошту, а менеджери можуть додати швидший спосіб понад це.

Менеджери

Введіть свою електронну адресу, і короткий код прийде на пошту. Введіть його, і ви увійдете на цю сесію. Якщо ви прямували кудись конкретно — скажімо, за посиланням із сповіщення, — ви потрапите на ту сторінку, а не на панель приладів.

Чотиризначний PIN

Після входу ви можете встановити PIN для браузера, яким користуєтеся. Відтоді цей браузер лише запитує чотири цифри замість коду з пошти, протягом 30 днів. Це діє окремо для кожного браузера: встановлення PIN на телефоні нічого не змінює для вашого ноутбука.

Три невдалі спроби, і браузер перестає вважатися довіреним — він повертається до запиту коду з пошти, і сам лише PIN уже не пропустить. 30 днів рахуються з моменту налаштування і не подовжуються від використання.

Додайте на головний екран

І застосунок для менеджерів, і сторінку бронювання ваших відвідувачів можна додати на головний екран телефону, де вони відкриваються як застосунок. Саме це також уможливлює push-сповіщення на iPhone — там сповіщення працюють лише після того, як сторінку додано на головний екран.

Відвідувачі

Відвідувачі входять так само, за кодом на свою пошту, на вашому власному субдомені. Відвідувач, який ніколи раніше не бронював у вас, просто створюється на місці, коли входить уперше.

Панель приладів

Перший екран після входу, у трьох варіантах відображення. Вкладки пам'ятають, яку ви обрали, тож оберіть ту, що відповідає вашому стилю роботи.

• Календар — повний тиждень, розкладений як сітка, з кожним слотом події та послуги на своєму місці, а ті, що перетинаються, — поруч один з одним. Ви можете гортати тижні та робити рядки вищими чи нижчими, щоб вмістити насичений день.
• Порядок денний — простий список того, що наближається, один слот за іншим. Це варіант, який найкраще працює на телефоні.
• Огляд — картки підсумків: що далі, що потребує підтвердження, останні відповіді форм.

Робота прямо з календаря

Клацання на слоті в календарі робить більше, ніж просто відкриває його. У слоті з вільним місцем ви можете одразу забронювати відвідувача; у порожньому — можете поділитися ним, відкрити його список відвідувачів або повністю прибрати цей час, якщо ви його не проводите.

Керування бронюваннями

Усе, що відбувається після того, як відвідувач записався: самостійне додавання людей, їх схвалення, переміщення та фіксація того, хто справді прийшов.

Додавання когось самостійно

Не кожне бронювання надходить через публічну сторінку — люди телефонують або застають вас особисто. Додавайте їх за електронною адресою: якщо ця адреса вже належить одному з ваших відвідувачів, вона зіставляється з ним, а якщо вона нова — відвідувача створюють. Ви можете встановити, скільки місць вони займають, додати їхніх супутників і заповнити відповіді форми від їхнього імені.

Схвалення та відхилення

Якщо подія чи процедура не підтверджує автоматично, нові бронювання чекають на вас. Схвалення надсилає повідомлення про підтвердження; відхилення надсилає повідомлення про відмову, якщо процедура має таке налаштоване. Бронювання, зроблене кимось без попередніх бронювань, може надіслати інше, тепліше повідомлення, ніж те, яке отримують ваші постійні відвідувачі.

Переміщення бронювання

Плани змінюються, і відвідувачу не повинно доводитися скасовувати й бронювати заново. Бронювання події можна перемістити на іншу дату тієї самої події або на зовсім іншу подію; бронювання послуги можна перемістити на інший слот або іншу процедуру. Місткість у пункті призначення перевіряється заново під час переміщення, і місце, що звільняється, дістається тому, хто перший у списку очікування.

Позначення того, хто прийшов

Після події перемкніть відвідувачів, які прийшли, у стан присутній. Це не просто ведення обліку: саме це списує кредит з членства, якщо тільки план чи подія не налаштовані рахувати бронювання незалежно від відвідування. Поки ви цього не зробите, кредит залишається зарезервованим, а кількість, що залишилася у відвідувача, не змінюється.

Вам не потрібно про це пам'ятати. Коли подія завершилася, а бронювання все ще чекають на позначення відвідування, Micali.online надсилає листа тому, хто відповідає за цю дату, з посиланням прямо на потрібний список — і лише щодо бронювань, де підтвердження справді щось змінює.

Оплата

Бронювання мають прапорець оплати, який ви перемикаєте самі; Micali.online не приймає гроші. Що він робить — це нагадує про неї: подія може надіслати нагадування про оплату один або два рази до дати, і лише відвідувачам, які підтверджені, все ще не оплатили та не покриваються членством.

Перенесення списку в інше місце

Бронювання експортуються у файл CSV, для подій і для послуг, тож ви можете передати список присутніх тому, кому він потрібен, підсумувати місяць в електронній таблиці або зберегти власну копію. Це список у тому вигляді, як ви його відфільтрували, а не фіксований звіт.

Надсилання дати й часу

Іноді ви хочете надіслати комусь конкретний слот — «цей четвер о шостій» — замість усього свого розкладу й надії, що людина обере правильно.

Кожне місце, звідки можна поділитися окремим слотом, дає вам і посилання, і QR-код, готові до друку чи надсилання:

• У розкладі події, поруч із будь-якою майбутньою датою.
• На екрані відвідувачів, де можна обрати будь-яку майбутню дату події — включно з тією, на яку ще ніхто не забронював.
• У послузі, де ви обираєте процедуру, день і час із тієї самої доступності, яку бачать ваші відвідувачі.
• У календарі та порядку денному, прямо з самого слота.

Що отримує відвідувач

Посилання відкриває вашу сторінку бронювання вже на цьому точному слоті, а інші дати прибрані з дороги, тож немає нічого обирати й нічого переплутати. Якщо слот заповнений, замість цього йому пропонують список очікування на нього.

Ваші відвідувачі

Усі, хто коли-небудь бронював у вас, плюс усі, кого ви додали, в одному списку, який можна шукати, імпортувати в нього та надсилати листи.

Імпорт списку, який у вас уже є

Завантажте CSV і вкажіть, яка колонка є якою — Micali.online не переймається порядком колонок чи тим, як їх називає файл. Адреси, що вже є у вашому обліковому записі, зв'язуються, а не перезаписуються, тож імпорт списку, що перетинається з наявними відвідувачами, не перезапише нічиї дані.

Імпорт виконується у фоновому режимі й повідомляє, що він зробив, тож великий файл не займає екран. Існує стеля в 500 щойно доданих відвідувачів на день, і це навмисно: достатньо високо для реального списку клієнтів і достатньо низько, щоб помилкове завантаження не вийшло з-під контролю. Усе, що перевищує ліміт, повідомляється, а не відкидається, і повторний імпорт того самого файлу наступного дня продовжує з того місця.

Списки розсилки

Список розсилки — це збережена група відвідувачів, яким можна писати знову й знову. Заповніть його, обираючи людей вручну, або обираючи події, послуги та період — усіх, хто бронював їх за останні два тижні, останній рік чи будь-коли.

Написання їм

Ви можете надіслати лист збереженому списку, всім учасникам події або всьому вашому обліковому запису. Кожне повідомлення надсилається окремо, тож одна погана адреса не може затримати решту, а кожен без електронної адреси пропускається — кількість таких показується перед тим, як ви почнете писати, а не після надсилання.

Чорний список

Є люди, на яких варто подивитися двічі, перш ніж пустити, — той, хто систематично не приходить, або той, хто бронює шість місць, а приводить одного. Додайте його електронну адресу до чорного списку з приміткою для себе про причину.

Список прив'язаний до електронної адреси, а не до запису людини — тож видалення відвідувача і його повторна реєстрація з тією самою адресою не очищує його.

Повідомлення з відвідувачами

Розмова — це гілка повідомлень між вашою командою і одним відвідувачем. Розпочати її може будь-яка сторона, і все сказане залишається прив'язаним до цієї людини, а не розсіюється між тим, хто випадково відповів на її лист.

Як починається гілка

Відвідувач може написати вам зі своєї сторінки бронювання — про бронювання або просто так, без конкретного приводу. Ви також можете самі відкрити гілку з його рядка в списку відвідувачів — це правильний спосіб поставити одній людині запитання, не перетворюючи це на лист, який отримують усі.

Хто відповідає

Читати й відповідати може будь-хто в обліковому записі, включно з членами команди. Розмову можна призначити конкретній людині, і є фільтр мої, який показує, що призначено вам або на що ви вже відповіли — тож у напружений день двом людям менш імовірно відповісти тому самому відвідувачу двічі.

Підтримання списку коротким

Гілки можна закрити, щойно їх опрацьовано, і знову відкрити, якщо відвідувач напише знову, — це тримає список лише з того, що ще потребує людини.

Анкети зворотного зв'язку

Автоматично запитуйте людей, які прийшли, що вони думають, щойно подія чи прийом залишаться позаду.

Налаштування анкети

Напишіть запитання, прикріпіть анкету до події або послуги і вкажіть, через скільки часу після завершення слоту вона має надсилатися — одразу, наступного ранку, через кілька днів, як вам зручно. Дайте їй назву для власного використання; відвідувачі її ніколи не бачать, лише запитання.

Що отримує відвідувач

Лист із першим запитанням у ньому. Відповідь на нього відкриває решту на окремій сторінці — без входу, без пароля, без нічого, що треба запам'ятовувати. Що менше ви просите від людини в цей момент, то більше відповідей отримуєте.

Один раз на бронювання

Кожному бронюванню запитання ставиться рівно один раз, і надсилання фіксується. Того, хто приходить на ваше вівторкове заняття щотижня, не запитують оцінювати його щотижня.

Перегляд відповідей

Відповіді збираються по анкеті, тож ви можете читати їх разом, а не по одному листу за раз. Ви також можете спочатку надіслати собі тестову копію й побачити все точно так, як побачить відвідувач.

Отримання допомоги

Для запитань, на які цей посібник не відповідає, або коли щось у вашому обліковому записі виглядає не так.

Відкриття звернення

Адміністратори та головні адміністратори можуть відкрити звернення зсередини застосунку, що краще за електронний лист, бо воно приходить із прив'язаним обліковим записом — нікому не доводиться питати вас, який це бізнес, і ми можемо подивитися на реальне налаштування, яке ви описуєте.

Як усе триває далі

Звернення — це розмова, а не форма: відповіді з нашого боку потрапляють у ту саму гілку, і вас сповіщають електронною поштою, тож увесь обмін залишається в одному місці, а не розпорошується по поштовому ланцюжку.

Як створити подію та опублікувати її

Для головних адміністраторів та адміністраторів. Мета: відвідувач може зайти на вашу публічну сторінку та забронювати час.

1. Відкрийте сторінку Події.

   Увійдіть до застосунку, оберіть потрібний обліковий запис на верхній панелі та відкрийте Події з головного меню.

2. (За бажанням) Спочатку створіть шаблон.

   Якщо ви збираєтеся регулярно проводити подію того самого типу, створіть її один раз як шаблон — місткість, форма, повідомлення тощо. Нові класичні події потім можуть успадковувати від нього.

3. Створіть нову класичну подію.

   Натисніть Нова подія, дайте їй назву та опис, встановіть місткість (макс. учасників, чи можуть вони приводити друзів) і виберіть форму бронювання.

4. Додайте одну або кілька дат події.

   Для кожного випадку встановіть час початку і, за потреби, кінцевий термін реєстрації. Без щонайменше однієї майбутньої дати подію не можна забронювати.

5. Обмежте до членств (необов’язково).

   Якщо відвідувати можуть лише члени, додайте необхідні членства в розділ Дозволені членства. Залиште порожнім, щоб будь-який відвідувач міг бронювати.

6. Оберіть повідомлення.

   Виберіть шаблони для нагадувань про оплату, скасувань та нагадування про відвідування. Переконайтеся, що відповідний конектор (SMTP, SendGrid чи Twilio) налаштований на рівні облікового запису.

7. Увімкніть Активне.

   Це робить подію активною всередині облікового запису. Вона все ще не дійде до відвідувачів до наступного кроку.

8. Увімкніть Публічне.

   Тепер подія з’являється на вашому публічному субдомені. Відкрийте субдомен у приватному вікні браузера, щоб перевірити, що все виглядає правильно.

Як створити послугу чи процедуру та опублікувати її

Для головних адміністраторів та адміністраторів. Мета: відвідувач може обрати процедуру та забронювати вільний час.

1. Відкрийте сторінку Послуги.

   З меню застосунку оберіть Послуги. Список показує все, що належить активному обліковому запису.

2. Створіть послугу.

   Натисніть Нова послуга, введіть назву, опис, локацію, адресу та часовий пояс. Часовий пояс важливий — у ньому інтерпретуються всі вікна доступності.

3. Додайте процедури.

   Для кожної речі, яку відвідувач може забронювати, створіть процедуру з назвою та тривалістю. За бажанням встановіть час підготовки перед процедурою та час прибирання після неї, щоб календар не дублював бронювання.

4. Встановіть доступність.

   Визначте періодичні часові вікна, коли бронювання дозволені (наприклад, пн.–пт. 9:00–17:00). Бронювати можна лише слоти всередині активного вікна доступності.

5. Виберіть форму бронювання (необов’язково).

   Якщо вам потрібна інформація від відвідувача під час бронювання — телефон, алергії, нотатки — прикріпіть форму до послуги.

6. Увімкніть Активне для послуги та кожної процедури.

   Неактивна послуга приховується всюди; неактивна процедура залишається в базі даних, але не з’являється у процесі бронювання.

7. Увімкніть Публічне для послуги.

   Відвідувачі тепер бачать послугу на вашому публічному субдомені разом із доступними процедурами та найближчими вільними слотами.

Як створити членство та опублікувати його

Для головних адміністраторів та адміністраторів. Мета: відвідувач може купити членство та використовувати його для бронювання подій.

1. Відкрийте сторінку Членства.

   З меню застосунку оберіть Членства.

2. Створіть членство.

   Натисніть Нове членство, дайте йому назву та короткий опис того, що отримує відвідувач.

3. Встановіть ціну, валюту та ліміти.

   Введіть ціну (у найменшій одиниці валюти), валюту, максимальну кількість використань та/або тривалість у днях. Залишення ліміту порожнім означає, що він необмежений.

4. Визначте, коли його можна купити.

   Встановіть доступно з (коли з’являється на публічній сторінці) і за бажанням доступно до (коли зникає). Корисно для сезонних або обмежених у часі пропозицій.

5. (За бажанням) Прив’яжіть до подій.

   Якщо членство має відкривати певні події, відкрийте кожну подію та додайте членство в розділ Дозволені членства.

6. Увімкніть Активне.

   Тепер членство є частиною вашого облікового запису. Існуючі членства повторних відвідувачів продовжують працювати, навіть коли цю опцію вимкнено.

7. Увімкніть Публічне.

   Відвідувачі бачать членство на вашому публічному субдомені й можуть його купити. Перевірте, відкривши субдомен у приватному вікні.

Як створити шаблон повідомлення

Для головних адміністраторів та адміністраторів. Шаблони існують на рівні облікового запису — напишіть їх один раз і використовуйте повторно в будь-якій події, послузі чи членстві.

1. Відкрийте сторінку Шаблони повідомлень.

   З меню застосунку оберіть Шаблони повідомлень в активному обліковому записі.

2. (За бажанням) Створіть початкові шаблони.

   Якщо це новий обліковий запис, натисніть Створити стандартні, щоб створити початковий шаблон для кожного підтримуваного слоту мовою облікового запису. Будь-який з них можна потім редагувати.

3. Створіть новий шаблон.

   Натисніть Новий шаблон і дайте йому зрозумілу внутрішню назву — наприклад, «Заняття з йоги — нагадування про оплату». Назву бачить лише ваш персонал.

4. Напишіть версію для електронної пошти.

   Заповніть тему та тіло листа. Використовуйте заповнювачі, такі як %visitor_first_name% та %event_start_at%, скрізь, де хочете персоналізовані значення. За бажанням встановіть ім’я відправника.

5. Напишіть версію SMS (необов’язково).

   Якщо ви також плануєте надсилати це як SMS, заповніть тіло SMS. Тримайте його коротким — провайдери SMS стягують плату за сегмент.

6. Збережіть шаблон.

   Потрібні принаймні назва та тіло листа або тіло SMS. Шаблон тепер з’являється у спадних списках на кожній формі події, процедури та членства.

7. Прикріпіть шаблон там, де він вам потрібен.

   Відкрийте відповідну подію, процедуру послуги або членство та оберіть новий шаблон у відповідному слоті — наприклад, Нагадування про відвідування у події. Збережіть, і готово.